Purchase-to-Pay-Prozess

Eines vorab: Die Worte Purchase-to-Pay sowie Procure-to-Pay werden häufig synonym verwendet. Beides stammt aus dem englischen Sprachraum. Wenn von Purchase-to-Pay die Rede ist, verweist man auf den Prozess der Warenbeschaffung in Unternehmen, also den Beschaffungsprozess. Kurzum: Es geht um den Einkauf von Dienstleistungen und Waren bis schlussendlich zu deren Bezahlung. Das ist der grobe Rahmen, in dem sich das Procure-to-Pay bewegt. Diese Prozesse möchte man digitalisiert abbilden.

Was bedeutet Purchase-to-Pay?

Ein integrierter Prozess nach dem Purchase-to-Pay-Prinzip soll Ineffizienzen und Fehlerpotentiale, die bei der manuellen Bearbeitung in der Beschaffung entstehen, minimieren. Mithilfe von Purchase-to-Pay-Software lässt sich der gesamte Beschaffungsprozess optimieren, indem der Datenaustausch zwischen den einzelnen Prozessschritten digital abgebildet wird und sich dadurch weitgehend automatisieren lässt.

Welche Probleme löst Purchase-to-Pay?

Eine der größten Herausforderungen für die Beschaffungsfunktion in einem Unternehmen ist, die unterschiedlichen Gegebenheiten und Anforderungen aller Abteilungen auf Basis eines Standard-Prozesses abzubilden. Beginnend mit der Meldung eines Bedarfs, finden die Einzelvorgänge typischerweise verteilt über das ganze Unternehmen in zahlreichen Organisationseinheiten statt. Am Prozess sind viele Personen beteiligt, die untereinander Informationen austauschen.

Das Ziel von Purchase-to-Pay ist, den Beschaffungsprozess durch einen reibungslosen Datenaustausch ganzheitlich zu optimieren. Doch welchen Herausforderungen sehen sich Einkaufsorganisationen in Unternehmen überhaupt gegenüber?

• Lange Prozess-Durchlaufzeiten: Bei manuellen und papierbasierten Prozessen können sich die Laufzeiten des Gesamtprozesses schnell in die Länge ziehen. Beschaffungsprozesse sind durch viele Einzelentscheidungen geprägt. Verzögert sich eine davon, gerät der gesamte Prozess ins Stocken. Immer wieder werden in der Praxis zum Beispiel Bedarfsmeldungen „vergessen“ und bleiben liegen. Digitale Purchase-to-Pay-Lösungen funktionieren hingegen wie ein digitales Gehirn. Dank intelligenter Workflows mit Eskalations- und Erinnerungsfunktionen werden alle Prozessbeteiligten automatisch an ihre offenen Aufgaben erinnert.
• Medienbrüche zwischen Prozessschritten: E-Mails, Telefonate und sogar Fax gehören in vielen Unternehmen noch immer zum Alltag in der Kommunikation rund um den Einkauf von Waren und Dienstleistungen. Solche Medienbrüche machen Beschaffungsprozesse ineffizient und letzten Endes auch teuer.
• Fehlende Prozess-Transparenz: Ohne Digitalisierung und Integration der einzelnen Prozessschritte verlieren Einkaufsorganisationen schnell den Überblick. Zahlreiche Prozessbeteiligte und unterschiedliche Kommunikationswege sind die perfekten Zutaten, um den Überblick in der Beschaffung zu verlieren. Digitale Lösungen schaffen tagesaktuelle Transparenz und geben Einkaufs- und Finanzabteilungen einen Überblick über alle ein- und ausgehenden Kosten.
• Ineffiziente manuelle Arbeitsschritte: Nicht-digitalisierte Prozesse lassen sich nicht automatisieren und verursachen damit manuelle Arbeit. Noch dramatischer aber ist die häufig entstehende Mehrarbeit für Mitarbeiter infolge von Fehlern im Prozess oder Problemen in der Kommunikation.
• Nicht-Ausnutzung optimaler Zahlungskonditionen: Viele Lieferanten gewähren bei rechtzeitiger Zahlung Sonderkonditionen und Skonti. Wenn die Koordination zwischen der Einkaufs- und Finanzabteilung nicht gut funktioniert, können solche finanziellen Vorteile schnell verloren gehen.
• Keine vorausschauende Liquiditätsplanung: Für die kurzfristige Liquiditätsplanung ist es vorteilhaft, anstehende Zahlungen frühzeitig zu terminieren. So lässt sich der Cashflow optimieren – allerdings nur dann, wenn mit der Bestellung schon klar ist, wann eine Zahlung fällig wird. Außerdem lassen sich durch die Echtzeit-Transparenz und die Verknüpfung von Beschaffung und Finanzen die Monats, Quartals- und Jahresabschlüssen in der Buchhaltung schneller aufstellen, prüfen und abschließen. Dieser sogenannte „Fast Close“ wird allein schon aufgrund gesetzlicher Rahmenbedingungen immer wichtiger, scheitert in der Praxis allerdings häufig wegen der fehlenden Prozessintegration zwischen Einkauf und Buchhaltung.

