Typischerweise kommen sie dort zum Einsatz, wo viele kleine Beträge schnell und unkompliziert abgerechnet werden müssen: im Einzelhandel, in der Gastronomie oder bei Handwerksbetrieben mit kurzen Einsatzzeiten. Auch Dienstleister wie Friseure oder Reinigungsfirmen nutzen sie regelmäßig.
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine vereinfachte Form der Rechnung, die bei geringem Gesamtbetrag verwendet werden darf.
Liegt der Bruttobetrag – also der Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer – bei höchstens 250 Euro, kann die Rechnung nach den Vorgaben des Umsatzsteuerrechts als Kleinbetragsrechnung ausgestellt werden.
Ziel dieser Regelung ist es, den bürokratischen Aufwand zu reduzieren, ohne dabei die steuerliche Nachvollziehbarkeit zu gefährden. Gerade bei häufigen, kleineren Transaktionen – im Einzelhandel oder bei Dienstleistungen mit geringem Umfang – ist das ein echter Vorteil.
Hintergrund: Was besagen die Kleinbetragsregelungen?
Die Kleinbetragsrechnung ist kein steuerlicher Sonderfall, sondern klar im Umsatzsteuerrecht verankert. Zwei Vorschriften sind hier entscheidend:
- § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG): Regelt die allgemeinen Anforderungen an Rechnungen.
- § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) definiert die vereinfachten Anforderungen für Kleinbetragsrechnungen.
Was steht drin?
Kurz gesagt: Wenn der Bruttobetrag der Rechnung 250 Euro nicht übersteigt, dürfen bestimmte Angaben entfallen, z.B. Name und Anschrift des Leistungsempfängers oder die fortlaufende Rechnungsnummer.
Diese Vereinfachung ist bewusst gewählt. Sie soll Unternehmen entlasten, die regelmäßig kleine Beträge abrechnen. Man denke hier zum Beispiel an den Supermarkt und alle anderen Formen des stationären Handels.
Aber: Die Regelung gilt nicht pauschal. Sie greift nur, wenn die Rechnung im Inland ausgestellt wird und keine besonderen steuerlichen Anforderungen bestehen, z.B. bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Leistungen an vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen.
Pflichtangaben der Kleinbetragsrechnung
Auch wenn Kleinbetragsrechnungen weniger Angaben erfordern als reguläre Rechnungen, ganz ohne geht es nicht. Die vereinfachte Form ist nur zulässig, wenn bestimmte Mindestangaben enthalten sind. Diese sind in § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) geregelt.
Eine Kleinbetragsrechnung muss folgende Angaben enthalten:
- Name sowie Anschrift des leistenden Unternehmens
→ Wer hat die Leistung erbracht? - Ausstellungsdatum der Rechnung
→ Wann wurde die Rechnung erstellt? - Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Dienstleistung
→ Was wurde geliefert oder geleistet? - Bruttobetrag (Gesamtbetrag inkl. Umsatzsteuer)
→ Wie viel wurde berechnet? - Angewendeter Umsatzsteuersatz (z. B. 19 % oder 7 %)
→ Welcher Steuersatz wurde verwendet?
Alternativ kann auch ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung erfolgen, falls zutreffend.
Was darf fehlen?
Im Gegensatz zur regulären Rechnung müssen folgende Angaben nicht enthalten sein:
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Separater Ausweis der Umsatzsteuer
Das spart Zeit, besonders bei Massentransaktionen wie im Einzelhandel oder bei Dienstleistungen mit geringem Umfang.
Vorsicht geboten
Die Vereinfachung gilt nicht immer. In folgenden Fällen ist eine vollständige Rechnung erforderlich:
- Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen
- Bei Leistungen an Unternehmen mit Vorsteuerabzugsrecht
- Bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen
Tipp für die Praxis:
Wer regelmäßig Kleinbetragsrechnungen ausstellt, sollte prüfen, ob die Vereinfachung im konkreten Fall zulässig ist. Denn eine unvollständige Rechnung kann steuerliche Nachteile beim Vorsteuerabzug nach sich ziehen.
Welche Branchen nutzen Kleinbetragsrechnungen?
Kleinbetragsrechnungen sind überall dort sinnvoll, wo viele kleine Beträge schnell und effizient abgerechnet werden müssen. Sie sind besonders in Branchen verbreitet, die mit hohem Transaktionsvolumen bei bei niedrigen Einzelbeträgen arbeiten.
- Einzelhandel: Der Kassenbon im Supermarkt ist das klassische Beispiel. Er erfüllt alle Anforderungen einer Kleinbetragsrechnung: kompakt, rechtssicher und sofort verfügbar.
- Gastronomie: Ob Café, Imbiss oder Restaurant – hier werden täglich hunderte Kleinbeträge abgerechnet. Die vereinfachte Rechnung spart Zeit und Aufwand.
- Handwerksbetriebe: Für kleinere Reparaturen oder Wartungsarbeiten, etwa beim Elektriker oder Installateur, ist die Kleinbetragsrechnung eine praktische Lösung.
- Dienstleistungsgewerbe: Friseure, Kosmetikstudios, Reinigungsdienste oder mobile Pflegedienste nutzen sie regelmäßig bei Barzahlung oder Kartenzahlung vor Ort.
Auch im Onlinehandel und bei digitalen Dienstleistungen kann die Kleinbetragsrechnung zum Einsatz kommen (bei Downloads, Streaming-Abos oder Mikroservices).
FAQ zur Kleinbetragsrechnung
Muss ich Kleinbetragsrechnungen archivieren?
Ja – für 8 Jahre.
Auch Kleinbetragsrechnungen sind steuerlich relevante Belege und unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nach GoBD. Die Frist beträgt 8 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Was zählt zur GoBD-konformen Archivierung?
- Unveränderbarkeit: Die Rechnung darf nachträglich nicht bearbeitet werden.
- Lesbarkeit: Sie muss jederzeit lesbar und zugänglich sein.
- Form: Papier oder elektronisch – je nach Empfangsart.
- Systeme: Revisionssichere Archivierungssysteme wie DMS oder Buchhaltungssoftware sind empfehlenswert.
Beispiel aus der Praxis:
Ein Kassenbon über 19,90 Euro für Büromaterial, der als Betriebsausgabe gebucht wird, ist eine Kleinbetragsrechnung. Dieser Beleg muss 8 Jahre lang archiviert werden – genauso wie eine reguläre Rechnung.
Was passiert, wenn der Betrag über 250 Euro liegt?
Dann greift die Kleinbetragsregelung nicht mehr. Es muss eine vollständige Rechnung mit allen Pflichtangaben ausgestellt werden, inklusive Name und Anschrift des Leistungsempfängers, fortlaufender Rechnungsnummer und gesondertem Umsatzsteuerausweis.
Gilt die Regelung auch für Onlinebestellungen?
Ja, unter bestimmten Voraussetzungen. Auch im Onlinehandel können Rechnungen unter 250 Euro brutto als Kleinbetragsrechnungen ausgestellt werden, sofern die Lieferung oder Leistung im Inland erfolgt.
Typisches Beispiel:
Ein Onlinekauf über 49,90 Euro bei einem deutschen Händler. Die Rechnung enthält den Namen des Verkäufers, das Datum, die Artikelbezeichnung, den Bruttobetrag und den Umsatzsteuersatz – das genügt.
Aber Vorsicht:
Bei grenzüberschreitenden Leistungen oder wenn das Reverse-Charge-Verfahren greift, ist eine vollständige Rechnung unabhängig vom Betrag erforderlich.
Disclaimer: Dieser Artikel dient lediglich unverbindlichen Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinn dar.