Definition: Was ist digitales Dokumentenmanagement (DMS)?
Zum Dokumentenmanagement gehören ebenfalls: das Löschen von und die Suche nach Dokumenten. Es liegt auf der Hand, dass papierbasierte Prozesse an dieser Stelle wie ein Bremsklotz wirken – zeitintensiv, unübersichtlich, nebst aller anderen Nachteile des Mediums Papier. Gerade digitales Dokumentenmanagement schafft hier Abhilfe und bringt Sie einen gewaltigen Schritt voran in der digitalen Transformation. Wie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) funktioniert, was dabei zu beachten ist und welche Vorteile es gerade Unternehmen bringt, lesen Sie im Nachfolgenden.
Was ist ein Dokument im Kontext des DMS?
Grundsätzlich umfasst ein in einem DMS-System abgelegtes Dokument natürlich noch mehr Informationen, als nur den reinen Dokumenten-Inhalt.
Zusätzliche, das Dokument begleitende Informationen bezeichnet man als Metadaten. Diese sind auch dem Dokument zugeordnet, wie bspw.
- Projektnummer und -bezeichnung
- Erstelldatum
- Version
- Status
- Kostenstelle
- Prüfer etc.
Diese Metadaten können entweder automatisiert aus dem Dokument bezogen oder aber durch manuelle Verschlagwortung zum DMS hinzugefügt werden. Konsequent und einheitlich durchgeführt hilft dies bei der schnellen Suche nach Dokumenten. Darüber hinaus lassen sich Dokumente eines Vorganges ohne Weiteres in sogenannten Mappen, auch elektronische Akten genannt, zusammenfassen. Sehr deutlich wird an dieser Stelle, dass ein Dokumentenmanagementsystem sehr schnell den Status des heiligen Grals der Information einnimmt.
Dokumentenmanagement-Beispiele
Grundsätzlich lassen sich vier verschiedene Formen des DMS unterscheiden. Gewissermaßen zeichnet sich durch diese Unterscheidung die kleine Historie des Dokumentenmanagements ab. Gleichzeitig werden Vor- und Nachteile der vier DMS-Verfahren deutlich.
Der Fileserver als DMS vs. datenbankgestützte Dokumentenmanagementsysteme
Die Ablage von Dokumenten in baumstrukturierten Speicherorten, wie z.B. auf Fileservern, Netzwerklaufwerken, Inboxen und dergleichen mehr, tauscht ein Problem gegen ein anderes: ein papierenes gegen ein digitales. So verschwinden Dokumente in unübersichtlichen Verzeichnisstrukturen. Und allein schon die Dokumentenablage erfordert Disziplin – vom vereinbarten Namensschema für Dateien über den richtigen Ablageort bis hin zur Verschlagwortung, falls letztere überhaupt möglich ist. DMS-Software dieser Art erweist sich in der Regel als ungenügend für das tägliche Dokumentenmanagement.
Derartige Systeme als Ersatz für ein Dokumentenmanagementsystem zu nutzen, wirkt sich kontraproduktiv aus. Die Inhalte der Dokumente sind oft nicht durchsuchbar, Metadaten fehlen, von Workflows, Versionierung etc. ganz zu schweigen. Als Informationsträger dienen allein Dateinamen und Verzeichnispfade.
Monolithische dms vs. DMS als Service
Aktuelle Dokumentenmanagementsysteme arbeiten nach folgendem Schema: Ein Dokument wird erfasst, bestimmte Dokumenteninformationen werden ausgelesen, eine Dokumenten-ID vergeben. Das Dokument und die Metadaten werden in einer Datenbank gespeichert. Der große Vorteil: Über die Dokumenten-ID bleibt das Dokument klar identifizierbar und geht im DMS nicht verloren. Der Nachteil: Für den Zugriff auf das DMS benötigt man eine auf dem lokalen Rechner installierte DMS-Software.
Ausnahmen bestätigen allerdings die Regel. So existieren Dokumentenmanagementsysteme, die dem Anwender für die tägliche Arbeit einen browserbasierten DMS-Webclient bereitstellen. Eine Installation von Software auf dem lokalen Rechner ist damit überflüssig. Für ein DMS in der Cloud gilt dies sowieso. So lässt sich auf das DMS über den Browser der Wahl zugreifen: einfach jederzeit und überall, auch via Smartphone/Tablet. Allerdings bringt ein Cloud-DMS darüber hinaus weitere Vorteile mit: Wie bei so vielen anderen Software-as-a-Service-Angeboten (SaaS) auch, übernimmt der Service-Anbieter dann ebenfalls die Wartung des Cloud-DMS und sorgt im Idealfall für einen reibungslosen Betrieb des Dokumentenmanagementsystems; so führt der Anbieter z.B. regelmäßige, automatisierte Backups durch. Insofern sind mit einem Cloud-Dokumentenmanagementsystem auch geringere IT-Kosten verbunden. Alles steht und fällt an dieser Stelle jedoch mit der inhaltlichen Ausgestaltung der Service-Verträge. Laufzeiten, Nutzeranzahl, verbrauchtes Datenvolumen etc. zählen zu den wesentlichen Faktoren, die die Kosten für das Cloud-DMS bestimmen.
