Workflow-Management-Systeme
Workflows zählen zu den kleinen Helferlein für Arbeitsabläufe. In ihnen steckt die Kraft zur Automatisierung und Prozess-Steuerung ist ihr Ziel. Wer weniger arbeiten, dabei mehr schaffen und den Überblick behalten will, profitiert von Workflow-Management-Systemen. Diese verwalten alle digitalen Arbeitsabläufe in Unternehmen. Ganz im Sinne eines erfolgreichen Geschäftsprozesses.
Definition
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow lässt sich als Modell für eine Vielzahl sich häufig wiederholender Arbeitsabläufe begreifen. Es ist ein Ablaufplan für Arbeitsabläufe. So bestimmt und regelt ein Workflow also grundsätzlich
- den Auslöser (Trigger) für die anstehendenden Aufgaben,
- fasst deren Reihenfolge zu einem sinnvollen Arbeitsablauf zusammen,
- bestimmt die daran beteiligten Abteilungen und prozessbeteiligten Personen
- und ermittelt Beziehungen zu und Abhängigkeiten von anderen Arbeitsprozessen aus verschiedenen Abteilungen.
Workflows organisieren und strukturieren also alle wiederkehrenden Arbeitsabläufe eines Unternehmens.
Wer was wann, wie und wo und unter welcher Voraussetzung erledigt – genau dies beschreibt der Workflow. Selbst Ausnahmen und Fehler, wie z.B. die Nichterreichbarkeit von Personen oder auch Störfälle, werden durch Workflows erfasst und geregelt. Der Fokus liegt dabei immer auf Effizienz, Vereinfachung und Zielerreichung.
Wo kommen Workflows zum Einsatz?
In vielen Geschäftssoftware-Anwendungen zählen diese automatisierten Helfer zum integralen Bestandteil zur Automatisierung. So existieren zum Beispiel Workflows im
- Eingangsrechnungsmanagement (z.B. in Freigabeprozessen),
- im Vertragsmanagement (z.B. bei Unterschriftsprozessen),
- in der Personalarbeit (Arbeitsabläufe z.B. im Onboarding-Prozess) oder
- im Contract-Lifecycle-Management.
Hier strukturieren und organisieren Workflows alle Arbeitsabläufe, sorgen für deren Einhaltung, steuern den Dokumentenfluss wie auch die gemeinsame Zusammenarbeit.
Beispiel für einen Workflow
Machen wir es plastisch anhand des folgenden Workflow-Beispiels aus einem Freigabeprozess im Vertragsmanagement:
Ein neuer Vertragsentwurf liegt vor
Sobald die Vertragssumme 20.000 Euro überschreitet, startet der Workflow. Er weist sowohl den Vertragsmanager (Stelle A) wie auch den Geschäftsführer (Stelle B ) darauf hin, den Vertrag auf inhaltliche Korrektheit zu prüfen und freizugeben.
Sobald inhaltlich korrekt und freigeben
Der Workflow informiert den Vertragsmanager (Stelle A), den Signierprozess zum Vertrag anzustoßen: Geschäftsführer (Stelle B) und externer Vertragspartner (Stelle C) erhalten die Einladung zur digitalen Vertragsunterschrift.
Wenn Signierprozess abgeschlossen
Der Workflow stößt easy contract an, sich den signierten Vertrag abzuholen und diesen im Vertragsmanagement abzulegen. Sobald geschehen, benachrichtigt der Workflow den Vertragsmanager (Stelle A), die Fristenüberwachung zu übernehmen.
Was ist ein Workflow-Management-System?
Die Gesamtheit aller Workflows im Unternehmen steuert idealerweise ein digitales Workflow-Management-System (WfMS). Es geht also auch um Aufgabenmanagement. Ein solches System umfasst dabei mindestens drei wesentliche Eigenschaften und Funktionen:
Modellierung und Simulation
Eine der zentralen Workflow-Management-Funktionen besteht in der Notwendigkeit, die aus vielen Arbeitsschritten bestehenden Workflows grafisch darzustellen – der einfacheren Handhabe wegen. Jedoch müssen vor dessen Darstellung im Workflow-Management-System zunächst Arbeitsabläufe erfasst, in Teilabschnitte gegliedert, genau beschrieben und festgehalten werden. Hier müssen Antworten auf die 6W-Fragen gefunden werden. Nachdem das geklärt ist, unterstützt das WfMS visuell während der Modellierung und Workflow-Konfiguration; zeigt den Strukturbaum des Workflows, dessen Verzweigungen, Abhängigkeiten und Bedingungen etc. Nach Fertigstellung des Workflow-Modells möchte man dieses natürlich einem Test durch Simulation unterziehen. Zu testen sind z.B. die Fehlerfreiheit und die Funktionalität des Workflows.
