Workflow Management System

Für die effiziente Steuerung Ihrer Prozesse: EASY Workflow

Entdecken Sie die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung. Mit EASY Workflow. Ob regelbasierte Posteingangsverarbeitung, Bestellprozesse, Eingangsrechnungsprüfung, digitale Personal- oder –Vertragsakten – das Workflow Management System passt sich dank vieler performanter Out-of-the-Box Lösungen flexibel an Ihr Dokumentenmanagementsystem an. Selbst komplexe Geschäftsprozesse steuert es verlässlich und behält dabei alle Fristen und gesetzliche Anforderungen im Auge.

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Workflow Management Highlights

Einfach zu implementierende und leicht zu bedienende Workflow Management Software zur Abbildung Ihrer Unternehmensprozesse
Grafischer Prozesseditor auf Basis von Microsoft Visio^©
Integriertes Vorgangsmonitoring mit mehrstufigem Eskalationsmanagement

Papier ist geduldig. Ihre Geschäftspartner auch?

Traditionelle, papiergebundene Prozesse führen immer wieder zu Verzögerungen. Denn Papierdokumente müssen physisch transportiert werden. Sie stapeln sich in Ablagen und haben im Zweifelsfall die Tendenz, gerade nicht auffindbar zu sein. Lange Transport- und Liegezeiten, mangelnde Transparenz und Auskunftsfähigkeit und nicht zuletzt frustrierte Mitarbeiter sind die Folge. Mit der Prozess Automation von EASY Workflow setzen Sie dem ein Ende – und treten ein in eine neue Dimension der Effizienz und Schnelligkeit.

Unsere Lösung

Sie wollen den Workflow verbessern? Dann ist EASY Workflow die ideale Lösung für Sie. Mit ihr gestalten Sie Ihr Dokumentenmanagement im Unternehmen einfacher, sicherer und effizienter. Das Workflow Management System erlaubt eine umfangreiche Prozessautomation etwa in der Bearbeitung von Eingangsrechnungen oder der eigehenden Post. Informationen ordnet die Workflow Software nach einem Abgleich etwa mit Stammdaten im ERP automatisch Geschäftsprozessen zu, sodass sie ohne Zeitverlust den richtigen Ansprechpartner erreichen. Dank Vertreterregelungen sind Vorgänge selbst bei Abwesenheit des Ansprechpartners schnell bearbeitet. Nicht zuletzt sorgen Wiedervorlagen und Erinnerungsfunktionen dafür, dass keine Unterlagen mehr liegen bleiben.

Standortunabhängig und webbasiert

EASY Workflow erlaubt den standort- und zeitunabhängigen, webbasierten Zugriff über eine intuitive Bedieneroberfläche. Der Webclient der Workflow Management Software unterstützt alle gängigen mobilen Endgeräte. Ein integriertes Berechtigungswesen stellt sicher, dass nur ein ausgewählter Kreis von Mitarbeitern Geschäftsabläufe sehen und bearbeiten kann. Hinzu kommen umfangreiche Reporting-Möglichkeiten und Live-Analysen.

Der Workflow Prozess

Automatische Zuweisung von Aufgaben

Eine leistungsfähige Workflow Engine leitet Dokumente automatisch zum nächsten Bearbeiter und in den nächsten Bearbeitungsschritt weiter. Der Prozess kann zudem vom Anwender als Ad-hoc-Workflow angestoßen werden.

Frei definierbare Genehmigungs-Szenarien

Freigabe- und Genehmigungs-Szenarien lassen sich in der EASY Workflow Software leicht an die individuellen Vorgaben und Prüfanforderungen des Kunden anpassen. Das Workflow Management System schleust das Dokument von Genehmigungsstufe zu Genehmigungsstufe – immer an den jeweils Verantwortlichen. Und bei dessen Abwesenheit an seinen vorab definierten Vertreter.

Erinnerungswesen

Müssen Fristen beachtet werden – etwa Skontofristen bei Rechnungen – lassen sich entsprechende Erinnerungen als Standard anlegen oder in Ad-hoc-Workflows vom Initiator eingeben. Liegt ein Dokument zu lange und ist eine Deadline in Gefahr, erhält der aktuelle Bearbeiter automatisch eine Erinnerungs-E-Mail.

Freigabe

Alle Informationen und Dokumente, die Mitarbeiter zur Freigabe benötigen, sind über den Webclient oder Mobile Apps einsehbar. Eine Freigabe kann am Desktop sowie auf allen gängigen mobilen Endgeräten erfolgen. Die Freigabe kann selbst wiederum Prozesse auslösen – bei Rechnungen etwa die automatische Übergabe an die Buchhaltung oder die Erstellung eines Buchungssatzes.

Ihre Vorteile

Selbst komplexe Workflows sind mit MS Visio© schnell erstellt oder angepasst.
Die EASY Workflow Software verhindert lange Liegezeiten und Transportschleifen und stellt eine fristgerechte Freigabe sicher.
Datenaustausch mit angrenzenden Systemen wie SAP oder MS Dynamics ist über entsprechende Schnittstellen problemlos möglich.
Sie sind immer aussagefähig, wenn Fragen zu einem Geschäftsvorfall auftreten, und gewinnen so an Flexibilität.

Sie profitieren von mehr Effizienz und Sicherheit dank Vertreterregelungen sowie einem zuverlässigen Fristen- und Eskalationsmanagement.
Die Lösung ist intuitiv und nutzerfreundlich. Mitarbeiter können ohne lange Einarbeitung mit ihr arbeiten.

Die Kombination der von EASY empfohlenen Technologien hat sich als passend erwiesen und war wirklich das, was wir brauchten.”

Polly Avgherinos, Wilmington PLC

Referenzen

Zusammen mit EASY und mit Hilfe von Technologien wie Blockchain oder Künstlicher Intelligenz zielt die Digitalisierungsstrategie der Pegasus Airlines nicht nur darauf ab, das Kundenerlebnis zu verbessern, sondern auch die internen Prozesse der Mitarbeitenden.

Für Loparex installierte die EASY SOFTWARE die elektronische Eingangsrechnungs-Lösung EASY Invoice – mit dem Ziel: Transparenz an allen Standorten & beschleunigte Rechnungsbearbeitung.

Die Stadtwerke Kufstein verwendeten bereits seit vielen Jahren ein Dokumentenmanagementsystem als reine Ablage für sämtliche Dokumente im Haus. Um den Zeitgeist in puncto Transparenz und Geschwindigkeit zu treffen war es nun an der Zeit interne und externe Prozesse in elektronische Workflows zu integrieren.

Für die Vetter Pharma implementierte die EASY SOFTWARE eine Lösung zur papierlosen Steuerung des Produktvorbereitungsprozesses.

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