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Erst Lieferantenportale sorgen für effizientes Lieferantenmanagement

Jeden Tag stehen Experten des Einkaufs vor der Herausforderung eines hohen administrativen Aufwands. Lieferantenportale bieten hier eine Lösung: indem sie Arbeitsabläufe und Prozesse durch Workflows vereinfachen und Zeit einsparen. Aber auch für das Einkaufsteam im Unternehmen wie auch für die externen Lieferanten gelingt die Kommunikation und Zusammenarbeit über derartiges Portal erheblich leichter.

Max. Lesezeit 9min

Doch für ein erfolgreiches digitales Lieferantenmanagement müssen wir einige wichtige Erfolgsfaktoren vor Einführung eines Lieferantenportals berücksichtigen – angefangen beim effektiven Onboarding der Lieferanten übers Lieferantenmanagement bis zur Integration von KI-Tools zur Datenanalyse.

Was sind Lieferantenportale?

Ein Lieferantenportal gehört zu den Webanwendungen. Es ist eine Website, die den gegenseitigen Austausch von Informationen zwischen Lieferanten und Einkauf in Unternehmen ermöglicht. Der Informationsaustausch zwischen beiden Parteien findet direkt über das Portal statt, bleibt nachvollziehbar und damit transparent.

Was leisten derartige Lieferantenportale?

Derartige Portale und deren Selfservice-Funktionen bieten dazu einen vielversprechenden Ansatz sowohl für den Einkauf im Unternehmen wie auch für externe Lieferanten. Lieferantenportale unterstützen definierte Prozesse im Einkauf, aber auch das Management von Lieferanten- und Leistungsanfragen sowie der Lieferantenstammdaten. Allein die Suche nach aktuellen Lieferantendaten über verschiedene Quellen hinweg – wie ERP und CRM – beansprucht viel Zeit. Das verlangsamt Reaktionszeiten und lenkt von anderen, oft dringenderen Aufgaben ab. Auch die bloße Menge an Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen kann schnell in ein Problem münden. Gerade wenn diese noch auf Papier und über den Postweg eintreffen. So stehen Einkaufsabteilungen oft in einem dichten Dokumenten-Dschungel.

Für den strategischen Einkauf

In der heutigen Geschäftswelt gewinnt der unternehmerische Einkauf zunehmend an strategischer Bedeutung. Während bisher hauptsächlich das Einsparen von Kosten im Fokus stand, rückt nun die digitale Transformation mehr und mehr Vordergrund. Dem „2024 State of Procurement Report“ von Amazon Business folgend, rechnen über die Hälfte der Befragten mit erhöhten Budgets im kommenden Jahr. Dieses soll gezielt in neue Technologien investiert werden, um die Prozesse in Beschaffung und Einkauf weiter zu optimieren, z.B. auch in Lieferantenportale. Vor allem aber die im Einkauf verfügbaren Werkzeuge für Datenanalyse, Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI) sollen verstärkt eingesetzt werden. Doch wie kann diese smarte Digitalisierung im Purchase-to-Pay-Prozess (P2P) konkret und ganzheitlich umgesetzt werden?

5 Funktionen für Lieferantenportale

Die Implementierung von Lieferantenportalen revolutioniert die Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Lieferanten. Im Wesentlichen geht es dabei um die folgenden Ziele:

  • Flexibler und ortsunabhängiger Zugriff für Einkauf und Lieferanten zu den Daten aus Bestellungen und Lieferantenprozessen
  • Lieferantenportale bieten jederzeit den vollständigen Überblick auf den Status von Rechnungen
  • Verkürzte Bearbeitungszeiten und schnelle Reaktionen bei Anfragen und Interventionen durchs Lieferantenportal im Purchase-to-Pay-Prozess
  • Beschleunigte Cash-Flows für Lieferanten

Zusätzlich führen Lieferantenportale zu signifikanten Kosteneinsparungen bei der externen Kommunikation mit Lieferanten – teilweise um bis zu 90%. Sämtliche Kommunikation funktioniert reibungslos und ist stets kontextgebunden. Allerdings sind bei der Einführung solcher Portale einige entscheidende Punkte zu beachten, damit bei der späteren Zusammenarbeit auch wirklich klappt.