Ein integrierter und automatisierter Purchase-to-Pay-Prozess ermöglicht Unternehmen, diese typischen Probleme in der Beschaffung zu beheben.

Welche Prozessschritte umfasst Purchase-to-Pay?

Der Purchase-to-Pay-Prozess besteht aus einer Vielzahl einzelner Prozessschritte. Dabei lassen sich im wesentlichen bedarfsbezogene (Purchase) und zahlungsbezogene (Pay) Prozesse voneinander unterscheiden.

Die bedarfsbezogenen Prozesse (Purchase) erstrecken sich über den ersten Teil des Beschaffungsprozesses von der Bedarfsmeldung bis zum Wareneingang:

• Bedarfsmeldung
• Prüfung
• Freigabe
• Bestellung
• Auftragsbestätigung
• Wareneingang

Die zahlungsbezogenen Prozesse (Pay) beziehen sich auf den zweiten Teil des Beschaffungsprozesses, der mit dem Eingang der Rechnung des Lieferanten beginnt und mit deren Bezahlung endet:

• Rechnungseingang
• Rechnungsverarbeitung
• Abgleich mit Bestellung
• Rechnungsfreigabe
• Zahlung

In einem integrierten Purchase-to-Pay-Prozess werden beide Teile miteinander verbunden, sodass daraus ein von Anfang bis Ende integrierter Gesamtprozess entsteht. Digitale Beschaffungslösungen regeln den Datenaustausch für alle Transaktionen entlang dieser Prozesskette.

Teilprozesse des Purchase-to-Pay

Ein genauerer Blick zeigt, dass der Beschaffungsprozess aus etwaigen einzelnen Prozessschritten besteht. Grundsätzlich lässt sich der gesamte Purchase-to-Pay-Prozess zunächst in zwei Prozessseiten einteilen – in die Seite der bedarfsbezogenen Prozesse und in die Seite der zahlungsbezogenen Prozesse:

Purchase-to-Pay – die bedarfsbezogenen Prozesse

Alles startet mit der Bedarfsmeldung: Entweder manuell, jemand benötigt etwas und bringt die Bedarfsmeldung auf den Weg, oder der ganze Prozess startet schon automatisiert. Alles auf einen Blick besteht der bedarfsbezogene Teil der Purchase-to-Pay-Prozesse aus:

• der Bedarfsmeldung
• deren Prüfung und Freigabe
• der Bestellung
• der Auftragsbestätigung
• dem Wareneingang bzw. der Wareneingangskontrolle

Die zahlungsbezogenen Prozesse im Purchase-to-Pay

Spätestens mit dem Wareneingang liegt auch eine Eingangsrechnung vor. Ab hier startet der Zahlungs- und Verbuchungspart des Purchase-to-Pay-Prozesses. Jener besteht aus:

• Rechnungseingang
• Rechnungsverarbeitung
• Abgleich mit Bestellung
• Rechnungsfreigabe
• Zahlung

Es liegt auf der Hand, dass ein digitaler Purchase-to-Pay-Prozess in Unternehmen für einen enormen Transparenzschub sorgt. Gleichermaßen beschleunigt Purchase-to-Pay auch die Prozesslaufzeiten ungemein – ein gut funktionierendes Purchase-to-Pay-System vorausgesetzt.

