Dokumentenaufbewahrung – Wenn, dann richtig

Lesen Sie mehr in diesem Leitfaden, der die wichtigsten Eckpunkte zur Dokumentenverwaltung zusammenfasst.

Warum Dokumentenaufbewahrung digital mehr Spaß macht – Facts und Regeln

Hier die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

• Die GoBD regeln die Aufbewahrungsfristen zu Dokumenten; je nach Dokumententyp liegen sie zwischen 6 und 10 Jahren
• Die DSGVO fordert das Einhalten bestimmter Löschfristen; in der Regel nach Ablauf des ursprünglichen Verwendungszwecks
• Dokumentenlebenszyklus und Dokumentenaufbewahrung
• Heiße und kalte Daten: auch für Dokumente und Akten relevant

Eine sorgfältige Planung setzt voraus, dass man sich im Klaren über die Art der Dokumente und Daten ist. Das Stichwort hierzu lautet Lebenszyklus von Dokumenten.

Der Dokumentenlebenszyklus beschreibt die verschiedenen Phasen, die ein Dokument im Unternehmen durchläuft. Der Zyklus beginnt

• bei der Dokumentenerstellung oder -erfassung,
• führt über die Zugriffsphase (Bearbeitung) zur
• Dokumentenaufbewahrung
• bis zur Löschung der Dokumente.

Dieses Lebenzyklus-Konzept ist wichtig für die Dokumentenverwaltung: um Prozesse zu organisieren und Informationen effizient zu nutzen. Der Dokumentenlebenszyklus organisiert sich digital mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) und einem Archiv. Zur effektiveren Dokumentenablage gilt es nun, die im eigenen Unternehmen gebräuchlichen Dokumentenarten festzuhalten. Halten Sie auf einer Skizze fest und notieren sich die Antworten auf folgende Fragen:

• Welche Dokumente erreichen das Unternehmen oder werden dort erzeugt?
• Welche Dokumenttypen liegen nun vor, Rechnungen oder HR-Dokumente etc.?
• Welche Abteilungen benötigen in dieser Zeit welchen Zugriff (schreibend und/ oder lesend) auf diese Dokumente?
• Welche Aufbewahrungsfristen gelten für welchen Dokumententyp?

Nun haben Sie eine erste Vorstellung davon, wie sich der Dokumentenlebenszyklus gestaltet. Sie wissen, welche Dokumente von welcher Abteilung benötigt werden und wie lange diese aufzubewahren sind. Dies kombiniert mit einer zweiten, praktischen Unterscheidung nach Dokumententypen verleiht Ihrem Unternehmen eine strukturierte Dokumentenablage.

Heiße und kalte Daten: auch für Dokumente und Akten relevant

Da ein Dokument nur einen Datensatz einer Datenbank darstellt, ergibt die Einteilung in „heiße“ und „kalte“ Daten und damit auch von Dokumenten durchaus Sinn. Was ist damit gemeint?

Sprechen wir von „heißen/kalten Dokumenten“, verfügen wir über eine zweite Einteilung zur Dokumentenaufbewahrung: nämlich hinsichtlich Zugriffshäufigkeit, Verfügbarkeit, Speicherdauer und Wichtigkeit von Daten und Dokumenten für Prozesse innerhalb einer Organisation.

• Heiße Daten und Dokumente

Heiße Daten eines Unternehmens sind häufig abgerufene Dokumente. Sie enthalten geschäftskritische Informationen, die schnell verfügbar sein müssen. Diese Dokumente werden oft benötigt, um rasche Entscheidungen zu treffen. Manchmal muss der Zugriff auch ortsunabhängig möglich sein.

• Kalte Daten und Dokumente

Auf kalte Dokumente greifen Benutzer nur selten zu. Ein schneller Zugriff ist nicht nötig. Diese Dokumente liegen oft auf kostengünstigen Festplattenlaufwerken oder im günstigen Cloud-Speicher. Beispiele für solche Dokumente sind archivierte Inhalte, abgeschlossene Vorgänge oder veraltete Dokumente, die nur zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften aufbewahrt werden.

Unterscheiden Sie die Dokumente und notieren sich, welche in welche Kategorie fallen. So fällt Ihnen die Art der Dokumentenablage leichter.

Was während der Dokumentenaufbewahrung wichtig ist

Zwei Regularien spielen eine entscheidende Rolle: die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). 

Aufbewahrungsfristen

Die GoBD und andere gesetzliche Regularien (AO, HGB etc.) fordern Fristen von 6 bis 10 Jahren zur Dokumentenaufbewahrung. Hier sind die Fristen zu einigen typischen Dokumentenarten:

10 Jahre für

• Abschlagszahlungen 
• Lieferscheine (So der Lieferschein gleichzeitig die Rechnung darstellt.) 
• Rechnungen
• Buchungsbelege 
• Ausgangsrechnungen  
• Abschreibungsunterlagen 
• Kontoauszüge 
• Jahresabschlüsse etc.

6 Jahre für

• Angebote  
• Import-/Exportunterlagen und Zollbelege
• Betriebsprüfungsberichte  
• Handels- & Geschäftsbriefe  
• Und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind

Die Aufbewahrungsfrist startet stets mit dem Ende (31.12.) des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder zugestellt wurde.

Datenschutz und die DSGVO

Für die Dokumentenaufbewahrung spielt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eine besondere Rolle, und ein moderne Dokumentenarchivierungssoftware unterstützt Sie bei deren Einhaltung. Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, dürfen nur zweckgebunden aufbewahrt werden. Das Einverständnis über die Datenverarbeitung vorausgesetzt, dürfen z.B. Eingangsrechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden. Nach Ablauf dieser Frist entfällt der Zweck der Aufbewahrung, und die Dokumente sind zu löschen.

Wichtig im Kontext der DSGVO ist auch das zentrale Need-to-know-Prinzip. Sie speichern also nur die Daten und Dokumente, die unbedingt notwendig sind. Gleichzeitig stellen Sie sicher, dass die Dokumente vertraulich aufbewahrt werden: also nur von berechtigten Personen und Anwendungen gelesen werden können. Ein Rollen- und Rechte-Konzept, gemäß DSGVO, ist dazu notwendig. Offensichtlich ist Dokumentenablage im Kontext der Datenschutzgrundverordnung ein recht umfangreiches Thema. Besonders HR-Mitarbeiter und -Verantwortliche sollen sich hinreichend informieren.

Vorteile digitaler Dokumentenaufbewahrung

Eine effiziente Dokumentenaufbewahrung ist nicht nur eine gesetzliche Notwendigkeit, sondern auch eine Chance für Unternehmen, interne Prozesse zu optimieren. Die digitale Transformation dieses Bereiches bringt Ordnung und Struktur in die Dokumentenverwaltung. Allein dadurch, dass nun der Lebenszyklus von Dokumenten – von der Erstellung bis zur Löschung – in seiner Struktur vorliegt, verbessert sowohl die Zusammenarbeit und beschleunigt Entscheidungsprozesse. Die Unterscheidung zwischen heißen und kalten Daten hilft dabei, Ressourcen klug einzusetzen und die Verfügbarkeit von Informationen zu maximieren. Kurz gesagt: Die richtige Dokumentenaufbewahrung ist ein Schlüssel zum Erfolg in der digitalen Welt.