Personalakten sind hochsensibel, denn sie enthalten die Unterlagen der Mitarbeiter. Die Aufbewahrungspflichten dieser Daten sind rechtlich klar definiert. Welche Aufbewahrung gilt aber für welchen Teil der Personalakte? Und wie kann der Arbeitsgeber den Überblick behalten? Eine Zusammenfassung der wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Personalunterlagen.

Die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen von Personalakten

Aufbewahrungspflicht für Bewerbungsunterlagen: drei Monate

Drei Monate ist die Aufbewahrungspflicht für Bewerberdaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, da nach dem Gleichbehandlungsgesetz die Möglichkeit eines Einspruchs bestehen kann. Kommt es zu einem Verfahren, muss die Personalabteilung diese Daten natürlich so lange aufbewahren, wie das Einspruchsverfahren läuft. Darüber hinaus dürfen Unterlagen in einem Bewerberpool gespeichert werden, wenn eine schriftliche Einwilligung dazu vorliegt. Bewerbungsunterlagen gehen in der Regel durch einen Prüfungsworkflow. Auch hier muss der Arbeitgeber unbedingt darauf achten, diesen zu dokumentieren und Daten nach Wegfall des Zwecks auch aus dem Workflow zu vernichten.

Aufbewahrungsfrist bei Personalakten: drei Jahre

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, muss die Personalakte nach dem Arbeitsrecht drei Jahre aufbewahrt werden, da der Mitarbeiter drei Jahre Zeit hat, um eventuelle Ansprüche geltend zu machen, wie die Anforderung eines Arbeitszeugnis. Die Aufbewahrungspflicht wird ab dem 31. Dezember des Jahres gerechnet, in dem der Arbeitsvertrag endet. Je nachdem, können Teile in der Personalakte enthalten sein, die steuerrechtlichen, sozialversicherungsrechtlichen und arbeitsrechtlichen Regelungen unterliegen, denn die Personalmitarbeiter entscheiden individuell über die Inhalte der Personalakten. Hier gelten längere Aufbewahrungspflichten.

Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen bei Personalakten: sechs Jahre

Stehen Lohnsteuer-Außenprüfungen an, brauchen Steuerprüfer Einsicht in die steuerrechtlich relevanten Teile der Lohnunterlagen (EStG § 42f.). Sie ermitteln, ob der Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge, Kirchen- und Lohnsteuer ordentlich abgeführt hat. Personalunterlagen wie die Lohnabrechnungen, Lohnsteuerkarten und Belege für Lohnsteuerabzug dürfen also erst nach sechs Jahren gelöscht werden.
Vor der Entsorgung der Personalakte müssen Verantwortliche unbedingt prüfen, ob Lohnunterlagen enthalten sind, die zur Gewinnermittlung von Betrieben genutzt werden. Hier gilt nämlich eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht.

Die Digitalisierung von Personalakten unterstützt die Personalabteilung dabei, automatisch wichtige Fristen und Termine einzuhalten.

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Sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen: fünf bis 30 Jahre

In diesem Fall ist das Sozialgesetzbuch gefragt: In die sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfrist fallen Beitragsabrechnungen und –nachweise des Gesamtversicherungsbeitrags. Für in der Personalakte enthaltende Lohnnachweise über Arbeitsstunden und gezahltes Entgelt, gilt eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren. Die betriebliche Altersvorsorge genießt wiederum einen Sonderstatus: es gilt die Aufbewahrungsfrist für Lohnsteuerunterlagen, also sechs Jahre. Außer, ehemalige Mitarbeiter nehmen den Anspruch auf Betriebsrente nicht innerhalb sechs Jahren wahr, dann gilt eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren.

Digitalisierung sorgt für Überblick bei Personalakten

Die vielen unterschiedlichen Regelungen seitens des Gesetzgebers, aber auch interne Vorschriften, stellen die Personalabteilungen vor enorme Herausforderungen. Bestehen Personalakten noch in Papierform, müssen diese regelmäßig durchgesehen und nach abgelaufenen Aufbewahrungsfristen kontrolliert werden – manuell. Meist liegen Papierakten verteilt in Unternehmen vor oder einzelne Daten wie ein Arbeitsvertrag sogar in unterschiedlichen Abteilungen. Eine Lösung, um die Wahrung von Aufbewahrungsfristen für Personalakten einfach zu managen, kann die Digitalisierung der Personalprozesse sein. Die digitale Personalakte sorgt für Übersichtlichkeit im Vertragsmanagement, braucht wenig Speicherplatz und ist zeit- und kosteneffizient. Alle Mitarbeiterdaten und die zugehörigen Dokumente sind zentral in Akten abgelegt. Darüber hinaus können Personalverantwortliche Löschfristen automatisieren, indem sie Löschkonzepte für die unterschiedlichen Anforderungen im HR Management System definieren. So kann Datenschutz einfach umgesetzt und zum Teil des täglichen Prozesses in Personalabteilungen werden.

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Über Thomas Meysel
Thomas Meysel ist seit Juni 2016 Produktmanager für EASY-Anwendungen. In seiner Freizeit reist er als leidenschaftlicher Hobbykoch und Autor von Kochbüchern über die ostafrikanische Küche. Sind die Kochergebnisse erfolglos, reduziert er seine Frustration darüber, indem er ins Fußballstadion von Borussia Dortmund geht.
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