Bei der Suche nach einer griffigen Beschreibung für einen Beschaffungsprozess, der von Anfang bis Ende digital integriert ist, taucht immer wieder ein Begriff auf: Purchase-to-Pay, häufig abgekürzt als P2P und gelegentlich abgewandelt zu Procure-to-Pay. Purchase-to-Pay umfasst die Prozessschritte vom Einkauf von Waren und Dienstleistungen bis zu deren Bezahlung.

In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen die wichtigsten Eigenschaften und Vorteile eines integrierten Purchase-to-Pay-Prozesses vor und wie Sie diesen in Ihrem Unternehmen erfolgreich umsetzen. Außerdem erfahren Sie hier, warum in Zeiten der Digitalisierung und Industrie 4.0 ein effizienter Beschaffungsprozess unverzichtbar wird.

Purchase-to-Pay umfasst alle Prozessschritte rund um die Beschaffung von der Bedarfsmeldung über den Bestellvorgang bis zur Rechnungsprüfung und Bezahlung. Noch immer führen viele Unternehmen die Vorgänge entlang dieser Prozesskette ganz oder zumindest teilweise manuell durch. Eine Studie zur Digitalisierung des IT-Branchenverbands Bitkom hat dies zuletzt eindrücklich bestätigt: In vier von zehn deutschen Unternehmen läuft die Hälfte der Geschäftsprozesse papierbasiert ab.

In vier von zehn Unternehmen läuft die Hälfte der Geschäftsprozesse papierbasiert ab. Purchase-to-Pay digitalisiert die Beschaffung.

Definition: Purchase-to-Pay ermöglicht Unternehmen, die einzelnen Schritte des Beschaffungsprozesses mithilfe digitaler Lösungen zu verbinden und den Datenaustausch zu automatisieren – von der Bedarfsmeldung über die Lieferung bis zur Rechnungsverarbeitung.

Wie sieht eine erfolgreiche Purchase-to-Pay-Strategie in Zeiten der Digitalisierung und Industrie 4.0 aus?

Digitalisierung ist ein entscheidender Erfolgsfaktor bei der Umsetzung eines integrierten Purchase-to-Pay-Prozesses. Doch es gilt auch: „Bei der Digitalisierung geht es um viel mehr als die Umwandlung von analogen Prozessen in digitale Prozesse“, so Barbara Engels vom Institut der deutschen Wirtschaft im Gespräch mit der Süddeutschen Zeitung. Digitale Transformation allein ist noch kein Erfolgsgarant für Ihr Unternehmen.

Vielmehr sollten Sie Ihren Beschaffungsprozess grundsätzlich auf den Prüfstand stellen und Ineffizienzen Schritt für Schritt aufdecken. Überprüfen Sie die Kommunikation zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Lieferanten angefangen mit der Bestellung und Auftragsbestätigung bis zu internen Prüf- und Freigabeprozessen. Im Falle manueller Prozesse hinterfragen Sie kritisch: Gibt es plausible Gründe für papierbasierte und händische Prozesse, wenn ausgereifte digitale Lösungen zur Verfügung stehen?

Dank Industrie 4.0 werden Maschinen schon bald intelligent und selbstständig miteinander kommunizieren. Daher wäre es nur logisch, bei der digitalen Transformation vor einem so essentiellen Prozess wie der Beschaffung nicht Halt zu machen. Mit händischen Prozessen sind ein hoher Zeit- und Personalaufwand sowie ein enormes Fehlerpotential verbunden. Ein zumindest in Teilen automatisierter Purchase-to-Pay-Prozess minimiert Fehlerquellen, erhöht die Transparenz und spart Ihrem Unternehmen wertvolle Zeit und Geld.