7 Herausforderungen beim Workflow-Management digitaler Dokumente

Mit der digitalen Transformation wird es immer mehr zur Realität: Ob es um das Rechnungswesen, Bestellvorgänge oder HR-Prozesse geht, Schritt für Schritt wird der Umgang mit Dokumenten in internen und externen Geschäftsprozessen digitalisiert.

Dabei hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, dass der große Vorteil von digitalen Dokumenten nicht nur darin besteht, dass Unternehmen jetzt weniger Papier ausdrucken und Aktenberge produzieren. Mit der Umstellung auf digitale Dokumente lassen sich zahlreiche Prozesse im Betrieb automatisieren und effektiver gestalten. Die Voraussetzung dafür ist ein gut funktionierendes Dokumenten-Management-System (DMS). Es bildet den zentralen Baustein, um den Workflow mit digitalen Dokumenten im Unternehmen zu handhaben. Das bedeutet: digitale Prozesse zu konzipieren, umzusetzen und zu verbessern.

Aber viele Unternehmen schrecken vor dieser Aufgabe zurück. Sei es, weil sie den Aufwand fürchten, der die Umgestaltung von Prozessen bedeutet, oder weil sie meinen, nicht über das nötige Knowhow zu verfügen, solche digitalen Prozesse über ein Workflow-Management-System aufzusetzen. Um mehr Handlungssicherheit zu bekommen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, worin die sieben größten Herausforderungen beim DMS-Workflow-Management bestehen.

1. Digitale Prozesse dürfen keine Blackbox sein

Das Pew Research Center hat in einer Umfrage herausgefunden, dass viele Menschen bei Digital-Themen im Alltag große Wissenslücken aufweisen. Die Mehrheit der Befragten konnte nicht sagen, was eine Zwei-Faktor-Authentifizierung ist oder woran man eine sichere Internetverbindung erkennt. Dinge, mit denen viele im digitalen Leben jeden Tag zu tun haben. 

Unternehmen sind ein Spiegel der Gesellschaft. Auch digitale Prozesse werden von Mitarbeitern oft als eine Blackbox angesehen, deren Regeln und Funktionsweisen ihnen nicht ersichtlich sind. Das führt dazu, dass einmal aufgestellte Regeln einfach befolgt werden, auch wenn sie für einen Arbeitsablauf keinen Sinn ergeben sollten. Das führt zu unmotivierten Mitarbeitern, die nicht proaktiv, sondern reaktiv handeln. 

Um diesen negativen Kreislauf zu durchbrechen, müssen die Mitarbeiter in digitale Workflows einbezogen werden und deren Prozesse für alle Beteiligte transparent gestaltet werden. Denn nur so kann sich mit der Akzeptanz auch die Effektivität digitaler Prozesse im Unternehmen voll entfalten.

2. Digitale Prozesse benötigen eine definierte Struktur

Besonders in großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern müssen Prozesse genau definiert werden, damit sich alle an sie halten. Definierte Prozesse ermöglichen den Aufbau von effizienten Strukturen, mit denen die Arbeitsabläufe in die richtigen Bahnen gelenkt werden. Sie bieten Mitarbeitern eine Anleitung, um ihre Arbeitskraft dort einzusetzen, wo es geschäftlich Sinn ergibt. 

Das gilt erst recht für digitale Prozesse. Ein Dokumenten-Workflow, der schon in Papierform nicht richtig funktioniert hat, wird auf digitaler Stufe nicht besser ablaufen. Deshalb kommt es bei der Digitalisierung von Prozessen darauf an, bestehende Abläufe zunächst auf den Prüfstand zu stellen. Damit ist zugleich die Chance verbunden, mit der Digitalisierung alte Fehler im Workflow zu tilgen und zu neuen digitalen Ufern aufzubrechen. 

3. Digitale Prozesse müssen agil auf Veränderungen reagieren können

Geschwindigkeit wird in der digitalen Welt immer wichtiger. Unternehmen müssen schneller auf Veränderungen reagieren und ihre Prozesse neuen Gegebenheiten anpassen können. Für das Workflow-Management digitaler Prozesse bedeutet das, sie müssen nicht nur – wie das in der Corona-Krise deutlich wurde – agil auf äußere Einflüsse reagieren können und dazu in der Lage sein, ihre Prozesse an neue Umweltfaktoren adaptieren zu können. 

