Die digitale Personalakte in der Cloud

Alle mitarbeiterbezogenen Informationen zentral an einem Ort

Endlich Schluss mit Suchen: Mit einer zentralen Ablage aller Daten und zugehöriger Dokumente in der digitalen Personalakte können Sie mitarbeiterbezogene Informationen effizient verwalten. Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Zeugnisse, Fortbildungsnachweise sowie Personalstammdaten finden hier ihren Platz und liegen dank höchster Sicherheits­standards vollkommen geschützt in der cloudbasierten Lösung.

Die digitale Rechtevergabe von Einsichten in Personalakten reduziert die operativen Aufgaben der Personalabteilung und schafft zeitliche Freiräume für andere Aufgaben.

Auch To-dos im Onboarding von neuen Fachkräften, die Verwaltung von Weiterbildungsmaßnahmen oder das 25-jährige Jubiläum des wertgeschätzten Mitarbeiters können mit der digitalen Personalakte abgebildet werden. So wird ihr Personalmanagement transparent, Sie behalten alles im Blick und werden an wichtige Fristen erinnert.

Digitale Personalakte für eine schlanke und moderne HR-Abteilung

DSGVO-konform

  • Eindeutige Berechtigungskonzepte mit Zugriffsprotokollierung
  • Hinterlegte Löschfristen steuern die automatische Löschung von Daten
  • Manuelle Möglichkeiten zum Löschen von Daten
  • Unterstützung zur Datenminimierung

…und transparent

  • Alle Informationen zentral in einer digitalen Personalakte, keine Redundanzen
  • Schnelle Informationsgewinnung und Auskunftsfähigkeit
  • Standortübergreifend einheitliche Ablagestruktur
  • Zuverlässige Einhaltung von Fristen

Die Funktionen der digitalen Personalakte im Überblick

Maximale Sicherheit der Informationen in der digitalen Personalakte

Kaum ein Dokument im unternehmerischen Alltag ist so hohen Anforderungen an die Sicherheit unterworfen wie die Personalakte. Mit ausgefeilten Sicherheitsmechanismen innerhalb der digitalen Personalakte stellen wir sicher, dass Datenschutzvorgaben strikt eingehalten werden.

Intelligente Rechtevergabe

Je nach Rolle und individueller Berechtigung sieht der Anwender in der digitalen Personalakte – ganz gleich, ob Personalsachbearbeiter, Vorgesetzter oder Mitarbeiter – genau die Informationen, die für ihn bestimmt sind.

Fristen einhalten

Ein integriertes Fristenmanagement der digitalen Personalakte erinnert nicht nur zuverlässig an alle Wiedervorlagen und To-dos, sondern überwacht auch Fristen. Die Mitarbeiter im Personalmanagement werden spürbar entlastet.

Firmen- und Mandantenakte

Abgerundet wird unsere digitale Personalakte mit der revisionssicheren Ablage von Dokumenten, die nicht mitarbeiterbezogen sind, wie z.B. Betriebsvereinbarungen oder SV-Jahresmeldungen.

Mitarbeiterbindung durch digitale Personalakte

Gerade vor dem Hintergrund des demografischen Wandels ist es heute wichtig, nicht nur gute Mitarbeiter zu finden, sondern sie auch zu halten. Dafür ist ein gelungenes Onboarding essenziell. Mit einem workflowgesteuerten Aufgabenmanagement, der Erledigungskontrolle mit Fristen und einem mehrstufigen Eskalationsmanagement gelingt Ihnen das spielend. Alles integriert in die digitale Personalakte.

Mobil und flexibel auf die digitale Personalakte zugreifen

Ein webbasierter Zugriff auf die digitale Personalakte, unabhängig von Ort und Zeit, passt sich Ihrem Tagesablauf an und ermöglicht freies und flexibles Arbeiten. Dies gilt für das Cloud-Modell ebenso wie für die On-Premise-Lösung.

Verfügbarkeit im Personalmanagement

Mobile Apps können genutzt werden für die Erledigung von Urlaubsanträgen, Stammdatenänderungen bei Namensänderungen oder Steuerklassenänderungen.

Personalmanagement, das einfach läuft

…und zwar überall. Ein standardisiertes Übernahmetool garantiert die schnelle und automatische Integration der Personalstammdaten aus allen Drittsystemen wie Lohn- und Gehaltssystemen direkt in die digitale Personalakte. Diese werden mit Ihrem ERP-System synchronisiert und Belege automatisch an der richtigen Stelle abgelegt.

Berechnen Sie Ihren Preis für EASY HR Cloud

1. Wählen Sie die gewünschten Lösungsmodule aus

Die Kosten für die Module EASY Assessment und EASY Multiposting setzen sich auf Basis der gewünschten Spezifikationen zusammen und müssen deshalb individuell kalkuliert werden.

2. Geben Sie die Anzahl Ihrer Mitarbeiter an

In der Basisvariante können Sie bis zu 100 Personalakten anlegen.

