Referenz-Story
Terminal for Kids setzt auf easy invoice in der Cloud
Über Terminal for Kids
Wenn Sie bei „Terminal for Kids“ an ein Empfangsgebäude für Kinder an einem Flughafen denken, liegen Sie falsch. Denn das 2006 gegründete Unternehmen ist zwar eine 50-prozentige Tochter der Fraport AG, der Betreiberin des Flughafen Frankfurt. Das Geschäftsfeld von Terminal for Kids ist jedoch nicht der Flugverkehr, sondern die Kinderbetreuung: Das Unternehmen ist ein gemeinnütziger Träger, der an verschiedenen Standorten im Rhein-Main-Gebiet für mehr als 2000 Kinder im Alter von acht Wochen bis zum Schuleintritt zuständig ist. Zum weit gefächerten Portfolio von Terminal for Kids (TfK) zählen Kinderkrippen und Kitas, die zwischen 16 und 148 Kindern besuchen und die sowohl als öffentliche Einrichtungen als auch als Betriebskindergärten geführt werden.
Rechnungsverarbeitung – easy invoice in der Cloud
Im Jahr 2021 benötigte Terminal for Kids, ein großer gemeinnütziger Träger von Kinderbetreuungseinrichtungen, möglichst schnell ein neues System für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Zwei engagierte Mitarbeiterinnen berichten, wie sie sich auf die Suche nach einer Lösung machten, die zu einer schlanken Verwaltung passt und die sie auch bei der Bearbeitung von nicht immer ganz einfachen Rechnungen optimal unterstützt. Die Cloud-Lösung von easy invoice wurde für sie zum perfekten Match.
Bei Terminal for Kids dreht sich also alles um Kinder. Es geht darum, für die Kleinen und Kleinsten in unserer Mitte durch eine möglichst hohe Betreuungsqualität die bestmögliche Entwicklung sicherzustellen. Dafür beschäftigt das Unternehmen etwa 1000 Mitarbeitende – hauptsächlich Pädagogen – und bietet Programme wie eine bilinguale Erziehung oder eine tiergestützte Pädagogik an. Damit das reibungslos funktioniert, braucht es eine schlanke, aber effektive Verwaltung, die im Hintergrund den Pädagogen die Arbeit ermöglicht. Zu diesen „Enablern“ zählen auch Bärbel Hentrich, die im Herbst 2020 bei der TfK angefangen und 2023 die Leitung der Kreditorenabteilung übernommen hat, und Simone Albert, die sich seit April 2022 unter anderem um die vorbereitende Buchhaltung und die Rechnungsbearbeitung kümmert.
Eine neue Eingangsrechnungsverarbeitung muss her
Das erste große Projekt, das Bärbel Hentrich bei TfK in Angriff nahm, betraf die Eingangsrechnungsverarbeitung. Hintergrund war, dass sich das Unternehmen zu der Zeit umstrukturierte: Lange Zeit nutzte Terminal for Kids das Rechnungssystem einer anderen Fraport-Tochter, die jedoch von dem gemeinnützigen Unternehmen abgespalten wurde. Damit war eine drängende Deadline verknüpft, aber auch eine Chance verbunden:
„Das alte Rechnungssystem war für uns sehr aufwändig und kompliziert, da es genau auf die Anforderungen dieser anderen Fraport-Tochter zugeschnitten und für uns somit einfach niemals wirklich praktikabel war“, so Hentrich.
Als technische Voraussetzung kam hinzu, dass sich die neue Lösung in das vorhandene ERP-System von SAP einfügen musste.
Der kurze Weg zu easy invoice
Nach einer kurzen, aber intensiven Recherche entschieden sich Hentrich und ihr Team sehr schnell für easy invoice for SAP:
„Also zum einen gab es Anbieter, die kein großes Interesse an der Zusammenarbeit mit einem Unternehmen unserer Größe hatten, während easy von Beginn an an einer Zusammenarbeit interessiert war. Zum anderen hat uns gleich gefallen, wie sich easy vorgestellt hat und wie motiviert die Kollegen von easy an das Projekt herangegangen sind.“
Es folgte ein gemeinsamer Workshop mit dem Managed Service und einem IT-Experten von easy:
„Das war toll. Wir haben am ersten Tag geguckt, welchen Ist-Zustand wir hinsichtlich Technik und Prozessen haben. Am nächsten Tag sind wir schon rangegangen und haben von dort den weiteren Weg für die Umstellung der Eingangsrechnungsverarbeitung auf easy invoice mit Blick auf unsere Bedürfnisse vorgezeichnet. Und das dort Besprochene wurde später auch genauso umgesetzt.“
Nach dem ersten Kontakt zwischen easy und Terminal for Kids im Sommer 2021 startete das eigentliche Projekt Anfang Oktober 2021. Zu den ersten Schritten gehörte nach der Aufnahme der technischen und prozessualen Rahmenbedingungen die Ausarbeitung eines Pflichtenheftes. Dazu gab es wöchentliche Termine:
„Eigentlich wollten wir schon Anfang Januar live gehen mit der neuen Lösung, aber das stellte sich als utopisch heraus, weil wir auf unserer Seite die Verwaltung, die Einrichtungen und zum Schluss noch die Buchhaltung mit den Personalbelegen einbinden mussten. Live gegangen sind wir dann am Anfang von Q2 2022.“
Dass es insgesamt so schnell gehen konnte, lag neben dem Engagement der Beteiligten auch daran, dass sich Hentrich in Absprache mit ihrer IT-Abteilung für die Cloud-Version von easy invoice entschieden hat.
