Hinter dem Kürzel PEPPOL verbirgt sich “Pan-European Public Procurement OnLine”. Ein elektronisches und europaweites Netzwerk rund um das Thema öffentliche [...]
Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung kommt – adieu Papier
Raus aus dem Dokumenten-Dschungel – rein in den digitalen Rechnungseingangsprozess
Das geflügelte Wort vom „papierlosen Büro“ begleitet uns seit geraumer Zeit. Mit der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung von EASY SOFTWARE setzen Sie auf die richtige Lösung zur richtigen Zeit. Effizienz- und Transparenzgewinne warten auf Sie – im digitalen Rechnungseingangsprozess. Starten Sie jetzt durch.
Die Vorteile unserer elektronischen Eingangsrechnungs-Software
- Transparenz:
Status der Eingangsrechnungen, Änderungsschritte und bearbeitende Personen jederzeit im Blick - Rechtskonform:
EASY Invoice unterstützt die vollständige Prozesshistorienverwaltung und bildet damit entscheidende gesetzliche Anforderungen der GoBD ab - Sicher:
Bei Urlaubs- oder Krankheitsfällen können Vollmachts- und Vertretungsregeln hinterlegt werden - Standortunabhängig:
Die mobile Rechnungsfreigabe der via Smartphone oder Tablet ermöglicht maximale Flexibilität durch Zeit- und Standortunabhängigkeit der Prüfprozesse
- Planungssicherheit:
Effektive Planung des Cash-Flows ist durch die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung gegeben – die entstandene Transparenz ermöglicht jederzeit einen stets aktuellen Überblick - Umweltfreundlich:
Verzicht auf Papier und Aktenordner - Kostenersparnis:
Schlanke Prozesse; Fristen für in Aussicht gestellte Skonti sowie eventuell Mahnfristen immer im Visier
Webinar-Aufzeichnung – Prozessmanagement im Rechnungseingang
Anknüpfend an Teil 1 unserer Invoice Webinar-Reihe, zeigen wir Ihnen in Teil 2, wie Sie mit EASY Invoice kleine Wunder wahr werden lassen – und für 100 % Automation im Rechnungseingangsprozess sorgen. In kürzester Zeit, versteht sich.
Befreien Sie sich und Ihre Mitarbeiter von zeitintensiven Routineaufgaben, lassen Sie die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung arbeiten. Das zahlt sich aus und steigert die unternehmensweite Transparenz. EASY Invoice – einmal ausprobiert und Sie wollen es nie wieder missen.
Die 5 Schritte der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung mit der EASY Invoice Software
Erfassung eingehender Rechnungen:
Gleich, ob die Rechnung papierbasiert oder schon per E-Mail als angehängtes PDF eintrifft: EASY Invoice prüft selbstständig die Konformität jeder Rechnung zur GoBD. Alle benötigten Rechnungsinhalte werden automatisch ermittelt: Rechnungskopf mit Kreditor, Gesamtbetrag, Rechnungsdatum sowie alle einzelnen Rechnungspositionen.
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Workflow zur Prüfung und Freigabe
Die Prüfung und Freigabe von Rechnungen kann standardisiert und dennoch hochflexibel an die Anforderungen des Unternehmens und das eingesetzte ERP-/FiBu-System erfolgen. Dazu stehen mit der Software zur Eingangsrechnungsverarbeitung eine Vielzahl von Möglichkeiten und Funktionsmodulen zur Verfügung. Eine automatische Zuordnung, effiziente Prüfung und schnelle Freigabe sind das Ziel. Bestimmte Funktionsrollen in den Fachabteilungen mit verschiedenen Berechtigungen werden genauso definiert wie Vertreterrollen bei Abwesenheit wie Urlaub und Krankheitsfällen.
