Die elektronische Eingangs­rechnungs­verarbeitung kommt – adieu Papier

Raus aus dem Dokumenten-Dschungel – rein in den digitalen Rechnungseingangsprozess

Das geflügelte Wort vom „papierlosen Büro“ begleitet uns seit geraumer Zeit. Mit der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung von EASY SOFTWARE setzen Sie auf die richtige Lösung zur richtigen Zeit. Effizienz- und Transparenzgewinne warten auf Sie – im digitalen Rechnungseingangsprozess. Starten Sie jetzt durch.

Die Vorteile unserer elektronischen Eingangsrechnungs-Software

  • Transparenz:
    Status der Eingangsrechnungen, Änderungsschritte und bearbeitende Personen jederzeit im Blick
  • Rechtskonform:
    EASY Invoice unterstützt die vollständige Prozesshistorienverwaltung und bildet damit entscheidende gesetzliche Anforderungen der GoBD ab
  • Sicher:
    Bei Urlaubs- oder Krankheitsfällen können Vollmachts- und Vertretungsregeln hinterlegt werden
  • Standortunabhängig:
    Die mobile Rechnungsfreigabe der via Smartphone oder Tablet ermöglicht maximale Flexibilität durch Zeit- und Standortunabhängigkeit der Prüfprozesse
  • Planungssicherheit:
    Effektive Planung des Cash-Flows ist durch die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung gegeben – die entstandene Transparenz ermöglicht jederzeit einen stets aktuellen Überblick
  • Umweltfreundlich:
    Verzicht auf Papier und Aktenordner
  • Kostenersparnis:
    Schlanke Prozesse; Fristen für in Aussicht gestellte Skonti sowie eventuell Mahnfristen immer im Visier
Webinar EASY Invoice

Live-Webinar – Belegerfassung im Rechnungseingang

Eingangsrechnungen zu digitalisieren und automatisiert weiterzuverarbeiten, gehört zu Ihren Zielen? Ganz gleich, ob die Rechnungen noch auf Papier oder schon per E-Mail eintreffen? Gleichzeitig wollen Sie dabei kostensenkend und maximal transparent bleiben? Stopp, dann sind Sie an der richtigen Stelle.

Unser Webinar beleuchtet aus praktischer Perspektive, wie Sie Eingangsrechnungen digitalisieren und die automatisch extrahierten Informationen für darauffolgende automatisierte Workflows in idealer Weise nutzen.

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Die 5 Schritte der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung mit der EASY Invoice Software

Erfassung eingehender Rechnungen:

Gleich, ob die Rechnung papierbasiert oder schon per E-Mail als angehängtes PDF eintrifft: EASY Invoice prüft selbstständig die Konformität jeder Rechnung zur GoBD. Alle benötigten Rechnungsinhalte werden automatisch ermittelt: Rechnungskopf mit Kreditor, Gesamtbetrag, Rechnungsdatum sowie alle einzelnen Rechnungspositionen.

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Workflow zur Prüfung und Freigabe

Die Prüfung und Freigabe von Rechnungen kann standardisiert und dennoch hochflexibel an die Anforderungen des Unternehmens und das eingesetzte ERP-/FiBu-System erfolgen. Dazu stehen mit der Software zur Eingangsrechnungsverarbeitung eine Vielzahl von Möglichkeiten und Funktionsmodulen zur Verfügung. Eine automatische Zuordnung, effiziente Prüfung und schnelle Freigabe sind das Ziel. Bestimmte Funktionsrollen in den Fachabteilungen mit verschiedenen Berechtigungen werden genauso definiert wie Vertreterrollen bei Abwesenheit wie Urlaub und Krankheitsfällen.

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Automatisiert buchen im Eingangsrechnungsprozess - Illlustration

Buchen und Ablage

Nach erfolgreicher Rechnungsprüfung und Freigabe folgt der Vorgang des Buchens in der elektronischen Rechnungsverarbeitung: Automatisiert übermittelt EASY Invoice dazu die notwendigen Daten an das angebundene ERP-System. Da der Vorgang zu diesem Zeitpunkt den definierten Prüfungsprozess bereits positiv durchlaufen hat, kann die Buchung und die Zahlung der freigegebenen Rechnung im ERP-/FiBu-System typischerweise ohne weitere Benutzeraktion stattfinden.

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Prozessmonitoring

Ein abteilungsübergreifendes Prozessmonitoring schafft Transparenz über die laufenden Prozesse im elektronischen Eingangsrechnungsprozess und hilft, potenzielle Störungen oder Verzögerungen frühzeitig zu erkennen. Ein Eskalationsmanagement sorgt dafür, auftretende Probleme automatisiert nach definierten Vorgaben zu lösen. Das Prozessmonitoring der Rechnungsverarbeitung unterstützt dabei nicht nur die Überwachung laufender Prozesse, sondern erlaubt auch, rückwirkend Informationen zum Prozessverlauf abgeschlossener Vorgänge abzurufen und auszuwerten.

