Die elektronische Bedarfsanforderung (eBANF)
Mehr als nur BANF – EASY Request für effizientes Einkaufsmanagement
Mehr denn je sind Unternehmen heutzutage gefordert, Unternehmensprozesse effizient zu gestalten, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Gerade das Einkaufmanagement zählt zu den Prozessen, die deutlich Spielräume für Effizienzgewinne besitzen. Eines der wesentlichen Ziele einer Einkaufsabteilung besteht darin, nicht nur den Bedarf eines Unternehmens zu beschaffen, sondern dies auch noch möglichst kostengünstig und reibungslos umzusetzen. Traditionell setzt man hier mit der BANF auf papierbasierte Prozesse – mit allen Nachteilen, die vom „wilden Einkauf“, dem sogenannten Maverick-Buying, bis hin zur Intransparenz reichen.
Digitales Einkaufsmanagement umgeht diese Stolpersteine. Gerade mit der digitalen Bedarfsanforderung im Einkaufsmanagement: vom Bedarf über die Angebotseinholung bis hin zur Bestellung. All dies vereint EASY Request in einer eBANF. Drücken Sie mit EASY Request aufs Gaspedal – und sorgen durch die eBANF für mehr Transparenz und Effizienz in standortübergreifenden Prozessen und ein wohlgeordnetes Einkaufsmanagement.
Vorteile der eBANF-Software im schnellen Überblick
- Erhöhte Transparenz: Unsere Software-Lösung zur elektronischen Bedarfsanforderung (eBANF) gewährt Ihrem Unternehmen ungeahnte unternehmensinterne Transparenz. Verfolgen Sie den Status einer Bedarfsmeldung mit EASY Request, vom initialen Bedarf zum Angebot bis zur Bestellung.
- Mobile Geschäftsprozesse: Basierend auf modernsten Technologien und der konsequenten Realisierung unserer Lösung zur elektronischen Bedarfsmeldung als Webclient, ermöglicht EASY Request ein standortunabhängiges, mobiles Arbeiten. Der Zugriff auf die eBANF ist über Smartphones/Tablets problemlos möglich.
- Leistungsfähige Workflows: Durch das integrierte Workflow-Management lassen sich eine Vielzahl nützlicher Funktionen abbilden: Regelbasierte Workflows leiten den Benutzer im gesamten Bestellprozess der eBANF-Erstellung an und geben Auskunft über den Status einer digitalen Bedarfsanforderung. Automatisierte Übergabe an alle Abteillungen, die mit den darauffolgenden Prozessschritten befasst sind.
- Verbesserte Einkaufskultur: EASY Request sorgt im Kontext der elektronischen Bedarfsanforderungen für eine automatische Einhaltung von internen Richtlinien und rechtlichen Vorgaben – die Auditierbarkeit der eBANF ist sichergestellt.
- Vertreterfunktionen: So bleibt eine Bedarfsmeldung niemals irgendwo stecken. Bei Urlaubs- oder Krankheitsfällen sorgt ein definierter Workflow für eine automatisierte Übergabe der eBANF an zuvor festgelegte Vertreter. Im Falle von geschäftlichen Terminen außerhalb des Arbeitsplatzes sorgen mobile Apps dafür, dass der Informationsfluss aufrechterhalten bleibt.
- Kurzes Implementierungszeitfenster: EASY Request ist die ideale Lösung, nicht nur für kleine bis mittelständische Unternehmen. Die eBANF-Lösung lässt sich schnell implementieren und vereint die Bedarfsmeldung mit der Angebotseinholung und den Bestellungen. Als Komplettpaket & Bausteinsystem – alles aus einer Hand – ein wahrer Effizienz- und Transparenz-Bringer.
Potenziale im Prozess der elektronischen Bedarfsmeldung entdecken
Vereinheitlichen Sie das Beschaffungsmanagement schon von Anfang an – im harmonischen Dreiklang von EASY Request: Bedarfsmeldungen (eBANF), darauffolgende Angebote und schließlich die Bestellung – all dies in einer Banf-Software jederzeit an jedem Ort, standortübergreifend transparent.
Klare Prozesse, saubere Strukturen – vereint in der eBANF
Für eine saubere Prozessstruktur ist mit der elektronischen Bedarfsmeldung gesorgt. Durch EASY Request und die eBANF weiß jede beteiligte Abteilung jederzeit an jedem Ort Bescheid über den aktuellen Status einer Bedarfsanforderung: Ob diese schon genehmigt ist, ob dazu Angebote vorliegen. Ob auf ein Angebot schon eine Bestellfreigabe oder gar Bestellung erfolgte – all dies vereint EASY Request und macht es Ihnen gleichzeitig leicht, den Überblick zu behalten. Selbst auf einem Smartphone oder Tablet – ganz egal, wo und wann.
