Workflow Management System
Für die effiziente Steuerung Ihrer Prozesse: EASY Workflow
Entdecken Sie die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung. Mit EASY Workflow. Ob regelbasierte Posteingangsverarbeitung, Bestellprozesse, Eingangsrechnungsprüfung, digitale Personal- oder –Vertragsakten – das Workflow Management System passt sich dank vieler performanter Out-of-the-Box Lösungen flexibel an Ihr Dokumentenmanagementsystem an. Selbst komplexe Geschäftsprozesse steuert es verlässlich und behält dabei alle Fristen und gesetzliche Anforderungen im Auge.
Anstehende Termine
Webinar Dokumentenmanagement als Investition in die Zukunft
Webinar Einfache Dokumentenverwaltung mit der digitalen Akte
Webinar: Die rechtssichere E-Mail-Archivierung mit EASY for Exchange
Highlights
- Einfach zu implementierende und leicht zu bedienende Workflow Management Software zur Abbildung Ihrer Unternehmensprozesse
- Grafischer Prozesseditor auf Basis von Microsoft Visio©
- Integriertes Vorgangsmonitoring mit mehrstufigem Eskalationsmanagement
Papier ist geduldig. Ihre Geschäftspartner auch?
Traditionelle, papiergebundene Prozesse führen immer wieder zu Verzögerungen. Denn Papierdokumente müssen physisch transportiert werden. Sie stapeln sich in Ablagen und haben im Zweifelsfall die Tendenz, gerade nicht auffindbar zu sein. Lange Transport- und Liegezeiten, mangelnde Transparenz und Auskunftsfähigkeit und nicht zuletzt frustrierte Mitarbeiter sind die Folge. Mit der Prozess Automation von EASY Workflow setzen Sie dem ein Ende – und treten ein in eine neue Dimension der Effizienz und Schnelligkeit.
Unsere Lösung
Sie wollen den Workflow verbessern? Dann ist EASY Workflow die ideale Lösung für Sie. Mit ihr gestalten Sie Ihr Dokumentenmanagement im Unternehmen einfacher, sicherer und effizienter. Das Workflow Management System erlaubt eine umfangreiche Prozessautomation etwa in der Bearbeitung von Eingangsrechnungen oder der eigehenden Post. Informationen ordnet die Workflow Software nach einem Abgleich etwa mit Stammdaten im ERP automatisch Geschäftsprozessen zu, so dass sie ohne Zeitverlust den richtigen Ansprechpartner erreichen. Dank Vertreterregelungen sind Vorgänge selbst bei Abwesenheit des Ansprechpartners schnell bearbeitet. Nicht zuletzt sorgen Wiedervorlagen und Erinnerungsfunktionen dafür, dass keine Unterlagen mehr liegen bleiben.
Standortunabhängig und webbasiert
EASY Workflow erlaubt den standort- und zeitunabhängigen, webbasierten Zugriff über eine intuitive Bedieneroberfläche. Der Webclient der Workflow Management Software unterstützt alle gängigen mobilen Endgeräte. Ein integriertes Berechtigungswesen stellt sicher, dass nur ein ausgewählter Kreis von Mitarbeitern Geschäftsabläufe sehen und bearbeiten kann. Hinzu kommen umfangreiche Reporting-Möglichkeiten und Live-Analysen.
Ihre Vorteile
- Selbst komplexe Workflows sind mit MS Visio© schnell erstellt oder angepasst.
- Die EASY Workflow Software verhindert lange Liegezeiten und Transportschleifen und stellt eine fristgerechte Freigabe sicher.
- Datenaustausch mit angrenzenden Systemen wie SAP oder MS Dynamics ist über entsprechende Schnittstellen problemlos möglich.
- Sie sind immer aussagefähig, wenn Fragen zu einem Geschäftsvorfall auftreten, und gewinnen so an Flexibilität.
- Sie profitieren von mehr Effizienz und Sicherheit dank Vertreterregelungen sowie einem zuverlässigen Fristen- und Eskalationsmanagement.
- Die Lösung ist intuitiv und nutzerfreundlich. Mitarbeiter können ohne lange Einarbeitung mit ihr arbeiten.
Die Kombination der von EASY empfohlenen Technologien hat sich als passend erwiesen und war wirklich das, was wir brauchten.”
Polly Avgherinos, Wilmington PLC
Der Prozess
Automatische Zuweisung von Aufgaben
Eine leistungsfähige Workflow Engine leitet Dokumente automatisch zum nächsten Bearbeiter und in den nächsten Bearbeitungsschritt weiter. Der Prozess kann zudem vom Anwender als Ad-hoc-Workflow angestoßen werden.
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Frei definierbare Genehmigungs-Szenarien
Freigabe- und Genehmigungs-Szenarien lassen sich in der EASY Workflow Software leicht an die individuellen Vorgaben und Prüfanforderungen des Kunden anpassen. Das Workflow Management System schleust das Dokument von Genehmigungsstufe zu Genehmigungsstufe – immer an den jeweils Verantwortlichen. Und bei dessen Abwesenheit an seinen vorab definierten Vertreter.
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Erinnerungswesen
Müssen Fristen beachtet werden – etwa Skontofristen bei Rechnungen – lassen sich entsprechende Erinnerungen als Standard anlegen oder in Ad-hoc-Workflows vom Initiator eingeben. Liegt ein Dokument zu lange und ist eine Deadline in Gefahr, erhält der aktuelle Bearbeiter automatisch eine Erinnerungs-E-Mail.
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Freigabe
Alle Informationen und Dokumente, die Mitarbeiter zur Freigabe benötigen, sind über den Webclient oder Mobile Apps einsehbar. Eine Freigabe kann am Desktop sowie auf allen gängigen mobilen Endgeräten erfolgen. Die Freigabe kann selbst wiederum Prozesse auslösen – bei Rechnungen etwa die automatische Übergabe an die Buchhaltung oder die Erstellung eines Buchungssatzes.
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