Verträge digital unterschreiben – in 4 Schritten

Der Verzicht auf Papier ist weit mehr als eine reine Bequemlichkeit; er ist ein entscheidender wirtschaftlicher Faktor für jedes Unternehmen. Während die geschätzten Prozesskosten für eine papiergebundene Signatur bei etwa 23,50 € liegen, schlägt ein digitaler Workflow mit nur ca. 1,65 € zu Buche. Wenn Sie Ihre Verträge online unterschreiben, sparen Sie bei 1.000 Vorgängen somit über 21.000 € im Vergleich zum analogen Postweg.

Neben den Kosten verbessern elektronische Verträge die CO2-Bilanz Ihres Unternehmens erheblich, da Aufwendungen für Druck, physischen Versand und die platzintensive Archivierung komplett entfallen. Digitale Signaturen bieten zudem eine Integrität, die händische Unterschriften nie erreichen könnten: Bei jeder nachträglichen Manipulation wird das Dokument automatisch ungültig.

kosten (geschätzt)	papiergebundene signatur	e-signatur
Arbeitskosten (30 € pro Stunde)	5  (10 min.)	1,5 € (3 min.)
Materialkosten (Papier, Umschläge, Kopien, Archivierung)	10 €	0 €
Gebühren	8,50 € (2 x Porto Großbrief als einfaches Einschreiben)	15 – 19 Cent (E-Signatur pro Workflow)
pro Signatur	23,50 €	1,65 €
für 1.000 Signaturen	23.500 €	1.650 €
für 10.000 Signaturen	235.000 €	16.500 €

Sicheres elektronisches Signieren von Verträgen aller Art zählt zu den zentralen Prozessbeschleunigern in B2B-Geschäftsprozessen. Wenn Sie Verträge digital unterschreiben wollen, gestaltet sich dies mit dem Signierdienst easy eSignature noch leichter. So gelangen Sie in den Vorteil elektronischer Signaturen und

• beheben damit nicht nur letzte Medienbrüche,
• sondern verzichten auf den zeitintensiven Postweg
• oder vermeiden die zur Unterschrift oft notwendigen Dienstreisen.

Im folgenden Beitrag illustrieren wir zwei Wege, wie Sie nun auch im Kontext von elektronischen Vertragsunterschriften vollständige Papierfreiheit erreichen. Einmal durch den webbasierten, lösungsübergreifenden Signierservice easy eSignature und das andere Mal direkt in easy contract. Dabei wird ganz praktisch gezeigt, wie Sie Verträge digital unterschreiben, also signieren.

Darf man digital unterschreiben?

Grundsätzlich ja. Dem eIDAS-Durchführungsgesetz aus dem Jahr 2017 folgend, besitzen alle Formen der elektronischen Signatur Rechtsgültigkeit. Wenn Sie Verträge digital unterschreiben, stehen Ihnen drei Sicherheitsniveaus zur Verfügung, die sich je nach Anwendungsfall eignen.

In der hier gebotenen Kürze: Die eIDAS-Verordnung ist ein EU-Projekt. Damit halten verbindliche und europaweit gültige Regelungen in den Bereichen „elektronische Identifizierung“ und „elektronische Vertrauensdienste“ Einzug.

Folgende Signaturarten zur Verfügung: die „einfache elektronische Signatur (EeS)“, die fortgeschrittene elektronische Signatur (FeS) wie auch die qualifizierte elektronische Signatur (QeS).  Mehr über das Thema „digitale Signaturen“ und deren drei Formen erfahren Sie hier.

Jedoch: Nur qualifizierte digitale Signaturen (QeS) verfügen über den identischen Rang wie handschriftlich gesetzte Unterschriften. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich zu 100 % gleichgestellt und für Dokumente mit vorgeschriebener Schriftform, wie befristete Mietverträge oder Arbeitnehmerüberlassungsverträge, zwingend erforderlich.

Welche Verträge digital signieren?

Anwendungsfälle für eine digitale Unterschrift auf Verträgen existieren in Hülle und Fülle quer über verschiedene Geschäftsabteilungen hinweg. Sei es z.B. im Personalbereich, wenn Sie unbefristete Arbeitsverträge digital unterschreiben wollen, z.B. vor dem Onboarding neuer Mitarbeiter – oder sei es im Kontext des Vertragsmanagements für das elektronische Zeichnen von Lieferanten-Rahmenverträgen oder ganz einfach, falls Sie Mietverträge digital unterschreiben möchten: Für zeitlich befristete, über ein Jahr laufende Mietverträge kann als Unterschrift die qualifizierte elektronische Signatur (QeS) eingesetzt werden.

Einen Vertrag online unterschreiben?

