Autohaus Hausenberger
Digital gestärkt aus der Pandemie
Als Familienunternehmen in der dritten Generation nahm das österreichische Autohaus Hausenberger 2020 die Digitalisierung in Angriff. Zehn Mitarbeitende stemmen sämtliche Aufgaben vom Neu- und Gebrauchtwagenvertrieb über die Werkstatt bis hin zur Buchhaltung. Das Autohaus Hausenberger ist Profi für Fahrzeuge renommierter Marken und sticht in Österreich besonders mit seinem Angebot beliebter amerikanischer Evergreens hervor.
Ein Muss in der Branche
Ausgangspunkt für das Digitalisierungsprojekt waren – wie so häufig seit Frühjahr 2020 – die Auswirkungen der COVID-19-Pandemie. Während der initialen Einschränkungen galten Mobilitätsversorger wie Hausenberger in Österreich als Teil der Grundversorgung. Dadurch durfte das Autohaus offenbleiben, musste aber auch auf viele der finanziellen staatlichen Hilfen verzichten. Zudem galten während der Ausgangsbeschränkungen in Österreich zeitweise nur vier Gründe, das Haus zu verlassen. „Bringen Sie Ihr Fahrzeug zum Service“ gehörte nicht dazu.
Die Nachwirkungen spürt Hausenberger bis heute – ähnlich wie viele andere Familienunternehmen, nicht nur in der Automobilbranche. Lieferengpässe erschweren den Neuwagenvertrieb, Preisanstiege für Arbeitsmittel verringern die Gewinnmargen. Es blieben 2020 also zwei Optionen: entweder, den Betrieb vorübergehend zu schließen und Kurzarbeit anzumelden. Oder aber, die Zeit sinnvoll zu nutzen, um das Autohaus für die Zukunft zu wappnen.
Hausenberger entschied sich dazu, den Betrieb zu digitalisieren, um besser denn je organisiert zu sein, sobald die Kunden wieder zurückkehrten. Die optimierten Strukturen mit EASY Archive und DMS sind für den gesamten zukünftigen Wettbewerb unabdingbar. Denn ganz unabhängig von Pandemie und Ukrainekonflikt sinkt seit Jahren die Nachfrage im Mittelklassesegment, das Hausenberger bedient. Verbraucher fahren zunehmend entweder günstigere Fahrzeuge oder gleich die Luxusklasse. Um in diesem Umfeld wettbewerbsfähig zu bleiben, sind modernste Technologien und Arbeitsabläufe alternativlos.
Echte Digitalisierung hat nichts mehr damit zu tun, einfach nur PDFs in einem Ordnersystem abzulegen. Im EASY Archive kann ich Dokumente ganz anders hinterlegen, sie suchen und mit ihnen arbeiten. Diese Vorteile digitaler Dokumente werden wir in Zukunft noch weiter ausspielen.
Johannes Hausenberger,
Leiter Verkauf und Marketing
mitarbeitende
gründung
marken
PROJEKT-INFORMATIONEN
Das zentrale Standbein der Digitalisierungsstrategie
Ausschlaggebend für EASY SOFTWARE als Digitalisierungspartner war die Empfehlung des österreichischen IT-Dienstleisters S4 Computer, der Hausenberger schon seit Jahren betreute. S4 vertraut auf EASY, da EASYs breites Lösungsportfolio die vielseitigen Anforderungen der Kundenlandschaft von S4 abdeckt.
Der Umstieg auf das EASY Archive errichtete das zentrale Standbein der neuen Digitalisierungsstrategie. Das digitale Archiv vereinfacht nicht nur den Aufwand der Verwaltung und spart somit täglich Zeit; es fungiert als Dreh- und Angelpunkt sämtlicher digitaler Dokumentenprozesse – unmittelbar sowie in der Zukunft.