Einfacher, schneller, weniger Aufwand
Im Ergebnis hat die Kreditorenbuchhaltung von Terminal for Kids so nicht nur sehr schnell ein neues Programm zur Verarbeitung der Eingangsrechnungen erhalten, sondern konnte mit easy invoice auch die daran gekoppelten Workflows stark vereinfachen und viel besser auf die eigenen Bedürfnisse zuschneiden. Zusammen mit dem Programm richtete easy auch noch eine Archivierungslösung für SAP ein, um alle Rechnungen automatisch revisionssicher zu archivieren. Im neuen Workflow werden die Rechnungen zunächst über einen digitalen Belegleser als strukturierte Daten in easy invoice eingespeist. Dabei hat es sich als große Erleichterung herausgestellt, dass dieser gesamte Prozessschritt bei der überwiegenden Mehrzahl der Rechnungen ganz ohne manuelle Eingriffe abläuft. So schätzen Hentrich und Albert, dass mittlerweile etwa 80 Prozent aller Rechnungen automatisch ins System einlaufen.
Begeistert zeigen sich die Rechnungsprofis auch, wenn es um die Prozesse geht, die mit der eigentlichen Eingangsrechnungsverarbeitung zusammenhängen. Dank easy invoice konnten die damit verbundenen Schritte ebenfalls stark vereinfacht und beschleunigt werden. Zumal sich mit easy invoice der gesamte Prozess mit der Zeit immer weiter verfeinern und an die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeitenden anpassen und automatisieren lässt: Beispielsweise ordnet das Programm nun allen Kreditoren sogleich die richtige IBAN-Nummer, Adresse sowie das passende Zahlungsziel zu. Bei der Auswahl einer Kostenstelle werden automatisch die entsprechenden Verantwortlichen für die sachliche Freigabe ausgewählt. Überschreitet ein Rechnungsbetrag eine zuvor definierte Höhe, wählt das Programm im Freigabeprozess die speziell dafür vorgesehenen Verantwortlichen aus.
Flexible, unproblematische Anpassungen
„Ich mache in der Regel nur noch zwei Klicks, gehe zur sachlichen Prüfung und mehr muss ich eigentlich gar nicht mehr machen. Das ist wirklich sehr weit optimiert“,
fasst Hentrich die Verarbeitung der Eingangsrechnungen aus der Nutzerperspektive ihrer Abteilung zusammen. Dabei hat es sich als praktisch erwiesen, dass es in easy invoice möglich ist, die Workflows weitgehend selbst zu pflegen. Denn es gehört zum Alltag eines Betreibers einer solchen Anzahl an Einrichtungen, dass es vor Ort von Zeit zu Zeit personelle Rotationen gibt. Wechselt eine Einrichtungsleitung, lassen sich jetzt die Rechnungsläufe mit easy invoice von Mitarbeitenden in der Kreditorenabteilung selbständig an die neuen Gegebenheiten anpassen.
In diesem Zusammenhang hebt Hentrich als positiv hervor, dass auch nach der Einrichtung des Programms weiterhin die Möglichkeit bestand, das Programm mit easy zusammen noch besser auf die Bedürfnisse ihrer Abteilung abzustimmen:
„Wenn wir eine Idee hatten: Ach, könnten wir hier nicht noch mal an dem Rädchen drehen und könnten wir da nicht noch einmal etwas machen, war das nie ein Problem. Uns wurden immer alle Wünsche erfüllt.“
So fügten die IT-Experten von easy beispielsweise bei bestimmten Kreditoren einen festen Buchungstext und ein festes Konto hinzu und ergänzten die Übersicht um ein neues Feld, das den Status „Rechnung bezahlt am“ anzeigt, da diese Information zuvor nur über SAP einsehbar war.
Für alle Seiten ein voller Erfolg
Auf einem ganz anderen Gebiet hat sich die Umstellung auf easy invoice ebenfalls als Glücksgriff erwiesen. So berichten die beiden erfahrenen Mitarbeiterinnen, dass ihre Arbeit für das gemeinnützige Unternehmen nicht nur äußerst erfüllend ist, sondern auch seine eigenen professionellen Herausforderungen mit sich bringt:
„Pädagogen sind ein ganz anderer Schlag Mensch, die einfach offener sind und sich über Rechnungen und solche Sachen nicht großartig Gedanken machen. Sie sehen sinnvolle Sachen für ihre Kinder und wollen das für ihre Arbeit nutzen. Das kann auch schon einmal ein Miethuhn für das Tiergehege ihrer Einrichtung sein“, erzählt Simone Albert lachend
Der Umstieg auf easy invoice erwies sich auch an dieser Stelle als voller Erfolg. Die einfache Bedienung und die Option, Rechnungen über das Smartphone in einer vereinfachten Nutzeransicht freizugeben, macht die Zusammenarbeit mit den Fachkräften vor Ort noch besser:
„Die haben sich alle über das neue System gefreut, weil sie jetzt wirklich nur noch ein, maximal zwei Klicks machen müssen.“
Aber auch ökonomisch hat sich easy invoice für die gemeinnützige GmbH ausgezahlt: Hentrich schätzt, dass sie mit dem Umstieg auf die neue Software in ihrer Abteilung bei einem Volumen von 1300 bis 1400 Rechnungen pro Monat etwa eine Stelle eingespart hat. So wundert es nicht, dass das nächste gemeinsame Projekt mit easy software auch schon in den Startlöchern steht: Es betrifft die anstehende Umstellung der Buchhaltung auf die E-Rechnung, die bekanntlich ab 2025 in Deutschland umgesetzt werden muss.
Uns sind in der Zusammenarbeit mit easy immer wieder alle Wünsche erfüllt worden, sofern es irgendwie machbar war. Aus anderen Projekten kannte ich das so nicht, das muss ich wirklich hervorheben.
Bärbel Hentrich,
Leiterin Kreditorenabteilung | Terminal für Kids
Simone Albert,
Buchhaltung | Terminal für Kids