Sie wollen Ihre digitale Unterschrift sofort ausprobieren und direkt die ersten Verträge digital unterschreiben? In der Webanwendung easy eSignature haben Sie die Wahl zwischen der fortgeschrittenen und der qualifizierten Signatur. Wie funktionierts? Laden Sie Ihr Vertragsdokument einfach über Ihren Browser in die easy eSignature-Anwendung. Danach wählen Sie Ihre Unterschrift per Drag-and-Drop – und schon haben Sie den Vertrag digital gezeichnet. Anschließend wählen Sie den Gegenzeicher, der dann wiederum per E-Mail informiert wird, sodass dieser abschließend den Vertrag digital unterschreiben kann.

Wie Sie Verträge digital unterschreiben – auf einen Blick

Verträge elektronisch unterschreiben – EASY eSignature in EASY Contract

Direkt in der Webanwendung eine elektronische Unterschrift zu setzen, ist das eine. Sobald Verträge jedoch zentral für Ihr Geschäft sind und Sie diese – idealerweise – schon in easy contract verwalten, dann empfiehlt es sich auch, genau dort Ihren Vertrag digital zu unterschreiben.  

Schauen wir uns den Ablauf des digitalen Signierens einmal im Detail an, so wie es mit easy contract funktioniert. Easy setzt zur elektronischen Unterschrift auf zertifizierte Vertrauendienstanbieter wie DocuSign und FP Sign.

Schritt 1: den Vertrag selektieren

Um eine digitale Unterschrift auf einem beliebigen Vertragsdokument zu platzieren, selektieren Sie zunächst das zu signierende PDF. Hier gezeigt anhand eines fiktiven Liefervertrags in easy contract:

Anschließend wählen Sie in easy contract im ersten Schritt zur elektronischen Unterschrift aus dem Dropdown-Menü den Eintrag „Signatur anfordern“.

Schritt 2: Den zweiten Vertragsunterzeichner und Unterschriftsfelder festlegen

Im darauffolgenden Schritt zur digitalen Vertragsunterschrift legen Sie die Unterschriftsbereiche fest. Diese platzieren Sie per Drag-and-drop auf dem Vertrag – und zwar für alle Personen, die später das PDF-Vertragsdokument digital signieren bzw. unterschreiben sollen.

Schritt 3: Gegenzeichnende Parteien zur digitalen Vertragsunterschrift einladen

Im nächsten Schritt wählen Sie die entsprechenden Personen aus, den Vertrag digital zu signieren. Auch dieser Schritt ist in easy contract mühelos und im Handumdrehen absolviert.

Im Anschluss werden die selektierten Personen via E-Mail automatisiert eingeladen, die den Vertrag digital unterschreiben sollen. In easy contract erfolgt das über den Signierdienst der folgenden Vertrauensdiensteanbieter FP Sign oder Docusign.

Natürlich benötigt Ihr Gegenzeichner dazu keinen Account bei dem ausgewählten Signaturanbieter. So kann die zweite zeichnende Person auch ohne Zugang das Vertrags-PDF digital signieren. Der Gegenzeichner wird via E-Mail über die anstehende Aufgabe informiert, den Vertrag digital zu unterzeichnen. Seine Vertragsunterschrift setzt der Gegenzeichner dann im Webbrowser. 

Schritt 4: Verträge digital unterschrieben über EASY Contract beziehen

Wenige Momente nach Unterzeichnung bezieht easy contract den digital unterschriebenen Vertrag vom Vertrauensdiensteanbieter – und Sie finden es in easy contract unter „Dokumentensignierung“ wieder.

digitale Vertragunterschriften im Unternehmen etablieren

Die Einführung einer Signaturlösung sollte als strategisches Digitalisierungsprojekt betrachtet werden. Experten empfehlen folgendes Vorgehen für eine hohe Akzeptanz:

• Proof of Concept (PoC): Starten Sie mit einem Prototyp in einem ausgewählten Bereich, um die technische Kompatibilität und Schnittstellen unter realen Bedingungen zu testen.
• Quick Wins identifizieren: Stellen Sie zuerst Prozesse um, die einen schnellen Projekterfolg versprechen, wie interne Freigaben oder Verträge in Abteilungen mit hohem Digitalisierungsinteresse (z. B. Rechtsabteilung oder Geschäftsführung).
• Rollen- und Rechtekonzepte: Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten. Unterscheiden Sie zwischen Administratoren für die Nutzerverwaltung, Workflow-Erstellern für den Start von Signaturprozessen und einfachen Nutzern, die lediglich Dokumente gegenzeichnen dürfen.

Verträge digital unterzeichnen – in Minuten statt Werktagen

Mithilfe der digitalen Signatur minimieren Sie Prozesslaufzeiten – und mehr noch: Gerade wenn es um Verträge geht, verringern Sie die Zeit bis zum Geschäftsabschluss ungemein. So berichtet eine von Forrester Consulting durchgeführte Studie, dass Unternehmen mit elektronischen Signaturen Verträge einundzwanzigmal schneller unterzeichnen als mit Papier. Klingt verlockend? Ist es auch. Vor allen Dingen dann, wenn der gesamte Signaturprozess digital in easy contract stattfindet.

Disclaimer: Dieser Artikel dient lediglich unverbindlichen Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinn dar.