Doch was genau steckt hinter dieser Bezeichnung, und welche Rolle spielt sie im Zusammenspiel von Einkauf und Buchhaltung?
Was ist ein Kreditor?
Ein Kreditor ist ein Geschäftspartner, der einem Unternehmen Leistungen oder Produkte bereitgestellt hat: etwa Warenlieferungen, IT-Dienstleistungen oder Beratungen. Dafür erwartet er eine Gegenleistung, in der Regel eine Zahlung.
Doch was bedeutet das konkret im betrieblichen Alltag?
Immer dann, wenn ein Unternehmen eine Eingangsrechnung erhält, die noch nicht bezahlt wurde, entsteht eine sogenannte kreditorische Buchung. Diese wird im System des rechnungsempfangenden Unternehmens erfasst und bildet die Grundlage für:
- die spätere Zahlung,
- die Liquiditätsplanung,
- und die Übersicht über offene Verbindlichkeiten.
Kreditoren sind damit zentrale Akteure im Zahlungsverkehr – und ein wichtiger Bestandteil der Finanzbuchhaltung.
Kreditor – Definition & bilanzielle Einordnung
Kreditoren sind Lieferanten, gegenüber denen eine offene Rechnung besteht. Sie stehen auf der Passivseite der Bilanz: also dort, wo die finanziellen Verpflichtungen eines Unternehmens dokumentiert werden.
Typische Fragen im Umgang mit Kreditoren lauten:
- Wer hat geliefert?
- Was wurde berechnet?
- Wann ist die Zahlung fällig?
Diese Informationen sind nicht nur für die Buchhaltung relevant, sondern auch für den Einkauf und das Controlling – sie helfen, Zahlungsprozesse zu steuern und Liquiditätsrisiken frühzeitig zu erkennen
Beispiele für Kreditoren
Kreditoren begegnen uns in nahezu allen Branchen. Typische Beispiele sind:
- Lieferanten von Büromaterial: Etwa ein Unternehmen, das regelmäßig Druckerpapier oder Schreibwaren liefert.
- IT-Dienstleister: Ein externer Anbieter, der Software wartet oder Cloud-Dienste bereitstellt.
- Beratungsfirmen: Wenn ein Unternehmen externe Expertise einkauft, z. B. für Strategie- oder Prozessberatung.
- Handwerksbetriebe: Etwa bei Reparaturen oder Umbauten in den Geschäftsräumen.
In der Praxis wird jeder dieser Partner als Kreditor geführt, sobald eine E-Rechnung vorliegt, die noch nicht beglichen wurde.
Zahlungsströme verstehen: Liquiditätssteuerung
Wer den Überblick über ausstehende Verpflichtungen und zu erwartende Zahlungseingänge behält, schafft die Grundlage für eine stabile Unternehmenssteuerung. Denn Liquidität ist mehr als eine Kennzahl. Sie entscheidet darüber, ob ein Unternehmen zahlungsfähig bleibt, Investitionen tätigen kann oder in Engpässe gerät.
Nur wer beide Seiten kennt – Soll und Haben – kann fundierte Entscheidungen treffen.
Ob bei der Budgetplanung, im Controlling oder bei der strategischen Ausrichtung: Eine transparente Übersicht über Zahlungsströme ist unverzichtbar.
Unterschied: Kreditoren- vs. Debitorenbuchhaltung
Zwei Begriffe, ein gemeinsames Ziel: den Überblick über Zahlungsströme behalten.
Doch während die Kreditorenbuchhaltung sich mit den Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten beschäftigt, dokumentiert die Debitorenbuchhaltung die Forderungen gegenüber Kunden.
- Erfassen von Kundenrechnungen
- Überwachen von Zahlungseingängen
- Einleiten von Mahnverfahren
- Einschätzen von Zahlungsausfallrisiken
Sie liefert wichtige Informationen für die Liquiditätsplanung und das Risikomanagement.
Kreditorenbuchhaltung – Wer bekommt noch Geld von uns?
Hier geht es um Rechnungen, die das Unternehmen erhalten hat, aber noch nicht bezahlt wurden. Typische Aufgaben:
- Erfassen von Eingangsrechnungen
- Prüfen von Zahlungsfristen und Skonto-Möglichkeiten
- Steuern von Zahlungsläufen
- Abstimmen mit dem Einkauf
Die Kreditorenbuchhaltung sorgt dafür, dass Zahlungen korrekt und fristgerecht erfolgen – und dass keine Mahnungen ins Haus flattern.
Debitorenbuchhaltung – Wer schuldet uns noch Geld?
