Die Erfassung von Dokumenten bildet die Schnittstelle zwischen Papier und Prozess: Erst sie macht Informationen maschinenlesbar und schafft die Basis für Automatisierung und effiziente Abläufe.
Was bedeutet Dokumentenerfassung?
Dokumentenerfassung bezeichnet den Prozess, analoge oder digitale Dokumente in ein elektronisches System zu überführen. Ziel ist es, Inhalte maschinenlesbar zu machen, um sie in Dokumentenmanagement-, ERP- oder Archivsystemen automatisiert weiterzuverarbeiten.
Typische Schritte der Dokumentenerfassung sind:
- Erfassung: Papierdokumente scannen oder digitale Dateien importieren.
- Texterkennung (OCR): Inhalte aus Bildern oder PDFs extrahieren.
- Klassifizierung: Dokumententyp bestimmen, z. B. Rechnung, Vertrag oder Lieferschein.
- Datenextraktion: Wichtige Informationen wie Beträge, Kundendaten oder Vertragsfristen auslesen.
Warum ist das wichtig? Ohne strukturierte Erfassung bleiben Daten ungenutzt und Geschäftsprozesse verlangsamen sich. Dokumentenerfassung schafft die Grundlage für Automatisierung, Compliance und effiziente Workflows.
Wo liegen die Stolpersteine?
Dokumente zu erfassen klingt zunächst einfach: Scannen, speichern, fertig. Doch in der Praxis entstehen schnell komplexe Herausforderungen. Unternehmen verarbeiten täglich eine Vielzahl von Dokumenten – Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, E-Mails. Diese liegen in unterschiedlichen Formaten vor: Papier, PDF, Bilddateien oder strukturierte E-Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD.
Die Stolpersteine sind vielfältig:
- Medienbrüche zwischen analogen und digitalen Prozessen.
- Manuelle Eingaben, die Zeit kosten und fehleranfällig sind.
- Uneinheitliche Standards, die eine automatisierte Verarbeitung erschweren.
- Hohe Volumina, die sich mit klassischen Methoden kaum bewältigen lassen.
Die Folge? Verzögerte Workflows, steigende Kosten und ein erhöhtes Risiko für Compliance-Verstöße. Wer hier nicht
Welche Dokumentenarten gibt es?
Die Vielfalt ist groß und jede Art bringt eigene Anforderungen mit sich:
Physische Dokumente
Papierdokumente wie Verträge, Lieferscheine oder Rechnungen müssen zunächst digitalisiert werden. Scanner und OCR-Technologien sind hier unverzichtbar.
Digitale Medien
E-Mails, PDFs oder Bilddateien sind bereits digital, aber oft unstrukturiert. Sie müssen klassifiziert und relevante Daten extrahiert werden.
Strukturierte Dokumente
Elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD enthalten strukturierte Daten. Sie lassen sich vergleichsweise einfach automatisiert verarbeiten – vorausgesetzt, die Systeme sind kompatibel.
Ausblick & Lösung: idp
Die Antwort auf die genannten Herausforderungen ist Intelligent Document Processing (IDP). Diese Lösungen kombinieren moderne Technologien:
- OCR und ICR: Texterkennung für gedruckte und handschriftliche Inhalte.
- KI-gestützte Klassifizierung: Automatische Erkennung von Dokumententypen.
- Machine Learning: Systeme lernen aus Daten und verbessern sich kontinuierlich.
- Workflow-Integration: Nahtlose Übergabe an ERP-, DMS- oder Archivsysteme.
Das Ergebnis: Weniger manuelle Arbeit, schnellere Prozesse, höhere Datenqualität und bessere Compliance. Unternehmen gewinnen Zeit, senken Kosten und schaffen die Basis für echte digitale Transformation.
Die Dokumentenerfassung ist mehr als Scannen und Speichern. Sie ist der Schlüssel in der intelligenten Dokumentenverarbeitung für effiziente, automatisierte Geschäftsprozesse. Wer auf intelligente Lösungen setzt, macht aus Papier und Daten einen Wettbewerbsvorteil.