Digitales Onboarding neuer Mitarbeiter – warum Sie es ernst nehmen sollten und wie ein Remote Onboarding-Prozess gelingen kann

Bedingt durch die aktuelle pandemische Lage besteht derzeit die Verpflichtung für Unternehmen, den Beschäftigten anzubieten, aus dem Home-Office zu arbeiten. Allemal Zeit, sich Gedanken über einen digitalen Onboarding-Prozess zu machen. Dies umso mehr, wenn eine Studie von Bitkom zeigt, dass das Angebot auch genutzt wird: 25 % der Berufstätigen arbeiten derzeit vollständig aus dem Home-Office, 20 % tun dies teilweise. Dabei fällt auf, dass das Home-Office einen positiven Einfluss auf die Zufriedenheit mit der Arbeit hat. Insbesondere der Wegfall des Arbeitswegs und damit einhergehend weniger Stress und mehr Zeit für Privates ist ein positiver Faktor. Rechnen Sie deshalb auch in Zukunft mit einem digitalen Onboarding neuer Mitarbeiter und planen Sie dies als festen Prozess mit ein.

Denn auch zu Corona-Zeiten müssen vakante Stellen besetzt werden –, eine besondere Herausforderung, wenn man bedenkt, dass die Möglichkeiten, potenzielle Kandidaten kennenzulernen, derzeit stark eingeschränkt sind. Durch einen digitalen Onboarding-Prozess erweitern Sie Ihren Handlung- und Aktionsradius.

Herausforderungen beim Remote-Onboarding neuer Mitarbeiter

Hat man die passenden Kandidaten gefunden und die Arbeitsverträge unterschrieben, geht es im nächsten Schritt um das Onboarding neuer Mitarbeiter. Häufig findet es als sogenanntes Remote Onboarding statt und eine zentrale Aufgabe übernimmt dabei ein Mitarbeiterportal – das eine Einarbeitung ermöglicht, während sich der neue Mitarbeiter komplett im Home-Office befindet. Im Gegensatz zu Beschäftigten, die bereits längere Zeit für das Unternehmen tätig sind und Prozesse sowie Kollegen kennen, ruft die Vorstellung vom Arbeiten im Home-Office inklusive eines digitalen Onboarding-Prozesses bei Neulingen sicher nicht nur Glücksgefühle hervor, sondern vielmehr eine Reihe von Fragen:

• Wie soll ein digitaler Onboarding-Prozess ablaufen?
• Wen kann ich fragen, wenn ich nicht weiterkomme?
• Kann ich im digitalen Onboarding-Prozess so eingearbeitet werden, dass ich schnell produktiv werde?
• Werde ich mich als Teil des Teams fühlen – trotz des digitalen Onboardings?
• Wie kann ich mein Team aus der Ferne kennenlernen?
• Was ist mit dem Spaßfaktor bei der Arbeit?

Auch Unternehmen, für die Remote Working noch neu ist und die noch keine Erfahrung mit digitalem Onboarding neuer Mitarbeiter haben, werden der Einarbeitung auf virtuellem Weg womöglich skeptisch gegenüberstehen und auf die Frage, wie digitales Mitarbeiter-Onboarding funktioniert, keine Antwort haben.

Doch auch Unternehmen, die bereits Erfahrungen mit Remote Onboarding haben, sollten dieses nicht auf die leichte Schulter nehmen. Denn der Einfluss eines guten Onboarding-Prozesses auf die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung ist nicht zu unterschätzen. Fachkräftemangel und Arbeitgebermarke sind auch hier wichtige Stichworte, die man im Hinterkopf behalten sollte. Wer sich nicht um eine gute Einarbeitung seines neuen Angestellten bemüht, ist diesen womöglich schneller wieder los als er Employer Branding sagen kann.

