Referenz-Story
Die Humbert-Gruppe geht mit easy in die Zukunft
Über Humbert
Die Humbert-Gruppe ist im Entsorgungs- und Transport- und Baugeschäft aktiv. Das Familienunternehmen beschäftigt etwa 80 Mitarbeitende, die an vier Standorten im nordrhein-westfälischen Dorsten beschäftigt sind. Zu der Gruppe gehören vier GmbHs, die ein breites Spektrum an Leistungen anbieten, von der Vermietung von Spezialfahrzeugen für die Baubranche über den Transport und die Entsorgung von Baustoffen bis hin zur Aufbereitung von Bauschlämmen. Als ERP-System kommt in den meisten Gesellschaften Microsoft Dynamics NAVISION zum Einsatz, das derzeit auf Microsoft Dynamics 365 Business Central migriert wird.
Digitalisierung heißt nach vorne blicken
Tradition trifft Innovation: Mit diesem Schlagwort lässt sich die Humbert-Gruppe im nordrhein-westfälischen Wulfen ganz trefflich beschreiben. Das familiengeführte Unternehmen feiert im Jahr 2025 bereits sein 100-jähriges Firmenjubiläum.
Aus einem kleinen Fuhrbetrieb mit einem Pferdegespann entwickelte sich im Lauf der Jahre ein breit aufgestellter Geschäftsbetrieb mit mehreren Standorten und einem stark diversifizierten Produktportfolio im Entsorgungsgeschäft. Ob es um Erdarbeiten geht, den Transport, die Entsorgung und das Recycling von Baustoffen oder die Vermietung von Transport-Silos – Humbert hat die richtige Lösung parat. Dieses breite Leistungsspektrum wird nicht nur in der Region geschätzt. Der Kundenstamm des Unternehmens erstreckt sich auf ganz Deutschland und das benachbarte Ausland.
Hinter dem Erfolg steht die Unternehmerfamilie Humbert, die bereits in dritter Generation die Geschicke des Unternehmens lenkt. Ein wichtiger Treiber hinter dieser Geschichte ist die Einbindung technologischer Errungenschaften in die Geschäftsprozesse. So wurden bereits 2009 Photovoltaikanlagen an allen Standorten installiert und ein Großteil des Fuhrparks sowie zahlreiche Baumaschinen wurden von fossilen auf E-Antriebe umgestellt. In diesem Umfeld wundert es auch nicht, dass Humbert bei der Digitalisierung schon sehr früh auf zukunftsträchtige Lösungen von easy gesetzt hat.
Frühzeitige Umstellung auf elektronische Archivierung
Bereits Ende der 1990er Jahre beschäftigte sich die Verwaltung bei Humbert mit den Vorteilen des papierlosen Büros. Ein externer IT-Berater riet zu easy archive, das 1998 im Unternehmen eingeführt wurde:
„Wir haben zunächst damit begonnen, die Tagesberichte unserer Mitarbeiter zu archivieren, die bis heute erstellt und in easy archiv abgelegt werden.“
Das berichtet Ludger Giese, kaufmännischer Leiter und Prokurist bei Humbert. In seinen 30 Dienstjahren hat er die Digitalisierung in leitender Position maßgeblich begleitet:
„Der nächste Schritt war die elektronische Archivierung der Eingangsrechnungen mit Anlagen und Lieferscheinen mit der Einführung von easy invoice. Heute sichern wir dort auch Zeitungsartikel und andere Dokumente, die für die Firma von Interesse sind.“
Giese erinnert sich, dass besonders in den Anfangsjahren die Einbindung eines elektronischen Archivsystems in die IT mit so manchen technischen Herausforderungen verbunden war. Die Vorteile des Archivs will er aber schon lange nicht mehr missen:
„Als das größte Plus von easy archive sehe ich die einfache Suchfunktion. Sucht man Dokumente aus den letzten 10 oder 20 Jahren, sieht man die Ergebnisse sofort auf dem Bildschirm und muss nicht mehr in den Keller rennen oder in Ordnern nach angehefteten Belegen suchen. Das ist für mich der größte Vorteil an der ganzen Geschichte.“
Das Firmenwachstum wird mit easy invoice einfacher
Als zweites Projekt nach easy archive folgte Ende der 2010er Jahre die Umstellung der Eingangsrechnungsverarbeitung auf easy invoice. Ausschlaggebend war das konstante Wachstum der Firma. Denn ab den 2000er Jahren expandierte die Humbert-Gruppe stark:
Die neu gegründeten GmbHs wurden an verschiedenen Standorten in Dorsten angesiedelt, was die Bearbeitung der Eingangsrechnungen immer komplizierter werden ließ. Zwar ist die Buchhaltung von Humbert am Firmensitz geblieben, aber die sachlichen Prüfer für die Rechnungen verteilten sich nun auf die verschiedenen Standorte:
„Das war der ausschlaggebende Punkt, an dem wir gesagt haben, da muss jetzt irgendwas passieren. Wir wollten die Rechnungen ja nicht kopieren und dann mit Boten oder im schlimmsten Fall per Post in der Firma hin und her schicken.“
Da sich das Archiv von easy bereits seit Jahren im Betrieb bewährt hatte, war der Weg zu einer digitalen Lösung für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen aus dem Hause easy nicht weit. So wurde easy invoice schließlich in Zusammenarbeit mit einem easy solution partner, der Systec 2.0 GmbH, auf dem Firmenserver eingerichtet. Das Programm läuft – wie das ERP-System Microsoft Dynamics NAVISION – als On-Premises-Installation auf einer Private Cloud, die Humbert als Infrastructure-as-a-Service (IaaS) bezieht. Ergänzend wurden mit easy invoice die Module Capture Verify und Capture Mail installiert. Sie ermöglichen die automatisierte Erfassung und Prüfung von Rechnungen, die als Scan aus einer Papiervorlage oder per E-Mail in den Rechnungsworkflow eingespeist werden
Noch immer 30 Prozent der Rechnungen auf Papier
Nach der Inbetriebnahme von easy invoice machten sich sofort die einfacheren Freigabeprozesse positiv bemerkbar. Ab jetzt können alle Rechnungen unabhängig vom Standort mit einem Klick in der easy Software abgezeichnet werden. Positiv ist für Giese auch, dass nun alle Prozesse, die mit der Bearbeitung der Eingangsrechnungen verbunden sind, insgesamt viel einfacher, schneller und transparenter ablaufen. Dazu muss man wissen, dass bei Humbert noch immer eine große Zahl an Papierrechnungen eingeht:
„Wir haben im Jahr etwa 11.000 bis 12.000 Rechnungen bei uns im Eingang, von denen circa 30 Prozent noch immer auf Papier sind. Das liegt daran, dass wir viele Kleingewerbe wie Landschaftsgärtner oder Hausmeisterservices als Kunden haben.“
Diese Rechnungen werden nun eingescannt und können dank easy Capture Verify voll digitalisiert ins System eingespeist werden.
Giese erinnert sich, dass es zu Beginn der Umstellung auf den digitalen Workflow hier und da im System hakte:
„Die Mitarbeiter wurden zuerst mit einem Wust an digitalen Daten konfrontiert, die zu verarbeiten waren. Deshalb hatten wir eine Übergangsphase, in der die Rechnungen händisch am Bildschirm – also jetzt nicht in Papierform – sortiert werden mussten. Aber ich denke, so eine Übergangsphase gibt es überall und die hatten wir auch.“
Je mehr sich die Prozesse mit der Zeit eingespielt haben, desto reibungsloser gestaltete sich die Arbeit mit der Software:
„Irgendwann setzte sich bei allen Beteiligten die Einsicht durch, dass das neue digitale System viel besser ist als das alte.“
Digitalisierung muss clever gehandhabt werden
Für den erfahrenen Prokuristen ist bei solch einem Digitalisierungsprojekt auch ein kluges Management gefragt:
„In meinen Augen ist es wichtig, die Mitarbeiter von der ersten Minute an mitzunehmen und in die Transformationsprozess einzubinden. Ich habe meine Leute bei jedem Schritt gefragt: Wie seht ihr das und auf welche Fehler läuft das neue System eventuell zu?“
Dabei ist es für Giese auch wichtig, ein gewisses Maß an gesunder Skepsis unter den Mitarbeitern zuzulassen. Bei Humbert hat dieses Vorgehen sehr gut funktioniert, so dass heute alle Mitarbeitenden von der digitalen Lösung voll überzeugt sind.
Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung mit easy invoice macht sich bei Humbert zum Beginn des neuen Jahres bemerkbar. Rechtzeitig vor Jahresschluss machte Giese mit dem easy solution partner Systec 2.0 GmbH das System fit für die Bearbeitung der neuen elektronischen Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD. Seit Jahresbeginn wird nun ein großer Teil der Rechnungen als ein verifizierter elektronischer Satz strukturierter Daten in den Workflow eingespeist.
Wir übernehmen bereits heute die Bankdaten und verbuchen diese automatisch in unserem System. Auf diese Weise werden zum Beispiel Doppelbuchung bei den Eingangsrechnungen schon jetzt erkannt. Ich hoffe aber darauf, dass sich dieser gesamte Prozess in Zukunft mit KI noch weiter verbessern lässt.
Ludger Giese,
Kaufmännischer Leiter & Prokurist der Humbert Gruppe