Dadurch entsteht nicht nur Klarheit und Transparenz für das Unternehmen selbst, sondern auch eine vorteilhafte Ausgangssituation bei Wirtschaftsprüfungen.
Wie funktioniert die Belegbuchhaltung?
Die Belegbuchhaltung kommt bei Debitoren (Forderungen) und Kreditoren (Verbindlichkeiten) zum Einsatz. In der Buchhaltung sind alle Belege in einem Grundbuch zu sammeln. Und zwar systematisch: Alle Belege werden durch die Mitarbeitenden nach einem festgelegten Schema nummeriert. Die Belegnummer wird verwendet, um den Beleg in der Buchhaltung zu identifizieren und die Transaktion mit den entsprechenden Konten zu verknüpfen. Zusammengefasst:
- Eine Belegnummer pro Dokument: Diese Nummer ist eindeutig und fortlaufend.
- Funktion der Belegnummer: Dient sowohl zur Sortierung als auch als Referenz zur korrespondierenden Transaktion.
Erst im nächsten Schritt erfolgt die Zuordnung zu den jeweiligen Sach- und Personenkonten. Dabei werden die Beträge der gesammelten Belege addiert. Die Buchung erfolgt dann direkt aus den Belegen.
Additionsstreifen & Paginierstempel
- Additionsstreifen: In der traditionellen Buchhaltung werden die Summen der Belege oft mithilfe eines Additionsstreifens dokumentiert. In der digitalen Belegbuchhaltung übernimmt die Buchhaltungssoftware diese Funktion und erstellt automatisch Berichte mit den addierten Beträgen.
- Paginierstempel: Ein Paginierstempel wird verwendet, um Belege fortlaufend zu nummerieren. Auch diese Funktion übernimmt in der digitalen Buchhaltung die Software, die automatisch eindeutige Belegnummern vergibt.
Und ja, beide Begriffe stammen aus der guten alten traditionellen Buchhaltung, aus der Zeite von papierenen Rechnungen, Quittungen und Kassenbons – fast schon nostalgisch, oder?
Vorteile der Belegbuchhaltung
Als Buchhaltungsform bietet die Belegbuchhaltung zahlreiche Vorteile:
- Transparenz: Alle finanziellen Transaktionen bleiben klar dokumentiert und nachvollziehbar.
- Präzision: Fehler werden minimiert, da jede Buchung durch einen Beleg belegt wird.
- Revisionssicherheit: Bei Prüfungen durch Wirtschaftsprüfer sind alle notwendigen Dokumente schnell verfügbar.
- Effizienz: Die systematische Erfassung und Nummerierung der Belege erleichtert die Buchführung und spart Zeit.
- Rechtssicherheit: Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wird durch die lückenlose Dokumentation gewährleistet.
Warum Belegbuchhaltung?
Die Belegbuchhaltung zählt also zum unverzichtbaren Bestandteil der Buchführung. Erst sie stellt sicher, dass alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens lückenlos dokumentiert werden. Aus jedem Geschäftsvorfall entsteht ein Beleg, der die Grundlage für eine präzise und transparente Buchführung bildet. Wichtig zu wissen: Diese Form der Buchhaltung ist nur eine unter vielen anderen, wie z.B. „französische Form“ oder die „doppelte Buchhaltung“. Für welche Buchhaltungsform Sie sich entscheiden, hängt von den mannigfaltigen Erfordernissen des Wirtschaftslebens bzw. des Unternehmens ab.