Mit dem EASY Reifegradmodell stellen wir Ihnen ein leicht zu bedienendes Tool bereit, anhand dessen Sie entlang dreier Themenfelder – „Technologie“, „[...]
Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung kommt – adieu Papier
Raus aus dem Dokumenten-Dschungel – rein in den digitalen Rechnungseingangsprozess
Das geflügelte Wort vom „papierlosen Büro“ begleitet uns seit geraumer Zeit. Mit der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung von EASY SOFTWARE setzen Sie auf die richtige Lösung zur richtigen Zeit. Effizienz- und Transparenzgewinne warten auf Sie – im digitalen Rechnungseingangsprozess. Starten Sie jetzt durch.
Die Vorteile unserer elektronischen Eingangsrechnungs-Software
- Transparenz:
Status der Eingangsrechnungen, Änderungsschritte und bearbeitende Personen jederzeit im Blick - Rechtskonform:
EASY Invoice unterstützt die vollständige Prozesshistorienverwaltung und bildet damit entscheidende gesetzliche Anforderungen der GoBD ab - Sicher:
Bei Urlaubs- oder Krankheitsfällen können Vollmachts- und Vertretungsregeln hinterlegt werden - Standortunabhängig:
Die mobile Rechnungsfreigabe der via Smartphone oder Tablet ermöglicht maximale Flexibilität durch Zeit- und Standortunabhängigkeit der Prüfprozesse
- Planungssicherheit:
Effektive Planung des Cash-Flows ist durch die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung gegeben – die entstandene Transparenz ermöglicht jederzeit einen stets aktuellen Überblick - Umweltfreundlich:
Verzicht auf Papier und Aktenordner - Kostenersparnis:
Schlanke Prozesse; Fristen für in Aussicht gestellte Skonti sowie eventuell Mahnfristen immer im Visier
Die 5 Schritte der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung mit der EASY Invoice Software
Erfassung eingehender Rechnungen
Gleich, ob die Rechnung papierbasiert oder schon per E-Mail als angehängtes PDF eintrifft: EASY Invoice prüft selbstständig die Konformität jeder Rechnung zur GoBD. Alle benötigten Rechnungsinhalte werden automatisch ermittelt: Rechnungskopf mit Kreditor, Gesamtbetrag, Rechnungsdatum sowie alle einzelnen Rechnungspositionen.
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Workflow zur Prüfung und Freigabe
Die Prüfung und Freigabe von Rechnungen kann standardisiert und dennoch hochflexibel an die Anforderungen des Unternehmens und das eingesetzte ERP-/FiBu-System erfolgen. Dazu stehen mit der Software zur Eingangsrechnungsverarbeitung eine Vielzahl von Möglichkeiten und Funktionsmodulen zur Verfügung. Eine automatische Zuordnung, effiziente Prüfung und schnelle Freigabe sind das Ziel. Bestimmte Funktionsrollen in den Fachabteilungen mit verschiedenen Berechtigungen werden genauso definiert wie Vertreterrollen bei Abwesenheit wie Urlaub und Krankheitsfällen.
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Buchen und Ablage
Nach erfolgreicher Rechnungsprüfung und Freigabe folgt der Vorgang des Buchens in der elektronischen Rechnungsverarbeitung: Automatisiert übermittelt EASY Invoice dazu die notwendigen Daten an das angebundene ERP-System. Da der Vorgang zu diesem Zeitpunkt den definierten Prüfungsprozess bereits positiv durchlaufen hat, kann die Buchung und die Zahlung der freigegebenen Rechnung im ERP-/FiBu-System typischerweise ohne weitere Benutzeraktion stattfinden.
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Prozessmonitoring
Ein abteilungsübergreifendes Prozessmonitoring schafft Transparenz über die laufenden Prozesse im elektronischen Eingangsrechnungsprozess und hilft, potenzielle Störungen oder Verzögerungen frühzeitig zu erkennen. Ein Eskalationsmanagement sorgt dafür, auftretende Probleme automatisiert nach definierten Vorgaben zu lösen. Das Prozessmonitoring der Rechnungsverarbeitung unterstützt dabei nicht nur die Überwachung laufender Prozesse, sondern erlaubt auch, rückwirkend Informationen zum Prozessverlauf abgeschlossener Vorgänge abzurufen und auszuwerten.
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Perfekter Überblick: Das Dashboard
Als Einstiegsseite präsentiert EASY Invoice für den Anwender das persönliche, von der Rolle abhängige Dashboard. Dies sorgt für den schnellen Überblick über alle relevanten Inhalte. Das Dashboard ist durch den Nutzer aus einer Vielzahl von vordefinierten Gadgets frei konfigurierbar. So sieht jeder Anwender der Rechnungsverarbeitung genau die Informationen, die für ihn in seiner täglichen Arbeit relevant sind. Die Informationen umfassen dabei unter anderem Aufgaben, Termine, neue oder zuletzt genutzte Objekte, Favoriten, aber auch Informationen über Kennzahlen der Abteilung oder des Unternehmens. All diese Kennzahlen lassen sich in grafischen Auswertungen darstellen.
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Potenziale im Eingangsrechnungsprozess entdecken
Die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung verfügt im Unternehmenseinsatz und im Vergleich zu traditionellen, papierbasierten Eingangsrechnungen ausschließlich über Vorteile. Lassen Sie sich überraschen – einmal auf die automatisierte Rechnungsverarbeitung umgestiegen, wollen Sie es nicht mehr missen. Let’s get digital.
Alles Wissenswerte zur automatisierten Rechnungsbearbeitung in einem Whitepaper
Erfahren Sie Grundsätzliches zu digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung: Formate, Rechtliches, Vorteile – umgehen Sie die typischen Fallstricke und optimieren Sie den Eingangsrechnungsprozess
Finanzielle Vorteile warten – überprüfen Sie es selbst
Nutzen Sie unseren ROI-Rechner für eine erste, schnelle Abschätzung, welche finanziellen Vorteile aus unserer Eingangsrechnungslösung hervorgehen. Es lohnt sich!
Fragen zur automatisierten Rechnungsverarbeitung? Wir haben die Antworten.
Erfahren Sie mehr über unsere Lösung zum Eingangsrechnungsprozess
Referenzen
Kunsthistorisches Museum Wien
Scannen, Erfassen, Freigabe und Archivierung der Eingangsrechnungen erfolgt nun bei einem der bedeutendsten Museen der Welt mit EASY Invoice.
Hertha BSC
Mit über 125 Jahren ist Hertha BSC nicht gerade ein Digital Native. Damit das Rechnungswesen noch effizienter wird, zählt die Buchhaltung des Hertha BSC auf EASY Invoice.
vitafy GmbH
Ein schnelles und komplexes Wachstum macht sich in allen Abteilungen bemerkbar. So auch in der Finanzabteilung.
Loparex
Für Loparex installierte die EASY SOFTWARE die elektronische Eingangsrechnungs-Lösung EASY Invoice – mit dem Ziel: Transparenz an allen Standorten & beschleunigte Rechnungsbearbeitung.
Dank EASY konnte die Durchlaufzeit einer Rechnung in unserem Unternehmen von vormals einigen Tagen auf wenige Minuten reduziert werden.
Ulrich Fey, Fachbereichsleiter IT + Services der Mediengruppe Klambt
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