Referenz-Story
Wein Wolf vereinfacht den Rechnungsworkflow
Über Wein Wolf
„Mittlerweile haben wir uns zu 99,9 % vom Papier und der Papierablage verabschiedet. Das bedeutet, von den 20 bis 30 Metern Ablage im Jahr sind heute vielleicht noch 5 Ordner mit Akten übriggeblieben, die bei uns noch in Papierform abgelegt werden.“
Die Wein Wolf Gruppe bildet das B2B-Segment der Hawesko Holding SE, die sich durch Marken wie den Hawesko-Weinversand oder Jaques‘ auch bei weinliebenden Endkunden großer Beliebtheit erfreut. Innerhalb des Hawesko-Konzerns agiert die Wein-Wolf-Gruppe als eine eigene funktionale Geschäftseinheit von ihrem Firmensitz in Bonn aus. Die dort angesiedelte Finanzfunktion verfügt mit Buchhaltung und Controlling regulär über 15 Stellen. Als ERP-System ist SAP® im Einsatz.
Abschied von Papierbergen und Faxen
Château Lafite-Rothschild, Wehrheim Spätburgunder oder Napa Valley Cabernet Sauvignon – die erste Bezugsquelle für Gastronomen, Fach- und Lebensmittelhändler. Die 1981 gegründete Unternehmensgruppe versorgt heute etwa 12.000 Betriebe mit hochwertigen Weinen, Champagner und Spirituosen aus mehr als 40 Ländern. Mit 190 Mitarbeitenden erwirtschaftet der Großhändler dabei einen jährlichen Umsatz von etwa 160 Millionen Euro.
Verantwortet wird das Rechnungswesen der Wein-Wolf-Gruppe seit 2021 von Dietmar Wohsmann. Als der gelernte Industriekaufmann und Bilanzbuchhalter 2017 zu Wein Wolf kam, stapelten sich im Betrieb „Papierberge und meterweise Ablage, die im Keller oder auf Paletten in einem externen Lager“ verstaut wurden. Mit Wohsmann gewann bei Wein Wolf die Idee an Schwung, alle Rechnungen digital zu archivieren.
Aus seiner vorherigen Tätigkeit in der Bilanzbuchhaltung eines aktiennotierten Unternehmens wusste Wohsmann bereits, wie eine digitale Rechnungsverarbeitung funktioniert – und welche Vorteile damit verbunden sind. Es ging ihm daher von Beginn an nicht nur darum, die Papierberge abzuschaffen. Er wollte den Prozess zugleich auf einen digitalen Workflow umstellen und die Rechnungsfreigabe beschleunigen:
„Gerade bei großen Rechnungen, wenn die Geschäftsführung involviert ist, sollte die Rechnungsfreigabe auch bei räumlicher Distanz möglich sein. Etwa, weil die Geschäftsführer auf Reisen sind. Bisher musste in diesem Fall die Sekretärin ein Fax schicken, das unterschrieben zurückgeschickt und in der Buchhaltung zusammengetackert wurde.“
Kurzer Weg von easy archive zu easy invoice
Der Weg zu easy invoice war nicht weit. Wein Wolf arbeitet schon seit Jahren mit easy archive for SAP® Solutions und da dies keine Wünsche offenließ, war es für Wohsmann ein logischer Schritt, sich bei dem Kundenbetreuer von easy ein entsprechendes Angebot einzuholen:
„Als wir gesehen haben, dass die Lösung passt und der Preis für uns darstellbar ist, haben wir gar nicht mehr weitergesucht.“
Innerhalb weniger Wochen waren die easy Produkte eingerichtet und die Umstellung der Rechnungsverarbeitung konnte beginnen. Neben einem erfahrenen ITler aus dem eigenen Haus erweiterte Wohsmann das Projektteam noch um zwei Kolleginnen aus der Buchhaltung, die ihr praktisches Wissen bereits in der Transformationsphase in die Arbeit einbringen konnten.
Wohsmann und sein Team installierten für die Rechnungsbearbeitung zum einen easy invoice for SAP Solutions. Das ist die zentrale Anwendung für den Rechnungsworkflow, mit dem Eingangsrechnungen erfasst, geprüft und freigegeben werden. Nach dem Durchlaufen des Freigabeprozesses legt easy invoice alle Rechnungen im bereits vorhandenen easy archive ab. Für die Digitalisierung von Belegen wurde easy Capture for SAP Solutions eingerichtet, mit dem Papierrechnungen über eine leistungsstarke OCR-Technologie zur Texterkennung eingelesen und so für den digitalen Workflow fit gemacht werden.
