Die Nutzung einer Softwarelösung zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Neben einer höheren Transparenz ist dies ganz eindeutig die Kosten- und Zeitersparnis durch einen effizienteren Bearbeitungsprozess der Eingangsrechnungen. Doch welche Software ist die richtige für Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen?

Wir zeigen Ihnen, worauf es wirklich ankommt, damit Sie bei der Vielzahl der Angebote die passende Lösung für sich finden.

Die Basis: eine gute Benutzerfreundlichkeit

Bevor Sie in das Dickicht der Special Features der aktuellen Lösungen zur elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung auf dem Markt eintauchen, sollten Sie sicherstellen, dass das Tool eine angemessene Anwenderfreundlichkeit bietet. Denn was bringt das mächtigste Tool, wenn es nicht intuitiv bedienbar ist? Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens würden es schlichtweg nicht nutzen und stattdessen auf den „altbewährten“ Papierprozess zurückgreifen.

Die Faustregel lautet hier: ein intuitiv nutzbares System benötigt maximal 30 Minuten Einweisungszeit, alles Weitere erklärt sich von selbst.

(Rechts-)Sicherheit

Rechnungen enthalten eine Menge sensibler Informationen, mit denen besonders sorgfältig umgegangen werden muss. Dass eine Softwarelösung zur Rechnungsverarbeitung HTTPS und VPN-Protokolle unterstützt, ist deshalb eine Grundvoraussetzung.

Um auch Rechtssicherheit zu garantieren, sollten außerdem die relevanten gesetzlichen Anforderungen abgebildet werden, so z.B. HGB, UstG oder GoBD.

Schnittstellen zu Drittsystemen

Eine Lösung für die elektronische Rechnungsbearbeitung sollte sich unbedingt in Ihre bestehende Systemwelt integrieren lassen. Sie wollen schließlich keine Insellösung, die letzten Endes für noch mehr Arbeit sorgt, da die entsprechenden Schnittstellen fehlen. Achten Sie deshalb unbedingt darauf, dass Integrationen in gängige Systeme wie SAP, Oracle oder Microsoft Dynamics NAV (Navision), zum Standard des Anbieters gehören bzw. die Integration in Ihre Lösung möglich ist.

Unterstützung der gängigen Rechnungsformate

Rechnungen erreichen uns heute in verschiedenen Formaten: postalisch in Papierform, als PDF im E-Mail-Anhang oder auch als XRechnung sowie ZUGFeRD. Eine gute Software für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung sollte alle gängigen Formate problemlos verarbeiten können, d.h. das Tool liest die Rechnungsinhalte automatisiert aus und prüft optimalerweise auch noch, ob die Rechnung GoBD-konform ist.

Nutzbarkeit für mobile Endgeräte

Sie gehören zu den fortschrittlichen Unternehmen, die ihre Mitarbeiter mit mobilen Arbeitsgeräten ausgestattet haben? Dann sollten Sie darauf achten, dass die elektronische Eingangsrechnungslösung auch für diese optimiert ist oder noch besser eine App bietet.

Bei der Auswahl der für Sie optimalen Lösung zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung gibt es also vieles zu beachten. Oft machen kleine Details, die erst in der Praxis auffallen, einen Riesenunterschied.

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