Warum Sie das Onboarding neuer Mitarbeiter ernst nehmen sollten

• Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist teuer. Bis ein neuer Angestellter selbstständig produktiv arbeiten kann und zum Unternehmensgewinn beiträgt, können einige Wochen oder Monate vergehen.
• Durch einen gut geplanten Onboarding-Prozess werden neue Mitarbeiter schneller leistungsfähig. Wer das neue Unternehmen, Produkte, Dienstleistungen und Prozesse schnell versteht, kann schnell produktiv werden. Unternehmen sparen also Zeit und Geld, wenn sie zu Beginn in eine gute Einarbeitung investieren.
• Gute Kräfte wollen behalten werden. Wer eine gute Fachkraft gefunden hat, sollte sich um sie bemühen. Auf dem heutigen Bewerbermarkt haben Fachkräfte genügend andere Optionen.
• Ein gutes digitales Onboarding hat einen positiven Effekt auf das Employer Branding – ein zufriedener neuer Mitarbeiter wird positiv über seinen neuen Arbeitgeber sprechen, wenn er sich dort wohl fühlt. Das zahlt auf die Arbeitgebermarke ein.

Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist also deutlich mehr als nur ein lästiger Prozess zu Beginn der Beschäftigungszeit. Doch wie kann der Onboarding-Prozess gelingen, wenn der neue Angestellte komplett im Home-Office startet – ebenso wie seine Kollegen und Vorgesetzten?

Tipps für digitales Mitarbeiter-Onboarding

Kommunikation – schon vor dem ersten Arbeitstag

Der Onboarding-Prozess beginnt bereits mit der Vertragsunterschrift. Auch wenn noch einige Wochen oder sogar Monat bis zum Arbeitsbeginn vergehen können, während des Onboardings neuer Mitarbeiter sollte letzteren auch vorab ein Ansprechpartner für Fragen zur Verfügung stehen, die eventuell vorab auftreten.

Ein regelmäßiger Austausch ist insbesondere im digitalen Onboarding-Prozess von großer Bedeutung. Denn anders als im Büro werden Sie nicht unbedingt mitbekommen, wie es dem Neuling in seinem neuen Job geht, ob er alles hat, was er für seine Arbeit benötigt, und ob es Probleme gibt, die Sie gemeinsam leicht aus der Welt schaffen können. Fragen Sie ihn deshalb regelmäßig danach. Er wird es zu schätzen wissen.

Vorbereitung des Arbeitsplatzes

Die Zeit bis zum ersten Arbeitstag kann auch im digitalen Onboarding genutzt werden, um Vorbereitungen für den neuen Kollegen zu treffen, z.B.

• Vorbereitung des Arbeitsplatzes
• Bereitstellen von Hardware
• Einrichten von Zugängen zu benötigter Software
• Vorbereitung einer Zugangskarte oder Beschaffung eines Schlüssels
• Bereitstellung von sonstigem Arbeitsmaterial

Soll die Einarbeitung bereits ab dem ersten Arbeitstag in digitaler Form stattfinden, muss während des Onboarding-Prozess abgeklärt werden, auf welchem Weg das Arbeitsmaterial zum neuen Mitarbeiter gelangt, etwa durch eine vorherige Abholung oder per Post.

Der erste Arbeitstag – gut geplant ist halb gewonnen

Nichts ist schlimmer als nachdem Onboarding neuer Mitarbeiter hoch motiviert einen neuen Job anzufangen und dann gleich am ersten Tag zu merken, dass niemand vorbereitet ist. Das wirkt nicht nur unprofessionell für das Mitarbeiter-Onboarding. Vielmehr lässt den Neuling auch an der Wertschätzung zweifeln, die ihm entgegengebracht wird, sodass er unter Umständen gleich am ersten Tag infrage stellt, ob die Entscheidung für Ihr Unternehmen die richtige war.

Stellen Sie deshalb sicher, dass der neue Mitarbeiter an seinem ersten Tag entsprechend empfangen wird. Für den digitalen Onboarding-Prozess kann das etwa bedeuten, dass er im Rahmen eines virtuellen Meetings von seinem Vorgesetzten begrüßt wird, im Video-Call seine Kollegen kennenlernt und einen ersten Überblick über das Unternehmen und seinen Aufgabenbereich erhält. Auch die gemeinsame Einrichtung seines Arbeitsplatzes mit den für ihn relevanten Zugängen gemeinsam mit einem Team-Kollegen, der ihn dabei unterstützt, sollte Bestandteil des ersten Arbeitstages sein.

Mit einem Einarbeitungsplan zum nötigen Know-how

Mit einem klaren Einarbeitungsplanstellen Sie sicher, dass der neue Kollege sämtliches Wissen erhält, das er für seinen Aufgabenbereich benötigt – und zwar zu dem Zeitpunkt, der im Onboarding neuer Mitarbeiter sinnvoll ist. Auf der anderen Seite wissen auch die Kollegen, die für die Einarbeitung zuständig sind, genau, wann sie sich Zeiträume blocken und was sie bis dahin vorbereiten müssen. Ein Einarbeitungsplan bietet sich deshalb nicht nur für das digitale Onboarding an.

