Referenz-Story
missio: Internationale Hilfsprojekte mit dem Dokumentenmanagement von easy
Über missio
missio ist das Internationale Katholische Missionswerk e.V. Die gemeinnützige Organisation ist Teil der Päpstlichen Missionswerke. Das Hilfswerk arbeitet eng mit kirchlichen Partnern:innen in Afrika, Asien und Ozeanien zusammen, um Hilfe zur Selbsthilfe zu leisten. Das heißt: Aus christlicher Motivation heraus fördert missio Projekte seiner Partner:innen in den Bereichen Akuthilfe, Seelsorge, Sozialarbeit, Bildung, Gesundheit, Menschenrechte und Religionsfreiheit. In Deutschland sensibilisiert missio durch Bildungs- und Kampagnenarbeit für globale Gerechtigkeit und die Interessen seiner Partner:innen.
980 Hilfsprojekte auf drei Kontinenten
Hilfe für benachteiligte Menschen in Afrika, Asien und Ozeanien – diesem Ziel hat sich die katholische Hilfsorganisation missio verschrieben. Konkret kann das ein Zuhause für Straßenkinder in der philippinischen Millionenstadt Manila sein, die Renaturierung von Korallenriffen auf Papua-Neuguinea oder ein Ausbildungszentrum für Kleinbäuerinnen in Tansania. Diese drei Hilfsprojekte bilden nur einen kleinen Ausschnitt der aktuellen Projekte von missio. Insgesamt fördert die Hilfsorganisation derzeit über rund 980 Projekte in mehr als 60 Ländern.
missio finanziert diese Projekte mit Spendengeldern und ist deshalb bei der Vergabe dieser Gelder auf transparente und effizient aufgebaute Prozesse angewiesen. Zudem muss missio als gemeinnützige Organisation auch kaufmännischen Bilanzregeln folgen und der Verein lässt seine Arbeit jedes Jahr von einer Wirtschaftsprüfung testieren.
Portal-Lösung von easy setzt sich durch
Die Projektarbeit wird bei missio von der Auslandsabteilung koordiniert, der Frank Kraus seit 16 Jahren als Abteilungsleiter vorsteht. Als er im Jahr 2009 zu missio kam, war das Management der Projekte bereits in Teilen digitalisiert: Schon in den 1990er Jahren wurden Projektinformationen in einer Datenbank abgelegt, in den 2000er Jahre folgte die Umstellung auf ein softwarebasiertes Projektmanagement. Im Laufe der Jahre hatte sich diese Anwendung jedoch überlebt, da sie den Prozess weder ganzheitlich abbilden konnte noch papierlos war.
Es musste also eine neue Lösung für das Dokumentenmanagement gefunden werden, mit der sich die Projektarbeit, die eine der zentralen Aufgaben bei missio bildet, einfach und intelligent digitalisieren ließ. Bevor sich die Hilfsorganisation konkret auf die Suche nach einer Lösung machte, holte sie eine externe Prozessberatung von der RWTH Aachen ins Boot:
“Das waren Organisationsentwickler, mit denen wir die gesamten Prozesse, die wir in der Auslandsabteilung haben, vorskizziert und in ein Lastenheft überführt haben. Am Anfang standen bei uns also Diskussionen über die Prozessart und Prozesswege.”
Auf dieser Grundlage haben die externen Berater mehrere Softwareanbieter angeschrieben, von denen drei in die engere Auswahl kamen und die anschließend von missio selbst begutachtet wurden. Dass am Ende die Wahl auf easy fiel, hing mit der überzeugenden Präsentation von easy zusammen. Sie deckte am besten die Anforderungen ab, die missio an ein Dokumentenmanagementsystem für die Verwaltung der Hilfsprojekte gestellt hatte. Die easy Lösung war als Portal mit einem Dokumentenarchiv angelegt, auf das User über Kennungen mit verschiedenen Rechten zugreifen können und in dem die Verarbeitung der Dokumente an feste Workflows gebunden ist.
Komplexes Anforderungsprofil durch internationale Projekte
Spannend ist daran, dass missio am Ende mehr benötigt hat als ein einfaches Dokumentenmanagement „out of the box“. Denn die Prozesse, die darin abgebildet werden müssen, sind sehr komplex. Diese Komplexität beginnt damit, dass die Systematik der angelegten Projekte „immer viersprachig sein muss oder die interkulturell bedingten Kommunikationsunterschiede bei der Ansprache der Partner:innen abgebildet werden kann“, erläutert Frank Kraus.
Hinzu kommen umfangreiche Schnittstellen, einerseits zum ERP-System easyDOOR, in dem die Stammdaten vorgehalten werden, die für die Projektarbeit benötigt werden, andererseits zu weiteren Anwendungen wie einem Antragstool, in dem die Projektpartner:innen ihre Daten in der ersten Projektphase bei der Bewerbung um die von missio bereitgestellte finanzielle Hilfe eingeben müssen.
Petra Wunsch ist seit fünf Jahren in der Projektarbeit für missio tätig, sie nutzt die Software täglich und fungiert darüber hinaus als Ansprechpartnerin bei allen Fragen der digitalen Dokumentenverwaltung in der Auslandsabteilung. Sie verdeutlicht, welche Bedeutung das Dokumentenmanagement von easy für die Projektarbeit hat:
“Wir setzen die Software heute für die gesamte Projektarbeit ein – von der Antragstellung bis zur Berichterstattung. Unser Workflow sieht dabei folgendermaßen aus: Nachdem ein:e Partner:in einen Antrag für ein Projekt gestellt hat, der in das System eingespielt wird, findet dort direkt die Projektprüfung durch die Auslandsreferenten:innen statt. Sie können den Partner:innen Änderungsvorschläge und Anpassungen direkt im System übermitteln. Wenn alle Absprachen digital erledigt sind, wird das Projekt an die Vergabekonferenz von missio weitergeleitet. Wird es dort bewilligt, wird über easyDOOR die Auszahlung der Projektgelder angestoßen, Berichte vom:n Partner:in erstellt und Prüfungen durchgeführt. Abschließend werden alle Dokumente in der easy Software archiviert.”
