Prozessautomatisierung

Dabei geht es nicht nur um Effizienz, sondern auch um neue Möglichkeiten, wie Prozesse gestaltet, überwacht und verbessert werden können.

Digitalisierung, Prozessautomation & -optimierung

Wie hängt Prozessautomatisierung mit Prozessoptimierung und Digitalisierung zusammen?
Die drei Begriffe werden oft gemeinsam genannt – und das aus gutem Grund. Sie greifen ineinander, verfolgen aber unterschiedliche Ziele.

• Digitalisierung ist die gewinnbringende Voraussetzung für Prozessautomatisierung  und -optimierung. Sie beschreibt die Umwandlung analoger Informationen und Prozesse in digitale Form. Sie schafft die technische Grundlage, auf der Automatisierung überhaupt erst stattfinden kann. Nicht ganz zu Unrecht existiert die Wendung „digitale Transformation“: ohne Daten, Systeme und Schnittstellen lässt sich kein Prozess automatisieren.
• Prozessautomatisierung ist also ein Teilbereich der Digitalisierung und zugleich ein Werkzeug der Prozessoptimierung. Sie setzt dort an, wo digitale Prozesse bereits existieren und optimiert diese durch technische Unterstützung: z.B. durch Software-Roboter, regelbasierte Workflows oder KI-gestützte Systeme. Ein Beispiel: Die Digitalisierung ermöglicht es, Eingangsrechnungen digital zu erfassen. Die Prozessoptimierung sorgt dafür, dass der Freigabeprozess schlanker wird. Die Automatisierung übernimmt schließlich die Prüfung und Weiterleitung – ganz ohne manuelles Zutun.
• Prozessoptimierung zielt darauf ab, bestehende Abläufe effizienter zu gestalten. Das kann durch Umstrukturierung, Vereinfachung oder bessere Ressourcennutzung geschehen, ganz ohne Technologieeinsatz. Automatisierung stellt hier einen möglichen Hebel dar.

Kurzum: Wer Prozesse automatisieren will, braucht digitale Grundlagen und ein umfassendes Prozessverständnis.

Erst dann entfaltet Automatisierung ihr volles Potenzial als Bindeglied zwischen technischer Machbarkeit und organisatorischer Effizienz.

Klassifikation & Arten der Automatisierung

Nicht jede Automatisierung ist gleich. Je nach Komplexität, Datenlage und Zielsetzung lassen sich unterschiedliche Arten der Prozessautomatisierung unterscheiden. Diese Einteilung hilft dabei, den richtigen technologischen Ansatz für verschiedene Anwendungsszenarien zu wählen.

1. Simple Prozessautomatisierung

Hier geht es um klar strukturierte, repetitive Abläufe mit einem festen Prozessweg.
Typische Beispiele sind:

• das automatische Versenden von Bestellbestätigungen,
• das Erfassen von Stammdaten in Formularen,
• oder automatisches Archivieren von E-Mails.

Die Prozesse folgen immer dem gleichen Muster; es gibt keine Abweichungen oder Entscheidungen. Deshalb eignen sie sich besonders gut für einfache Automatisierungslösungen, etwa durch Makros oder einfache Skripte.

2. Regelbasierte Prozessautomatisierung

Diese Form ist deutlich komplexer. Sie kommt zum Einsatz, wenn Prozesse mehrere mögliche Wege nehmen können – abhängig von bestimmten Regeln, Bedingungen oder Daten.
Die Entscheidungslogik basiert auf:

• strukturierten Daten (z. B. Zahlen, Datumswerte),
• oder unstrukturierten Informationen (z. B. Textinhalte aus E-Mails).

Ein Beispiel:
Ein Rechnungseingangssystem prüft automatisch, ob der Betrag unter 1.000 € liegt. Ist das der Fall, wird die Rechnung direkt freigegeben. Liegt der Betrag darüber, wird sie zur manuellen Prüfung weitergeleitet. So etwas wird automatisiert in Rechnungsworkflows entschieden.

Solche Prozesse lassen sich mit sogenannten Business Rules Engines oder regelbasierten Workflows abbilden, oft in Kombination mit RPA (Robotic Process Automation).

3. Intelligente Prozessautomatisierung

Hier wird es richtig spannend: Diese Form der Automatisierung kommt bei Ad-hoc-Prozessen oder Ausnahmen zum Einsatz, also dort, wo keine festen Regeln existieren und klassische Automatisierung an ihre Grenzen stößt.

Typische Merkmale:

• keine vordefinierte Entscheidungslogik,
• hohe Variabilität im Ablauf,
• Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI), etwa durch Machine Learning oder neuronale Netzwerke..

