Karriere easy portal Kontakt
Sprachumschalter

BLOG

Elektronische Rechnungen richtig aufbewahren: So geht‘s

E-Rechnungen regelkonform zu archivieren, gehört zur Pflicht. Alles Wesentliche zu Speicherorten, Aufbewahrungsfristen und gesetzlichen Anforderungen lesen Sie hier.

Max. Lesezeit 8min

Wie sind E-Rechnungen aufzubewahren?  

Für die in digitalen Geschäftsprozessen steuerpflichtiger Unternehmen entstehenden E-Rechnungen gelten Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren in Deutschland. Dies fordern die Abgabenordnung (AO), das Handelsgesetzbuch (HGB) und das Umsatzsteuergesetz (UStG). So viel dazu in aller Kürze vorab.

Über die Archivierungsdauer hinaus formulieren die GoBD* noch weitere Ansprüche an die Art der Aufbewahrung. Alle zu archivierenden E-Rechnungen gehören

  • in elektronischer Form aufbewahrt, ebenso wie sie das Unternehmen erreichten.
  • Dabei müssen sie unveränderlich aufbewahrt,
  • während der Archivierung ebenso maschinell lesbar
  • wie auch im Zugriff für Wirtschaftsprüfer bleiben und
  • über den Aufbewahrungszeitraum revisionssicher abgelegt werden.

* Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form

Verwaltung und Archivierung von Eingangsrechnungen

Auch wenn 2025 die E-Rechnung kommt, müssen Sie bis 2028 noch mit PDFs, Papierrechnungen und anderen Rechnungsmedien rechnen. Auch diese müssen verarbeitet und archiviert werden. Dabei unterstützen Sie bewährte Methoden für den Rechnungseingangsprozess. Erfahren Sie im Whitepaper, wie Ihnen dies am leichtesten gelingt.

Whitepaper lesen

Was bedeutet Revisionssicherheit für elektronische Rechnungen?

Im Kontext der Aufbewahrungsfristen fällt immer wieder das Wort „Revisionssicherheit“. Diese Forderung leitet sich aus den GoBD, dem HGB und der Abgabenverordung (AO) ab. Revisionsichere Archivierung bedeutet: Die Archivierungssoftware und das gewählte Verfahren müssen die rechtlichen Anforderungen an die archivierten E-Rechnungen während des Aufbewahrungszeitraums sicherstellen. Zu den Anforderungen gehören:

  • Vollständigkeit
  • Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz
  • Sicherheit
  • Verfügbarkeit
  • Nachvollziehbarkeit
  • Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit

Erwähnenswert an dieser Stelle: Revisionssichere Archivierung ist allein kein rein technischer Vorgang. Gleichzeitig spielen hier organisatorische Aspekte eine wichtige Rolle, wie z.B. die Verfahrensdokumentation der am Archivierungsprozess beteiligten Systeme und Mitarbeiter im Unternehmen

Aufbewahrungsfristen: So lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden

Als Aufbewahrungsdauer für empfangene wie auch gestellte Rechnungen gelten laut Abgabenordnung (AO) und Handelsgesetzbuch (HGB) 10 Jahre.

  • Die Aufbewahrungsdauer startet stets mit dem Ende (31.12.) des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt oder zugestellt wurde. 
  • Beispiel: Sie empfangen eine elektronische Rechnung am 01.02.2023. Also müssen Sie diese Rechnung bis zum 31.12.2033 aufbewahren bzw. archivieren. 

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Belege in Papierform oder als elektronische Rechnungen vorliegen. Die Aufbewahrungspflicht trifft laut AO für beide Medien zu. Nach Ablauf dieser Frist können Papier- und ERechnungen vernichtet werden. 

// Update:

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV wurde am 18.10.24 im Bundesrat beschlossen. In Kraft tritt es am 01.01.25. So verringern sich die Aufbewahrungsfristen um 2 Jahre: Ab 2025 müssen Buchungsbelege wie die E-Rechnung statt 10 nur noch 8 Jahre aufbewahrt werden. Weitere Details dazu stehen noch aus.

eRechnungspflicht 2025 – was muss ich beachten?

Diplom-Finanzwirt Bernhard Lindgens ist beim Bundeszentralamt für Steuern in der Betrugsbekämpfung tätig. Erhalten Sie von ihm Infos aus erster Hand über die anstehenden E-Rechnungspflicht! Entdecken Sie die Aufzeichnung, in der Experte Lindgens das große „Wieso, weshalb, warum“ erklärt und den Gästen einen Wissensvorsprung gibt, was Sie konkret beachten müssen.

