easy
Alle Sprachen
Global (English)
USA
Deutschland | Schweiz
Österreich
United Kingdom
easy DMS
Dokumentenmanagement-Software ganz easy: Dokumente effizient und einfach verwalten.
Benutzerfreundliche Oberflächen: intuitiv und leicht zu bedienen
Effiziente Arbeitsabläufe: Sparen Sie Zeit und Ressourcen
Reibungsloser Informationsaustausch: fördert die Zusammenarbeit im Unternehmen
Zur effektiveren Arbeit durch Künstliche Intelligenz
easy DMS in einer Minute
Sobald das DMS als Basis für spezialisierte Anwendungen dient, entfaltet diese Kombination die vollen Vorteile für den jeweiligen Geschäftsprozess. So auch bei easy DMS: Lösungen wie easy archive, easy hr, easy invoice und easy contract vereinfachen die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen erheblich.
Funktionen
easy DMS bietet ein browserbasiertes Dokumenten-Management, das durch die KI-Integration die Effizienz und Genauigkeit Ihrer Arbeitsprozesse erheblich steigert. Moderne DMS-Systeme mit fortschrittlichen KI-Agenten sind in der Lage, Dokumente automatisiert zu verarbeiten und zu speichern und reduzieren den manuellen Aufwand.
Dokumentenaufnahme & Extraktion mit KI
Die KI automatisiert die Erfassung, Klassifikation und strukturierte Ablage von Dokumenten, was den manuellen Aufwand minimiert und die Datenqualität erhöht. Dies umfasst die automatisierte Dokumentenerkennung ebenso wie die präzise Extraktion wichtiger Metadaten (z.B. Dokumenttyp, Datum, Werte). Die extrahierten Metadaten können optional überprüft und bei Bedarf korrigiert werden.
Metadatenerkennung
Dokumentklassifizierung
KI mit Prüf- und Korrekturfunktion
Intelligente Analyse & Wissensmanagement
Das System verwandelt einzelne Dokumente in einen interaktiven Wissenshub: Inhalte werden tiefgehend analysiert, Zusammenhänge erkannt und Fragen in natürlicher Sprache beantwortet – unabhängig davon, in welcher Sprache das Dokument verfasst ist. Innerhalb eines Dokuments können Nutzer in jeder beliebigen Sprache suchen oder chatten. Automatisch generierte Zusammenfassungen erleichtern die Einarbeitung und die Weitergabe an Stakeholder.
Interaktion innerhalb eines Dokuments
Antworten in natürlicher Sprache
Automatische Dokumentzusammenfassung
KI-gestützte Risikoanalyse & Compliance-Prüfung
easy DMS unterstützt Rechts- und Compliance-Teams durch die automatisierte Analyse und Prüfung sensibler Dokumente wie Verträge. Dies beschleunigt Freigabeprozesse und sorgt für höhere Rechtssicherheit. Inhalte werden beispielsweise mit internen Richtlinien verglichen und Abweichungen markiert und unklare oder veraltete Inhalte in Dokumenten erkannt.
Vertragsanalyse mit Richtlinien-Abgleich
Risikoerkennung und Prüfung veralteter Inhalte
Unterstützung bei Compliance-Vorgaben
Prozesssteuerung & Workflows
easy DMS reduziert Dokumentendurchlaufzeiten dank einer flexiblen, grafisch unterstützten Workflow-Steuerung und einem umfassenden Eskalationsmanagement. Eingehende Informationen werden ohne Zeitverlust den richtigen Ansprechpartnern zugeordnet. Zur Erstellung perfekt anpassbarer Workflows steht ein grafischer Workflow-Designer zur Verfügung.
Visueller Workflow-Designer
KI-gestützte Aufgabenverteilung
Eskalationsmanagement
Sicherheit & Mobilität
easy DMS gewährleistet höchste Sicherheit und hält Know-how im Unternehmen, indem es eine strukturierte und gesetzeskonforme Ablage sicherstellt. easy DMS ist modular konzipiert und nutzt offene Schnittstellen, was die Einbindung in Drittsysteme vereinfacht. Der Einsatz von Data Tools bietet zudem fast unbegrenzte Möglichkeiten zur Datenaufbereitung.
