Referenz-Story
die Mess-Profis:
dokumentenmanagement mit easy archive ist ein wettbewerbsvorteil in der branche
Über Mess-
Profis
Die Mess-Profis Unternehmensgruppe ist ein spezialisierter Energiedienstleister und Partner für die Immobilienwirtschaft, der seit 1996 tätig ist. Kerngeschäft sind die Heizkostenabrechnung sowie die Bereitstellung und Wartung der dafür notwendigen Erfassungsgeräte.
Dabei setzt das Unternehmen mit Hauptsitz in Bielefeld selbst entwickelte Software ein und legt in seinen Geschäftsprozessen allgemein einen starken Fokus auf Themen wie Digitalisierung, Vernetzung und Nachhaltigkeit. An den neun Unternehmensstandorten in Deutschland sind über 100 Mitarbeitende beschäftigt.
die zukunft der heizkostenabrechnung ist digital
Mieter und Vermieter kennen das: Einmal im Jahr müssen alle Heizungszähler abgelesen, übermittelt und abgerechnet werden. Oft passiert das noch mit einem persönlichen Ablesetermin inklusive Stift und Zettel vor Ort. Wie sich dieser Prozess viel einfacher, transparenter und nachhaltiger organisieren und umsetzen lässt, zeigen die Mess-Profis aus Bielefeld: Das Unternehmen ist auf die Digitalisierung der Abrechnung von Energiekosten in Immobilien spezialisiert und stellt seinen Kunden dazu die notwendigen Geräte und Services zur Verfügung.
Digitalisierung ist für das Bielefelder Unternehmen auch eine Selbstverständlichkeit, wenn es um die internen Geschäftsprozesse geht. Das hängt nicht zuletzt auch damit zusammen, dass das Unternehmen generell eine hohe IT-Kompetenz besitzt: So basiert nicht nur ihre Dienstleistung auf der selbst entwickelten Softwareplattform SOCS (Self Operating Calculation System), die Unternehmensgruppe verwendet auch für zahlreiche interne IT-Prozesse inhouse programmierte Lösungen, wie Systemadministrator Malte Pawisa erläutert.
von anfang an auf easy gesetzt
Beim Thema Dokumentenmanagement und Archivierung bauen die Mess-Profis schon seit Jahren auf die Lösungen von easy: Die Zusammenarbeit reicht bis ins Jahr 2010 zurück, als der Bielefelder Energiedienstleister damit begann, die Flut der anfallenden Dokumente mit Hilfe von easy archive Schritt für Schritt vollständig zu digitalisieren.
Wie groß die Tragweite der Digitalisierung des Dokumentenmanagements für die Mess-Profis ist, veranschaulicht Malte Pawisa an einem Beispiel:
“2024 haben wir unsere letzten archivierten Papierordner entsorgt, die wir wegen der gesetzlichen zehnjährigen Aufbewahrungsfrist in der Firma aufbewahren mussten.
Natürlich gibt es bei uns noch immer Abteilungen, die mit Papier arbeiten müssen – zum Beispiel Verträge im Vertrieb. Grundsätzlich funktionieren bei uns mittlerweile aber alle Prozesse papierlos.”
Die Spanne der Dokumente, die bei den Mess-Profis in den verschiedenen Geschäftsprozessen digitalisiert wurden, reicht vom Rechnungs- und Vertragswesen über Personalakten bis hin zu den zahlreichen geschäftswichtigen Dokumenten, die im Kerngeschäft der Mess-Profis anfallen, der Energiekostenabrechnung. Dazu zählen so unterschiedliche Dokumente wie
“Rechnungseingänge, Verträge, Abrechnungen, Messprotokolle, Kostenmieterlisten, die wir von den Hausverwaltungen und Eigentümern bekommen, und so weiter.
Hinzu kommen manuelle Ablesungen von den Mietern sowie die gesamte anfallende Korrespondenz mit den Kunden.”
easy archive ist in alle relevanten geschäftsprozesse eingebunden
Als technikgetriebenes Unternehmen mit einer autarken IT-Infrastruktur, die on-premises auf eigenen Servern gehostet wird, haben sich die Mess-Profis dazu entschieden, easy archive eigenständig über selbst programmierte und von easy zur Verfügung gestellte Schnittstellen in die internen Prozesse zu integrieren. Dabei hat es sich als Vorteil erwiesen, dass sich easy archive über die easy-eigene EBIS-Schnittstelle (Easy Business Interface Services) sehr flexibel in verschiedenste IT-Umgebungen einbinden lässt. EBIS funktioniert als Middleware, die einen leistungsfähigen Datenaustausch zwischen der easy-Anwendung und der Software von Drittanbietern ermöglicht.
