Aufbewahrungsfristen elektronischer Rechnungen – wie lange archivieren? 

Als Aufbewahrungspflicht für Geschäftsdokumente – also für steuerrechtlich relevante Unterlagen – gelten Zeiträume von drei bis zehn Jahren innerhalb Europas, so viel in aller Kürze vorab.  

Wie lange müssen Unternehmen elektronische Rechnungen archivieren?  

Als Aufbewahrungsfrist für empfangene wie auch gestellte Rechnungen gelten laut Abgabenordnung (AO) 10 Jahre. Das beschreibt § 147 (3) „Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen“ der AO aus steuerrechtlicher Perspektive. Gleiches gilt handelsrechtlicher Perspektive, also aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) mit $ 257.  Die Aufbewahrungsdauer startet stets mit dem Ende (31.12.) des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt oder zugestellt wurde. 

• Beispiel: Sie empfangen eine elektronische Rechnung am 01.02.2023. Also müssen Sie diese Rechnung bis zum 31.12.2033 aufbewahren bzw. archivieren. 

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Rechnungen in Papierform oder als elektronische Rechnungen archiviert und aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungspflicht trifft laut AO auf beides zu. Nach Ablauf dieser Frist können die Rechnungen vernichtet werden. 

Wer muss Rechnungen und andere Steuerunterlagen archivieren?

Alle Unternehmen und Personen, die im Sinne des Handels- und Steuerrechts zur Buchführung angehalten sind, müssen Aufbewahrungsfristen von Rechnungen und anderen Steuerunterlagen einhalten. Das betrifft auch Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer. Hier greift die GoBD*, in die das schon erwähnte Handelsgesetzbuch (HGB) sowie das Umsatzsteuergesetz (UStG) und die Abgabenordnung (AO) einfließen.

*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Warum 10 Jahre Aufbewahrungspflicht für elektronische Rechnungen etc.?

Die Aufbewahrungspflicht zu Rechnungen, nebst anderen Steuerunterlagen, z.B. Handels- und Geschäftsbriefe, soll eine Sache sicherstellen: die Dokumentation wie auch rückblickende Nachvollziehbarkeit der abgeschlossenen Geschäftsvorgänge des jeweiligen Unternehmens. Ob nun noch als Papierrechnung oder schon als elektronische Rechnungen, spielt im Kontext der Aufbewahrung keine Rolle.

Aus steuerrechtlicher Perspektive gilt es, Betrug zu vermeiden bzw. zu erkennen. Dies ist im Wesentlichen einer der Gründe für die Aufbewahrungspflichten für Rechnungen, Belege und geschäftlichen Unterlagen aus Perspektive des Gesetzgebers durch die Finanzbehörden. Über die Betriebsprüfung hinaus, liegt es jedoch auch im Interesse des Unternehmens selbst, für Transparenz in Sachen finanzieller Transaktionen zu sorgen. So schaffen Sie ganz nebenbei die perfekte Daten-Basis für den Blick zur Einschätzung der finanziellen, geschäftlichen Entwicklung des Unternehmens rückwirkend, der in die Zukunft gerichtet zur besseren Planbarkeit führt.

Welche Aufbewahrungsfristen werden unterschieden & gelten für welche Geschäftsdokumente?

In Deutschland gelten – je nach Dokumentenart – zwei gesetzliche Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen: 6 oder 10 Jahre. An dieser Stelle folgen nun eine kurze Übersicht und Auflistung gängiger Dokumente:

Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für:

• Angebote
• Import-/Exportunterlagen und Zollbelege
• Betriebsprüfungsberichte
• Handels- & Geschäftsbriefe

Eine 10-jährige Frist trifft auf folgende Dokumente zu:

• Abschlagszahlungen
• Lieferscheine (Wenn der Lieferschein gleichzeitig die Rechnung darstellt.)
• Rechnungen
• Buchungsbelege
• Ausgangsrechnungen
• Abschreibungsunterlagen
• Kontoauszüge
• Jahresabschlüsse

Natürlich ist diese Liste zur Archivierung der aufbewahrungspflichtigen Dokumente und Steuerunterlagen notwendigerweise unvollständig.