Je nach genutztem DMS-System verfügt ein elektronisches Dokumentenmanagement über verschiedene weitere Funktionen. Als wichtige, häufig verwendete DMS-Funktionen sind zu nennen: Revisionssicherheit, Versionierung, Archivierung, Voraussetzungen zur Datenschutzkonformität, Workflows, gruppenbasierte Berechtigungen und viele weitere mehr. Gerade für verteilte Organisationen, also Unternehmen mit mehreren Standorten, vereinfacht und beschleunigt ein Dokumentenmanagementsystem die tagtägliche Arbeit ungemein.
Warum überhaupt Dokumentenmanagement?
Zeitgemäße Dokumentenmanagementsysteme helfen dabei, sowohl Prozesslaufzeiten wie auch die Zeit bis zur Bereitstellung von Dokumenten in Unternehmen erheblich zu verkürzen.
Dafür unterstützt ein DMS-System Geschäftsprozesse beliebiger Art. Dies setzt natürlich ein datenbankgestütztes DMS voraus. Bestimmte Nutzergruppen besitzen unabhängig vom jeweiligen Standort Zugriff auf die für sie relevanten Dokumente im DMS.
Ferner soll ein Dokumentenmanagementsystem auch andere Geschäftsprozesse flankieren, verbessern und vereinfachen. Man denke hier an Personalprozesse, an die Eingangsrechnungsverarbeitung, P2P-Prozesse etc. Das passende Stichwort hierzu ist „DMS-Workflow“. Im Grunde genommen bezeichnet der Begriff Workflow dabei den Sachverhalt, dass das Dokumentenmanagement weitere Aufgaben vereint und automatisiert, wie zum Beispiel Terminüberwachung, Eskalationsmanagement, Urlaubsvertretungen etc.
ERLÄUTERUNG
Wie funktioniert ein digitales Dokumenten-Management-System?
Dokumente oder allgemeiner gesprochen: Informationen liegen unternehmensseitig in zwei verschiedenen Formen vor: schon elektronisch oder noch in Papierform. Diese Informationen müssen dem Dokumentenmanagementsystem zunächst zugeführt werden – doch wie funktioniert das und was folgt im DMS daraufhin?
Erfassen von Informationen im Dokumentenmanagementsystem
Je nach Medienart nimmt das Erfassen von Dokumenten unterschiedliche Wege im DMS. Liegen die Informationen bereits in elektronischer Form vor, sind zeitgemäße Dokumentenmanagementsysteme in der Lage, diese Informationen weitgehend automatisch in das DMS zu überführen. Um papierbasierte Dokumente zu erfassen, nutzt ein DMS in der Regel einen Scanner mit Optical-Charakter-Recognition (OCR) für die digitale Belegerfassung.
Je nach Dokumentenart – oder allgemeiner: Informationstyp – existieren dazu bestimmte Formate. Man denke hier bspw. an Informationen, die mit einem der vielen Formate des Electronic Data Interchance (EDI) übertragen wurden. Zum Beispiel: Verkaufsrechnungen, Frachtbriefe, Bestellungen, Versandmitteilungen, Kontoauszüge, Entwurfsspezifikationen, Versicherungsforderungen etc. Zwei andere Beispiele: das XRechnung- oder ZUGFeRD-2.0-Format. Beide fallen in die Domäne der digitalen Rechnungsformate – und es handelt sich dabei um strukturierte Daten, ebenso wie die EDI-Formate.
Dokumentenmanagementsysteme und strukturierte Daten – perfekt im Duett
Der Vorteil solcher strukturierten Daten für ein DMS ist augenfällig – denn die Daten stehen an festen Plätzen, auf immer und ewig. Zum Beispiel bei einer XRechnung.
Solange sich der Ersteller der Rechnung an die verabredete Spezifikation hält, ist es ein Leichtes, die strukturierten Informationen der Eingangsrechnung automatisiert im Dokumentenmanagementsystem zu verarbeiten. Klar ist auch, dass ein über derartige Medien angestoßener Workflow das A und O für reibungslose Geschäftsprozesse darstellt.
