ÖBB stellen die Weichen für ein zukunftsorientiertes
Personalmanagement mit EASY

Knapp zehn Jahre nach der Einfu¨hrung läuft die konzernweite Zusammenarbeit im Personalma­nagement wie am Schnürchen. Ein Beispiel: Soll ein Mitarbeiter eine Gehaltserhöhung erhalten, gibt der zuständige Sachbearbeiter der ÖBB-Toch­tergesellschaft die passenden Informationen ein­fach in ein entsprechendes Formular in der digi­talen Personalakte ein und startet anschließend den Freigabeprozess per Mausklick: Übersteigt die Gehaltssteigerung einen definierten Wert, erfolgt eine Genehmigungsanfrage an die Konzernmutter. Anderenfalls wird das ÖBB Business Competence Center automatisch über die gewünschte Anpas­sung informiert, prüft die Informationen und über­nimmt sie direkt ins SAP-System. Der Freigabepro­zess erfolgt ohne Medienbrüche und entsprechend des Compliance-konformen Regelwerks – sauber dokumentiert und revisionssicher. Die Lohnerhö­hung kommt pünktlich zum vereinbarten Termin beim Mitarbeiter an.

Das war früher nicht immer der Fall. Bis 2008 wurden Gehaltserhöhungen noch papierbasiert abgewickelt. Im Klartext bedeutete das: Ein Formblatt wurde aus SAP erzeugt, von verschiedenen Stellen im Unternehmen begutachtet, der ge­nehmigte Wert anschließend durch das ÖBB BCC manuell im System eingetra­gen. „Entsprechend zeitaufwendig und intransparent war das Ganze“, erinnert sich Teufner. Der aktuelle Bearbeitungsstand konnte nur mit viel Aufwand und telefonischen Nachfragen ermittelt werden. Heute stehen dagegen benötigte Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung, Workflow und Informationsfluss laufen spürbar schneller. „Mit EASY PCM haben wir die Bearbeitungsdauer von Gehaltserhöhungen, Beförderungen und Stellenwechseln halbiert“, freut sich der Projektleiter. Außerdem spart das Unternehmen jede Menge Platz und Pa­pier – und zwar gleich doppelt: Während in der Vergangenheit die Personalver­träge der Mitarbeiter sowohl in den jeweiligen Tochtergesellschaften als auch beim internen ÖBB-Dienstleister meterweise Regale füllten, sucht man danach heute vergebens. Denn Verträge werden konsequent digitalisiert und ausschließ­lich elektronisch archiviert. „Wer Unterlagen einsehen möchte, schaut einfach in die digitale Personalakte des Mitarbeiters“, erklärt Werner Teufner. Und greift so zuverlässig immer auf die aktuelle Version des jeweiligen Dokumentes zu.

Auch in den übrigen Konzerngesellschaften ist man vom digitalen Personalma­nagement durchweg begeistert. „EASY PCM stellt klassische Personaldaten ebenso übersichtlich bereit wie den Werdegang einzelner Mitarbeiter samt zu­grunde liegender Dokumente“, lobt HR-Manager Thomas Appesbacher von der ÖBB-Infrastruktur AG. Vom Lebenslauf über Änderungsverträge bis hin zur be­hördlichen Meldebescheinigung bündelt die digitale Akte alle für das Personal­management erforderlichen Informationen.

Das ist wichtig, schließlich entscheidet beispielsweise der Wohnsitz über die Höhe der Pendlerpauschale. Und auch Familienstand und Kinderanzahl können Auswirkungen auf das Gehalt haben. Umso wichtiger ist es, veränderte Situatio­nen zeitnah in den Stammdaten abzubilden.

Dank des digitalen Workflows von EASY PCM gelingt das im Handumdrehen. Der betroffene Mitarbeiter muss seine Daten im SAP-Portal lediglich aktualisieren und zugehörige Dokumente wie Meldebescheinigung oder Heiratsurkunde an die Personalabteilung übermitteln. „Früher geschah dies per Post, heute reicht dafür ein Mausklick“, verweist Appesbacher. Der Personalmanager gleicht Be­scheinigung und Stammdaten kurz ab und übergibt die Daten per Freigabe ans SAP-System. „Das Verfahren kommt enorm gut an“, sagt Projektleiter Werner Teufner. „Wenige Monate nach Einführung waren bereits über 500 Fälle automa­tisiert bearbeitet worden.“

Neben Standardprozessen bildet das Unternehmen mit der EASY-Software aber auch Sonderfälle mühelos ab. Zum Beispiel, wenn es darum geht, eine Nebentätigkeit oder einen Telearbeitsplatz zu genehmigen. Dazu richtet die Personalverwaltung einfach einen Ad hoc-Workflow ein – und kann so individuell bestimmen, welche Führungs kräfte und Sachbearbeiter in den Freigabeprozess eingebun­den und welche Vertragsergänzungen erstellt werden sollen. Das reduziert Missverständnisse und beschleunigt den Ablauf enorm.

In Sachen Personalgewinnung sind die ÖBB ebenfalls gut aufgestellt. Nicht ohne Grund: „Wir wissen, dass in den kommenden Jahren viele Kollegen in Pension gehen werden“, erklärt Teufner. Bis 2021 will der Konzern deshalb rund 11.000 neue Mitarbeiter einstellen. EASY PCM hilft dabei. Etwa bei der Personalbedarfsplanung: „Die Gesellschaften müssen den zusätzlichen Mitarbeiterbedarf lediglich im SAP-System melden und stoßen dadurch den automatisierten Recruiting-Prozess an“, so der Pro­jektleiter. Wo früher papiergebundene Genehmigungsverfahren Ausschreibungen und Einstellungen bremsten, läuft heute alles zügig und in geordneten Bahnen. Elektronische Workflows sorgen dafür, dass involvierte Stellen informiert und Freigaben zeitnah erteilt werden. Nachgelagerte Prozesse wie die Erstellung des Arbeitsvertrags oder das Anlegen der neuen Personalakte sind ebenfalls zeitnah und automatisiert erledigt.

Damit auch der Übergang ins Rentnerleben reibungslos abgebildet werden kann, führt der Konzern aktuell eine digitale Pensionsakte ein. „EASY PCM schafft bei uns die Basis für transparente, flexible und effiziente Personalprozesse – von der Einstellung bis zum Ruhestand“, resümiert Werner Teufner.