Ein klares Zielbild erleichtert die Umsetzung
Das Zielbild des Projekts hatte Wohsmann von Anfang an klar vor Augen: Jede eingehende Rechnung sollte am Ende des Projektes digitalisiert werden, einen digitalen Workflow zur Freigabe durchlaufen und in ein digitales Archiv abgelegt werden können. Etwa vier Monate dauerte die Umsetzung. Rückblickend sieht es Wohsmann als Vorteil an, dass er seine vorhandenen Erfahrungswerte aus der Arbeit mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung in diesen Prozess einbringen konnte.
Die wenigen skeptischen Stimmen im Unternehmen, die sich zunächst mit dieser Veränderung schwergetan haben, sind dabei auch schnell verstummt:
„Gerade bei nicht so IT-affinen Menschen gibt es anfangs immer Umstellungsschwierigkeiten. Aber es ist wichtig, sich hier durchzusetzen und allen Beteiligten klarzumachen, dass zum Beispiel ein elektronischer Freigabeprozess letztlich einfacher funktioniert, als wenn etwas ausgedruckt, unterschrieben und abgelegt werden muss. Den Stift in die Hand zu nehmen, verursacht schließlich eher Schwielen an den Fingern, als einmal mit der Maus zu klicken.“
Messbare Erfolge
Zumal die Effizienz der Rechnungsverarbeitung durch easy invoice messbar gestiegen ist: Obwohl die Anzahl der Belege im Rechnungseingang bei Wein Wolf seit Einführung des Systems um etwa 50 Prozent, auf derzeit knapp 18.000 Belege angewachsen ist, konnte auf die Nachbesetzung von zweieinhalb Stellen in der Buchhaltung verzichtet werden. Neben ein paar Umstrukturierungsmaßnahmen sieht Wohsmann den Grund dafür hauptsächlich in der Digitalisierung der Rechnungseingangsverarbeitung.
Einen weiteren großen Vorteil sieht Wohsmann in der gewonnenen Transparenz bei den Freigabeworkflows.
„Den meisten Zeitverzug gibt jetzt nur noch dadurch, dass Verantwortliche nicht regelmäßig in ihr Postfach reinschauen und sich dann dort 20 bis 30 Workflows türmen. Früher gab es das natürlich auch, es wurde nur nicht gleich bemerkt, sondern erst, wenn eine Mahnung kam oder eine Rechnung gesucht wurde. Heute lässt sich über das Rechnungseingangsbuch sehr gut nachvollziehen, welche Rechnungen oder welche Stapel gerade wo liegen und dann kann man die Leute schon mal aktiv anstupsen.“
Vereinfacht hat easy invoice schließlich auch die Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern. Bei einer Betriebsprüfung bekommen die entsprechenden Personen einen speziellen Zugang zum System und haben so einen direkten Zugriff auf alle notwendigen Informationen.
„Wir müssen jetzt nicht mehr in tagelanger Arbeit Belege raussuchen, sondern die Prüfer suchen sich alles selbst raus und können so jeden Beleg selbständig kontrollieren.“
Noch mehr erleichterung bringt die E-Rechnung
Vereinzelte Probleme entstehen laut Wohsmann nach Einführung der neuen Lösung eigentlich nur noch dadurch, dass der Sinn der Digitalisierung noch nicht so ganz bei allen Unternehmen angekommen ist:
„Manche Geschäftspartner schicken ihre Rechnungen einmal digital und einmal in Papierform, sodass diese zweimal im Prozess landen.“
Glücklicherweise zeigt easy invoice doppelte Rechnungen an und man erkennt auch gleich, ob ein Vorgang eventuell auch schon gebucht ist:
„Dann kann man das Duplikat einfach löschen.“
Wohsmann hofft allerdings, dass solche Anekdoten nur Übergangsprobleme sind und verweist auf das im März endgültig verabschiedete Wachstumschancengesetz. Es verpflichtet Unternehmen im B2B-Bereich ab 2025 zur Verwendung von E-Rechnungen. Wie gut das funktioniert, erlebt die Buchhaltung von Wein Wolf schon heute bei der Zusammenarbeit mit ihren italienischen Lieferanten, die Wohsmann bei dem Thema europaweit als Vorreiter sieht.
Mittlerweile haben wir uns zu 99,9 % vom Papier und der Papierablage verabschiedet. Das bedeutet, von den 20 bis 30 Metern Ablage im Jahr sind heute vielleicht noch 5 Ordner mit Akten übriggeblieben, die bei uns noch in Papierform abgelegt werden.
Dietmar Wohsmann,
Leiter Finanzen & Controlling Wein Wolf GmbH