Schwach strukturierte Daten fürs Dokumentenmanagement, OCR-Technologie is key
Ganz anders sieht es bei Dokumenten und Informationen in Papierform aus. Der gängige Weg in das Dokumentenmanagementsystem verläuft dann über sogenanntes Scannen. D.h. die Dokumente müssen dann über einen Scanner erst digitalisiert werden. Wichtig an dieser Stelle: Die Scansoftware des Scanners oder eine nachgelagerte Software muss zwingend über eine Optical-Character-Recognition (OCR) verfügen. Auf diesem Weg werden die textuellen Elemente des Dokuments erfasst und idealerweise entsprechend eingeordnet – und das ist bei diesem Medium die wichtigste Quelle an Information für ein DMS. In der Regel sind diese Verfahren zur Erfassung von Inhalten über Jahre hin gereift, verbessert und folglich sehr genau – immer unter der Voraussetzung und Annahme, dass die auf dem Dokument dargebotenen Daten konsistent bleiben. Dies ist leider nicht immer der Fall und insofern ein kleiner Hemmschuh für den darauffolgenden Workflow der jeweiligen Geschäftsprozesse.
Verteilen von Informationen im Dokumentenmanagementsystem
Von nun an bleibt alles digital und Medienbrüche finden nicht mehr statt. Ein großer Vorteil eines DMS besteht darin, dass alle Dokumente und Informationen automatisiert an die zuständigen Unternehmensabteilungen geleitet werden.
Wohin die Dokumente resp. die Informationen schließlich transportiert werden, entscheidet das DMS im Wesentlichen anhand der getroffenen Kategorisierung. Durch erkannte und ausgelesene Informationen bestimmt das Dokumentenmanagementsystem zum Beispiel: Bei einem Dokument handelt es sich um einen Lieferschein, eine Eingangsrechnung oder einen Vertrag etc.
Genau an dieser Stelle spielt ein DMS einen wichtigen Vorteil aus: Denn nun können in einem zeitgemäßen Dokumentenmanagementsystem sogenannte Workflows greifen.
Dokumentenmanagementsysteme und Workflows – zurücklehnen und arbeiten lassen
Der Dokumententransport und die Bearbeitung von Dokumenten in den einzelnen Abteilungen können mit einem modernen DMS vollständig auf elektronischem Weg erfolgen. Im Rahmen eines Workflows sendet ein Dokumentenmanagementsystem Dokumente anhand definierter Parameter (Kategorie, Projekt, Kundennummer etc.) automatisch an die zuständigen Bearbeiter oder Gruppen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens. Wichtig an dieser Stelle: Dabei wird nicht das Dokument selbst versendet, sondern nur der Link auf das betreffende Dokument im Dokumentenmanagementsystem. Die Benachrichtigung erfolgt entweder im DMS selbst oder per E-Mail. Das hat den Vorteil, dass das Dokument während des Workflows für alle anderen autorisierten Mitarbeiter zugänglich bleibt. Damit gehören Dokumentenkopien ebenso der Vergangenheit an wie die daraus erwachsende Unübersichtlichkeit.
Ein gutes Dokumentenmanagementsystem zeichnet sich dadurch aus, dass es die Option zweier Arten von Workflows zulässt: Ad-hoc-Workflows für selten auftretende Aufgaben und umfangreichere, feste Workflows für wiederkehrende Aufgaben. Der Unterschied zwischen beiden:
Ad-hoc–Workflows lassen sich bei Bedarf schnell erstellen und einrichten, verfügen vorab über kein festes Prozessmodell. Sie stellen also das passende Werkzeug zur Lösung einfacher Aufgaben dar, die sich erst im laufenden Arbeitsalltag ergeben: Sie stellen zum zweiten Mal fest, dass Rechnungen des Kunden XY bei der Verarbeitung aufwerfen. Da Sie Skonti-Erlöse nutzen und Mahngebühren vermeiden wollen, lassen Sie sich und Ihren Arbeitskollegen einfach über das Dokumentenmanagement über das Eintreten dieses Falles benachrichtigen. Zu umfangreicheren Workflows lesen Sie unter komplexere Workflows weiter.
Dokumentenmanagement, soviel sollte bis hierhin klar sein, vereinfacht und organisiert die Zusammenarbeit in Unternehmen in Richtung effizienter und transparenter Arbeitsweisen. Dabei bildet ein DMS oft die Basis weiterer Ausprägungen für spezielle Geschäftsprozesse – sei es für Workflows in „Fertigung & Produktion“, für Personalakten in Human Resources oder in „Logistik & Transport“ etc. Als Faustregel gilt: Überall dort, wo viele Bearbeiter an verschiedenen Standorten viele Dokumente bearbeiten, hilft Dokumentenmanagement enorm.