In der Anwenderpraxis bedeutet das, dass bei den Mess-
Profis heutzutage alle relevanten Dokumente, die über E-Mails in der Firma eintreffen, automatisch in das digitale Archiv übernommen werden. Papierdokumente, also zum Beispiel Rechnungen oder Kundenkorrespondenzen, die per Postbrief die Zentrale erreichen, werden eingescannt und mit Hilfe von easy Capture digitalisiert, also in durchsuchbare PDF-Dokumente umgewandelt. Auf diese Weise können auch diese Dokumente revisionssicher archiviert werden. Malte Pawisa schätzt, dass über diese verschiedenen Wege pro Jahr etwa 70.000 digitale Belege ins Archiv einlaufen.
Diese Zahl zeigt, welche Bedeutung easy archive für die internen Prozesse bei den Mess-Profis hat. Malte Pawisa:
“Ohne ein digitales Archiv könnten wir unsere Prozesse nicht mehr aufrechterhalten.
Schon aus dem einfachen Grund, weil es heutzutage so viele Daten gibt, die verarbeitet werden und so viele Vorschriften, die dabei beachtet werden müssen.”
ein digitales archiv bringt vorteile im wettbewerb
Ein großer Vorteil des digitalen Archivs sieht er schließlich auch darin, dass es die Arbeit mit den Dokumenten enorm vereinfacht, weil der Zugriff über die Suchfunktionen viel schneller, einfacher und übersichtlicher ist:
“In unserer schnelllebigen Zeit kann es sich ein Unternehmen nicht mehr erlauben Papierstapel zu durchsuchen und zu irgendwelchen Aktenschränken zu laufen, um Informationen herauszusuchen. Dabei geht viel zu viel Zeit verloren.”
Malte Pawisa ist sich sicher, dass die Digitalisierung des Dokumentenmanagements mit easy archive für die Mess-Profis im Zusammenspiel mit ihrer Geschäftsstrategie letztlich einen Wettbewerbsvorteil bedeutet:
“Wir wachsen derzeit in unserer Branche stark, weil es Wettbewerber gibt, die bei der Digitalisierung den Anschluss verloren haben und deshalb nicht mehr Schritt halten können.”
mitarbeiter wollen auf easy archive nicht mehr verzichten
Wie selbstverständlich die Arbeit mit einem digitalen Archiv für die Mess-Profis geworden ist, veranschaulicht Malte Pawisa an einer Anekdote:
“Im letzten Jahr haben wir eine kleinere Firma aufgekauft, bei der noch alles rein in Papierform abgearbeitet wurde. Es gab kein digitales Archiv, keine Software für das Dokumentenmanagement, nichts. Das führte dazu, dass unsere Mitarbeiter, die mit der Übernahme dieser Firma betraut waren, sich sehr schnell geärgert haben, weil sie alle Belege in Papierform durchsuchen mussten. Sie haben sich dann genauso schnell dazu entschieden, diese Dokumente zunächst einzuscannen und zu digitalisieren.”
Der Aufwand hat sich gelohnt: „Plötzlich haben die Kollegen wieder direkten Zugriff auf alle Dokumente gehabt. Anstatt für jeden Vorgang erst zehn Aktenordner durchsuchen zu müssen, weil etwas an der falschen Stelle einsortiert wurde, ließ es sich in Sekunden in easy archive auffinden.“ So führte die Übernahme schließlich zu einem weiteren Happyend: Denn die neuen Mitarbeiter, die mit der Firma an Bord gekommen waren, zeigten sich von dieser für sie neuen Lösung sofort begeistert.
wenn ich nach meiner meinung zu easy archive gefragt werde, sage ich immer spaßeshalber: ich mache mal kurz marketing. denn, um es auf den punkt zu bringen: easy macht für uns die dinge einfach easy.
Malte Pawisa,
Systemadministrator bei Mess-Profis