Instanziierung und Ausführung
Um die Workflow-Modelle später auch ausführen zu können, muss das Workflow-Management-System genaue und fallbezogene Vorgänge instanziieren. Letzteres meint in diesem Kontext, dass das Workflow-Management-System über das Workflow-Modell eine „Vorstellung“ davon hat, mit welchen Daten, Personen, Applikationen (Programmen) etc. es interagieren kann. In der Praxis heißt dies z.B., dass das Workflow-Management-System für alle Teilschritte die geeigneten Bearbeiter sowie die passenden Programme ermittelt. Ist dies geschehen, muss der Workflow aus Workflow-Management-Systemen heraus mit den entsprechenden Programmen ausgeführt werden. Eine komplexe Angelegenheit. Denn hier müssen Applikationen und personelle Aktivitätsträger ermittelt, deren Anwesenheit und Restriktionen beachtet, Daten an andere Applikationen übergeben und vom Workflow-Management-System entgegengenommen – und synchronisiert werden.
Monitoring und Analyse
Zu den wesentlichen Merkmalen und Funktionen der Workflow-Management-Systeme gehört auch die Überwachung (Monitoring) der aktuell ablaufenden Arbeitsschritte sowie die Analyse bereits durchgeführter Prozesse. Hier werden Fragestellungen anhand der in den Workflows generierten Daten beantwortet. Dies hilft nicht nur bei der Identifikation von Fehlern. Vielmehr liefert das Workflow-Management-System mit diesen Daten die Grundlage für eine nachhaltige Optimierung der Workflows. Ebenso lassen sich damit aussagekräftige Reports und Statistiken erstellen – immer mit dem Ziel, die Arbeitsabläufe im Unternehmen kontinuierlich zu verbessern.
Warum Workflow-Management?
Aus der Makroperspektive betrachtet, verbinden Workflow-Management-Systeme (WfMS) die übergeordnete strategische Unternehmensplanung des Managements und dessen Geschäftsziele mit der operativen Ebene des Prozessmanagements. Für ein besseres Aufgabenmanagement sind idealerweise beide Ebenen durch Berichte und Analysen, z.B. aus dem Workflow-Management-System, kontinuierlich miteinander verknüpft.
Gut zu wissen
Vorteile von Workflow-Management-Systemen
Auf der Ebene des operativen Prozessmanagements sorgt ein WfMS dafür, dass die Zusammenarbeit einfach besser, transparenter und effizienter abläuft. Die Vorteile von Workflows sind:
- Prozesstreue: die Reihenfolge der einzelnen Arbeitsschritte in Arbeitsabläufen wird eingehalten
- Bereitstellung der notwendigen Informationen für alle Prozessbeteiligten, wodurch mehr Transparenz entsteht
- Workflows verteilen Aufgaben automatisiert an die dazu bestimmten Prozessbeteiligten
- Das Monitoring der Abläufe vereinfacht sich
- Probleme und Schwachstellen lassen sich leichter entdecken
Obwohl ein digitales Workflow-Management-System die Standardisierung von Abläufen vorantreibt, dürfen diese Systeme nicht als Korsett verstanden werden. So verfügen moderne Workflow-Management-Systeme über zur Laufzeit dynamisch anpassbare Workflows, Ad-hoc-Workflows – und vieles weitere mehr, was die Arbeitsabläufe im Unternehmen enorm vereinfacht und verschlankt.
Was ist der Unterschied zwischen Workflows und Geschäftsprozessen?
Der Geschäftsprozess setzt sich aus einzelnen Sequenzen oder Arbeitsschritten zusammen. Er ist betriebswirtschaftlicher Natur, da die Arbeitsschritte die vorrangige Aufgabe haben, ein definiertes betriebliches Ziel zu erreichen. Als Beispiel für Geschäftsprozesse sei hier der Kerngeschäftsprozess eines Online-Shops genannt, also der Kundenbesuch samt Bestellung im Online-Shop.