Aber dies ist noch längst nicht alles. Gerade in wirtschaftlich/gesellschaftlich volatilen Zeiten lassen sich mit einem DMS viele Unwägbarkeiten erfolgreich bewältigen. Genau diese Einschätzung gehört zu den zentralen Erkenntnissen der Thought-Leadership-Studie „Digitale Dokumentenprozesse – von einer Best Practice zur geschäftlichen Notwendigkeit“; die Studie führte Forrester Consulting im Auftrag von Adobe durch. Nun sind Studien das eine, daher folgen an dieser Stelle zwei real-life DMS-Fallbeispiele.
Die irländische Krankenversicherung Vhi Group setzte Ende 2019 auf neueste Dokumentenmanagement-Technologie, vollzog also ein DMS-Upgrade auf die aktuelle Version von EASY DMS. Das Ziel dabei: Das bestehende Dokumentenmanagement um Fähigkeiten und Funktionen zur besseren, intelligenteren Erstellung, Verwaltung und Verteilung von Kundendokumenten sowie -Unterlagen zu erweitern. Genau zur richtigen Zeit, sei angemerkt, denn Anfang März 2020 nahm die Pandemie auch in Irland ihren Auftakt.
Neben vielen anderen DMS-Vorteilen, die der Vhi ja längst bekannt waren, stellte das Vhi-Projektmanagement den besonderen Projekt-Fokus auf das Verteilen von Kundendokumenten. Weise gewählt, folgte der erste Lockdown doch schon am 27. März 2020. Smartes Dokumentenmanagement löst aber auch diese Anforderung. Getreu dem Motto „Öffne dein DMS: digitale Akten auf dem nächsten Level“ konnte Vhi die Dokumentenabrufe nicht nur nahtlos über die verschiedenen intern genutzten Systeme ermöglichen. Vielmehr noch ist nun der Dokumentenabruf für Kunden über ein Kundenportal möglich. Insofern stellt ein ausgereiftes Dokumentenmanagement die perfekte Lösung dar – selbst wenn alle zu Hause bleiben müssen. Und das waren zu diesem Zeitpunkt dann eben auch die 1,1 Millionen Kundinnen und Kunden der Vhi inklusive der 1.000 Mitarbeitenden an vier Standorten in der Republik Irland.
Das deutsche Unternehmen Lemken, ein international agierender Hersteller für Landtechnik, zählt zu den frühen Anwendern des Dokumentenmanagements. Begeistert von der Idee und den Chancen des „papierlosen Büros“ setzt das Unternehmen seit 2007 auf digitale Geschäftsprozesse. Den Antrieb erhalten diese zentral durch ein DMS und die damit verbundenen Technologien zur Klassifikation, die Workflows und letztlich die Archivierung von Dokumenten.
Die Ausgangssituation vor der Einführung des DMS lässt sich mit der Suche nach der Nadel im Heuhaufen beschreiben. Bei Lemken war es die Suche nach passenden Informationen zu einem Vorgang in zahllosen Rechnungen, Belegen, Lieferscheinen und anderen Dokumenten – in einer täglichen Dokumentenflut, die nie abebbt. Daraus entstanden lange Liegezeiten und Prozesse, die sich über mehrere Tage erstreckten. Diese dokumentenintensiven Prozesse wickelt LEMKEN heute in unter einer halben Stunde ab. Wie kommt’s? Der Dokumentenfluss startet schon mit der smarten Erfassung eingehender Dokumente und Belege. Denn gleich ob noch auf Papier oder schon digital, initial findet immer die Erfassung sogenannter Metadaten nebst anderen Kennzahlen und Schlagwörtern statt. Dies bildet die Basis der Klassifikation: Was ein Dokument ist – ob Eingangsrechnung oder Lieferschein etc. – und ob damit eine Bestellung übereinstimmt, ermittelt das Dokumentenmanagement in Sekundenschnelle. Daraufhin starten DMS Workflows. So können z.B. anstehende Rechnungen automatisiert bis zur Buchung geleitet werden. Nur bei Abweichungen nehmen Sachbearbeiter die Belege in Augenschein. Gleich wie es im Einzelfall auch immer aussieht: Seit Einführung des Dokumentenmanagements vollzieht sich die Arbeit mit Dokumenten transparenter, nachvollziehbarer und schneller: Bei Lemken profitieren 1600 Mitarbeiter und 760 DMS-Nutzer davon.
