Konzeptionell zählt EIM zu den Nachfolgern von Enterprise Content Management (ECM). Was EIM ist und dessen Merkmale sind, erfahren Sie hier.
Definition: Was bedeutet Enterprise Information Management?
In einer Welt zunehmender Datenmengen, in der zudem Dateiformate sowie Datenquellen immer vielfältiger werden, bietet EIM eine Lösung: Es verwaltet all diese Informationen unter einem Dach, stellt sie bereit und zwar unabhängig von Ort, Autor, Anwendung, Nutzer, Format oder erzeugendem System. Ein EIM-System ist potenziell in der Lage strukturierte und unstrukturierte Daten aufzunehmen und diese in einem überblicksschaffenden Blick bereitzustellen. Transparenz und den vollständigen Überblick auf Geschäftsprozesse in Unternehmen herzustellen, ist das Hauptziel von Enterprise Information Management.
Aufgaben von Enterprise Information Management
- Erfassen und Speichern von Informationen: Mit EIM erfassen und speichern Sie alle relevanten Informationen sicher und effizient. Verschiedene Technologien wie Datenbanken, Dokumentenmanagementsysteme und Cloud-Speicher kommen dabei zum Einsatz.
- Verwalten, organisieren, bereitstellen: Informationen müssen organisiert und verwaltet werden, um leicht zugänglich und nutzbar zu sein. Dazu gehört auch das Klassifizieren, Kategorisieren und Indexieren von Daten.
- Sicherheitsmanagement: Der Schutz sensibler Informationen ist eine zentrale Aufgabe von EIM. Sicherheitsrichtlinien und -technologien, um Daten vor unbefugtem Zugriff und Verlust zu schützen, sind im Enterprise Information Management implementiert.
- Compliance und Governance: EIM stellt sicher, dass alle Informationen den gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen. Dies umfasst das Einhalten von Datenschutzgesetzen und anderen Vorschriften.
- Nutzung und Analyse: Informationen werden genutzt und analysiert, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Datenanalysen durch integrierte Business Intelligence-Tools oder KIs erfolgen.
Unterschied zwischen EIM, ECM und DMS
Alle drei Ideen sind mittlerweile bedeutende Konzepte zur Informationsverwaltung und Datenbereitstellung in Unternehmen. Allerdings gibt es Unterschiede zwischen Enterprise Information Management (EIM), Enterprise Content Management (ECM) und Dokumentenmanagement (DMS):
- Dokumentenmanagementsysteme: Ein DMS fokussiert Dokumente und ist eine spezialisierte Softwarelösung zur Verwaltung von Dokumenten. Es bietet Funktionen zur Erfassung, Speicherung, Organisation und Abruf derselben. DMS-Systeme sind darauf ausgelegt, die Verwaltung von Dokumenten zu erleichtern und sicherzustellen, dass sie leicht zugänglich und sicher sind. Zu den typischen Funktionen gehören die Indexierung, Suche und Versionierung von Dokumenten.
- Enterprise Content Management: ECM konzentriert sich speziell auf die Verwaltung von unstrukturierten Inhalten wie Dokumenten, E-Mails, Videos und anderen digitalen Medien. Es umfasst Technologien und Strategien zur Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Bereitstellung von Inhalten. ECM-Systeme bieten Funktionen wie Versionierung, Zugriffskontrolle und Workflow-Management, um die Effizienz und Sicherheit der Inhaltsverwaltung zu gewährleisten.
Schon ECM sah sich seit der ersten Definition in der Rolle, schwach strukturierte, unstrukturierte und strukturierte Informationen ganzheitlich zusammenzuführen. Man kann also in Bezug auf ECM mit dem Auftauchen von EIM von einer „selbsterfüllenden Prophezeiung“ sprechen. ECM ebnet mit Erreichen seiner Ziele den Weg zu EIM. Ein Hindernis bei der konsequenten Verwendung des Begriffs EIM ist, dass Information Management weit gefasst ist und eigentlich alles umfasst was mit der Verarbeitung von Informationen zu tun hat.
Vorteile einer EIM Software
- Verbesserte Effizienz: EIM Software ermöglicht es Unternehmen, Informationen schnell und einfach zu erfassen, zu speichern und abzurufen. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und einer Steigerung der Produktivität in Unternehmen.
- Erhöhte Datensicherheit: Durch die Implementierung von Sicherheitsrichtlinien und -technologien schützt ein EIM-System sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust.
- Bessere Entscheidungsfindung: Software zum Enterprise Information Management bietet Werkzeuge zur Analyse und Nutzung von Informationen, die es Unternehmen ermöglichen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
- Compliance und Governance: EIM hilft Unternehmen, gesetzliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen, indem sie sicherstellt, dass alle Informationen den entsprechenden Vorschriften entsprechen.
- Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung von Informationsmanagementprozessen können Unternehmen Kosten senken und Ressourcen effizienter nutzen.
Fazit
Enterprise Information Management (EIM) bildet den essenziellen Bestandteil, um moderne Geschäftsprozesse digital abzubilden. Durch die effiziente Erfassung, Verwaltung und Bereitstellung von Informationen ermöglicht EIM Unternehmen, ihre Effizienz zu steigern, die Datensicherheit zu erhöhen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Trotz der Herausforderungen bei der Implementierung bietet das EIM-Konzept erhebliche Vorteile, die zu einer besseren Nutzung von Ressourcen und einer optimierten Geschäftsführung führen. Es ist daher empfehlenswert, EIM-Lösungen im Unternehmen zu implementieren, um die Informationsverwaltung zu verbessern und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.