In Software überführt, beschreibt Enterprise Content Management alle Methoden, Werkzeuge und Techniken zur Erfassung, Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung von Inhalten und Dokumenten in elektronischen Systemen. Das Konzept stammt aus den späten 1990er Jahren und ist über die letzten Jahre gut gereift.
Was ist ECM?
Das Hauptziel von ECM besteht darin, das in Unternehmen vorherrschende Potpourri an Daten und Dokumentenarten (Office-Dokumente, PDFs, Eingangsrechnungen, JSON, XML etc.) zu strukturieren und in einem Datenfluss zusammenzuführen und bereitzustellen. Eine bessere Übersicht, leichtere Nachvollziehbarkeit und ein Plus an Effizienz in der Zusammenarbeit sind das Ziel.
Warum Enterprise Content Management?
Um dies zu erreichen, unterstützt zeitgemäßes Enterprise Content Management alle Prozesse zur Dokumenten- und Daten-Organisation im Unternehmen und ermöglicht folgenden Aufgaben:
- Erfassung: Sammeln und Digitalisieren von Dokumenten und Daten.
- Speicherung: Sichere und strukturierte Ablage der Inhalte.
- Verwaltung: Organisieren und Klassifizieren der Inhalte, oft mit Metadaten.
- Automatisierung: Einsatz von Workflows zur Effizienzsteigerung.
- Analyse: Auswertung der Inhalte zur Gewinnung von Erkenntnissen.
ECM hilft Unternehmen, deren Informationsflut zu bewältigen, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Ein zentraler Bestandteil von ECM ist das Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Was ist der Unterschied zwischen ECM und DMS?
Enterprise Content Management (ECM) und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind zunächst Konzepte, die aus der Notwendigkeit entstanden sind, die zunehmende Menge an digitalen und physischen Dokumenten und Daten in Unternehmen effizient zu verwalten. Der Unterschied zwischen ECM und DMS besteht in deren Umfang bzw. Anwendungsbereich. Das zeigt sich bereits im Namen.
- Enterprise Content Management ist ein umfassender Ansatz zur Verwaltung aller Arten von Unternehmensinhalten. ECM umfasst nicht nur die Verwaltung von Dokumenten, sondern auch die Verwaltung von Web-Inhalten, digitalen Medien, von Daten aus Geschäftsprozessen und Aufzeichnungen. Das Ziel von ECM ist es, die Effizienz und Produktivität eines Unternehmens durch die zentrale Verwaltung und Automatisierung von Inhalten zu steigern.
- Dokumentenmanagementsysteme hingegen konzentrieren sich hauptsächlich auf die Verwaltung von Dokumenten. DMS-Systeme bieten Funktionen zur Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus. Der Fokus liegt dabei auf der Organisation und dem schnellen Zugriff auf Dokumente, um die Arbeitsabläufe zu optimieren. Aus dem dokumentenorientierten Ansatz von DMS-Systemen ergibt sich die Option zur Spezialisierung als Fachanwendung, z.B. fürs Vertragsmanagement.
Zusammengefasst:
- ECM: Umfasst die Organisation von Inhalten, Dokumenten, Web-Inhalten, digitalen Medien (Audio/Video) und Geschäftsprozessen.
- DMS: Konzentriert sich hauptsächlich auf die Verwaltung von Dokumenten und deren Integration in Geschäftsprozesse.
Stand der Dinge im Enterprise Content Management
Ein Vierteljahrhundert später: ECM war angetreten, um die in Unternehmen anfallenden Inhalte zu kanalisieren und in geordnete, nachvollziehbare Bahnen zu lenken. Das hat auch ganz wunderbar funktioniert. Doch in diesen 25 Jahren ergaben sich neue Herausforderungen: ortsunabhängige Zusammenarbeit, andere Geräteklassen (Smartphones/Tablets), Content-Silos etc., die sich durch Enterprise Content Management nicht lösen lassen. Das ist der Kontext und die Geburtsstunde der Content-Services.
FAQ zu Enterprise content management
Warum ist ECM wichtig für Unternehmen?
Eine gut durchdachte ECM-Lösung vereinfacht die Erfassung und Bereitstellung von Content, dessen Verteilung und Archivierung von Inhalten im Unternehmen deutlich. Die richtigen ECM-Software steigert die Produktivität der Mitarbeitenden. Standardisierte Arbeitsabläufe können schneller durchlaufen werden, was zu einer spürbaren Senkung der Betriebskosten führt. Darüber hinaus sind alle benötigten Daten und Informationen dank des mobilen Zugriffs auf das ECM-System jederzeit und überall verfügbar, was die Flexibilität und Effizienz weiter erhöht.
Welche Rolle spielt ECM in Unternehmen?
Das Enterprise Content Management System integriert verschiedene Software-Lösungen zum umfassenden Gesamtkonzept. Durch APIs verzahnen sich die Funktionen der einzelnen Lösungen nahtlos und ermöglichen durchgängige Workflows. Alles in einem ECM-System und ohne die Applikation zu wechseln. Das ist einer der großen Vorteile.