Beispiel: Ein KI-System analysiert eingehende Vertragsdokumente und prüft automatisiert zentrale Vertragselemente wie Laufzeit, Kündigungsfristen, Zahlungsmodalitäten oder Haftungsklauseln. Auf Basis dieser Informationen erkennt es potenzielle Risiken, fehlende Angaben oder ungewöhnliche Formulierungen – und leitet das Dokument zur weiteren Prüfung oder Freigabe an die zuständigen Stellen weiter

Oft wird hier auch RPA mit KI kombiniert, um sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Aufgaben zu automatisieren. Diese intelligente Prozessautomatisierung ist besonders relevant für Bereiche wie Kundenservice, HR oder IT-Support.

Methoden und Tools im Überblick

Prozessautomatisierung ist kein Selbstläufer, denn sie benöitgt die richtigen Werkzeuge. Je nach Komplexität und Zielsetzung kommen unterschiedliche Methoden und Technologien zum Einsatz. Einige setzen auf einfache Regelwerke, andere auf künstliche Intelligenz oder visuelle Modellierung. Doch welche Tools eignen sich wofür?

1. Robotic Process Automation (RPA)

RPA ist ideal für strukturierte, regelbasierte Aufgaben. Software-Roboter imitieren menschliche Interaktionen mit Benutzeroberflächen: füllen Formulare aus oder kopieren Daten zwischen Systemen hin und her.

2. Künstliche Intelligenz (KI)

KI kommt ins Spiel, wenn Prozesse unstrukturierte Daten, komplexe Entscheidungen oder Lernfähigkeit erfordern. Typische Einsatzfelder: Texterkennung, Klassifikation, Prognosen oder semantische Analysen.

3. Low-Code/No-Code-Plattformen

Diese Tools ermöglichen es auch Nicht-Programmierern, Automatisierungen zu erstellen – per Drag-and-Drop, mit visuellen Workflows oder vordefinierten Bausteinen, wie zum Beispiel in einem AI Lab. Damit beschleunigen diese Plattformen die Umsetzung und fördern die Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und IT.

Vorteile & Anwendungsbereiche

Lohnt sich Prozessautomatisierung?
Die Antwort hängt stark vom Einsatzfeld ab – doch die Vorteile sind klar belegbar. Unternehmen profitieren vor allem durch schnellere Abläufe, geringere Fehlerquoten und eine spürbare Entlastung der Mitarbeitenden

Laut Bitkom (2024) liegen die beobachtbaren Effekte vor allem in der Vermeidung menschlicher Fehler, der Beschleunigung von Prozessen und der Reduktion repetitiver Tätigkeiten¹.

Effizienz und Geschwindigkeit

Automatisierte Prozesse laufen durchgängig und ohne Verzögerung.
Typische Routineaufgaben – z.B. bei Datenerfassung, Dokumentenprüfung oder Freigaben – werden systemgestützt erledigt. Das spart Zeit und erhöht die Reaktionsgeschwindigkeit.

Kostenersparnis

Weniger manuelle Eingriffe bedeuten: weniger Fehler, weniger Nacharbeit, geringere Personalkosten.

Qualität und Fehlerreduktion

Automatisierung sorgt für konsistente Ergebnisse.
Fehler durch Routine, Müdigkeit oder Ablenkung werden vermiedenm besonders bei wiederkehrenden Aufgaben wie Vertragsprüfung oder Datenübertragung.

Compliance und Sicherheit

Monotone Tätigkeiten entfallen.
Fachkräfte können sich auf strategische, kreative oder kundennahe Aufgaben konzentrieren.
Automatisierung schafft neue Rollen zur Steuerung, Analyse oder Weiterentwicklung automatisierter Prozesse.

Entlastung und Fokus für Mitarbeitende

Automatisierte Abläufe erleichtern die Einhaltung von Vorschriften.
Prüfpfade, Zugriffsrechte wie auch Zugriffskontrollen und Dokumentationen sind systemgestützt nachvollziehbar: ein Plus für Datenschutz und Auditfähigkeit

Ausblick: Automatisierung als strategischer Erfolgsfaktor

Prozessautomatisierung ist längst mehr als ein technisches Hilfsmittel – sie entwickelt sich zum strategischen Instrument für zukunftsorientierte Unternehmen. Wer heute automatisiert, schafft nicht nur Effizienz, sondern legt den Grundstein für skalierbare, resiliente und innovationsfähige Organisationen.

Die nächsten Schritte?

• Prozesse ganzheitlich analysieren, bevor automatisiert wird.
• Technologien gezielt auswählen – passend zur Komplexität und zum Reifegrad.
• Mitarbeitende einbinden und befähigen, statt sie zu ersetzen.

Denn Automatisierung funktioniert am besten dort, wo Technik und Mensch zusammenspielen.
Sie eröffnet neue Freiräume für bessere Entscheidungen, kreative Lösungen und nachhaltiges Wachstum.

Bereit für den Wandel? Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, Prozesse neu zu denken.

¹ https://www.bitkom.org/sites/main/files/2024-10/241016-bitkom-charts-kuenstliche-intelligenz-final.pdf