KI im Personalwesen: Der HR-Trend für 2025

Künstliche Intelligenz (KI) ist längst kein Zukunftsszenario mehr. Im Arbeitsalltag vieler Menschen und Unternehmen haben sich KI-Tools schon fest etabliert. So hat eine Studie des Branchenverbands Bitkom [1] aus dem Jahr 2024 herausgefunden, dass bereits jedes fünfte Unternehmen in Deutschland regelmäßig KI-Tools einsetzt.

Auch im Personalwesen werden in den nächsten Jahren mehr und mehr Aufgaben mit Unterstützung dieser neuen Technologie vereinfacht werden. Dabei fand die Bitkom-Studie auch heraus, dass gerade im Personalwesen in Sachen KI noch ein großes ungenutztes Potenzial vorhanden ist: Denn während bislang nur wenige der Unternehmen im Personalbereich tatsächlich mit solchen Tools arbeiten, gibt mehr als die Hälfte der Befragten an, dass sie gerne stärker auf die Hilfe künstlicher Intelligenz in ihrem Arbeitsalltag in der HR zurückgreifen würde. Es ist also höchste Zeit, sich mit den vielfältigen Möglichkeiten und Vorteilen von KI im Personalwesen zu beschäftigen.

In diesem Artikel beleuchten wir für HR-Profis, wie KI die Personalarbeit in Zukunft einfacher, effizienter und tatsächlich sogar menschlicher gestalten kann. Abschließend fassen wir die Chancen und Herausforderungen zusammen, die mit dieser neuen Technologie verbunden sind.

KI-gestützte Tools helfen, die Kommunikation mit den Mitarbeitenden stärker zu personalisieren, um zielgerichteter auf die Bedürfnisse aller Beschäftigten einzugehen. So lassen sich mit Hilfe von KI personalisierte E-Mails an die Mitarbeitenden verfassen, zum Beispiel zur Ankündigung von Unternehmensneuigkeiten, zur Gratulation zum Geburtstag oder zum Firmenjubiläum oder um über interne Veranstaltungen zu informieren. Darüber hinaus kann KI die generelle Erstellung von Newslettern, Anweisungen oder Rundmails für die interne Kommunikation vereinfachen, indem sie Textentwürfe vorschlägt und an die Vorgaben der HR anpasst.

Daneben hat KI auch im Bereich des Vertragsmanagements viel Potential. So lässt sich die Erstellung von standardisierten Dokumenten wie Arbeitsverträgen, Zeugnissen oder Abmahnungen durch KI ganz elementar beschleunigen. Bei all diesen Prozessen besteht ein nicht zu unterschätzender Vorteil von KI darin, dass sie diese Aufgaben nicht nur vereinfacht, sondern auch dabei hilft, Fehler zu vermeiden und die Kommunikation der HR-Abteilung – sei es beim richtigen Sprachgebrauch oder der Einhaltung interner Standards – zu vereinheitlichen. 

KI vereinfacht das Personal- und Wissensmanagement

Zu den großen Stärken von KI zählt ihre Fähigkeit, in Sekundenbruchteilen große Mengen an Informationen zu verarbeiten, intelligent auszuwerten und für bestimmte Zwecke aufzubereiten. Im Personalwesen lässt sich diese Fähigkeit dazu einsetzen, interne Dokumente wie Personalakten zielgerichtet zu durchsuchen. Auf diese Weise lassen sich mit Hilfe von KI spielend einfach bestimmte Informationen finden.

In der Praxis kann das so aussehen, dass die Mitarbeitenden in der HR einen KI-gestützten Chat nutzen, um gewünschte Informationen aus einer digitalen Personalakte zu erhalten. Zum Beispiel könnte eine Sachbearbeiterin die KI fragen: „Wie viel verdient der Mitarbeiter XY?“ Die KI liefert dann in Sekundenschnelle das Ergebnis und holt bei Bedarf auch den betreffenden Arbeitsvertrag auf den Bildschirm.

Ein großer Teil der Arbeit in der HR entfällt auf administrative Aufgaben: Von der Pflege von Mitarbeiterdaten in der Personalverwaltung über die Organisation von Schulungen bis hin zur Durchführung von On- und Offboardings. Verschiedene KI-Tools werden die Mitarbeitenden in der HR schon in naher Zukunft bei diesen Aufgaben vielfältig unterstützen.