Wo müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

In Deutschland gelten auch zum Aufbewahrungsort der elektronischen Rechnungen gesetzliche Regeln. Nehmen wir es wortwörtlich:

Speicherort – geographisch

  • Unternehmen sind nicht verpflichtet, elektronische Rechnungen im Inland zu archivieren. Jedoch: Solange die E-Rechnungen im EU-Raum jederzeit online abrufbar sind, ist dies regelkonform. Nur müssen Sie das Finanzamt über den Serverstandort informieren.

Medium

  • Wenn es um die Archivierung von E-Rechnungen geht, unterliegt das Medium zur Aufbewahrung nicht Ihrer Wahlfreiheit. Elektronische Rechnungen und Belege müssen grundsätzlich elektronisch archiviert werden; bleiben also digital. Eine elektronische Rechnung auszudrucken und abzuheften, um sie zu archivieren, ist nicht korrekt.

Speicherverfahren: Lokal aufbewahren, auf eigenem Server oder in der Cloud archivieren?

  • In aller Kürze: Alle drei Speicherverfahren zur Archivierung von E-Rechnungen stehen im Einklang mit den GoBD. Dies bleibt eine Frage Ihrer Anforderungen. Wichtig: Falls Sie Ihre E-Rechnungen in der Cloud aufbewahren, müssen sie nach wie vor darauf achten, dass der Cloud-Anbieter die Server in Deutschland oder an einem anderen zulässigen Standort betreibt.

Archivsysteme für E-Rechnungen

  • Die Auswahl des passenden Systems steht Ihnen frei. Sie müssen dennoch darauf achten, dass das Archivsystem bestimmte rechtliche Vorgaben und Richtlinien einhält. Das sind hier die GoBD. Prüfen Sie die Software-Anbieter Ihrer Wahl nach Zertifizierungen und Testaten der angebotenen Software, z.B. IDW PS 880. Letzteres Testat weist die GoBD-Konformität eines Archivsystems nach.

Webinar-Aufzeichnung: rechnungsverarbeitung aus der cloud

Welche Vorteile bietet easy invoice smart fürs moderne Eingangs­rechnungs­management? Wie funktionieren Rechnungsworkflows und welche Abteilungen profitieren von digitaler Rechnungs­verarbeitung?

Webinar ansehen

Anforderungen an ein System zur Archivierung von E-Rechnungen

Ein Archiv zur Aufbewahrung elektronischer Eingangsrechnungen sollte zumindest folgende Anforderungen erfüllen:

  • Rechtliche Compliance: Erfüllt das Archiv gesetzliche Anforderungen wie die GoBD? Letztere sind ein Muss, um die Archivierung von E-Rechnungen regelkonform zu ermöglichen.
  • Sicherheit und Datenschutz: Robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und Integrität der Daten sollte ein Archiv schon im Standard mitbringen.
  • Langfristige Integrität und Nachvollziehbarkeit: Schutz vor unbefugten Änderungen und klare Rückverfolgbarkeit von Modifikationen. Ein rollen- und rechtebasiertes Archivsystem wie easy archive erfüllt diesen Anspruch.
  • Ortsunabhängiger Zugriff: Auch wenn es sich im hier beschriebenen Fall „nur“ um die Archivierung von E-Rechnungen handelt, stellen Sie bei der Archivauswahl sicher, dass Ihre Mitarbeitenden auch remote im Archiv recherchieren können. Das gehört heute zum guten Ton dazu, erleichtert die Zusammenarbeit und spart Zeit und Kosten.
  • Effiziente Such- und Abrufmöglichkeiten: Benutzerfreundliche Suchfunktionen für den schnellen Zugriff auf archivierte E-Rechnungen und andere Dokumente sollte ein Archiv ebenfalls ermöglichen.
  • Skalierbarkeit und Interoperabilität: Flexibilität, um mit dem Unternehmenswachstum Schritt zu halten, und Kompatibilität mit verschiedenen ECM-Systemen, Rechnungsformaten etc. Wichtig dazu sind u.a. Schnittstellen, wie z.B. CMIS.

Benken Sie zudem, dass das Aufbewahren von E-Rechnungen nur einen Anwendungsfall darstellt. Ebenso gehören Verträge aus der Vertragsmanagement-Software archiviert, gleiches gilt Personaldokumente aus HR-Anwendungen. Das Einhalten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) muss ein Aufbewahrungssystem ebenfalls beherrschen. Perspektivisch gedacht, kann ein digitales Archiv die perfekte Basis für den Wissenshub im Unternehmen bilden Ein solcher Wissenshub ist ein Motor für effektives Wissensmanagement und ermöglicht Unternehmen, digitale Daten sicher und effizient zu verwalten. Es unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und bietet eine solide Grundlage für zukünftige Entwicklungen im Bereich der elektronischen Dokumentenarchivierung.