1. First contact: Lieferanten-Onboarding

Schon der erste Kontakt mit potenziellen Lieferanten erfolgt direkt über das Lieferantenportal und besticht durch ein einfaches Onboarding. Bereits die Eingabe der Lieferantenstammdaten im Selfservice wird auf Plausibilität und Konsistenz geprüft. So lassen sich von Anfang an Fehler auf Seite der Lieferanten vermeiden. Eine hohe Qualität der Stammdaten folgt daraus. Gleichzeitig entfällt die lästige Mehr-und-Nacharbeit für die Einkaufsabteilung. Für diese Art der Lieferanten-Selfservices müssen im Portal natürlich entsprechende Formularfelder und Fragebögen bereitstehen. Schließlich müssen Lieferanten selbstständig nicht nur Kontaktdaten, sondern auch Daten zu Leistungen, Konditionen und Preisen hinterlegen. Während der Eingabe ermöglicht eine automatische Plausibilitätsprüfung, dass die Daten nahtlos vom Lieferantenportal ins führende ERP-System übertragen werden. Ferner sollten sich die Profile mit minimalem Aufwand anpassen lassen, um beispielsweise Lieferanten als Kreditoren hinzuzufügen oder allgemeine Aktualisierungen vorzunehmen.

2. Automatisierte Leistungsanfragen (Requests for Information (RFI))

Sobald sich Lieferanten erfolgreich im Lieferantenportal registriert haben, eröffnen sich vielfältige Optionen zur Automatisierung und Optimierung nachgelagerter Workflows. Lieferantenportale ermöglichen nicht nur die Abwicklung wie Lieferungsannahme und Rechnungsbegleichung im operativen Purchase-to-Pay, sondern auch die effiziente Auswahl und Suche nach Lieferanten. Im Laufe der Zeit entwickelt sich ein Lieferantenpool, der sich im Selfservice selbst verwaltet. Für das Einkaufsteam bildet dieser Lieferantenpool die ideale Basis zur Kategorisierung, z.B. wenn es um Bestellungen von A-, B- oder C-Gütern geht. So lassen sich Lieferanten späterhin für Leistungsanfragen (RFI) gezielt auswählen und ansprechen. Auf diese RFIs reagieren Lieferanten auch wieder im Selfservice: Angebote können zielgerichtet und mit ausreichenden Informationen versehen platziert werden. Kurzum: So lassen sich alle Lieferantenangebote zu einer Leistungsanfrage vergleichen und bewerten. Dies vereinfacht das Lieferantenmanagement ungemein und führt zu mehr Effizienz.

3. Lieferanten bewerten

Über die erwähnten RFIs hinaus spielen aber auch Funktionen zur Lieferantenbewertung eine große Rolle für den strategischen Einkauf. Die Daten liegen vor, sie wurden ja übers Lieferantenportal erhoben. Die Frage, wie ein Lieferant „performt“, lässt sich nun schnell beantworten. Dazu gehören nicht nur das Qualitätsmanagement, die Lieferzuverlässigkeit bei Bestellungen und das gebotene Preis-Leistungs-Verhältnis von Produkten. Auch Aspekte wie die Innovationskraft der Lieferanten, und deren Bewältigung volatiler Supply Chains, ihre finanzielle Stabilität und ihre Umweltbilanz zählen dazu. So kommt der strategische Einkauf zu einer ganzheitlichen Perspektive, was die Lieferantenbewertung angeht. Das hilft Unternehmen, ihre Lieferantenbeziehungen besser zu verstehen und diejenigen Partner auszuwählen, die am besten zu langfristigen Zielen und Werten des Unternehmens passen. Darüber hinaus können Integrationen des Lieferantenportals mit externen Bewertungsplattformen oder Benchmarking-Datenbanken wertvolle Einblicke liefern und die Lieferantenbewertung weiter verbessern.

Bewertungen sind keine Einwegstraße

Auch für Lieferanten spielt der reibungslose Austausch von Daten und Dokumenten mit dem einkaufenden Unternehmen durchaus eine bedeutende Rolle. Sobald das Unternehmen über eine entsprechende Portallösung verfügt, schlägt sich dies positiv auf Einkaufsverhandlungen nieder. Davon ist auszugehen. Lieferanten werden eher geneigt sein, Unternehmen zu beliefern, die eben ein Lieferantenportal bereitstellen. So gewinnt der Lieferant Planungssicherheit und den vollständigen Überblick auf gestellte Rechnungen und Zahlungseingänge.