Standortunabhängiger Zugriff
Revisionssichere Ablage
Offene Schnittstellen (OIDC für SSO/LDAPS)
Konnektoren / Add-ons
Systeme ganz easy einbinden
easy macht Ihre Anwendung zum Teil des Ganzen und bietet Schnittstellen zur Integration in verschiedene Drittsysteme und ein ausgereiftes Input-Management an: easy DMS stellt nahezu unbegrenzte Möglichkeiten zur Aufbereitung und zum Import Ihrer Daten bereit.
Mediathek
Impulse fürs Dokumentenmanagement
Vorteile von easy DMS
Intelligent & Zeiteffizient
Die Kombination aus revisionssicherer Archivierung und KI-Technologie bildet das Fundament für moderne Unternehmensprozesse. Die Dokumentenautomatisierung, also die automatisierte Verarbeitung und Ablage, spart Zeit und reduziert Fehler. Das erleichtert die tägliche Arbeit und steigert die Produktivität.
Sicher & Compliant
easy DMS sichert Dokumente, sensible und personenbezogene Daten nach strengsten Vorgaben. Das System sorgt für gesetzeskonforme, manipulationssichere Ablage dank revisionssicherer Archivierung und Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen wie GoBD. Höchste Sicherheit wird durch Verschlüsselung (TSL) des Datentransfers gewährleistet.
Mobil & Griffbereit
Die webbasierte Oberfläche ermöglicht den standortunabhängigen Zugriff auf alle Dokumente und Akten. Nach Autorisierung können berechtigte Mitarbeiter jederzeit und überall Freigaben erteilen oder Akteneinsicht nehmen. Ihre Teams arbeiten standortunabhängig zusammen.
strukturiert & intuitiv
Das digitale Mappen-Konzept sorgt für eine strukturierte Ablage von Informationen, wobei die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt bereitgestellt werden. Intuitiver Zugriff gemäß Rollen und Berechtigungen stellt sicher, dass das Know-how im Unternehmen gehalten wird. Durch KI können verschiedene Mappeninhalte schnell und einfach verglichen werden
Häufig gestellte Fragen zu easy DMS
Was ist easy DMS und wofür benötige ich es?
easy DMS ist die schnelle und unkomplizierte Lösung für Ihre Dokumentenverwaltung. Es dient dem effizienten Erfassen, Verteilen, Bearbeiten und Archivieren von Dokumenten – einfach und digital. Das System bringt Struktur und Tempo in Ihre Dokumentenprozesse.
Wie trägt Künstliche Intelligenz (KI) zur Effizienz bei?
KI-Agenten ermöglichen die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten, was Zeit spart und Fehler reduziert. Sie führt eine intelligente Klassifizierung, eine präzise automatische Metadaten-Extraktion und eine semantische Suche über Dokumente hinweg durch. Dies ermöglicht eine rationalere und effektivere Arbeit.
Erfüllt easy DMS die gesetzlichen Compliance-Anforderungen?
Ja, easy DMS gewährleistet eine gesetzeskonforme, manipulationssichere Ablage dank revisionssicherer Archivierung. Die KI kann zudem zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen wie DSGVO und GoBD beitragen. Zusätzliche Sicherheit bieten ein detailliertes Berechtigungswesen und ein Audit-Log zur Protokollierung aller Zugriffe.
Kann ich easy DMS mit meinen bestehenden Systemen (ERP/CRM) verbinden?
easy DMS ist modular konzipiert und bietet offene Schnittstellen, die die einfache Anbindung an Drittsysteme wie ERP und CRM ermöglichen. Es werden ausgereifte Input-Management-Möglichkeiten und Data Tools zur Datenaufbereitung geboten. Das System unterstützt zudem moderne Standards wie Single Sign-on (SSO) über OpenID Connect und LDAPS.
Kann ich das DMS mobil nutzen?
Ja. Die Oberfläche ist webbasiert, was standortunabhängigen Zugriff ermöglicht und den Installationsaufwand auf Clientseite eliminiert. Das DMS unterstützt mobile Endgeräte wie Tablets, sodass Akteneinsicht oder Managementfreigaben stets unabhängig von Ort und Tageszeit möglich sind.