Blitzschnell zur digitalen Rechnungsverarbeitung plus Archiv

Eingangsrechnungen verarbeiten Sie mit easy invoice von nun an wie von allein. Und das Beste: Optional integriert sich easy invoice ins revisionssichere und GoBD-konforme easy archive. Keine Anpassungen, keine langwierigen Schulungen, einfach selbsterklärend. Interesse geweckt? Erfahren Sie mehr im Whitepaper.

Whitepaper lesen

7 Vorteile der Archivierung elektronischer Rechnungen

  1. Platz- und Ressourcenersparnis: Durch elektronische Archivierung entfällt der Bedarf an physischem Speicherplatz für Papierdokumente und entsprechende Aufbewahrungssysteme. Alles bleibt digital und somit staubfrei.
  2. Zeitersparnis bei der Suche: Gerade im Archiv können E-Rechnungen schnell durchsucht, gefunden und sortiert werden. Das beschleunigt das Auffinden bestimmter Informationen erheblich.
  3. Verbesserte Compliance: Elektronische Aufbewahrung erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur Archivierung von E-Rechnungen. In der Regel ist dies oft mit fortschrittlichen Sicherheits- und Zugriffskontrollen verbunden.
  4. Höhere Datensicherheit: E-Rechnungsarchivierung bietet in der Regel eine bessere Sicherheit gegen Datenverlust oder unbefugten Zugriff im Vergleich zu physischen Archiven.
  5. Bessere Nachverfolgbarkeit: Elektronische Archivierung ermöglicht eine transparente Audit-Trail-Funktionalität. So bleibt der Verlauf von Transaktionen nachvollziehbar.
  6. Mobilität und Zugänglichkeit: Archivierte E-Rechnungen können von überall aus abgerufen werden. Das steigert Flexibilität und Mobilität im Geschäftsalltag.
  7. Basis für den Wissenshub: Das Rechnungsarchiv dient als zentrale Plattform, um alle relevanten Informationen im Kontext der E-Rechnungen zu speichern. Ideal für ortsunabhängige Teams im Einkauf.

FAQ

Was versteht man unter Archivierung/Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen?

E-Rechnungen werden im digitalen Format empfangen und deshalb auch zwingend elektronisch archiviert. Die Archivierung und der dazugehörige Prozess unterliegen strikten Regeln und Pflichten, gerade aus steuer- und handelsrechtlicher Perspektive. Wo Sie Ihre E-Rechnungen aufbewahren, ist Ihnen freigestellt, solange es im EU-Raum stattfindet.

Gibt es eine Pflicht zur Aufbewahrung von digitalen Rechnungen?

Die Anforderungen und Aufbewahrungsfristen von Rechnungen sind medienagnostisch. Papier- und E-Rechnungen müssen Sie 10 Jahre revisionssicher aufbewahren.

Worauf müssen Sie bei elektronischen Rechnungen per Mail achten?

Sobald der Großteil Ihrer Geschäftskommunikation über E-Mail abläuft, ist ein bedeutender Teil dieser Mails wahrscheinlich auch geschäftsrelevant. Zum Beispiel, wenn Sie eine Rechnung per E-Mail erhalten. Das bedeutet, dass solche E-Mails genauso behandelt werden müssen wie andere geschäftsrelevante Dokumente. Sie müssen also genauso archiviert werden. Auch hier greift wieder die GoBD. Im Beitrag E-Mail-Archivierung lesen Sie mehr dazu.

Ähnliche artikel

Personalmanagement: Grundlagen, Ziele und zentrale Aufgaben

Zeitgemäßes Personalmanagement ist entscheidend für die nachhaltige Weiterentwicklung und den Erfolg von Unternehmen. Eine ganzheitliche, moderne Personalarbeit kommt sowohl den Mitarbeitenden wie auch Unternehmen zugute.

jetzt lesen

Rechnungserfassung in SAP – wie’s einfach besser funktioniert

Rechnungen erreichen das eigene Unternehmen in vielerlei Form: manchmal noch auf Papier, oft als PDF und ab 2025 als E-Rechnung. Die Rechnungserfassung in SAP beherrscht die Verarbeitung dieser Kreditoren- oder Lieferantenrechnungen natürlich auf elegante Art.

jetzt lesen

Freigabeprozesse optimieren: 7 Tipps, die Ihre Buchhaltung vereinfachen   

Ohne Freigabeprozesse, keine ordnungsgemäße Buchhaltung. Das steht außer Frage. Gleichzeitig sind Freigabeprozesse aber auch einer der wesentlichen Schmerzpunkte jeder Buchhaltung. Denn Fehler im System führen zu Folgefehlern: Rechnungen werden zu spät bezahlt, Mahnkosten entstehen und Lieferanten bleiben verärgert zurück. Was Sie beachten möchten, um Freigabeprozesse zu optimieren, klärt der Artikel.

jetzt lesen
Newsroom Übersicht Mediathek Glossar