Die elektronische Eingangs­rechnungs­verarbeitung kommt – adieu Papier

Eine deutliche Abnahme der Kosten im Vergleich zur papierbasierten Rechnungsverarbeitung erzielen Sie durch einen digitalisierten Prüfungs- und Freigabe-Workflow. Aus dem digitalen Workflow geht für alle beteiligten Personen sofort hervor, über welchen Status eine Rechnung verfügt, in wessen „virtuellen“ Händen sie sich gerade befindet und wer den nächsten Schritt zur Freigabe anstößt. Manuelles Suchen, Sortieren & Stempeln gehören der Vergangenheit an.

Die Optionen zur Skonto-Nutzung sind wie bekannt datumsgebunden. Der digitale Workflow unterstützt dabei, die entsprechenden Skonto-Fristen einzuhalten – automatisiert und mit Benachrichtigung an die entsprechenden Funktionsrollen. Das zahlt sich aus.

Durch die EASY Invoice-Lösung versäumen Sie keine Mahnfrist mehr. Automatisiert benachrichtigt EASY Invoice die dafür vorgesehenen Fachpersonen darüber, wann was zu begleichen ist.

Digitalisierte Papierrechnungen, E-Mails mit PDF-Anhang, die ZUGFeRD-Formate 1 und 2 wie auch die XRechnung werden unterstützt: Ein übergreifendes Format für elektronische Rechnungen, dass sich für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern nutzen lässt. Entwickelt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).

EASY Invoice wurde bereits in zahlreichen Projekten erfolgreich in verschiedenen Back-End- Systeme integriert. Dazu gehören unter anderem folgende Systeme: Microsoft Dynamics NAV (Navision), Sage, Diamant, FOSS, Datev, Oracle Financials, Infor, Infor AS, SAP® und viele andere mehr. Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie eine konkrete Schnittstelle zu Ihrem System suchen.

Das EASY Invoice-System steigert die Transparenz ungemein – das Eingangsrechnungsbuch zeigt eine Zusammenfassung aller eingehenden Rechnungen und der Workflow zeigt an, wo sich die Rechnung befindet, ganz gleich, in welchem Format und an welchem Standort die Rechnung ins Unternehmen gelangte.

Jede eingegangene Rechnung besitzt eine Historie. Papierbasiert ist dies nicht oder nur mit erheblichen Aufwand darstellbar. Das EASY Invoice-System zur Eingangsrechnungsverarbeitung verfügt dagegen über die Möglichkeit einer Prozesshistorienverwaltung. Diese dient der schnellen Abfrage, über welchen Status eine eingegangene Rechnung zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügte.

Rechtssicherheit steht für ein Unternehmen stets im Vordergrund. Die EASY Invoice-Lösung bringt die Voraussetzungen mit, um Rechtssicherheit zu erlangen. EASY Invoice bildet folgende gesetzlichen Anforderungen ab: HGB §§ 238, 235, 257, 261; AO §§ 90, 145, 146, 147, 148; UStG §§ 14, 14b, 27, 27b und natürlich die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung, Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Mitarbeiter werden krank oder gehen in den Urlaub – also muss die Software Vertretungsregeln managen können. Die EASY Invoice-Lösung beherrscht dies über einmal festgelegte Vertreterrollen; Sie müssen dem System nur mitteilen, welche Personen die Vertreterfunktion übernehmen sollen.

Grundsätzlich beherrscht die EASY Software zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung auch ein feinkörniges Rollen- und Rechte-Management – wichtig unter anderem wegen des Datenschutzes und anderer Compliance-Anforderungen. Nicht jeder soll alles sehen und schon gar nicht bearbeiten können.

Alles fängt mit einer selbsterklärenden, intuitiven Benutzerführung an. Dies war und ist ein führender Gedanke des Design-Prinzips der EASY Software. Es ist doch klar: Wenn die nicht gegeben ist und die Software zuerst eine Einführung mit steiler Lernkurve erfordert, macht die Arbeit damit keinen Spaß.

Ja, das System lässt sich auch mobilen Devices nutzen. So beherrscht das Invoice-System auch die mobile Rechnungsfreigabe. Dadurch bleiben Sie standortunabhängig und Mitarbeiter können entsprechend ihrer Rolle standortunabhängig arbeiten.

Natürlich unterstützt EASY Invoice HTTPS und VPN-Protokolle.

Die EASY Invoice-Software verfügt natürlich über ein Dashboard: Wichtige Kennzahlen hat der Sachbearbeiter jederzeit im Blick; dies erleichtert das Reporting deutlich.

Natürlich unterstützt EASY Invoice auch die Vertragsverwaltung, EBANF etc. aus den Teilprozessen des Procurement-to-payment-Prozess (Beschaffungsprozess).

Aufgrund der intuitiven Bedienbarkeit der EASY Invoice-Software benötigen Anwender zur Nutzung der EASY Invoice-Lösung in der Regel ca. 30 Minuten Schulungszeit. Darüber hinaus bietet die EASY SOFTWARE AG Standardschulungen zum Thema EASY Invoice an. Die Schulung behandelt in 2 Tagen alle relevanten Themen wie Installation, Administration, Workflow, Extraktion etc. Mehr dazu erfahren Sie auf der EASY Academy.