Augenscheinlich besteht der Workflow zu Lieferantenbestellung in der vereinfachten Darstellung aus vier Arbeitsabläufen:
- Warenbestände prüfen und unterhalb einer Grenze löst der Workflow eine Lieferantenbestellung aus
- Lieferantenrechnung verarbeiten
- Warenannahme und den Lieferschein verarbeiten
- Wareneingangskontrolle: alles geliefert wie bestellt?
Das dieser Workflow zwingend notwendig zur Unterstützung des Kerngeschäftsprozesses ist, liegt auf der Hand.
Workflows unterstützen und ermöglichen erst den Geschäftsprozess
Ganz offensichtlich werden die einzelnen Sequenzen des Kerngeschäftsprozess von unterschiedlichen Arbeitsabläufen nicht nur begleitet und unterstützt:
- Erst die Verkettung der einzelnen Schritte mit anderen Arbeitsabläufen ermöglicht den erfolgreichen Geschäftsprozess.
Und das leisten Workflows – sie gestalten, steuern und strukturieren die notwendigen Arbeitsabläufe und die zu erledigenden Aufgaben.
Häufig gestellte Fragen über Workflows
Was sind die Vorteile von Workflows?
Ein Workflow sorgt für klare Struktur und Effizienz, indem dieser Aufgaben in einer festen Reihenfolge ablaufen lässt. Das reduziert Fehler und stellt sicher, dass nichts übersprungen oder übersehen wird. Zum Arbeitsablauf gehören definierte Rollen und Verantwortlichkeiten. Das vereinfacht die Zusammenarbeit und Kommunikation im Arbeitsablauf. Automatisierte Prozesse sparen Zeit und minimieren menschliche Fehler. Außerdem ermöglichen sie eine bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz, wodurch der Fortschritt überwacht und Engpässe erkannt werden können. Schließlich bieten Workflows Flexibilität, um auf Änderungen reagieren zu können, und lassen sich kontinuierlich optimieren, um Prozesse zu verbessern.
Was macht ein Workflow Management System?
Ein Workflow-Management-System (WfMS) ist eine Softwarelösung, die sowohl den Entwurf wie auch die Ausführung, schließlich die Verwaltung und das Überwachen von Workflows unterstützt.
Welche Arten von Workflows gibt es?
Ein Workflow besteht aus einer Reihe von Aktivitäten oder Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge ablaufen. Die Abfolge kann linear, bedingt oder aus dem Stehgreif erfolgen, z.B. wenn der Ablauf nur wenige Arbeitsschritte umfasst.
- Ad-hoc-Workflows: kommen ohne festen Ablaufplan daher. Sie sind flexibel einsetzbar. Zum Beispiel um eine Genehmigung für die Änderung einer Vertragspassage einzuholen, die von der Geschäftsführung freigegeben werden muss.
- Lineare Workflows: die einzelnen Arbeitsabläufe werden in einer festen, sequenziellen Reihenfolge ausgeführt.
- Regelbasierte Workflows: Sämtliche Entscheidungen innerhalb der Arbeitsabläufe basieren auf zuvor festgelegten Regeln, wie z.B. bei der Dunkelbuchung.
Was ist ein Workflow-Beispiel?
Ein anschauliches Beispiel ist der Vertretungs-Workflow. Dieser sorgt dafür, dass in Organisationen Aufgaben und Verantwortlichkeiten lückenlos weitergeführt werden. Sobald Mitarbeitende beispielsweise in den Urlaub gehen, krank oder aus anderen Gründen abwesend sind, greift der Vertretungs-Workflow.
Wie kann ich einen Workflow erstellen?
Die Planung zu einem Workflow beginnt mit der Identifizierung der Aufgaben und ihrer logischen Reihenfolge. Dies skizziert man praktischerweise auf Papier. Erst danach folgt der Einsatz eines Workflow-Management-Tools. Es dient dazu, die Arbeitsschritte visuell zu definieren und Bedingungen festzulegen. Ebenso erfolgt im WfMs eine klare Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten. Vor dem Einsatz muss der Workflow auf den Prüfstand gestellt werden. Dies stellt sicher, dass er effizient funktioniert und Optimierungen folgen nun bei Bedarf. Die Dokumentation des Workflows findet abschließend statt. Erst danach wird er eingesetzt. Nun gilt es, die workflow-gesteuerten Arbeitsabläufe regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.