Die Debitorenbuchhaltung kümmert sich um Ausgangsrechnungen, also um Leistungen, die das Unternehmen erbracht hat. Ihre Aufgaben:
- Erfassen von Kundenrechnungen
- Überwachen von Zahlungseingängen
- Einleiten von Mahnverfahren
- Einschätzen von Zahlungsausfallrisiken
Sie liefert wichtige Informationen für die Liquiditätsplanung und das Risikomanagement.
Gemeinsam für Liquidität: Verbindlichkeiten und Forderungen im Zusammenspiel
Beide Bereiche sind eng miteinander verzahnt. Nur wenn Verbindlichkeiten und Forderungen transparent erfasst und regelmäßig ausgewertet werden, lässt sich die Liquidität eines Unternehmens zuverlässig steuern.
Ein Beispiel:
Wenn hohe Kreditorenbeträge fällig sind, aber Debitorenzahlungen ausbleiben, entsteht ein Liquiditätsengpass. Frühzeitige Analysen helfen, gegenzusteuern – etwa durch angepasste Zahlungsziele oder gezieltes Forderungsmanagement.
Sonderfall: Debitorische Kreditoren
Manchmal läuft im Zahlungsverkehr nicht alles nach Schema F. Ein solcher Sonderfall ist der debitorische Kreditor. Dieser Begriff wirkt auf den ersten Blick widersprüchlich. Wie kann ein Kreditor, also ein Lieferant, plötzlich wie ein Debitor behandelt werden?
Was passiert bei einer debitorischen Buchung?
Ein debitorischer Kreditor entsteht, wenn ein Unternehmen eine Zahlung an einen Lieferanten geleistet hat, obwohl keine offene Rechnung vorliegt. Das kann verschiedene Ursachen haben:
- Eine Gutschrift wurde erteilt, aber noch nicht verrechnet.
- Eine Doppelzahlung ist erfolgt.
- Eine Rechnung wurde storniert, die Zahlung aber nicht zurückgeholt.
- Es liegt ein Systemfehler oder eine falsche Buchung vor.
In solchen Fällen entsteht eine Forderung gegenüber dem Kreditor – also eine Situation, in der das Unternehmen Geld zurückbekommen müsste. Buchhalterisch wird der Kreditor dann vorübergehend wie ein Debitor behandelt
Warum ist das relevant?
Debitorische Kreditoren sind keine Seltenheit – und sie können die Bilanz verzerren, wenn sie nicht korrekt erfasst und bereinigt werden. Deshalb ist es wichtig:
- solche Fälle frühzeitig zu erkennen,
- sie korrekt zu verbuchen,
- und Rückzahlungen oder Verrechnungen aktiv einzufordern.
Beispiel aus der Praxis
Ein Unternehmen erhält eine Gutschrift über 1.000 €, weil eine Lieferung fehlerhaft war. Die ursprüngliche Rechnung wurde bereits bezahlt. Solange die Gutschrift nicht mit einer neuen Rechnung verrechnet oder ausgezahlt wird, entsteht eine Forderung gegenüber dem Lieferanten – also ein debitorischer Kreditor.
Kreditorenlaufzeit: Wie lange bleibt das Geld im Unternehmen?
Die Kreditorenlaufzeit (auch: Days Payable Outstanding, DPO) beschreibt den Zeitraum zwischen dem Rechnungseingang und der Zahlung an den Lieferanten. Sie ist eine wichtige Kennzahl für die Liquiditätssteuerung.
Je länger die Laufzeit, desto länger bleibt das Geld im Unternehmen, was die Liquidität kurzfristig stärkt. Doch Vorsicht: Zu lange Zahlungsziele können das Verhältnis zu Lieferanten belasten oder Skonto-Vorteile verschenken.
Was beeinflusst die Kreditorenlaufzeit?
Die Kreditorenlaufzeit hilft dem Controlling, den Cashflow zu analysieren und Zahlungsstrategien zu optimieren. In Kombination mit der Debitorenlaufzeit ergibt sich ein realistisches Bild der finanziellen Beweglichkeit eines Unternehmens.
Fazit: Kreditoren verstehen – Liquidität steuern
Kreditoren sind weit mehr als nur Lieferanten im System. Sie stehen für offene Verpflichtungen, die direkt Einfluss auf die Liquidität und die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens haben. Wer Eingangsrechnungen strukturiert erfasst, Zahlungsläufe gezielt steuert und Sonderfälle wie debitorische Kreditoren im Blick behält, schafft die Grundlage für eine verlässliche Finanzplanung.
Die Kreditorenbuchhaltung ist dabei nicht isoliert zu betrachten. Erst im Zusammenspiel mit der Debitorenbuchhaltung entsteht ein vollständiges Bild der Zahlungsströme – und damit die Basis für fundierte Entscheidungen im Controlling, in der Budgetplanung und im strategischen Management