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Perfekter Überblick: Das Dashboard

Als Einstiegsseite präsentiert EASY Invoice für den Anwender das persönliche, von der Rolle abhängige Dashboard. Dies sorgt für den schnellen Überblick über alle relevanten Inhalte. Das Dashboard ist durch den Nutzer aus einer Vielzahl von vordefinierten Gadgets frei konfigurierbar. So sieht jeder Anwender der Rechnungsverarbeitung genau die Informationen, die für ihn in seiner täglichen Arbeit relevant sind. Die Informationen umfassen dabei unter anderem Aufgaben, Termine, neue oder zuletzt genutzte Objekte, Favoriten, aber auch Informationen über Kennzahlen der Abteilung oder des Unternehmens. All diese Kennzahlen lassen sich in grafischen Auswertungen darstellen.

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Alles Wissenswerte zur automatisierten Rechnungsbearbeitung in einem Whitepaper

Erfahren Sie Grundsätzliches zu digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung: Formate, Rechtliches, Vorteile – umgehen Sie die typischen Fallstricke und optimieren Sie den Eingangsrechnungsprozess

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Whitepaper Digitale Eingangsrechnung
Alles auf einem Blick: die elektronische Rechnungsverarbeitung

Potenziale im Eingangsrechnungsprozess entdecken

Die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung verfügt im Unternehmenseinsatz und im Vergleich zu traditionellen, papierbasierten Eingangsrechnungen ausschließlich über Vorteile. Lassen Sie sich überraschen – einmal auf die automatisierte Rechnungsverarbeitung umgestiegen, wollen Sie es nicht mehr missen. Let’s get digital.

Saubere Struktur

Digitalisieren Sie den Eingangsrechnungsprozess mit folgendem Effekt: Im Zuge der Implementierung wird der Prozess sauber strukturiert. Alle digitalen Informationen des Eingangsrechnungsprozesses können jederzeit von autorisierten Personen der Fachabteilungen eingesehen werden. So haben Sie die Historie und den weiteren Weg der Eingangsrechnung jederzeit im Blick.

Zeiten verkürzen

Reduzierung der Bearbeitungszeiten für eingehende Rechnungen durch die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung auf ein Minimum. Möglich bis zur vollautomatisierten Durchbuchung von Rechnungen.

Einfache Freigabe

EASY Invoice nutzt Regelwerke, um Freigabeprozesse zu digitalisierten Rechnungen zu etablieren. Vom „4-Augenprinzip“ bei Rechnungsfreigaben ab einer bestimmten Höhe bis hin zu automatisierten Benachrichtigungen. Dadurch reduzieren Sie aufwendige Prüf- und Freigabeverfahren mit EASY Invoice aufs Nötigste.

Praktische Suche

Durch die praktische Volltext-Suche in EASY Invoice finden Sie Ihre Rechnungen immer mit einem Mausklick wieder. So vermeiden Sie das bekannte Problem der Falschablage von Rechnungen.

Keine Dubletten

Vermeiden Sie das verbreitete Problem der Mehrfacherfassung von Rechnungen. Die EASY Invoice-Lösung zur elektronischen Rechnungsverarbeitung unterstützt Sie dabei durch Vergleich der Kopfdaten der Rechnung mit den Daten aus angebundenen ERP- und Fibu-Systemen.

Fragen zur automatisierten Rechnungsverarbeitung? Wir haben die Antworten.

Wie hilft mir die EASY Invoice-Lösung bei der Kostenreduktion?

Eine deutliche Abnahme der Kosten im Vergleich zur papierbasierten Rechnungsverarbeitung erzielen Sie durch einen digitalisierten Prüfungs- und Freigabe-Workflow. Aus dem digitalen Workflow geht für alle beteiligten Personen sofort hervor, über welchen Status eine Rechnung verfügt, in wessen „virtuellen“ Händen sie sich gerade befindet und wer den nächsten Schritt zur Freigabe anstößt. Manuelles Suchen, Sortieren & Stempeln gehören der Vergangenheit an.

Warum verpasse ich mit EASY Invoice keine Skonto-Fristen mehr?

Die Optionen zur Skonto-Nutzung sind wie bekannt datumsgebunden. Der digitale Workflow unterstützt dabei, die entsprechenden Skonto-Fristen einzuhalten – automatisiert und mit Benachrichtigung an die entsprechenden Funktionsrollen. Das zahlt sich aus.

Kann ich Mahnkosten zukünftig vermeiden?

Durch die EASY Invoice-Lösung versäumen Sie keine Mahnfrist mehr. Automatisiert benachrichtigt EASY Invoice die dafür vorgesehenen Fachpersonen darüber, wann was zu begleichen ist.

Welche Rechnungsformate unterstützt EASY Invoice?

Digitalisierte Papierrechnungen, E-Mails mit PDF-Anhang, die ZUGFeRD-Formate 1 und 2 wie auch die XRechnung werden unterstützt: Ein übergreifendes Format für elektronische Rechnungen, dass sich für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern nutzen lässt. Entwickelt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).

Mit welchen Dritt-Systemen wurden bereits Integrationen realisiert?

