Denn die Fähigkeit Daten und Dokumente getrennt nach Mandanten (Kunden, Unternehmen, Organisationen) zu halten, macht den Unterschied.
Was bedeutet mandantenfähig zu sein?
Mandantenfähigkeit bezeichnet die Fähigkeit eines Software- oder Hardware-Systems, mehrere Kunden (Mandanten) innerhalb einer einzigen Umgebung zu bedienen: Hier besitzen alle Mandanten ihre eigenen Daten wie auch Einstellungen, aber sie können die Daten aller anderen Kunden weder berühren noch einsehen. Der Mandant (Englisch: Tenant) bildet die höchste Ordnungsstufe des jeweiligen IT-Systems und stellt eine abgeschlossene Einheit dar.
In vielen Fällen besteht die Mandantenfähigkeit einfach aus einer logischen Trennung des jeweiligen IT-Systems. Zwar liegen die Daten der jeweiligen Mandanten noch in einer Datenbank, allerdings steuern Zugriffsrechte die Abgrenzung der Datenhaltung von Mandanten untereinander.
Mandantenabhängige & mandantenunabhängige Daten
- Als mandantenabhängig gelten alle Daten, die individuell dem Kunden gehören: Einstellungen, Geschäftsprozesse, Daten und Dokumente etc.
- Als mandantenunabhängig gelten alle Daten, die auf Systemebene allen Mandanten zur Verfügung stehen: Datum, Uhrzeit, Rechteverwaltung, Währungen usw.
Sonderfall: Mandantenübergreifende Daten
Mandantenübergreifende Systeme sind oft so konzipiert, dass sie mehrere Gesellschaften und Gesellschaftsformen innerhalb eines Unternehmens bedienen können. Hier lässt sich auch von Multi-Mandanten-Systemen sprechen.
- Beispielsweise zentrale Sicherheitsrichtlinien, gemeinsame Kalender oder andere globale Einstellungen, die für alle Gesellschaften gelten.
- Parallel können individuellen Daten und Einstellungen jeder Gesellschaft isoliert und unabhängig voneinander verwaltet werden, um die spezifischen Anforderungen und Geschäftsprozesse jeder Gesellschaft zu unterstützen. Zum Beispiel für eine Eingangsrechnungsverarbeitung mit gesellschaftseigenen Workflows und Konfigurationen.
Praktische Vorteile der Mandantenfähigkeit
Mandantenfähig zu sein, bietet sowohl für Kunden als auch für Softwarehersteller zahlreiche praktische Vorteile. Durch die klare Trennung und effiziente Verwaltung von Daten und Anwendungen können Unternehmen und Anbieter gleichermaßen von dieser Technologie profitieren.
Vorteile für Kunden
Untenehmen als Mandanten können ihre eigenen spezifischen Anforderungen und Geschäftsprozesse innerhalb des Systems umsetzen, ohne die anderen Kunden zu beeinträchtigen. Dies ermöglicht individuelle Anpassungen, zum Beispiel im Look-and-feel, oder sogar für kundeneigene Geschäftsprozesse. Die Datenisolierung zwischen den Mandanten gewährleistet, dass die Daten eines Mandanten nicht von anderen Mandanten eingesehen oder verändert werden können. Dies erhöht die Sicherheit und den Schutz sensibler Informationen. Datenschutzbestimmungen (DSGVO) und Sicherheitsvorschriften fordern dies auch ein.
Vorteile des Mandantenkonzepts für Dienste-Anbieter
Die Mandantenfähigkeit ermöglicht es zum Beispiel Softwareanbietern, ihre Lösungen skalierbar und kosteneffizient zu gestalten.
- Durch die gemeinsame Nutzung von Ressourcen innerhalb einer einzigen Instanz bedient ein Anbieter mehrere Mandanten gleichzeitig – ohne separate Systeme.
- Zudem erleichtert die zentrale Verwaltung von Daten und Anwendungen die Administration. Das reduziert den Aufwand für Wartung und Updates.
- Die Mandantenfähigkeit ermöglicht es Softwareherstellern, ihre Produkte flexibel an sich verändernde Anforderungen anzupassen und neue Kunden einfach zu integrieren.
Dies führt zu erheblichen Kosteneinsparungen und zu einer effizienteren Nutzung der IT-Ressourcen.