Individuelle Lösung von easy überzeugt auch in der Praxis
Beeindruckt hat Frank Kaus bei der Einrichtung der Software mit dem easy Team, wie stark sich die Dokumentenmanagement-Software von easy auf die teils sehr individuellen Anforderungen von missio ausrichten ließ:
“Dabei handelte es sich um Unterfunktionen, die eine sehr hohe Spezifizierung aufweisen mussten, zum Beispiel, weil es dort um eher buchhalterische Dinge wie Kosten- oder Finanzierungspläne ging.”
Der Leiter der Auslandsabteilung erläutert die notwendige Spezifizierung an einem Beispiel:
“Wir arbeiten ja bei unseren Projekten mit weit über 100 verschiedenen Währungen, die in der Software alle umgerechnet werden müssen. Die Daten dafür müssen ständig auf aktuellem Stand sein und in den Kostenplänen, die durchaus 40 bis 50 Positionen enthalten, zusammengerechnet und zusammengefasst werden.”
Technologiesprung für die Hilfsprojekte
Bei missio arbeiten alle Mitarbeitenden, die in die Projektvergabe involviert sind, mit dem Dokumentenmanagement von easy. Frank Kraus verschweigt nicht, dass es bei der Umstellung des gesamten Workflows auf die Software unter den Kolleginnen und Kollegen auch skeptische Stimmen gab.
In der Praxis hat sich diese Skepsis aber schnell verflüchtigt:
“Die Software ist einfach zu verstehen und übersichtlich aufgebaut. Das wurde auch von meinen Mitarbeitern:innen zurückgemeldet. Und schon nach wenigen Monaten haben auch die Skeptiker gesagt: ‚Boah, was man jetzt alles kann!‘”
Und rückblickend kommt er zu dem Ergebnis:
“Die Einführung der easy Software bedeutet für uns einen Technologiesprung!”
Mittlerweile arbeiten auch etwa 90 Prozent der Projektpartner:innen von missio mit dem Programm. Dazu können sie mit einem speziellen Benutzeraccount über den Browser auf das Portal mit dem Dokumentenmanagementsystem zugreifen. Petra Wunsch berichtet, dass es auch von dieser Seite zunächst eine gewisse Skepsis gab, schließlich haben die Partner:innen, mit denen missio die Projekte durchführt, alle einen sehr unterschiedlichen kulturellen Hintergrund und sprechen viele verschiedene Sprachen.
Inzwischen läuft die Zusammenarbeit über die Portal-Lösung von easy jedoch reibungslos – auch weil das Interface als sehr intuitiv wahrgenommen wird. Falls Fragen aufkommen, hat missio „ein kleines Support-Team auf die Beine gestellt, das per E-Mail kontaktiert werden kann.“ Zusätzlich wurden für die Projektpartner:innen „Handouts mit kurzen Anleitungen ausgearbeitet, in denen steht, was ausgefüllt werden muss und was es dabei zu beachten gibt.“
Die vier großen Vorteile der Portal-Lösung von easy
Zusammenfassend hebt Frank Kraus an der Portal-Lösung, die easy für das Dokumentenmanagement der wichtigen Projektarbeit von missio erstellt hat, vier große Vorteile hervor:
- Erstens ermöglicht sie eine hohe Mobilität und einen einfachen Zugriff. So kann er über das Portal räumlich und zeitlich von überall auf Dokumente und Prozesse zugreifen – selbst mit dem Smartphone.
- Zweitens ist die gesamte Kommunikation in Bezug auf die Projekte klarer und transparenter geworden: Alle Beteiligten sind immer auf dem aktuellen Stand, wodurch viele Missverständnisse vermieden werden.
- Drittens hat sich die Workflow-Steuerung wesentlich verbessert, weil die Prozesse eindeutig vorgegeben sind und transparent nachverfolgt werden können. Das führt zu einer wesentlich schnelleren Einarbeitung bei Personalwechsel und hilft, anstehende Aufgaben besser zu erfassen.
- Viertens ist schließlich auch die Sicherheit mit dem Umstieg auf das Portal gestiegen: Denn das Portalsystem fungiert für missio als eine Art “Safe Harbour” in der aktuellen Kommunikationslandschaft, da es einen sehr guten Schutz vor der erschreckend hohen Anzahl an fast perfekt gestalteten Fake-E-Mails bietet, die bei einer Hilfsorganisation wie missio eingehen.
Wir finanzieren unsere Arbeit zu großen Teilen durch ein professionelles Fundraising. Das neue System ist für unsere Fundraiser eine wesentliche Erleichterung. Früher mussten sie die Informationen für ihre Arbeit immer aus vielen Papierakten zusammensuchen und die Ordner ausleihen. Heute können sie selbst im System nach für sie wichtigen Projekten recherchieren. Und dann können sie sich mit der Volltextsuche relativ einfach selbständig alle Informationen heraussuchen und für ihre Präsentation aufbereiten.
Frank Kraus,
Leiter der Auslandsabteilung bei missio