Workflow Management System
Workflow-Automatisierung für ein effizienteres Prozessmanagement
Entdecken Sie die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung. Mit EASY Workflow. Ob regelbasierte Posteingangsverarbeitung, Bestellprozesse, Eingangsrechnungsprüfung, digitale Personal- oder Vertragsakten: das Workflow Management System passt sich dank vieler performanter Out-of-the-Box Lösungen flexibel an Ihr Dokumentenmanagementsystem an. Selbst komplexe Geschäftsprozesse steuert es verlässlich und behält dabei alle Fristen und gesetzliche Anforderungen im Auge.
Vorteile von Workflow Systemen
- Einfach zu implementierende und leicht zu bedienende Workflow Management Software zur Abbildung Ihrer Unternehmensprozesse. Die Lösung ist intuitiv und nutzerfreundlich. Mitarbeiter können ohne lange Einarbeitung mit ihr arbeiten.
- Grafischer Prozesseditor auf Basis von Microsoft Visio©. Selbst komplexe Workflows sind mit MS Visio© schnell erstellt oder angepasst.
- Integriertes Vorgangsmonitoring: Sie profitieren von mehr Effizienz und Sicherheit dank Vertreterregelungen sowie einem zuverlässigen Fristen- und mehrstufigem Eskalationsmanagement.
- Sie sind immer aussagefähig, wenn Fragen zu einem Geschäftsvorfall auftreten, und gewinnen so an Flexibilität.
- Die EASY Workflow Software verhindert lange Liegezeiten und Transportschleifen und stellt eine fristgerechte Freigabe sicher.
- Datenaustausch mit angrenzenden Systemen wie SAP oder MS Dynamics ist über entsprechende Schnittstellen problemlos möglich.
Papier ist geduldig. Ihre Geschäftspartner auch?
Traditionelle, papiergebundene Prozesse führen immer wieder zu Verzögerungen. Denn Papierdokumente müssen physisch transportiert werden. Sie stapeln sich in Ablagen und haben im Zweifelsfall die Tendenz, gerade nicht auffindbar zu sein. Lange Transport- und Liegezeiten, mangelnde Transparenz und Auskunftsfähigkeit und nicht zuletzt frustrierte Mitarbeiter sind die Folge. Mit der Prozess Automation von EASY Workflow setzen Sie dem ein Ende – und treten ein in eine neue Dimension der Effizienz und Schnelligkeit.
Unsere Lösung
Sie wollen den Workflow verbessern? Dann ist EASY Workflow die ideale Lösung für Sie. Mit ihr gestalten Sie Ihr Dokumentenmanagement im Unternehmen einfacher, sicherer und effizienter. Das Workflow Management System erlaubt eine umfangreiche Prozessautomation etwa in der Bearbeitung von Eingangsrechnungen oder der eigehenden Post. Informationen ordnet die Workflow Software nach einem Abgleich etwa mit Stammdaten im ERP automatisch Geschäftsprozessen zu, sodass sie ohne Zeitverlust den richtigen Ansprechpartner erreichen. Dank Vertreterregelungen sind Vorgänge selbst bei Abwesenheit des Ansprechpartners schnell bearbeitet. Nicht zuletzt sorgen Wiedervorlagen und Erinnerungsfunktionen dafür, dass keine Unterlagen mehr liegen bleiben.
Standortunabhängig und webbasiert
EASY Workflow erlaubt den standort- und zeitunabhängigen, webbasierten Zugriff über eine intuitive Bedieneroberfläche. Der Webclient der Workflow Management Software unterstützt alle gängigen mobilen Endgeräte. Ein integriertes Berechtigungswesen stellt sicher, dass nur ein ausgewählter Kreis von Mitarbeitern Geschäftsabläufe sehen und bearbeiten kann. Hinzu kommen umfangreiche Reporting-Möglichkeiten und Live-Analysen.
Der Workflow Prozess
Automatische Zuweisung von Aufgaben
Eine leistungsfähige Workflow Engine leitet Dokumente automatisch zum nächsten Bearbeiter und in den nächsten Bearbeitungsschritt weiter. Der Prozess kann zudem vom Anwender als Ad-hoc-Workflow angestoßen werden.
Frei definierbare Genehmigungs-Szenarien
Freigabe- und Genehmigungs-Szenarien lassen sich in der EASY Workflow Software leicht an die individuellen Vorgaben und Prüfanforderungen des Kunden anpassen. Das Workflow Management System schleust das Dokument von Genehmigungsstufe zu Genehmigungsstufe – immer an den jeweils Verantwortlichen. Und bei dessen Abwesenheit an seinen vorab definierten Vertreter.
Erinnerungswesen
Müssen Fristen beachtet werden – etwa Skontofristen bei Rechnungen – lassen sich entsprechende Erinnerungen als Standard anlegen oder in Ad-hoc-Workflows vom Initiator eingeben. Liegt ein Dokument zu lange und ist eine Deadline in Gefahr, erhält der aktuelle Bearbeiter automatisch eine Erinnerungs-E-Mail.
Freigabe Workflow
Alle Informationen und Dokumente, die Mitarbeiter zur Freigabe benötigen, sind über den Webclient oder Mobile Apps einsehbar. Eine Freigabe kann am Desktop sowie auf allen gängigen mobilen Endgeräten erfolgen. Die Freigabe kann selbst wiederum Prozesse auslösen – bei Rechnungen etwa die automatische Übergabe an die Buchhaltung oder die Erstellung eines Buchungssatzes.
Mediathek
Entdecken Sie nützliche Whitepaper, Webinar-Aufzeichungen, Leitfäden und Checklisten zum Thema Workflow-Management.
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Webinar On-Demand | EASY Workflowmanagement
Die Vorteile digitaler Prozessen liegen auf der Hand. Dennoch scheuen sich viele Unternehmen davor. Der Aufwand, um Prozesse digital abzubilden, scheint enorm. Dabei lässt sich nahezu jeder papierbasierte Arbeitsablauf durch Workflow-Management-Systeme einfach digitalisieren und laufend optimieren.
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Webinar On-Demand | Die Stadt Gelsenkirchen setzt auf das Dokumentenmanagement-System von EASY
Die gkd-el setzt für die Stadt Gelsenkirchen bereits seit vielen Jahren erfolgreich das Archiv in Verbindung mit SAP, das Dokumentenmanagement, verschiedene Workflows und die Personalakte von EASY SOFTWARE ein. Hans-Jürgen Reinhard (Teamleiter, elektr. Archiv, DMS und Client-Server Fachverfahren) gibt im Interview einen Einblick, wie die EASY Produkte bei der Stadt Gelsenkirchen zum Einsatz kommen.
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Webinar On-Demand | Komplexe Dokumentenprozesse selbstständig managen
Lernen Sie die neue Form der Prozesssteuerung kennen: mithilfe der Rules Engine können regelbasierte Workflows erstellt und verändert werden. Durch eine leichte Benutzer-Usability sind IT-Vorkenntnisse nicht notwendig.
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Seit 2021 digitalisiert und archiviert Babymarkt, Europas größter Online-Shop für Baby- und Kinderartikel, seine Buchhaltung mit EASY SOFTWARE.
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Arbeit mit Menschen, aber ohne Papier mithilfe digitaler Lösungen von EASY bei Piening.
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Digitale Dokumentenworkflows als Heilmittel für langsame und fehleranfällige Papierprozesse bei WEPA.