Ein leichter und ganz grundsätzlicher Workflow, der sich mit einem Dokumenten-Management-System umsetzen lässt, ist die Aufgaben- und Terminüberwachung. Das funktioniert ganz einfach. Schon beim Eintreffen im DMS wird ein Dokument an eine Gruppe von Bearbeitern versendet – und an dem Dokument „hängt“ ein festgelegter Zeitpunkt, eine „Deadline“, bis zu dem die auf das Dokument bezogene Aufgabe erledigt sein muss. Kümmert sich bis zu diesem Zeitpunkt keine Person um die Aufgabe, tritt das Eskalationsmanagement ein. Heißt: Es kommt zu einer Erinnerung über den offenstehenden Sachverhalt. Reagiert erneut keiner der betreffenden Mitarbeiter auf den Hinweis des DMS-Workflows, können automatisiert Hinweise zum Beispiel an den Teamleiter eskalieren.
Natürlich lassen sich auch umfangreichere Workflows durch ein Dokumentenmanagement umsetzen. So ermöglichen DMS Workflows selbst komplexere Geschäftslogiken, wie z.B. die Dunkelbuchung als automatisierten Workflow im Purchase-to-Pay: Eine Ware wurde bestellt, woraufhin als Dokumente eine Auftragsbestätigung, eine Rechnung und schließlich eine Warenlieferung samt Lieferschein folgen. Das sind vier Dokumente bzw. Belege, anhand derer der Prozess durch einen DMS Workflow bis zur Zahlung des Rechnungsdokuments automatisiert ablaufen kann. Das DMS benötigt dazu Antworten auf folgende Fragen:
- Existiert zur vorliegenden Rechnung eine Bestellung? Was sich durch einen Abgleich der Bestellnummer auf dem Rechnungsdokument mit der Nummer auf der ausgelösten Bestellung leicht herausfinden lässt.
- Ist die Ware in bestellter Menge zum ausgewiesenen Preis und in gewünschter Qualität am richtigen Ort eingetroffen?
Ein vergleichender Blick in die vorliegenden Dokumente gibt Antwort, nur dass hier keine menschliche Interaktion nötig ist. Das regelt die DMS-Anwendung über einen Three-way-Match. Unschwer zu erkennen, dass dieser Workflow aus mehreren sachlichen und fachlichen Prüfungen besteht – mit anschließender Übergabe an ein ERP-System zur Buchung des Rechnungsdokuments und letztendlicher Archivierung.
Versionierung von Dokumenten im DMS
Das Thema der Versionierung und Versionskontrolle nimmt einen großen Stellenwert im Bereich des Dokumentenmanagements ein. Stichwort „Nachvollziehbarkeit“. Ursprünglich stammt das Problem der Versionierung und Versionskontrolle aus der Software-Entwicklung (die dortigen Tools zur Lösung: RCS, CVS, Subversion, Git etc.).
Das Problem im Kontext des Dokumentenmanagements lässt sich wie folgt veranschaulichen: Durch Bearbeitungen eines Dokuments entstehen im Laufe der Zeit verschiedene Versionen des Dokuments innerhalb des DMS. Arbeiten mehrere Personen an einem Dokument, resultieren daraus auch mehrere Dokumentenversionen. Für alle Bearbeiter stellt sich früher oder später die Frage, welche Dokumenten-Version denn nun die aktuelle ist. Dieses Problem lösen Dokumentenmanagementsysteme, indem sie idealerweise für jede Version einen Zeitstempel mit Kennung des Bearbeiters erzeugen und dem Betrachter präsentieren. Natürlich lässt sich auch über ein DMS in die Versionsgeschichte eines Dokuments reisen – so bleiben alle Änderungen am Dokument im Dokumentenmanagementsystem nachvollziehbar.
ERLÄUTERUNG
Dokumentenmanagement: Dokumente und Revisionssicherheit
Mit Sicherheit zählt die eben beschriebene Versionierung von Dokumenten innerhalb des DMS-Systems zu den hilfreichsten Funktionen. Eine Frage, die immer wieder in diesem Kontext auftaucht, ist die nach der Revisionssicherheit von Dokumenten. Was bedeutet nun Revisionssicherheit? Kurze Antwort: Man möchte sicherstellen, dass ein Dokument während der Lebenszeit im Dokumentenmanagementsystem nicht verändert oder manipuliert wurde – ohne dass es auffällt.