Zum Beispiel, indem sie die Koordination der zahlreichen Termine, die zum Arbeitsalltag im Personalwesen zählen, vereinfachen. So lässt sich die Planung von Mitarbeitergesprächen, Schulungen oder Teambesprechungen durch KI-gestützte Kalender und Planungstools automatisieren. Dabei kommt der KI wieder ihre Fähigkeit entgegen, in Windeseile große Datenmengen analysieren zu können. KI-Tools sind dadurch in der Lage, für Termine die optimalen Zeiten zu finden, indem sie die Verfügbarkeit aller Teilnehmenden über einen automatisierten Abgleich aller Terminkalender sicherstellen.

KI kann bei der Administration auch genutzt werden, um wichtige statistische Informationen über die Belegschaft zusammenzustellen. So lassen sich aus den erhobenen Mitarbeiterdaten automatisiert oder „auf Knopfdruck“ Berichte und Analysen mit allen relevanten HR-Kennzahlen erstellen. Für die Leitungsebene wird es so wesentlich einfacher, datengestützte Entscheidungen zu treffen und Trends beim Personal zu erkennen. Zum Beispiel lässt sich durch die Analyse von Kommunikationsmustern oder internen Bewertungen mit Hilfe von KI ein Frühwarnsystem zur Mitarbeiterfluktuation aufbauen.

Schließlich kann KI die HR auch in der direkten Kommunikation mit den Mitarbeitenden entlasten. Dazu lassen sich im internen Employee Self Service (ESS) KI-gesteuerte Chatbots einrichten. Bots dieser Art beantworten rund um die Uhr einfache und häufig wiederkehrende Fragen im Mitarbeiterportal automatisch. Auf diese Weise wird zugleich sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden immer die gleichen konsistenten Antworten auf ihre Fragen erhalten.

KI unterstützt bei der mitarbeiterentwicklung

Alle Personaler wissen: der Markt für qualifizierte Arbeitskräfte wird immer stärker umkämpft. Deshalb wird es für das Personalwesen zunehmend wichtiger, Zeit und Ressourcen in die Mitarbeiterentwicklung zu stecken. Das steigert die Mitarbeitermotivation, erhöht die Produktivität und die Bindung zum Unternehmen und verringert die Fluktuation. KI-Tools unterstützen das Personalwesen auch auf diesem wichtigen Zukunftsfeld. 

So lassen sich mit KI-Tools personalisierte Lernpfade konzipieren. Dazu analysiert die KI die individuellen Fähigkeiten und Entwicklungsziele von Mitarbeitenden und erstellt daraus eine strukturierte Abfolge von Lerninhalten. Diese Lerninhalte sind genau darauf ausgelegt, bestimmte Fähigkeiten, Wissensbereiche oder Kompetenzen von einzelnen Mitarbeitenden Schritt für Schritt zu verbessern. Auf diese Weise lässt sich eine kontinuierliche Weiterbildung aufbauen, die alle Mitarbeitenden gezielt fördert und einen wesentlichen Beitrag zur Mitarbeiterbindung leistet.

Ein weiteres wichtiges Instrument, bei dem ein modernes Personalwesen durch KI unterstützt wird, sind Feedback-Analysen. Auch hier kommt der KI wieder ihre Fähigkeit zur Auswertung großer Datenmengen entgegen. Denn mit den richtigen KI-Tools lassen sich Mitarbeiterumfragen, Leistungsbeurteilungen und andere Quellen sehr einfach durch die Verantwortlichen in der HR analysieren, um Trends und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Dadurch können Führungskräfte frühzeitig gezielte Maßnahmen zu einer besseren Mitarbeiterentwicklung ergreifen.

KI bietet viele chancen

Wie wir Ihnen zeigen konnten, bietet der Einsatz von KI im Personalwesen ein weites Feld an Möglichkeiten. Sie kann dabei helfen Routineaufgaben weiter zu automatisieren, die datengestützte Entscheidungsfindung unterstützen und verfügt über viel Potenzial, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern.

Was Entscheidungsträger dabei aber nicht vergessen dürfen: Gerade in der HR muss der Einsatz von KI sehr genau geplant und begleitet werden. Aus Perspektive der Compliance betrifft das insbesondere ethische und Datenschutz-Aspekte. In der HR-Praxis sollte KI schließlich nicht zum Ersatz menschlicher Interaktion werden. Beachten Unternehmen diese Punkte, können sie die Vorteile dieser bahnbrechenden Technologie ausschöpfen. So schaffen Sie in Ihrem Betrieb ein zeitgemäßes Personalwesen, das auf die Zukunft Ihres Unternehmens einzahlt.

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[1] Wintergerst, R. (2024). Künstliche Intelligenz in Deutschland – Status quo und Ausblick. Bitkom e.V.

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