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Buchen und Ablage
Nach erfolgreicher Rechnungsprüfung und Freigabe folgt der Vorgang des Buchens in der elektronischen Rechnungsverarbeitung: Automatisiert übermittelt EASY Invoice dazu die notwendigen Daten an das angebundene ERP-System. Da der Vorgang zu diesem Zeitpunkt den definierten Prüfungsprozess bereits positiv durchlaufen hat, kann die Buchung und die Zahlung der freigegebenen Rechnung im ERP-/FiBu-System typischerweise ohne weitere Benutzeraktion stattfinden.
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Prozessmonitoring
Ein abteilungsübergreifendes Prozessmonitoring schafft Transparenz über die laufenden Prozesse im elektronischen Eingangsrechnungsprozess und hilft, potenzielle Störungen oder Verzögerungen frühzeitig zu erkennen. Ein Eskalationsmanagement sorgt dafür, auftretende Probleme automatisiert nach definierten Vorgaben zu lösen. Das Prozessmonitoring der Rechnungsverarbeitung unterstützt dabei nicht nur die Überwachung laufender Prozesse, sondern erlaubt auch, rückwirkend Informationen zum Prozessverlauf abgeschlossener Vorgänge abzurufen und auszuwerten.
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Perfekter Überblick: Das Dashboard
Als Einstiegsseite präsentiert EASY Invoice für den Anwender das persönliche, von der Rolle abhängige Dashboard. Dies sorgt für den schnellen Überblick über alle relevanten Inhalte. Das Dashboard ist durch den Nutzer aus einer Vielzahl von vordefinierten Gadgets frei konfigurierbar. So sieht jeder Anwender der Rechnungsverarbeitung genau die Informationen, die für ihn in seiner täglichen Arbeit relevant sind. Die Informationen umfassen dabei unter anderem Aufgaben, Termine, neue oder zuletzt genutzte Objekte, Favoriten, aber auch Informationen über Kennzahlen der Abteilung oder des Unternehmens. All diese Kennzahlen lassen sich in grafischen Auswertungen darstellen.
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Alles Wissenswerte zur automatisierten Rechnungsbearbeitung in einem Whitepaper
Erfahren Sie Grundsätzliches zu digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung: Formate, Rechtliches, Vorteile – umgehen Sie die typischen Fallstricke und optimieren Sie den Eingangsrechnungsprozess
Potenziale im Eingangsrechnungsprozess entdecken
Die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung verfügt im Unternehmenseinsatz und im Vergleich zu traditionellen, papierbasierten Eingangsrechnungen ausschließlich über Vorteile. Lassen Sie sich überraschen – einmal auf die automatisierte Rechnungsverarbeitung umgestiegen, wollen Sie es nicht mehr missen. Let’s get digital.
Fragen zur automatisierten Rechnungsverarbeitung? Wir haben die Antworten.
Erfahren Sie mehr über unsere Lösung zum Eingangsrechnungsprozess
Finanzielle Vorteile warten – überprüfen Sie es selbst.
Nutzen Sie unseren ROI-Rechner für eine erste, schnelle Abschätzung, welche finanziellen Vorteile aus unserer Eingangsrechnungslösung hervorgehen. Es lohnt sich!
Dank EASY konnte die Durchlaufzeit einer Rechnung in unserem Unternehmen von vormals einigen Tagen auf wenige Minuten reduziert werden.
Ulrich Fey, Fachbereichsleiter IT + Services der Mediengruppe Klambt
EASY Invoice im Einsatz – Kundenreferenzen
Infiana Germany GmbH & Co. KK
Der Rechnungseingang als Wettbewerbsvorteil – Die Infiana Group (vormals Huhtamaki Films) implementiert das Rechnungsmanagement der EASY SOFTWARE AG. Aktuell verarbeitet die Lösung EASY Invoice dort im Jahr weit über 20.000 Rechnungen.
Hama GmbH & Co KG
Hama nutzt EASY SOFTWARE, um das papierbasierte Beleg- und Archivwesen komplett zu erneuern. Ein bewährter Mix aus GoBD-konformer Langzeitarchivierung und leistungsfähigen Workflows hat die Abläufe bei Hama enorm optimiert.