Flotte Bearbeitungszeiten – durch die digitale Bedarfsmeldung
Die Zeiten papiergebundener Prozess gehören mit der elektronischen Bedarfsmeldung (eBANF) endgültig der Vergangenheit an. Let’s get things done – denn nur ein Blick auf den Screen zeigt, was Phase ist. Das Suchen von papierenen Bedarfsmeldungen oder Bestellanforderungen kostete Zeit – Zeit, die man mit Sicherheit konstruktiv für produktivere Ziele hätte einsetzen können.
Automatisiert: die Angebotseinholung
Nach der erfolgreichen Bedarfsanforderung steht die Angebotseinholung an. Hier spielt EASY Request das volle Potenzial einer eBANF aus: Manuelles Anschreiben war gestern. Im Kontext der eBANF bedient man sich heutzutage automatisiert der Daten aus der Bedarfsmeldung: verbunden mit entsprechenden Dokumentvorlagen ist eine E-Mail schnell erzeugt und versendet.
Bringt Licht ins Dunkle – die eBANF
Vorbei sind auch die Zeiten, in denen die Prozesse im Beschaffungsmanagement auf Papier zwar eine klare Struktur vorgaben, sich im gelebten Unternehmensalltag jedoch das bekannte Phänomen des „wilden Einkaufs“, bekannt auch als „Maverick Buying“, einschlich. Mit der elektronischen Bedarfsanforderung behalten Sie jederzeit den Überblick auf unternehmensseitiges Bestellverhalten. Und etablieren eine auf Eigenverantwortung gründende Bestellkultur: Wer, wann, was und wo als Bedarfsmeldung erzeugt und bestellt hat, bleibt für alle Verantwortlichen sichtbar.
Klar definierte Zuständigkeiten
Mittels eines elektronischen Genehmigungsworkflows gelangt die digitale Bedarfsmeldung an die zuständigen Stellen. Der Prozess kann, je nach Typ und/oder Wert der zu genehmigenden Sache (z.B. für Dienstleistungen, Büromöbel oder IT-Equipment), unterschiedliche Wege durchlaufen. Dokumente und Prozessinformationen werden in einer elektronischen Vorgangsakte erzeugt und abgelegt. Ein späterer Rechnungsprüfungsprozess kann stark vereinfacht werden, wenn dieser auf eine bereits genehmigte Bedarfsmeldung zurückgeht und Bedarf, Bestellung und Lieferinformationen übereinstimmen.
Die drei Prozess-Schritte der eBANF
1. Bedarfsanforderung stellen
Mit der eBANF können über ein Web-Formular neue Bedarfsmeldungen erzeugt werden. Der Benutzer hat jederzeit Zugriff auf den Status seiner Bedarfsmeldungen. Die Bedarfsmeldung wird mittels eines elektronischen Genehmigungsworkflows an die zuständigen Stellen geleitet. Entsprechend des Anforderungstyps und/oder des Werts der Bedarfsanforderung kann der Prozess verschiedene Wege einschlagen (z. B. Verbrauchsmaterialien wie Druckerpapier, IT-Equipment oder aber Büromöbel). In einer elektronischen Vorgangsakte werden diese Prozessinformationen zentral in einer Vorgangsakte abgelegt.
2. Einholen von Angeboten
Auf Basis der Bedarfsmeldung können verschiedene potenzielle Lieferanten zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden. Solche Anfragen können automatisiert auf Basis der Daten aus einem Bedarfsvorgang und entsprechenden Dokumentvorlagen/Textbausteinen erzeugt werden. Die Anfragen und die eingehenden Antworten können am Bedarfs-Vorgang gesammelt werden und erleichtern so die Dokumentation und auch die Entscheidungsfindung – alles an einem Ort.
3. Auslösung der Bestellung
Wird aufgrund einer Bedarfsmeldung eine Bestellung ausgelöst, erfolgt dies i.d.R. über ein ERP- bzw. Warenwirtschaftssystem. Dieser Vorgang kann aus der eBANF heraus automatisch bzw. auf Knopfdruck erfolgen. Gleichzeitig wird die bisherige Bedarfsakte zu einer Bestellakte. Damit stehen gesammelte Dokumente und alle Prozessinformationen (was wurde wann durch wen beantragt, genehmigt, kommentiert etc.) im weiteren Prozessverlauf zentral zur Verfügung, z.B. für die Rechnungsprüfung oder Rückfragen/Reklamationen.
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