Eines vorab: Die Worte Purchase-to-Pay sowie Procure-to-Pay werden häufig synonym verwendet. Beides stammt aus dem englischen Sprachraum. Wenn von Purchase-to-Pay die Rede ist, verweist man auf den Prozess der Warenbeschaffung in Unternehmen, also den Beschaffungsprozess. Kurzum: Es geht um den Einkauf von Dienstleistungen und Waren bis schlussendlich zu deren Bezahlung. Das ist der grobe Rahmen, in dem sich das Procure-to-Pay bewegt. Diese Prozesse möchte man digitalisiert abbilden.
Teilprozesse des Purchase-to-Pay
Ein genauerer Blick zeigt, dass der Beschaffungsprozess aus etwaigen einzelnen Prozessschritten besteht. Grundsätzlich lässt sich der gesamte Purchase-to-Pay-Prozess zunächst in zwei Prozessseiten einteilen – in die Seite der bedarfsbezogenen Prozesse und in die Seite der zahlungsbezogenen Prozesse:
Purchase-to-Pay – die bedarfsbezogenen Prozesse
Alles startet mit der Bedarfsmeldung: Entweder manuell, jemand benötigt etwas und bringt die Bedarfsmeldung auf den Weg, oder der ganze Prozess startet schon automatisiert. Alles auf einen Blick besteht der bedarfsbezogene Teil der Purchase-to-Pay-Prozesse aus:
- der Bedarfsmeldung
- deren Prüfung und Freigabe
- der Bestellung
- der Auftragsbestätigung
- dem Wareneingang bzw. der Wareneingangskontrolle
Die zahlungsbezogenen Prozesse im Purchase-to-Pay
Spätestens mit dem Wareneingang liegt auch eine Eingangsrechnung vor. Ab hier startet der Zahlungs- und Verbuchungspart des Purchase-to-Pay-Prozesses. Jener besteht aus:
- Rechnungseingang
- Rechnungsverarbeitung
- Abgleich mit Bestellung
- Rechnungsfreigabe
- Zahlung
Es liegt auf der Hand, dass ein digitaler Purchase-to-Pay-Prozess in Unternehmen für einen enormen Transparenzschub sorgt. Gleichermaßen beschleunigt Purchase-to-Pay auch die Prozesslaufzeiten ungemein – ein gut funktionierendes Purchase-to-Pay-System vorausgesetzt.