Wie aber gewährleistet ein Dokumentenmanagementsystem die Revisionssicherheit eines Dokuments? Ein Beispiel zur Illustration: Wer würde sich dazu in der Lage sehen, aus einem Fundus von 1000 Dokumenten ein beliebiges Dokument zu ziehen und zu behaupten: Das ist das unveränderte Dokument?
Um dies sicherzustellen, verfügt ein modernes DMS über Prüfsummen. Derartige Prüfsummen, auch Hashwerte genannt, werden aus dem Dokumenteninhalt berechnet. Diese Hashwerte sind eindeutig. Heißt: gleicher Dokumenteninhalt, gleiche Prüfsumme. Und ein verändertes Dokument zieht zwangsläufig dann eine andere Prüfsumme nach sich. Das DMS-System übernimmt diese Aufgabe im Hintergrund und zeigt den errechneten Status an.
DMS-Systeme und Archivierung
In den meisten Fällen verfügt ein DMS-System ebenfalls über ein Archiv bzw. über eine Schnittstelle zwischen Dokumentenmanagementsystem und Archiv-System. Auf diese Option sollten Sie unbedingt achten. Der Grund liegt auf der Hand: Einerseits möchten Sie das Dokumentenmanagementsystem entlasten. Andererseits stehen Sie vor der Aufgabe, bestimmte Dokumentenarten für sechs bzw. zehn Jahre archivieren zu müssen. Stichwort „Finanzamt (GoBD, §147 Abgabenordnung etc.)“. Für beide Fälle hilft Ihnen eine Archivierungssoftware.
Als Faustregel gilt, dass alles, was nicht mehr für die tagtägliche Arbeit benötigt wird, aus dem DMS-System ins Archiv wandert. So entlasten Sie das Produktivsystem.
Alle anderen, aufbewahrungspflichtigen Dokumente gehören gezwungenermaßen ebenfalls ins Archiv des Dokumentenmanagementsystems. Dokumente dieser Art wären dann zum Beispiel Lohnzahlungen, Personalakten, Jahresabschlüsse, Rechnungen und vieles andere mehr.
zeitgemäße systeme fürs dokumenten management besitzen diese funktion zur archivierung bzw. der anbindung an ein archiv.
Archivierung wird auf diesem Wege zu einem Kinderspiel. Ziemlich leicht gestaltet sich auch der tägliche Umgang mit dem Archiv: Denn die Suche (auch Information Retrieval genannt) nach archivierten Inhalten starten Sie direkt aus der DMS-Anwendung.
Statt den mühsamen Gang ins Archiv anzutreten, nutzen Sie lieber die bequeme Suchfunktion eines modernen DMS. Dank der guten Verschlagwortung sowie vorhandener Metadaten und der aus Volltextverfahren (OCR) gewonnenen Informationen, kommen Sie beschleunigt zum exakten Suchergebnis im Dokumentenmanagementsystem.
Ganz gleich, was der Ursprungskanal des Dokuments war – vom Papierdokument über E-Mails bis hin zu bereits in einem strukturierten Datenformat angekommenen Medien. Kurzum: Ein modernes Dokumentenmanagementsystem befreit von lästigen, zeitintensiven und wortwörtlichen Suchläufen.
DMS-Integrationen: Dokumentenmanagementsysteme und die Anbindung an das ERP
Den vollen Nutzen entfaltet ein DMS natürlich erst durch eine Koppelung an ERP-Systeme. Deshalb ist bei der Auswahl des Dokumentenmanagementsystems darauf zu achten, dass das DMS über die passenden Schnittstellen bzw. APIs zu den genutzten ERP-Systemen verfügt. Denn: Beide Systeme – DMS- und ERP- System – ergänzen sich an dieser Stelle gegenseitig. Wie funktioniert das und welcher Vorteil ergibt sich daraus?
Zur Verdeutlichung: Während das Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) über Stammdaten von Lieferanten verfügt, gelangt eine Eingangsrechnung zum Beispiel über das Dokumentenmanagementsystem ins Unternehmen. Nun kann es unter Umständen passieren, dass bestimmte Daten auf dem Eingangsrechnungsdokument fehlen. Folge: Der Eingangsrechnungsworkflow könnte genau aus diesem Grund nicht starten bzw. bliebe an einer sehr frühen Stelle stehen.
Durch Rückgriff auf das ERP-System vervollständigen sich die fehlenden Daten und der Workflow kann im DMS weiterlaufen. Das Ganze lässt sich auch vollautomatisiert abbilden: Aus der Eingangsrechnung im DMS und dem inhaltlichen Abgleich mit den Stammdaten des ERP-Systems kann, zusammen mit einer rechnerischen Überprüfung der Summen und der Prüfung, ob eine zur Rechnung gehörende Bestellung vorliegt, ein vollautomatisierter Workflow entstehen. An dessen Ende steht die Weitergabe der Daten an die Buchung im ERP.