EASY Invoice wurde bereits in zahlreichen Projekten erfolgreich in verschiedenen Back-End- Systeme integriert. Dazu gehören unter anderem folgende Systeme: Microsoft Dynamics NAV (Navision), Sage, Diamant, FOSS, Datev, Oracle Financials, Infor, Infor AS, SAP® und viele andere mehr. Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie eine konkrete Schnittstelle zu Ihrem System suchen.

Wie hilft mir EASY Invoice, den Überblick zu behalten?

Das EASY Invoice-System steigert die Transparenz ungemein – das Eingangsrechnungsbuch zeigt eine Zusammenfassung aller eingehenden Rechnungen und der Workflow zeigt an, wo sich die Rechnung befindet, ganz gleich, in welchem Format und an welchem Standort die Rechnung ins Unternehmen gelangte.

Kann ich mir einen Überblick auf die Historie einer bereits seit längerer Zeit im Unternehmen befindlichen Rechnung verschaffen?

Jede eingegangene Rechnung besitzt eine Historie. Papierbasiert ist dies nicht oder nur mit erheblichen Aufwand darstellbar. Das EASY Invoice-System zur Eingangsrechnungsverarbeitung verfügt dagegen über die Möglichkeit einer Prozesshistorienverwaltung. Diese dient der schnellen Abfrage, über welchen Status eine eingegangene Rechnung zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügte.

Wie rechtssicher ist die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung?

Rechtssicherheit steht für ein Unternehmen stets im Vordergrund. Die EASY Invoice-Lösung bringt die Voraussetzungen mit, um Rechtssicherheit zu erlangen. EASY Invoice bildet folgende gesetzlichen Anforderungen ab: HGB §§ 238, 235, 257, 261; AO §§ 90, 145, 146, 147, 148; UStG §§ 14, 14b, 27, 27b und natürlich die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung, Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Kann das System auch Vertretungsregeln abbilden?

Mitarbeiter werden krank oder gehen in den Urlaub – also muss die Software Vertretungsregeln managen können. Die EASY Invoice-Lösung beherrscht dies über einmal festgelegte Vertreterrollen; Sie müssen dem System nur mitteilen, welche Personen die Vertreterfunktion übernehmen sollen.

Beinhaltet EASY Invoice auch ein Rollen- und Rechtekonzept?

Grundsätzlich beherrscht die EASY Software zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung auch ein feinkörniges Rollen- und Rechte-Management – wichtig unter anderem wegen des Datenschutzes und anderer Compliance-Anforderungen. Nicht jeder soll alles sehen und schon gar nicht bearbeiten können.

Welche Eigenschaften soll eine Eingangsrechnungslösung aus Nutzersicht mitbringen?

Alles fängt mit einer selbsterklärenden, intuitiven Benutzerführung an. Dies war und ist ein führender Gedanke des Design-Prinzips der EASY Software. Es ist doch klar: Wenn die nicht gegeben ist und die Software zuerst eine Einführung mit steiler Lernkurve erfordert, macht die Arbeit damit keinen Spaß.

Kann ich das EASY Invoice-System auch auf einem mobilen Gerät, z.B. einem Smartphone, nutzen?

Ja, das System lässt sich auch mobilen Devices nutzen. So beherrscht das Invoice-System auch die mobile Rechnungsfreigabe. Dadurch bleiben Sie standortunabhängig und Mitarbeiter können entsprechend ihrer Rolle standortunabhängig arbeiten.

Ist EASY Invoice als webbasiertes System sicher?

Natürlich unterstützt EASY Invoice HTTPS und VPN-Protokolle.

Bietet EASY Invoice „Übersichten“ und „Reporting-Funktionen“ an?

Die EASY Invoice-Software verfügt natürlich über ein Dashboard: Wichtige Kennzahlen hat der Sachbearbeiter jederzeit im Blick; dies erleichtert das Reporting deutlich.

Unterstützt EASY Invoice andere Applikationen?

Natürlich unterstützt EASY Invoice auch die Vertragsverwaltung, EBANF etc. aus den Teilprozessen des Procurement-to-payment-Prozess (Beschaffungsprozess).

Existiert ein Schulungskonzept für EASY Invoice?

Aufgrund der intuitiven Bedienbarkeit der EASY Invoice-Software benötigen Anwender zur Nutzung der EASY Invoice-Lösung in der Regel ca. 30 Minuten Schulungszeit. Darüber hinaus bietet die EASY SOFTWARE AG Standardschulungen zum Thema EASY Invoice an. Die Schulung behandelt in 2 Tagen alle relevanten Themen wie Installation, Administration, Workflow, Extraktion etc. Mehr dazu erfahren Sie auf der EASY Academy.

Erfahren Sie mehr über unsere Lösung zum Eingangsrechnungsprozess

Finanzielle Vorteile warten – überprüfen Sie es selbst.

Nutzen Sie unseren ROI-Rechner für eine erste, schnelle Abschätzung, welche finanziellen Vorteile aus unserer Eingangsrechnungslösung hervorgehen. Es lohnt sich!

Zum ROI-Rechner

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Ulrich Fey, Fachbereichsleiter IT + Services der Mediengruppe Klambt

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