In Ihren Beschaffungsprozessen liegt ein enormes Gewinnpotential. In diesem Blogbeitrag erläutern wir Ihnen, wie [...]
Die elektronische Bedarfsanforderung (eBANF)
Die BANF für mehr Effizienz und Tempo im Einkaufsmanagement
Mehr denn je sind Unternehmen heutzutage gefordert, Unternehmensprozesse effizient zu gestalten, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Gerade das Einkaufmanagement zählt zu den Prozessen, die deutlich Spielräume für Effizienzgewinne besitzen. Eines der wesentlichen Ziele einer Einkaufsabteilung besteht darin, nicht nur den Bedarf eines Unternehmens zu beschaffen, sondern dies auch noch möglichst kostengünstig und reibungslos umzusetzen. Traditionell setzt man hier mit der BANF auf papierbasierte Prozesse – mit allen Nachteilen, die vom „wilden Einkauf“, dem sogenannten Maverick-Buying, bis hin zur Intransparenz reichen.
Digitales Einkaufsmanagement umgeht diese Stolpersteine. Gerade mit der digitalen Bedarfsanforderung im Einkaufsmanagement: vom Bedarf über die Angebotseinholung bis hin zur Bestellung. All dies vereint EASY eBANF. Drücken Sie mit EASY eBANF aufs Gaspedal – und sorgen so für mehr Transparenz und Effizienz in standortübergreifenden Prozessen und ein wohlgeordnetes Einkaufsmanagement.
Vorteile der EASY eBANF Software im schnellen Überblick
Erhöhte Transparenz
Unsere Software-Lösung zur elektronischen Bedarfsanforderung gewährt Ihrem Unternehmen ungeahnte unternehmensinterne Transparenz. Verfolgen Sie den Status einer Bedarfsmeldung mit EASY eBANF, vom initialen Bedarf zum Angebot bis zur Bestellung.
Mobile Geschäftsprozesse
Basierend auf modernsten Technologien und der konsequenten Realisierung unserer Lösung zur elektronischen Bedarfsmeldung als Webclient, ermöglicht EASY eBANF ein standortunabhängiges, mobiles Arbeiten. Der Zugriff auf die Bedarfsmeldung ist über Smartphones/Tablets problemlos möglich.
Verbesserte Einkaufskultur
EASY eBANF sorgt im Kontext der elektronischen Bedarfsanforderungen für eine automatische Einhaltung von internen Richtlinien und rechtlichen Vorgaben – die Auditierbarkeit ist sichergestellt.
Leistungsfähige Workflows
Durch das integrierte Workflow-Management lassen sich eine Vielzahl nützlicher Funktionen abbilden: Regelbasierte Workflows leiten den Benutzer im gesamten Bestellprozess der eBANF-Erstellung an und geben Auskunft über den Status einer digitalen Bedarfsanforderung. Automatisierte Übergabe an alle Abteillungen, die mit den darauffolgenden Prozessschritten befasst sind.
Vertreterfunktionen
So bleibt eine Bedarfsmeldung niemals irgendwo stecken. Bei Urlaubs- oder Krankheitsfällen sorgt ein definierter Workflow für eine automatisierte Übergabe der eBANF an zuvor festgelegte Vertreter. Im Falle von geschäftlichen Terminen außerhalb des Arbeitsplatzes sorgen mobile Apps dafür, dass der Informationsfluss aufrechterhalten bleibt.
Kurzes Implementierungszeitfenster
EASY eBANF ist die ideale Lösung, nicht nur für kleine bis mittelständische Unternehmen. Sie lässt sich schnell implementieren und vereint die Bedarfsmeldung mit der Angebotseinholung und den Bestellungen. Als Komplettpaket & Bausteinsystem – alles aus einer Hand – ein wahrer Effizienz- und Transparenz-Bringer.
Potenziale im Prozess der elektronischen Bedarfsmeldung entdecken
Vereinheitlichen Sie das Beschaffungsmanagement schon von Anfang an – im harmonischen Dreiklang von EASY eBANF: Bedarfsmeldungen, darauffolgende Angebote und schließlich die Bestellung – all dies in einer Software jederzeit an jedem Ort, standortübergreifend transparent.
Die drei Prozess-Schritte der eBANF
Die Bedarfsanforderung
Mit der eBANF können über ein Web-Formular neue Bedarfsmeldungen erzeugt werden. Der Benutzer hat jederzeit Zugriff auf den Status seiner Bedarfsmeldungen. Die Bedarfsmeldung wird mittels eines elektronischen Genehmigungsworkflows an die zuständigen Stellen geleitet. Entsprechend des Anforderungstyps und/oder des Werts der Bedarfsanforderung kann der Prozess verschiedene Wege einschlagen (z. B. Verbrauchsmaterialien wie Druckerpapier, IT-Equipment oder aber Büromöbel). In einer elektronischen Vorgangsakte werden diese Prozessinformationen zentral in einer Vorgangsakte abgelegt.
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Angebot
Auf Basis der Bedarfsmeldung können verschiedene potenzielle Lieferanten zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden. Solche Anfragen können automatisiert auf Basis der Daten aus einem Bedarfsvorgang und entsprechenden Dokumentvorlagen/Textbausteinen erzeugt werden. Die Anfragen und die eingehenden Antworten können am Bedarfs-Vorgang gesammelt werden und erleichtern so die Dokumentation und auch die Entscheidungsfindung – alles an einem Ort.
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Bestellung
Wird aufgrund einer Bedarfsmeldung eine Bestellung ausgelöst, erfolgt dies i.d.R. über ein ERP- bzw. Warenwirtschaftssystem. Dieser Vorgang kann aus der eBANF heraus automatisch bzw. auf Knopfdruck erfolgen. Gleichzeitig wird die bisherige Bedarfsakte zu einer Bestellakte. Damit stehen gesammelte Dokumente und alle Prozessinformationen (was wurde wann durch wen beantragt, genehmigt, kommentiert etc.) im weiteren Prozessverlauf zentral zur Verfügung, z.B. für die Rechnungsprüfung oder Rückfragen/Reklamationen.
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