Auch im digitalen Onboarding-Prozess: Klare Kommunikation von Zielen und Erwartungen

Eng mit dem Einarbeitungsplan verbunden sind die Ziele und Erwartungen, die an den neuen Mitarbeiter gestellt werden. Diese sollten ihm gleich zu Anfang klar vermittelt werden, damit alle auf einem Wissenstand sind. So weiß das neue Unternehmensmitglied gleich, worauf er seinen Fokus legen sollte und wann von ihm erwartet wird, dass er erste Aufgaben eigenständig übernimmt. Legen Sie während des Onboardings neuer Mitarbeiter regelmäßige Austauschmeetings mit dem Vorgesetzten fest, damit dieser auch im digitalen Onboarding-Prozess darüber im Bilde ist, wie weit sein neuer Mitarbeiter in der Einarbeitung vorangeschritten ist und wo er ihn noch unterstützen kann, das nötige Wissen aufzubauen.

Zentral fürs digitale Mitarbeiter-Onboarding – die Patenschaft: die Neuen unter die Fittiche nehmen

In den ersten Arbeitstagen im neuen Job treten eine Menge Fragen auf. Da der neue Mitarbeiter noch nicht die korrekten Ansprechpartner hierfür kennen kann, ist es hilfreich, wenn einer seiner Kollegen in den ersten Tagen oder Wochen als sein Pate zur Seite steht. Im digitalen Onboarding-Prozess ist dies noch wichtiger, da die Hürde, bei jeder Frage zum Telefon greifen zu müssen, deutlich höher ist, als wenn die Kollegen sich im selben Raum befinden.

Digitales Onboarding heißt: Socializing im virtuellen Team

Gespräche an der Kaffeemaschine, gemeinsame Mittagspausen oder in der Raucherecke ins Gespräch kommen – alle diese Dinge fallen weg, wenn das Onboarding neuer Mitarbeiter komplett digital abläuft. Damit der Mitarbeiter sich nicht verloren fühlt und die Chance hat, seine neuen Kollegen auch aus der Ferne kennen zu lernen und sich so als Teammitglied zu fühlen, sollte es Möglichkeiten zum Socializing geben. Gemeinsame Mittagspausen können im digitalen Onboarding-Prozess auch per Video-Call stattfinden, ebenso wie eine virtuelle Kaffeepause. Wichtig hierbei: die Nutzung der Video-Funktion macht einen Riesenunterschied zu einem einfachen Telefonat. Mimik und Gestik des Gegenübers zu sehen, erzeugt deutlich mehr Nähe, als nur die Stimme zu hören. Auch ein Networking der Newbies untereinander kann sehr hilfreich sein.

Strukturiertes Mitarbeiter-Onboarding mit EASY HR

Je nach Position des neuen Mitarbeiters kann die Vorbereitung seiner Einarbeitung relativ umfangreich sein. Die digitale Abbildung von wiederkehrenden Prozessen sowie eine Onboarding-Checkliste, die z.B. auch Arbeitsmaterial und benötigte Zugänge umfasst, kann hier sehr hilfreich im Onboarding neuer Mitarbeiter sein.

HR Management-Softwarelösungen wie easy hr bieten hierfür integrierte Onboarding-Module, mit denen sich Standard-Prozesse wie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter digital abbilden und problemlos übertragen lassen. Gleichzeitig können das Mitarbeiter-Onboarding individuell angepasst werden, um Besonderheiten der Position des Angestellten oder dem individuellen Lerntempo jedes einzelnen zu begegnen. So wird sichergestellt, dass das Onboarding neuer Mitarbeiter funktioniert und deren Einarbeitung strukturiert und umfassend erfolgt und gleichzeitig der Aufwand hierfür reduziert wird.

Als webbasierte Lösung bietet HR Cloud, die die beiden Kernmodule Personalakte und Recruiting umfasst, den großen Vorteil, dass sie von überall erreichbar ist und HR-Mitarbeiter parallel mit ihr arbeiten können – auch aus dem Home-Office.