Ohne korrektes Kontieren wäre eine geordnete Finanzbuchhaltung undenkbar. Doch was steckt dahinter? Und wie funktioniert dieser Vorgang in der Praxis?
Was ist die Kontierung?
Kontierung bedeutet die Zuordnung eines Belegs oder Geschäftsvorfalls zu einem bestimmten Konto im Kontenplan. Sie legt fest, wie eine Rechnung, ein Kassenvorgang oder eine Buchung im System erfasst wird.
Kurz gesagt: Kontieren ist die Vorbereitung der eigentlichen Buchung.
Warum ist das wichtig für die Buchhaltung?
Die Kontierung ist entscheidend für:
- Ordnung und Nachvollziehbarkeit: Jeder Vorgang wird eindeutig einem Konto zugeordnet.
- Compliance und Audits: Sauberes Kontieren ist Voraussetzung für korrekte Abschlüsse und Prüfungen.
- Automatisierung: Systeme wie ERP oder DMS greifen auf die Kontierungen zurück, um Buchungen automatisiert zu verarbeiten.
Ohne korrektes Kontieren entstehen Fehler in der Bilanz und Risiken für das Unternehmen.
Wie funktioniert die Kontierung?
Der Grundgedanke ist einfach: Jeder Beleg wird mit einem Konto verknüpft.
Beispiel: Eine Eingangsrechnung für Büromaterial wird auf das Konto „Bürobedarf“ kontiert.
Die Schritte:
- Rechnungbeleg prüfen (Art des Vorgangs, Betrag, Steuer).
- Passendes Konto aus dem Kontenplan auswählen.
- Zusatzinformationen wie Kostenstelle oder Steuerkennzeichen ergänzen.
Zentral fürs Kontieren: der Kontenplan
Der Kontenplan ist das Fundament der Kontierung. Er enthält alle Konten, die für die Buchhaltung relevant sind – strukturiert nach Kontenrahmen (z. B. SKR03 oder SKR04).
Er sorgt dafür, dass die Zuordnung standardisiert und nachvollziehbar erfolgt.
Wie werden Belege kontiert?
- Manuell: Der Sachbearbeiter wählt das Konto und ergänzt die Daten.
- Automatisiert: Moderne Systeme nutzen Regeln oder KI für Kontierungsvorschläge.
- Hybrid: Vorkontierung durch das System, finale Prüfung durch den Mitarbeiter.
Vorkontierung
Die Vorkontierung ist eine Vorstufe zum Kontieren. Sie erfolgt oft automatisch, z. B. durch OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) in einem Dokumentenmanagementsystem.
Das System schlägt Konten vor, die später geprüft und bestätigt werden. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Was ist der Unterschied zwischen Buchen und Kontieren?
Die Kontierung ist die Vorbereitung der Buchung. In der doppelten Buchführung bedeutet das: Jeder Geschäftsvorfall wird so kontiert, dass er später korrekt in Soll und Haben gebucht werden kann. Ohne sauberes Kontieren ist eine ordnungsgemäße doppelte Buchführung nicht möglich.
- Kontierung: Vorbereitung: Zuordnung des Belegs zu einem Konto.
- Buchen: Ausführung: Der Geschäftsvorfall wird endgültig im Hauptbuch erfasst.
Beispiel:
Eine Rechnung wird kontiert (Konto „Bürobedarf“). Erst mit der Buchung erscheint sie in der Bilanz.
Fazit
Kontierung ist mehr als ein technischer Schritt, sie ist die Basis für korrekte Buchführung, Automatisierung und Compliance. Wer die Kontierung sauber umsetzt, legt den Grundstein für effiziente Prozesse und verlässliche Finanzdaten.