In welcher Form sollten Sie Rechnungen archivieren?

Idealerweise archivieren Sie elektronische Rechnungen und andere steuerrechtlich relevante Unterlagen in einem digitalen Archiv. Bereits vorhandene Rechnungen in Papierform sollten Sie dann digitalisieren; hier gilt es, eine für Sie passende Archivierungsstrategie zu treffen: mehr dazu im Beitrag zur Scanstraße. Als Voraussetzung bei der Auswahl der Archivierungslösung sollten Sie verschiedene Anforderungen an das Archiv berücksichtigen. In rechtlicher Hinsicht sind zwei dieser Anforderungen zentral:

• GoBD-Konformität, zertifiziert z.B. durch IDW PS-880
• DSGVO-Konformität, zertifiziert z.B. durch ISAE 3000

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) gehört zu einer der wesentlichen Verwaltungsanweisungen des Bundesministeriums für Finanzen (BMF). Diese Anweisung beschreibt, wie Sie elektronische Geschäftsdokumente ordnungsgemäß archivieren. Aber auch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sollte das Archiv beherrschen.

Was bedeutet revisionssicher, sobald Sie elektronische Rechnungen archivieren?

Im Kontext der Aufbewahrungsfristen fällt immer wieder das Wort „Revisionssicherheit“. Diese Forderung leitet sich aus den GoBD, dem HGB und der Abgabenverordung (AO) ab. Revisionssichere Archivierung meint nichts anderes, als dass während des Aufbewahrungszeitraums der archivierten Rechnungen die folgenden rechtlichen Anforderungen der

• Vollständigkeit,
• Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz,
• Sicherheit,
• Verfügbarkeit,
• Nachvollziehbarkeit,
• Lesbarkeit und maschinellen Auswertbarkeit

durch die Archivierungssoftware und das gewählte Verfahren erfüllt werden. Erwähnenswert an dieser Stelle: Revisionssichere Archivierung ist allein kein rein technischer Vorgang. Gleichzeitig spielen hier organisatorische Aspekte eine wichtige Rolle, wie z.B. die Verfahrensdokumentation der am Archivierungsprozess beteiligten Systeme und Mitarbeiter im Unternehmen.

Wo die Rechnungen elektronisch archivieren?

Gehen wir davon aus, dass Sie digitale Archivierung für Ihre elektronischen Rechnungen einsetzen wollen, so gilt als erster Hinweis, dass Sie der zuständigen Finanzbehörde den Standort der Datenverarbeitungssystems, also des digitalen Archivs, oder bei Beauftragung eines Dienstleisters dessen Name und Anschrift mitteilen. Dies folgt aus $ 146 (2a) AO. Naturgemäß sollten in Deutschland sesshafte Unternehmen auch die elektronischen Rechnungen auch hierzulande aufbewahren. Für den Fall einer on-premises laufenden elektronischen Archivierung wirft dies keine Probleme auf. Und gleiches sollte für ein Archivierungssystem in der Cloud gelten. Im Zweifelsfall benötigen Sie eine Genehmigung der Finanzverwaltung. Bitte bedenken: Auch Betriebsprüfer müssen in die Lage versetzt werden, jederzeit online Einsicht in Ihr elektronisches Archiv zu erhalten.

Wie elektronische Rechnungen archivieren?

Papierrechnungen gehören aufs Abstellgleis. Der Gesetzgeber sieht es genauso, wenn auch aus anderer Motivation; spätestens mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 sind Papierrechnungen und elektronische Rechnungen gleichgestellt. Das erleichtert den Umgang und vermeidet Medienbrüche.

Falls Sie also Ihre Rechnungen schon elektronisch empfangen, folgt daraus, dass Sie diese elektronischen Rechnungen weiterhin digital verarbeiten und letztlich elektronisch archivieren müssen. Falls Sie Ihre Rechnungen als E-Mail samt angehängtem PDF bekommen, behalten Sie dieses Rechnungsformat bei und archivieren die PDF-Rechnung. Voraussetzung ist natürlich, dass die digitale Rechnung alle Pflichtangaben einer Rechnung enthält.