Solche Transaktionen nennt man Geschäftsvorfälle, denn sie verändern die Bilanz eines Unternehmens. Deshalb müssen sie dokumentiert werden – durch Belege. Als Buchungsbelege gelten zum Beispiel folgende Belegarten: Rechnungen, Quittungen, Kassenbons, Schecks etc.
Was muss ein Beleg enthalten?
Da viele Belegarten existieren, können hier nur die Mindestanforderungen geschildert werden. Ein Beleg muss mindestens folgende Daten aufweisen:
- Datum und Beschreibung des Geschäftsvorfalls
- Name und Anschrift des ausstellenden Unternehmens
- Rechnungsnummer
- Belegnummer (Nummernvergabe durch eigene Buchhaltung)
- Gesamtbetrag und Einzelauflistung
- Steuersatz für Rechnungen und Quittungen
- Netto- und Steuerbetrag für Rechnungsbeträge über 250 Euro
- ggf. Unterschrift eines Zeichnungsberechtigten (bei maschinell erstellten Belegen nicht immer notwendig)
Diese Angaben sind essenziell, um die Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchungen sicherzustellen und gesetzlichen Anforderungen zu genügen.
Verschiedene Belegarten
In der Buchführung gehören folgende Belege zu den verbreiteten Belegarten:
- Rechnung: Ein Dokument, das den Kauf von Waren oder Dienstleistungen dokumentiert und den zu zahlenden Betrag ausweist.
- Quittung: Ein Nachweis über den Erhalt einer Zahlung, oft bei Barzahlungen verwendet.
- Kassenbon: Ein kleiner Beleg, der bei Barverkäufen ausgestellt wird und die gekauften Artikel sowie den gezahlten Betrag auflistet.
- Scheck: Ein schriftlicher Zahlungsauftrag, der eine Bank anweist, einen bestimmten Betrag von einem Konto abzuheben und an den Empfänger zu zahlen.
- Gutschrift: Ein Dokument, das eine Rückerstattung oder eine Korrektur einer vorherigen Rechnung anzeigt.
- Lieferschein: Ein Dokument, das die Lieferung von Waren bestätigt und Details zu den gelieferten Artikeln enthält.
- Bankauszug: Ein Dokument, das die Transaktionen eines Bankkontos über einen bestimmten Zeitraum auflistet.
- Buchungsbeleg: Ein interner Beleg, der eine Buchung innerhalb der Buchhaltung dokumentiert, oft für interne Verrechnungen verwendet.
- Spesenabrechnung: Ein Dokument, das die Ausgaben eines Mitarbeiters für geschäftliche Zwecke auflistet und zur Erstattung eingereicht wird.
- Kreditkartenabrechnung: Ein Dokument, das die Transaktionen einer Kreditkarte über einen bestimmten Zeitraum auflistet.
Diese Belegarten helfen dabei, die finanziellen Transaktionen eines Unternehmens transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren.
Interne und externe Belege
Eine weitere grundlegende Kategorie von Buchungsbelegen unterscheidet nach internen und externen Belegen. Gemeint ist damit die Herkunft des Belegs.
- Interne Buchungsbelege: sind Dokumente, die im Unternehmen selbst erzeugt wurden. Beispiele sind Ausgangsrechnungen, Gehaltsabrechnungen, Verrechnungsbelege etc.
- Externe Belege: sind Dokumente, die von außerhalb kommen, also nicht aus dem Unternehmen selbst stammen. Beispiele sind: Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge etc.
Warum überhaupt Belege?
Die Wendung „Keine Buchung ohne Beleg“ zählt zu den eisernen Grundsätzen der Buchhaltung. Belege sind der Nachweis für alle wirtschaftlichen Aktivitäten eines Unternehmens; sie weisen bei Wirtschaftsprüfungen, vor dem Finanzamt oder bei internen Kontrollen die finanziellen Abläufe eines Unternehmens nach.
FAQ zu Belegen
Was versteht man unter einem Beleg?
Ein Beleg ist ein Nachweis über finanzielle Transaktionen eines Unternehmens und zählt zur Buchführung. Als Sammelbegriff umfasst er Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen etc. Die Belege weisen die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens nach.
ist der beleg ein Beweis?
Nein. Es ist ein Nachweis über Geschäftsvorfälle eines Unternehmens.
ist ein Beleg auch eine Rechnung?
Nein. Eine Rechnung muss Pflichtelemente enthalten, die wiederum in einem Beleg in der Buchführung nicht vorkommen müssen.
Wie unterscheidet man Belege?
Als erste große Unterscheidung könnte man nach Eigen- und Fremdbelegen sortieren. Eigenbelege stammen aus dem eigenen Unternehmen und Fremdbelege aus einem externen Unternehmen.