Digitale Prozesse sollten zugleich die Fähigkeit besitzen, interne Optimierungen auf systemischer Ebene schnell umsetzen zu können. Mit einem guten digitalen Workflow-Management sollten neue Prozesse innerhalb weniger Stunden aufgesetzt und getestet werden können. Diese Agilität verschafft allen Geschäftsbereichen einen besseren Spielraum, um auf neue Anforderungen zu reagieren.

4. Digitale Prozesse müssen sich flexibel anpassen können

Viele Unternehmen scheuen sich davor, digitale Systeme zu implementieren, weil sie fürchten, dass sie damit Fakten schaffen, die sich später nicht wieder zurücknehmen lassen. Dahinter steht die Angst, mit starren Prozessen die Digitalisierung eher zu blockieren, anstatt sie effizienter werden zu lassen. Diese Angst ist nicht unbegründet. 

Deshalb muss sich jeder Prozess die Frage gefallen lassen: Was passiert, wenn man den neuen Ablauf wieder verändern muss – und zwar im laufenden Betrieb? Das ist nur dann möglich, wenn ein digitaler Prozess so aufgebaut ist, dass er sich nicht nur schnell, sondern auch flexibel an neue Herausforderungen anpassen lässt. 

5. Digitale Prozesse müssen einfach und dezentral sein

Die Implementierung digitaler Projekte ist oft mit einem großen IT-Overhead verbunden: Systeme müssen eingerichtet und gewartet und Mitarbeiter in aufwendigen Schulungen in die Bedienung der neuen Systeme eingearbeitet werden. Damit verbunden muss oft eine zentrale Instanz aufgebaut werden, die über die Prozesse wacht und darüber entscheidet, was umgesetzt werden kann. 

Ein solcher zentralistischer Ansatz, der auf Spezialwissen und Expertentum aufbaut, ist teuer, blockiert notwendige Innovationen und wirkt nicht selten demotivierend auf Mitarbeiter und Teams. Deswegen sollte digitales Workflow-Management auf Systeme setzen, die einem Low-Code-Ansatz folgen und keine Programmierer oder IT-Experten benötigen. Jede Fachabteilung sollte selbst dazu in der Lage sein, ihre Prozesse zu gestalten, um neue Ideen schnell verwirklichen zu können.

6. Digitale Prozesse müssen nachvollziehbar und zurechenbar sein

Ein digitaler Workflow bedeutet, dass Prozesse im Dokumentenmanagement vollautomatisiert ablaufen: In regelbasierten Abläufen werden Dokumente anhand vordefinierter Parameter abgelegt und mit Zugriffsberechtigungen für Bearbeiter oder Gruppen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens versehen. 

In diesem Prozess muss sichergestellt werden, dass dieser Workflow immer mit den geltenden Compliance-Richtlinien übereinstimmt: Dazu muss jeder Prozessschritt aufgenommen und dokumentiert werden, damit sich alles immer und an jeder Stelle ganz genau nachvollziehen lässt.

7. Digitale Prozesse müssen reversibel und kontrollierbar sein

Digitale Workflows lassen sich einfach anpassen und verändern. Diese Flexibilität ist für Unternehmen aber nur dann ein Gewinn, wenn sie keine Einbahnstraße ist. Digitale Prozesse benötigen ein Gedächtnis, mit dem Veränderungen jederzeit rückgängig gemacht werden können. Denn nur wenn die Möglichkeit besteht, einen vorherigen Zustand quasi auf Knopfdruck wieder herzustellen, können Modifikationen am System gefahrlos vorgenommen werden. 

Gleichzeitig benötigen digitale Prozesse ein Controlling: Workflow-Management kann nur dann effizient funktionieren, wenn die Laufzeiten der Prozesse überwacht und Reports erstellen werden können, die genau über die Performance des Systems Auskunft geben und darauf hinweisen, wann und wo Möglichkeit zur Optimierung der Prozesse besteht.