Darüber hinaus lassen sich auch alle im ERP-System erzeugten Dokumente schließlich im DMS-System revisionssicher archivieren sowie gleichzeitig mit anderen Dokumenten innerhalb des DMS zu einem Vorgang bündeln und zusammenführen. Die Kombination aus Dokumentenmanagementsystem und ERP-System schafft also enorme Synergieeffekte in puncto der Automatisierung von Workflows.
Eine nahtlose Anbindung an verbreitete Microsoft-Produkte (Word, Excel, Outlook etc.) gehört zum Pflichtprogramm für ein zeitgemäßes Dokumenten-Management-System. Dies allein schon aus Nutzersicht, denn wer will heutzutage schon ständig zwischen Applikationen wechseln. Keiner, eben. Im Idealfall verbindet das DMS-System die ebengenannten Anwendungen so gut, dass sich zum Beispiel ein Word-Dokument direkt in der Dokumentenmanagement-Anwendung öffnen, verändern und speichern lässt.
Um Ihre Arbeitsprozesse durchgehend digital zu halten, lässt sich die Möglichkeit zur elektronischen Unterschrift, etwa mit easy eSignature, problemlos an das DMS anbinden. Damit lassen sich Dokumente unabhängig von Zeit und Ort digital signieren und versenden – und das rechtsgültig und sicher. So beschleunigen Sie nicht nur Ihre Prozesse, sondern sorgen außerdem für mehr Transparenz.
DMS: Was ist bei einem Dokumentenmanagementsystem zu beachten?
Natürlich müssen auch und gerade Dokumentenmanagementsysteme die Voraussetzungen mitbringen, bestimmten gesetzlichen Anforderungen zu genügen. In Deutschland sind an dieser Stelle mehrere wichtige Gesetzestexte und andere Details zu nennen. Alles dreht sich dabei um Aufbewahrungspflichten und Datenschutz.
Disclaimer: Bei alledem ist klar, dass an dieser Stelle keine Rechtsberatung erfolgt; es soll nur für die umfangreiche Situation sensibilisiert werden.
Zunächst: Für wen gilt die Aufbewahrungspflicht? Jeder, den das Handels- oder Steuerrecht zur Buchführung verpflichtet, ist auch zur Aufbewahrung derselben verpflichtet. Näheres klären die Abgabenordnung (AO) § 147, das Handelsgesetzbuch (HGB) § 257 sowie Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14b. Stellt sich sofort die nächste Frage: Welche Art von Dokumenten müssen wie lange im Dokumenten-Management-System aufbewahrt werden? Als grobe Faustregel gilt:
Eine zehnjährige Pflicht zur Aufbewahrung gilt für Dokumente der folgenden Art:
- Inventare und Lageberichte
- Aufzeichnungen und Bücher
- Jahresabschlüsse sowie Eröffnungsbilanz (nebst zum Verständnis nötiger Arbeitsanweisungen und weiterer Organisationsunterlagen)
- Rechnungen und Buchungsbelege
- Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind (ATLAS), wenn die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet haben.
Eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht gilt für Dokumente der folgenden Art:
- empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Zwei gesetzliche Anforderungen gilt es nun zu vereinen: die eben erwähnten Aufbewahrungspflichten und die Anforderungen der DSGVO, hier insbesondere der Artikel 17 Recht auf Löschung (“Recht auf Vergessenwerden”).
Was auf den ersten Blick wie ein Widerspruch aussieht, lässt sich leicht auflösen. Nach Ablauf der Zweckbindung (hier: Aufbewahrungspflichten) regiert die DSGVO – mit der Folge, dass ein Dokumentenmanagementsystem in der Lage sein muss, spezielle Dokumente und Daten mit Personenbezug zu löschen. Ein modernes DMS muss diese Löschfunktion beherrschen. Darüber hinaus fordert die DSGVO vom Dokumentenmanagementsystem aber auch die Fähigkeit ein, dass ein Kunde jederzeit ein Auskunftsersuchen stellen kann: Es geht also um Klärung der Fragestellung, ob und zu welchem Zweck persönliche Daten gespeichert wurden – und falls ja, welche Daten das sind. Kurzum: Das DMS-System muss über die Option verfügen, diese Daten dem Auskunftsersuchenden zukommen zu lassen.
