Eine elektronische Rechnungssoftware steuert diese Prozessschritte automatisiert. Das Resultat: eine gesteigerte Effizienz im Rechnungsprozess insgesamt, weniger Fehler in Rechnungsfreigaben und eine verbesserte standortunabhängige Zusammenarbeit. All dies führt zu Kosteneinsparungen, da die digitale Rechnungsfreigabe auch zu 100 Prozent automatisiert stattfinden kann, z.B. als Dunkelbuchung. Kein Nachfassen mehr in Sachen Rechnungen, alles überall im Blick und am Ende lockt sogar ein Plus an Skonti-Erlösen – so machen selbst Eingangsrechnungen glücklich. Doch fangen wir von vorne an.
Wozu dienen Freigabeprozesse?
Bei Prozessen zur Freigabe geht es darum, bestimmte Inhalte einem Abgleich zwischen Ist-Zustand und Soll-Zustand zu unterziehen. Wer was wann, wie und wo und unter welchen Bedingungen freigibt, beschreibt der Freigabeprozess. Insofern ist der Freigabeprozess ein Workflow und damit ein Kontroll- bzw. Steuerinstrument für Arbeitsabläufe in Unternehmen.
Was ist die digitale Rechnungsfreigabe?
Die digitale Rechnungsfreigabe bildet den letzten Arbeitsschritt, bevor die Rechnung gebucht und schließlich gezahlt wird. Hierbei wird die Eingangsrechnung sachlich und inhaltlich geprüft; dabei wird abgeglichen:
- ob die auf der Rechnung ausgewiesenen Preise und Mengen mit dem übereinstimmen, was in der Bestellung angefordert wurde.
Im Übergang zur Rechnungsfreigabe erfolgt eine Zuordnung auf Kostenstelle, Sachkonto, Rechnungs- oder Buchungskreis. Dadurch wird der jeweilige Sachkosten-Verantwortliche in den Freigabeprozess eingebunden.
Vorteile elektronischer Rechnungsfreigaben
Die Pluspunkte der Rechnungsfreigaben lassen sich mit einem Satz beschreiben:
- Sie ermöglichen einen klaren Überblick auf alle Rechnungszustände,
- dadurch beschleunigen sie Rechnungsprozesse,
- vermeiden Mahnungen bei Überschreiten der Zahlungsfristen und
- streichen bei fristgerechter Zahlung Skonti ein.
Ok, das ist aber noch nicht alles. Tatsächlich bestehen noch andere Vorteile elektronischer Rechnungsprozesse. Letztere zielen u.a. darauf ab, leidlich gelaufene Turnschuh-Meter und das lästige E-Mail-Pingpong zu vermeiden. Beides gehörte vor Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung zur Klärung von Unstimmigkeiten der Rechnung zum leider notwendigen Übel – und beide Probleme vermeiden digitale Rechnungsworkflows mit Freigabeprozessen. Idealerweise ist die Eingangsrechnungssoftware so gestaltet, dass mit nur einem Blick auf eine beliebige Rechnung im Rechnungseingangskorb sofort klar ist, wer der Bearbeiter ist und welchen Status die Eingangsrechnung aufweist. Also schauen wir uns die Vorteile digitaler Rechnungsprozesse und -freigaben im Detail an.
Vorteil 1: Bei Rechnungseingang die §14-UStG-Prüfung automatisch durchführen
- Erreicht die Eingangsrechnung das Unternehmen, startet automatisch der Rechnungsworkflow zur Rechnungsprüfung. Im ersten Schritt wird eine $14-UStG-Prüfung durchgeführt. Ermittelt wird dabei, ob die Rechnung auch alle notwendigen Pflichtangaben enthält. Fehler und fehlende Angaben erkennt diese Prüfung automatisch. Hier schaut keiner mehr auf die Rechnung. Sollten Pflichtangaben fehlen, bemerkt dies die §14-Prüfung sofort und stoppt den Rechnungsworkflow für die Eingangsrechnung an dieser Stelle. Bereits definierte Rechnungssachbearbeiter weist die Rechnungssoftware auf diesen Umstand hin.
Vorteil 2: Standortunabhängig prüfen und freigeben läuft einfach besser
- Weiß Ulm, was Hamburg schon erledigt hat? Vor Einführung digitaler Rechnungsfreigaben war dies sicherlich nicht Fall – und der Griff zum Telefon oder zur E-Mail leider notwendig. Spätestens in Post-Pandemie-Zeiten sollten Rechnungsteams und die Buchhaltung über die dazu nötigen Tools verfügen, damit sich diese Frage gar nicht stellt. Denn obwohl die meisten Mitarbeiter mittlerweile remote im Home-Office oder an verschiedenen Standorten arbeiten, sitzen diese doch digital vernetzt zusammen. So hat die Rechnungsbearbeitende in Ulm stets den gleichen Informationsstand zu Eingangsrechnungen wie der Mitarbeiter in Hamburg. Allein dieser Umstand beschleunigt die Durchlaufzeiten von Rechnungen im Unternehmen ungemein. Alle in den Rechnungsprozess involvierten Mitarbeiter ziehen durch die digitale Rechnungsfreigabe an einem Strang.
Vorteil 3: Rechnungen beschleunigt freigeben und Skonti ziehen
- Viele Rechnungssteller stellen Skonto-Abzüge bei fristgemäßer Zahlung in Aussicht. Gerade hier lassen sich durch digitale Rechnungsfreigaben Skonti-Gewinne einfahren. Auch dies rechnet sich, wenn wir von Rechnungen im zweistelligen Bereich pro Tag sprechen. So machen elektronische Rechnungsworkflows das Arbeitsleben der Finanzteams nicht nur angenehmer, sondern auch lukrativer. Dies ist sicherlich die König:innen-Klasse der Eingangsrechnungsworkflows. Häufig helfen Rechnungsfreigaben bereits im Vermeiden von Mahnungen.
easy – spielt die Stärken digitaler Rechnungsfreigaben voll aus
Natürlich ist der Prozess zur Erfassung, Verarbeitung und Freigabe von Rechnungen und Belegen für alle daran beteiligten Abteilungen im Unternehmen ein essenzieller. Erst dieser elektronische Rechnungsprozess sorgt mit der digitalen Rechnungsfreigabe für maximale Übersicht in Rechnungsangelegenheiten und zügige Durchlaufzeiten. Dadurch profitieren alle beteiligten Personen in der Buchhaltung oder im Rechnungswesen bis hin zum Controlling, also letztlich das Unternehmen insgesamt. Darüber hinaus freuen sich Lieferanten ebenfalls über einen schnellen Cashflow. Denkt man den Rechnungsprozess und die darin entstehenden Daten einen Schritt weiter, schaffen Sie mit easy invoice und easy archive zugleich einen Wissenshub. Die Daten liegen ja bereits vor, da Sie alle Rechnungen und Belege auch GoBD-konform archivieren, also zehn Jahre aufbewahren müssen. Damit schaffen Sie die perfekte Basis für fundierte Prognosen und Rückblicke zu wirtschaftlichen Aktivitäten.