Preisübersicht

Folgender Preis (zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer) ergibt sich:

pro Monat

Kosten pro Akte

zzgl. Implementierung

Digitale Personalakte und Firmenakte

Fragen und Antworten zu EASY HR Cloud

EASY HR Cloud bietet mit dem integrierten Tool DataTools eine Schnittstelle, um Ihre Bestandssysteme zu integrieren und darin enthaltene Daten und Dokumente einzubinden.

EASY HR Cloud enthält ein integriertes Tool (DataTools), über welches das System Daten mit Ihren Informationsquellen bidirektional austauscht.

EASY HR Cloud beinhaltet mit der integrierten Schnittstelle DataTools eine Möglichkeit, zahlreiche Systeme und Daten anzubinden. Um Ihre Anforderungen individuell zu besprechen, nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf.

Das Recruiting-Modul lässt sich um zwei zusätzliche native Cloud-Services erweitern, die individuell gebucht werden können:

  1. EASY Assessment: Das Tool ermöglicht die Einbindung von individuellen Einstellungstests in den digitalen Bewerbungsprozess, um die benötigten Kompetenzen zu überprüfen.
  2. EASY Multiposting-Service: Über den Multiposting-Service lassen sich Stellenausschreibungen bequem an über 300 angebundene Jobportale übermitteln.

Gern beraten wir Sie zu Ihren spezifischen Anforderungen im digitalen Personalmanagement. Hierfür bieten wir eine Consulting- Leistung, die zu jeder Zeit einzeln oder im Paket gebucht werden kann.

Entwickeln Sie das Potenzial Ihrer Mitarbeiter kontinuierlich weiter

Ihre Mitarbeiter im Unternehmen sind nicht nur eine Ressource, sie sind das wichtigste Kapital für den Unternehmenserfolg. Gerade im digitalen Wandel wird lebenslanges Lernen essenziell und somit auch die stetige Personalentwicklung Ihrer Mitarbeiter. Durch das Modul für Qualifikations- und Seminarmanagement in unserer EASY HR Software erhalten Führungskräfte und Personalverantwortliche auf Knopfdruck einen umfassenden Überblick über den Qualifikationsstand der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Entwicklungspotenziale werden aufgezeigt und die strategische Personalplanung unterstützt.

Wertschätzung heißt Mitarbeiterförderung

  • Volle Übersicht zu anstehenden Weiterbildungsmaßnahmen und Seminarmanagement
  • Innerbetriebliche rechtliche Vorgaben werden einfach eingehalten
  • Effiziente Unterstützung der Personalstrategie
  • Intelligente Verwaltung von Personalentwicklungsgesprächen und deren Auswertung
  • Zufriedene Mitarbeiter, die ihre Potenziale nutzen und weiterentwickeln

Die Funktionen der Software für Personalentwicklung im Überblick

Effizient und transparent

Management aller Organisationspunkte rund um Seminare:  Räume, Trainer, Seminaranbieter, Termine, Anmeldungen, Qualifikationspfade, Kosten, Voraussetzungen.

Planung

Für einzelne Mitarbeiter sowie für Externe und komplette Organisationsstrukturen, Funktionen und Stellen wird die Planung erleichtert.

Automatische Termine

Termingebundene innerbetriebliche Pflichtschulungen, Fachschulungen und Zertifizierungen.

Workflow

Für die Beantragung, Freigabe und Durchführung mit abschließender Bewertung.

Controlling

Erleichterte Budgetkontrolle und Budgetplanung.

Schnittstellen

Der Austausch von Daten zu FIBU-Systemen ist über beschriebene Austauschformate möglich.

Alle Mitarbeiter freundeten sich in kürzester Zeit mit der digitalen Personalakte an. Nach zwei Wochen wollte niemand mehr auf sie verzichten.

Christian Pukschaml, Personalleiter

Christian Puckschaml, Personalleiter der Feser-Graf-Gruppe
Referenzen

Kinopolis

Bei EASY SOFTWARE fand Kinopolis alles, was das Unternehmen suchte. Zuerst führte die Kinopolis Management Multiplex GmbH EASY Contract ein, gefolgt von EASY HR. Anschließend ging auch EASY Invoice ging an den Start.

IHK Würzburg-Schweinfurt

Die Stimme der IHK Würzburg-Schweinfurt hat Gewicht in Mainfranken: Mit fast 130 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vertritt die Wirtschaftskammer die Interessen ihrer Mitglieder. Die Digitalisierung hat sie bereits frühzeitig als Thema mit Standortrelevanz erkannt und geht mit gutem Beispiel voran: Im Personalwesen nutzt sie ein digitales Beurteilungs-Management auf Basis von EASY HR.

Feser-Graf-Gruppe

Für die Feser-Graf-Gruppe installierte die EASY SOFTWARE die digitale Personalakte EASY HR 3.0. Beschleunigte Arbeitsprozesse und mehr Transparenz sind die erreichten Ziele.
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