Der Medienkonzern setzt bei der Zeugniserstellung
auf die Lösung EASY for SAP

Über die elektronische Akte hinaus beschäftigte sich der Medienkonzern in der Folge mit einer weiteren Optimierung der Arbeitsvorgänge. Eine Vielzahl verschiedener Prozesse startet mit der Erzeugung eines Formulars und endet mit einem fertigen Dokument. Ein Beispiel dafür ist die Zeugniserstellung. ProSiebenSat.1 bietet verschiedene Ausbildungsmöglichkeiten von Trainee-Programmen über Volontariate bis Praktika. Entsprechend groß ist die Zahl der jährlich zu erstellenden Zeugnisse. Um den Aufwand für die HR-Abteilung zu mindern und die Zeugniserstellung zu beschleunigen, wollte das Unternehmen den Prozess verbessern.

„Wir suchten deshalb eine Software, mit der HR-Admins, HR-Business-Partner und Führungskräfte innerhalb ihrer gewohnten SAP-Umgebung Formulare und Dokumente erzeugen sowie Prozesse anstoßen und überwachen können“, erklärt Sabine Lieckfeldt, IT Business Partner und zu-ständige Projektleiterin bei ProSiebenSat.1. Die Zeugnisse waren der erste konkrete Fall, die Software sollte sich analog aber auch für weitere typische HR-Business-Cases wie Onboarding, Arbeitszeitänderungen oder Gehaltserhöhungen nutzen lassen.

Mit EASY nextPCM hatte das Unternehmen bereits gute Erfahrungen aus dem Projekt der elektronischen Personalakte. Andrea Mittelmeier, Head of HR Systems bei ProSiebenSat.1: „Gleichwohl haben wir uns für die Prozess gestaltung eingehend am Markt umgesehen. EASY nextPCM Process2Design hat uns überzeugt, weil EASY mit der Lösung konkreten Business Content mitliefert, in diesem Fall für die Zeugniserstellung. Wir konnten sehr schnell einen Prototyp auf die Beine stellen. Gleichzeitig können wir damit künftig auch weitere Geschäftsvorfälle abbilden.“

Im Vergleich zu anderen Lösungen, darunter auch SAP ERP HCM Processes and Forms, sei die EASY nextPCM-Software zudem in allen drei Bereichen – Formulare, Dokumente und Workflows – gleich stark und setzt auf etablierte Standardprozesse. Außerdem ist das System auch von Fachabteilungen recht einfach zu bedienen. Für das Hinterlegen weiterer Textbausteine etwa müssen diese nicht automatisch die IT heranziehen. Im April 2014 implementierte der Medienkonzern die Software, zwei Monate später waren schon zahlreiche Zeugnisse damit erstellt und deren Entstehungsprozess revisionssicher dokumentiert. In einem iterativen Prozess startete die Personalabteilung mit den Abschlusszeugnissen und nahm anschließend die Zwischenund die Praktikantenzeugnisse hinzu.

EASY nextPCM Process2Design ist direkt in das HR-Portal eingebunden und unterstützt dadurch Führungskräfte und Personalbereich effektiv bei der Zeugniserstellung. Ausgangspunkt ist stets die HR-Abteilung. Bei ihr meldet die Führungskraft oder der Beschäftigte selbst seinen Zeugniswunsch an. Der HR-Administrator startet daraufhin den Erstellungsprozess. Durch Eingabe der Personalnummer sind sofort alle Personaldaten im neuen Formular vorbelegt – ein Vorteil der direkten SAP-Integration von EASY nextPCM. Zudem schlägt die Lösung eine Eingangsformulierung und den Firmentext automatisiert vor.

Der nächste Schritt im Workflow erfolgt durch die Führungskraft, die in der Universal Work List ihres Manager Self Service Portals ein neues Work-Item erhält. Mit Klick auf die Aufgabe „Zeugnisbeurteilung“ öffnet sie das Zeugnis-Tool und füllt über die beiden neuen Reiter „Aufgabe“ und „Beurteilung“ das Zeugnis mit Inhalt. Unter „Beurteilung“ steht eine Reihe vorfor mulierter Textbausteine zur Auswahl. Dies erspart zum einen ständiges Neuformulieren immer gleicher oder ähnlicher Inhalte. Zum anderen garantiert die Vorformulierung Rechtssicherheit, indem sie im Vorhinein Ausdrücke verhindert, die arbeitsrechtlich bedenklich sein könnten.

Zu jeder der 15 Beurteilungskategorien (Arbeitserfolg, Qualifikation, Verhalten, etc.) gibt es drei Noten mit jeweils zwei bis vier Textvarianten. Passt keine davon, schreibt die Führungskraft einen Alternativvorschlag in ein Kommentarfeld. „So erhält jedes Zeugnis trotz der vorgegebenen Standardisierung eine individuelle Note, weil die Auswahl der Textbausteine so vielfältig ist“, erklärt Andrea Mittelmeier. Die Bausteine pflegte die ProSiebenSat.1 Media SE bislang in Excel und verarbeitete diese von dort in Word-Dokumenten. Im Zuge des Projektes erfolgte eine Übertragung dieser Dokumente in die EASY nextPCM Software.

Nach Ausfüllen des Zeugnisses mit Aufgabe, Beurteilungen und einer Schlussformulierung geht der Vorgang zurück zum HR-Sachbearbeiter. Dieser prüft den Inhalt, arbeitet etwaige Kommentarvorschläge ein und kann diese, wenn sinnvoll, sogleich als neue Textbausteine in der Software hinterlegen. So dient das Kommentarfeld gleichsam als Kommunikationsmittel zwischen den Prozessbeteiligten.

Die Textbausteine kann das HR-Team im Modul „Dokumenterstellung“ selbst pflegen, ohne dass Unterstützung der IT notwendig wäre. Der HR-Admin fügt außerdem die Unterschriftsberechtigten ein – bei ProSiebenSat.1 sind dies generell der HR-Sachbearbeiter und der HR-Business-Partner. Schließlich geht der Vorgang weiter an den HR-Business- Partner, der seinerseits nochmals Änderungen einfügen kann. An jeder Stelle des Prozesses können die Beteiligten den momentanen Stand zudem über eine PDF-Vorschau kontrollieren. Die Führungskraft erhält das Zeugnis abschließend zur Kontrolle – gegebenenfalls kann sich hier noch eine weitere Korrekturschleife anschließen. So optimiert der Medienkonzern nachhaltig seine Prozesse bei der Zeugniserstellung.