„Echte Digitalisierung hat nichts mehr damit zu tun, einfach nur PDFs in einem Ordnersystem abzulegen. Im EASY Archive kann ich Dokumente ganz anders hinterlegen, sie suchen und mit ihnen arbeiten. Diese Vorteile digitaler Dokumente werden wir in Zukunft noch weiter ausspielen“, sagt Johannes Hausenberger, Leiter Verkauf und Marketing.
Ursprünglich plante das Autohaus, gleich zu Beginn größer und umfangreicher zu digitalisieren. Im Workshop zum Start des Projekts wusste EASY jedoch, dass Unternehmen die besten Ergebnisse erzielen, wenn sie ihre Prozesse schrittweise umstellen und dabei alle Mitarbeitenden von Anfang an ins Boot holen.
Den Anfang machte die Buchhaltung mit sämtlichen Rechnungen und Belegen. Sogar das Ersatzteillager ist ans EASY Archive angebunden. Schon nach diesem simplen Einstieg im Rechnungswesen gehörten verpasste Fristen sofort der Vergangenheit an. Das langfristige Ziel ist, sämtliches Papier aus dem Autohaus zu verbannen, bis auch der Mechaniker im Hinterzimmer seine Dokumente per Tablet abruft.
Vor der Digitalisierung flatterten Rechnungen über verschiedene Wege ins Autohaus. Bevor das Team anfangen konnte, mit den Rechnungen zu arbeiten, mussten sie diese deshalb erst einmal zusammensuchen und anschließend sortieren. Jetzt schicken externe Kontakte ihre Rechnungen an eine einheitliche E-Mail-Adresse, die sämtliche Dokumente direkt an EASY Capture weiterleitet.
EASY Capture wiederum kümmert sich automatisiert um die digitale Auslese und Vorerfassung. Durch diese automatische Vorerfassung hat das Team beim Öffnen des EASY Archives sofort sämtliche ausstehenden Dokumente sortiert vorliegen und kann sie mit wenigen Klicks abarbeiten. Sogar die Kassen im Autohaus sind nahtlos mit dem digitalen Archiv verbunden und leiten Belege sofort in die Ablage. Jeder dieser digitalisierten Einzelvorgänge spart Zeit und reduziert das Fehlerpotenzial vormals manueller Prozesse.
„Anfangs hatten wir Sorgen, dass es Gegenwind von den Mitarbeitenden geben wird“, sagt Johannes Hausenberger. „Schließlich war die Digitalisierung zumindest in der Theorie eine massive Umstellung. In der Praxis jedoch nahmen wir kaum Hürden wahr. Sogar die langjährig angestellten Techniker in der Werkstatt, die seit Ewigkeiten auf dieselben bewährten Prozesse vertrauten, haben die Entwicklung nicht nur angenommen – sie gefällt ihnen sogar!“
Nicht nur deshalb hat Johannes Hausenberger keine Zweifel daran, die richtige Entscheidung getroffen zu haben: „Unsere Lagerarbeiter blühen schließlich für ihre Arbeit und nicht dafür, jeden Tag etliche Rechnungen auszufüllen. Wichtig war, zu Projektbeginn alle mitzunehmen. ihnen zu erklären, wo die Vorteile liegen und wieso die Digitalisierung notwendig ist – für die Zukunft in unserem Marktsegment sogar alternativlos.
Die frühe Pandemiezeit war sehr herausfordernd für Projekte wie unseres. Auf einen Schlag musste EASY SOFTWARE unzähligen Betrieben helfen, ihr Geschäft so zu digitalisieren, dass sie weiterhin marktfähig blieben. Trotz dieser hohen Projektlast hat EASY uns die verfügbaren Kapazitäten stets transparent kommuniziert und unser Projekt im angepeilten Zeitrahmen zuverlässig ins Ziel gebracht.
Heute trägt das System dazu bei, dass wir uns mehr auf unsere Kerntätigkeiten konzentrieren können als je zuvor. Dadurch zahlt sich die Investition in die Digitalisierung von selbst aus.“
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