BLOG

Aufbewahrungsfristen: Was gilt bei Personalakten?

Personalakten sind hochsensibel, denn sie enthalten die Unterlagen der Mitarbeiter. Die Aufbewahrungspflichten dieser Daten sind rechtlich klar definiert. Welche Aufbewahrung gilt aber für welchen Teil der Personalakte? Und wie kann der Arbeitsgeber den Überblick behalten? Eine Zusammenfassung der wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Personalunterlagen.

Max. Lesezeit 4min

Die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen von Personalakten

Aufbewahrungspflicht für Bewerbungsunterlagen: drei Monate

Drei Monate ist die Aufbewahrungspflicht für Bewerberdaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, da nach dem Gleichbehandlungsgesetz die Möglichkeit eines Einspruchs bestehen kann. Kommt es zu einem Verfahren, muss die Personalabteilung diese Daten natürlich so lange aufbewahren, wie das Einspruchsverfahren läuft. Darüber hinaus dürfen Unterlagen in einem Bewerberpool gespeichert werden, wenn eine schriftliche Einwilligung dazu vorliegt. Bewerbungsunterlagen gehen in der Regel durch einen Prüfungsworkflow. Auch hier muss der Arbeitgeber unbedingt darauf achten, diesen zu dokumentieren und Daten nach Wegfall des Zwecks auch aus dem Workflow zu vernichten.

Aufbewahrungsfrist bei Personalakten: drei Jahre

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, muss die Personalakte nach dem Arbeitsrecht drei Jahre aufbewahrt werden, da der Mitarbeiter drei Jahre Zeit hat, um eventuelle Ansprüche geltend zu machen, wie die Anforderung eines Arbeitszeugnis. Die Aufbewahrungspflicht wird ab dem 31. Dezember des Jahres gerechnet, in dem der Arbeitsvertrag endet. Je nachdem, können Teile in der Personalakte enthalten sein, die steuerrechtlichen, sozialversicherungsrechtlichen und arbeitsrechtlichen Regelungen unterliegen, denn die Personalmitarbeiter entscheiden individuell über die Inhalte der Personalakten. Hier gelten längere Aufbewahrungspflichten.

DSGVO-konformes Berechtigungskonzept für HR-Abteilungen

Wie Sie anhand eines Berechtigungskonzeptes DSGVO-konforme Arbeitsprozesse im Personalwesen entwickeln und etablieren. Praxis und Praktikabilität stehen dabei im Vordergrund.

Whitepaper lesen

Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen bei Personalakten: sechs Jahre

Stehen Lohnsteuer-Außenprüfungen an, brauchen Steuerprüfer Einsicht in die steuerrechtlich relevanten Teile der Lohnunterlagen (EStG § 42f.). Sie ermitteln, ob der Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge, Kirchen- und Lohnsteuer ordentlich abgeführt hat. Personalunterlagen wie die Lohnabrechnungen, Lohnsteuerkarten und Belege für Lohnsteuerabzug dürfen also erst nach sechs Jahren gelöscht werden. Vor der Entsorgung der Personalakte müssen Verantwortliche unbedingt prüfen, ob Lohnunterlagen enthalten sind, die zur Gewinnermittlung von Betrieben genutzt werden. Hier gilt nämlich eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht.

Die Digitalisierung von Personalakten unterstützt die Personalabteilung dabei, automatisch wichtige Fristen und Termine einzuhalten.

Sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen: fünf bis 30 Jahre

In diesem Fall ist das Sozialgesetzbuch gefragt: In die sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfrist fallen Beitragsabrechnungen und –nachweise des Gesamtversicherungsbeitrags. Für in der Personalakte enthaltende Lohnnachweise über Arbeitsstunden und gezahltes Entgelt, gilt eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren. Die betriebliche Altersvorsorge genießt wiederum einen Sonderstatus: es gilt die Aufbewahrungsfrist für Lohnsteuerunterlagen, also sechs Jahre. Außer, ehemalige Mitarbeiter nehmen den Anspruch auf Betriebsrente nicht innerhalb sechs Jahren wahr, dann gilt eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren.

Digitalisierung sorgt für Überblick bei Personalakten

Die vielen unterschiedlichen Regelungen seitens des Gesetzgebers, aber auch interne Vorschriften, stellen die Personalabteilungen vor enorme Herausforderungen. Bestehen Personalakten noch in Papierform, müssen diese regelmäßig durchgesehen und nach abgelaufenen Aufbewahrungsfristen kontrolliert werden – manuell. Meist liegen Papierakten verteilt in Unternehmen vor oder einzelne Daten wie ein Arbeitsvertrag sogar in unterschiedlichen Abteilungen. Eine Lösung, um die Wahrung von Aufbewahrungsfristen für Personalakten einfach zu managen, kann die Digitalisierung der Personalprozesse sein. Die digitale Personalakte sorgt für Übersichtlichkeit im Vertragsmanagement, braucht wenig Speicherplatz und ist zeit- und kosteneffizient. Alle Mitarbeiterdaten und die zugehörigen Dokumente sind zentral in Akten abgelegt. Darüber hinaus können Personalverantwortliche Löschfristen automatisieren, indem sie Löschkonzepte für die unterschiedlichen Anforderungen im HR Management System definieren. So kann Datenschutz einfach umgesetzt und zum Teil des täglichen Prozesses in Personalabteilungen werden.

Die digitale Personalakte

Flügel für die Personalabteilung. In dieser kostenlosen Webinar-Aufzeichnung bekommen Sie einen Live-Blick in unsere Software easy hr und wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Personaldokumente und Informationen mit der digitalen Personalakte einfach und effektiv steuern können.

Webinar ansehen
Ähnliche artikel

Employee Self Service (ess) – Mach dein Ding 24/7

Willkommen in der Welt der Self-Services. Die digitale Transformation verändert die Arbeitswelt und stellt neue Anforderungen an die Personalabteilung. Um den wachsenden Erwartungen der Mitarbeiter gerecht zu werden, müssen HR-Verantwortliche und HR-Mitarbeiter effizienter und flexibler arbeiten.

jetzt lesen

Worauf Unternehmen bei Einführung einer Archivierungssoftware achten sollten

Die Investition in ein System zur revisionssicheren Archivierung stellt eine Investition in die Zukunft dar. Dabei steht und fällt vieles in Abhängigkeit von der gegenwärtigen Situation Ihres Unternehmens. Bevor Sie eine Archivierungslösung einführen, sollten Sie sich dazu wichtige Fragen stellen und ehrlich beantworten.

jetzt lesen

Verfahrensdokumentation nach GoBD: Welche Pflichten bestehen für Unternehmen? 

Ob es um einzelne Rechnungen und Belege geht oder ganze Prozesse: Fast alle Unternehmen haben ihre Buchführung in den letzten Jahren weitgehend digitalisiert, insbesondere die Eingangsrechnungsverarbeitung. Auf diese Weise wurden viele Geschäftsprozesse vereinfacht, beschleunigt und am Ende des Tages auch kostengünstiger gestaltet.

jetzt lesen