Datenschutz: Die Eckpfeiler digitaler Souveränität (DSGVO & GoBD)

Für deutsche Unternehmen sind in diesem Kontext zwei Regelwerke unumgänglich, die rechtliche Sicherheit und Ordnung schaffen: die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Letzteres zielt auf steuerrechtliche Sicherheit.

1. Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Die DSGVO ist eine Verordnung der Europäischen Union, die seit dem 25. Mai 2018 in Kraft ist. Sie regelt den Schutz personenbezogener Daten innerhalb der EU und hat das Ziel, die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zu schützen. Die DSGVO legt fest, wie Unternehmen, Behörden und andere Organisationen mit personenbezogenen Daten umgehen dürfen. Dabei sind folgende Grundsätze besonders wichtig

1. Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz: Daten dürfen nur auf rechtmäßige Weise und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet werden.
2. Zweckbindung: Daten dürfen nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden.
3. Datenminimierung: Es dürfen nur so viele Daten erhoben werden, wie für den jeweiligen Zweck notwendig sind (Need-to-know-Prinzip)
4. Richtigkeit: Daten müssen sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sein.
5. Speicherbegrenzung: Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, notwendig ist.
6. Integrität und Vertraulichkeit: Daten müssen durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung sowie vor unbeabsichtigtem Verlust, Zerstörung oder Schädigung geschützt werden.

2. Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD)

Die GoBD sind ein Regelwerk des Bundesministeriums der Finanzen in Deutschland, das seit dem 1. Januar 2015 gilt. Sie legen fest, wie elektronische Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen zu führen und aufzubewahren sind. Ziel der GoBD ist, die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit steuerlich relevanter Daten sicherzustellen. Wichtige Aspekte der GoBD sind:

1. Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Daten dürfen nicht nachträglich verändert werden, ohne dass dies dokumentiert wird.
2. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen klar und verständlich dokumentiert sein.
3. Ordnung: Daten müssen systematisch und geordnet aufbewahrt werden.
4. Sicherheit: Daten müssen vor Verlust und unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Softwarelösungen: Compliance wird digital

Im Geschäftsalltag müssen Organisationen dauerhaft sicherstellen, dass alle gespeicherten und verarbeiteten Daten diesen gesetzlichen Anforderungen (DSGVO und GoBD) entsprechen. Compliance ist hier keine Bürde, sondern ein Qualitätsmerkmal der internen Prozesse.

Ein gut integriertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist der Schlüssel zur Erleichterung dieser Compliance-Aufgaben:

• Automatisierte Einhaltung: Das DMS ermöglicht automatische Prüfungen, Löschfristen und Berichte. Es stellt sicher, dass alle Dokumente korrekt archiviert und sensible Daten geschützt sind.
• Transparenz und Sicherheit: Durch automatische Archivierung, Protokollierung und Verschlüsselung sensibler Dokumente stellt das System sicher, dass alle Daten den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und jederzeit nachvollziehbar bleiben.

Die Nutzung moderner ECM-Lösungen reduziert somit nachweislich reale und potenzielle Datenschutzverstöße. Gleichzeitig verbessert sie die internen Abläufe und schafft eine höhere Transparenz – weit über den reinen Datenschutz hinaus.

Ausblick und Experten-Unterstützung

Die Implementierung eines Systems für besseren Datenschutz bringt spezifische Herausforderungen mit sich: die Komplexität der gesetzlichen Anforderungen, die Integration der Compliance in die Unternehmenskultur und die kontinuierliche Anpassung an neue Vorschriften.

Datenschutz ist ein unverzichtbarer Bestandteil moderner Unternehmensführung. Die Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben schützt Unternehmen vor rechtlichen Risiken und stärkt das Ansehen am Markt. Besonders in der ECM-Branche ist ein robustes Datenschutz-Management-System entscheidend, um die Integrität und Sicherheit von Informationen zu gewährleisten.