4. Das Lieferantenportal als Wissenszentrale im Einkauf

In modernen Unternehmenslandschaften spielen Lieferantenportale eine zentrale Rolle für den Einkaufsprozess. Sie stellen einen zentralen Wissenshub dar, der Lieferantendaten effizient verknüpft und Geschäftsprozesse für die Beschaffung effektiver und schneller gestaltet. Idealerweise kombiniert man das Lieferantenportal mit einem Archiv. So besitzen Mitarbeiter aus Einkauf und anderen Abteilungen im Unternehmen den schnellen Zugriff. Sie erhalten Antworten auf dringende Fragen zu Rechnungen, Lieferscheinen und E-Mail-Korrespondenzen können problemlos eingesehen werden. Das vereinfacht die Arbeitsabläufe erheblich. Aber erst in Kombination mit einem Archiv bildet das Lieferantenportal die Brücke zwischen Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft. So entsteht ein Datenhub für Einblicke in unternehmensweite Zusammenhänge und Strukturen. Der Kontext dieser Daten in Verbindung mit den Lieferantendaten bietet eine Basis für rationale Analysen. Zukünftige Trends und mögliche Probleme, z.B. in der Supply Chain, können früh erkannt werden.

Lieferantenportale sind der Wissenshub

Auf den ersten Blick gehören Mitarbeitende des Einkaufs wie auch Lieferanten zu den Vorteilsnehmern eines Lieferantenportals. Diese Kategorisierung täuscht jedoch darüber hinweg, dass neben dem Einkauf zahlreiche andere vor- und nachgelagerte und angrenzende Prozesse und Abteilungen existieren. Auch diese benötigen zuweilen Zugriff auf Daten und Informationen aus Einkaufsprozessen. Um es zu illustrieren:

  • Wer im Unternehmen braucht noch Zugriff auf Verträge an Wochenenden?
  • Oder auf Lieferantenseite: Wen müssen Mitarbeitende kontaktieren, falls wochenends mal das Produktionsfließband stillsteht?
  • Oder bei IT-Dienstleistungen: Wer benötigt Zugriff auf Service-Level-Agreements, falls mal etwas nicht so funktioniert wie gewünscht?

All diese Informationen kann ein Lieferantenportal bereitstellen. Zeitgemäße Portale verfügen über ein fein granulares Rollen- und Rechtemanagement, was den Zugriff auf Informationen angeht. Durch vorrauschauende Planung lassen sich alle informationsabhängigen internen und externen Gruppen einbeziehen. Damit alles im Fluss bleibt und die Arbeit einfach gelingt.

5. Optimale Integration: Auf Schnittstellen achten

Für ein reibungsloses Funktionieren von Lieferantenportalen gehört ein passendes Systemumfeld mit entsprechenden Schnittstellen einfach dazu. Das ist von entscheidender Bedeutung. Diese Schnittstellen synchronisieren Daten aus dem Lieferantenportal z.B. mit dem CRM (Customer Relationship Management) oder dem ERP (Enterprise Resource Planning). Bevor jedoch die Implementierung eines Lieferantenportals erfolgt, müssen Verantwortliche im Einkauf einen genauen Fahrplan erstellen und die zentralen Fragen klären, mit welchen Systemen das Lieferantenportal in Verbindung stehen soll.

Erst ein Lieferantenportal vereint Einkauf mit externen Lieferanten

Für eine effiziente Partnerschaft auf Dauer, möchte man hinzufügen. Lieferantenportale bieten also eine clevere Lösung im Einkauf, um den administrativen Aufwand im Einkaufsprozess für beide Seiten zu reduzieren. Gleichzeitig entsteht im Laufe der Zeit ein Pool von Lieferanten, aus deren Angeboten der Einkauf im Unternehmen einfach das passende auswählt. Somit stabilisieren derartige Portale auch die Supply-Chain in volatilen Zeiten. Zudem verbessert das Portal die Kommunikation zwischen Unternehmen und Lieferanten. Durch die Möglichkeit des flexiblen und ortsunabhängigen Zugriffs auf Bestell- und Lieferantenprozesse sowie den vollständigen Überblick über Rechnungsstatus bieten sie zahlreiche Vorteile für beide Seiten. Die Implementierung von Lieferantenportalen transformiert die Zusammenarbeit beider Parteien.

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