Elektronische Akte

Immer informiert. Immer auskunftsfähig.

Den Strom eingehender und ausgehender Informationen richtig zu kanalisieren und sie strukturiert verfügbar zu machen, ist das Geheimnis jedes Geschäftserfolgs. Mit der Software für E-Akten auf Basis vom Dokumentenmanagementsystem (DMS) sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter stets alle Dokumente zur Hand haben, die sie im Rahmen ihrer Geschäftsvorfälle benötigen.

E-Akten bringen Struktur ins Chaos.

Täglich bewegen Unternehmen Massen an eingehenden und ausgehenden Informationen. Analog und digital, E-Mails, Briefe, Verträge, Rechnungen, Reklamationen, Anfragen und eine Vielzahl von Belegen. E-Akten der EASY SOFTWARE bringen Struktur ins Chaos. Die Software sorgt für Transparenz, für einen einheitlichen Kenntnisstand aller Beteiligten und ist zudem hoch mobil. Sei es als digitale Kundenakte, digitale Personalakte oder elektronische Vertragsakte.

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Highlights

 

Mit digitalen Akten sind die gewünschten Informationen immer schnell zur Hand.
Software für elektronische Akten verbessert die Zusammenarbeit in Teams und schafft Transparenz.
Digitale Akten ermöglichen orts- und zeitunabhängiges Arbeiten.
Dank elektronischer Archivierung sind die Akten stets revisionssicher abgelegt.

Unsere Lösung – mehr als nur ein Informationsträger

 

Möchten Sie, dass Ihre Mitarbeiter immer und überall auf genau die Dokumente zugreifen können, die sie brauchen? Ohne hierfür lange zu suchen? Mit der digitalen Akte von EASY SOFTWARE geht das. Und mehr. Sie legen Ihre Dokumente revisionssicher ab, steigern die Effizienz Ihrer Arbeit und senken gleichzeitig die Kosten und Unternehmensrisiken. Der Zugriff auf die Dokumente in den elektronischen Akten von EASY SOFTWARE ist bequem über die vorhandene Anwendungsoberfläche oder den Browser möglich.

In Zusammenarbeit mit Anwendern hat EASY SOFTWARE Branchen- und fachabteilungsbezogene Aktenstrukturen entwickelt. Sie müssen also nicht bei Null anfangen, sondern können auf das Know-how erfahrener Anwender zurückgreifen. So können Sie schnell anfangen, mit Ihrer digitalen Akte zu arbeiten.

Ihre Vorteile

  • Elektronische Akten und die elektronische Archivierung von Akten sparen Platz und Kosten.
  • Eine zentrale Datenhaltung schafft Transparenz.
  • E-Akten lösen viele Compliance-Probleme, u.a. durch rechtssichere Archivierung und rollenabhängige Zugriffsrechte.
  • Die abteilungs- und/oder standortübergreifende Zusammenarbeit wird erleichtert.
  • Eine intuitive Suche nach einzelnen Dokumenten oder kompletten Akten ist auch übergreifend möglich und beschleunigt Ihre Prozesse.

E-Akten in der Praxis

Die elektronische Akte  kann als kundenspezifische Lösung ausgebaut werden, die die EASY SOFTWARE im Rahmen von Kundenprojekten auf Basis von EASY DMS Standard entwickelt und bereitstellt. Sie ermöglicht Kunden, ihre Daten und Dokumente gemäß vordefinierten, flexiblen Ordnungskriterien und Aktenstrukturen zu organisieren und in konkrete Arbeitsabläufe einzupassen.

Die Personalakte

Die digitale Personalakte ist die Grundlage modernen Personalmanagements und ein wesentlicher Bestandteil zeitgemäßer HR-Prozesse. Denn sie ist revisionssicher, erlaubt einen standortunabhängige Zugriff und spart Zeit bei der Ablage und Suche.

Für SAP-Systeme     Für Microsoft Dynamics Nav & weitere ERP Systeme

Die Vertragsakte

Auch digitale Vertragsakten sind aus dem P2P-Prozess nicht mehr wegzudenken. Sie helfen unter anderem dabei, Fristen, vereinbarte Konditionen und Lieferbedingungen stets im Auge zu behalten.

Für SAP-Systeme     Für Microsoft Dynamics Nav & weitere ERP Systeme

E-Akten mit EASY DMS sind mehr als das digitale Abbild einer Papierakte. Sie sind intelligent und liefern dem Nutzer genau die Informationen, die er für seine Aufgabe benötigt. Dank vielfältiger Workflow- und Reportingmöglichkeiten sorgen sie zudem für mehr Effizienz und Transparenz.

Andreas Schneider, Leiter Business Unit ECM, EASY SOFTWARE AG

Mitarbeiter Andreas Schneider
Referenzen

Vhi

EASY SOFTWARE übernimmt umfangreiches Dokumentensystem-Upgrade und Cloud-Migration für Irlands führende Krankenversicherung während des COVID-Lockdowns.

Stadt Gelsenkirchen

Wie viele große Städte hat auch die Stadtverwaltung Gelsenkirchen im Ruhrgebiet ihren eigenen Dienstleister für IT - die gkd-el (Gelsenkirchener Kommunale Datenzentrale-Emscher-Lippe). Seit über 20 Jahren entwickelt dieser kontinuierlich die digitale Hard- und Softwareinfrastruktur der Verwaltung. Ein wichtiger Baustein ist der Anwendungsbereich Dokumentenmanagement und Archivierung.

Pegasus Airlines

Zusammen mit EASY und mit Hilfe von Technologien wie Blockchain oder Künstlicher Intelligenz zielt die Digitalisierungsstrategie der Pegasus Airlines nicht nur darauf ab, das Kundenerlebnis zu verbessern, sondern auch die internen Prozesse der Mitarbeitenden.

Lemken

Dank digitaler Archivierung muss LEMKEN papierbasierte Akten nicht länger vor Ort lagern. Stattdessen werden Akten einmalig gescannt und stehen fortan jederzeit im System zur Verfügung.
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