Auch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD, der Nachfolger der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, Außerkraft s. 01.01.2015) und GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, außer Kraft s. 31.12.2014) stellen bestimmte Anforderungen an ein elektronisches Dokumenten-Management-System. Das jeweilige DMS sollte natürlich die Voraussetzungen mitbringen, um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen.
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EASY DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist eine leistungsstarke, flexible und skalierbare ECM-Lösung. Und damit das ideale Dokumentenmanagementsystem für Großunternehmen, den Mittelstand und kleine Unternehmen.
Eine DMS-Software, die Ihre Unternehmensinformationen und die digitale Archivierung zu einer Business-Ressource macht. Werden Sie schneller und effizienter, bei mehr Prozesssicherheit. Wir verraten Ihnen, wie.
Das Dokumentenmanagementsystem von easy macht den Schritt in die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse möglich.
Ganz gleich, ob Ihre Daten und Dokumente auf Unternehmensservern oder in der Cloud liegen: Legen Sie mit DMS einfach los – dank einer intuitiven, leicht verständlichen Bedienung. So einfach kann ein Dokumentenmanagementsystem sein. Freuen Sie sich mit EASY DMS auf leichteren Zugang zu Ihren Daten, gleich ob Dokumente, Belege etc.
Ausgangssituation: Dokumentenmanagement
Manuelles Dokumentenmanagement von Informationen in Papierakten ist äußerst zeitaufwendig und zudem eine wenig motivierende Tätigkeit für die Bearbeiter. Gleichzeitig bremst es Ihre Organisation aus: Lange Transport- und Liegezeiten ziehen Geschäftsprozesse unnötig in die Länge und verzögern nachfolgende Aufgaben und Abläufe. Häufig mangelt es auch an Transparenz über aktuelle Prozesse und Inhalte. Dokumente und Informationen sind nicht unmittelbar auffindbar, die Auskunftsfähigkeit ist einschränkt – selbst, wenn schnelle Reaktion gefragt ist. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem hingegen bringt Ihr Unternehmen auf die Sprünge.
DMS-Software als neue Ablage: strukturiert und intuitiv
easy archive ist eine Archivierungslösung mit beeindruckendem Leistungsumfang bei geringem Administrationsaufwand – und arbeitet perfekt im Duett mit unserer DMS-Software. So leicht kann Archivierung sein: Konfiguration und Administration gehen einfach von der Hand, die integrierte Datenbank ist wartungsfrei.
die Lösung
DMS steht für Dokumentenmanagement mit System: für ein Enterprise Information Management Tool, das modernstes Dokumentenmanagement wie auch flexibles Content Management zu einer Plattform für die Optimierung aller dokumentenbasierten Tätigkeiten und die nahtlose Zusammenarbeit im Unternehmen kombiniert. Die leistungsfähigen Funktionen unseres Dokumentenmanagementsystems unterstützt die Mitarbeiter bei der Bearbeitung, Kategorisierung und Versionierung Ihrer Dokumente: Digitalisierte Papierdokumente und elektronische Dokumente von außen lassen sich ebenso verwalten wie im Haus anfallende Informationen.
Vorteile
Ihr Nutzen durch digitales Dokumentenmanagement
All das macht EASY DMS zur idealen DMS-/ECM-Lösung für Unternehmen jedweder Größe. Und dazu ist es noch schnell zu implementieren. Denn unser Dokumentenmanagementsystem bietet zahlreiche Out-of-the-Box-Lösungen, etwa Archivierung, Vertragsmanagement, Eingangsrechnungsverarbeitung, Personalmanagement und vieles mehr.
- Mehr Transparenz: strukturierte Ablage aller Informationen und Dokumente durch DMS-Software
- Dokumentenmanagement von easy steht für höhere Prozesseffizienz: einfaches Auffinden und schnelle Weiterleitung von Informationen
- Bessere Zusammenarbeit: zentrale Datenhaltung ermöglicht gemeinsame Nutzung der Dokumente
- Hohe Nachvollziehbarkeit: durch Versionierung der Dokumente und Protokollierung
- SLAs sicher einhalten: dank Fristenmanagement mit mehreren Eskalationsstufen
- Schnelle Einarbeitung: nach kurzer Einführung arbeiten auch neue Mitarbeiter sicher mit dem DMS
- Durch unsere DMS-Software zu mehr Flexibilität: Informationen stehen überall zur Verfügung – rund um die Uhr
- Geringer Pflegeaufwand: dank zentraler Administration des Dokumenten-managements
- Hohe Sicherheit der abgelegten Dokumente: durch fein abgestuftes Rechtekonzept und detaillierte Protokollierung innerhalb der DMS-Software
