Planen Sie, elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung zu stellen oder von eben jener Rechnungen zu empfangen? Falls ja, dann wird es ab November 2018 spannend für Sie.

Auch und gerade in der öffentlichen Verwaltung schreitet die Digitalsierung voran. Das Thema XRechnung wie auch ein auch europaweites, digitales Procurement stehen seit über zehn Jahren im Fokus. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick.

Der neue Standard heißt XRechnung

Der neue Standard namens XRechnung kommt in drei Schritten: Diese Vorschriften gelten zunächst ab dem 27.11.2018 bindend für alle Bundesministerien wie auch Verfassungsorgane. Ein Jahr später, also ab dem 27.11.2019, wird die XRechnung verpflichtend für alle weiteren Behörden. Eine Pflicht zur Verwendung bzw. Annahme elektronischer Rechnungen tritt dann erst wieder ein Jahr später, am 27. November 2020, in Kraft (§ 11 Abs. 3 der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes, kurz: E-Rechnungs-Verordnung). Keine Sorge, EASY Invoice wird diesen Standard zum Stichtag beherrschen.

Der ZUGFeRD-2.0-Standard verfügt über verschiedene Profile. Mit dem Profil EN 16931 ist ZUGFeRD-2.0 kompatibel zu den Anforderungen der europäischen Norm 16931.

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Hintergrund

Durch das E- Rechnungsgesetz vom 4. April 2017 (BGBl. I S. 770) wurde die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1 (E-Rechnungsrichtlinie) mit Einfügung des neuen § 4a EGovG (E-Government-Gesetz) in deutsches Recht umgesetzt. Auf Basis des § 4a Abs.3 EGovG hat die Bundesregierung am 06.09.2017 zur Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsverkehrs die E-Rechnungs-Verordnung erlassen.

XRechnung versus ZUGFeRD 1.0

Leider entspricht das ZUGFeRD-Format in der Version 1.0 nicht den Ansprüchen der EU-Norm, aus denen der neue Standard XRechnung hervorgegangen ist. Soviel lässt sich an dieser Stelle sagen. Das ZUGFeRD-2.0-Format wird der kommende Kandidat ein, der auch diesen Ansprüchen entsprechen wird – doch mehr dazu in wenigen Momenten.

Ansprüche des neuen Standards XRechnung

Das European Committe for Standardization (CEN) hat es sich zur Aufgabe gemacht, den XRechnung-Standard zu normieren. Am 28.06.2017 veröffentlichte das CEN die vom Technical Committee „CEN/TC 434 – Elektronische Rechnungsstellung“ erarbeitete Norm zur Elektronischen Rechnungsstellung in zwei Teilen:

  • Teil 1 (EN 16931-1:2017 (WI=00434001) ): Semantisches Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung
  • Teil 2 (CEN/TS 16931-2:2017 (WI=00434002)): Liste der Syntaxen, die die EN 16931-1 erfüllen

Darauf baut die XRechnung auf. In aller Kürze: Mit der XRechnung liegt eine Anwendungsspezifikation des semantischen Datenmodells (s. o.) vor. Dieses wird der kommende nationale Standard in den öffentlichen Verwaltungen sein. Der große Vorteil: Die XRechnung ist ebenso vollständig dokumentiert wie auch produkt- und herstellerneutral und steht jedermann kostenlos zur Verfügung. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) rief dieses Format ins Leben; veröffentlicht im Juni 2017 vom IT-Planungsrat. Die KoSIT zeichnet sich auch verantwortlich für die Weiterentwicklung des Standards. Für das Format XRechnung bedeutet dies Zukunftssicherheit.

Der Standard XRechnung – für jedermann nachlesbar

Aufgrund einer großen Menge nicht interoperabler Formate für digitale Rechnungen hat man sich – initial auf europäischer Ebene (s.o.) – zu diesem Schritt entschlossen: „Die Vielzahl nicht interoperabler Normen führt zu übermäßiger Komplexität, Rechtsunsicherheit und zusätzlichen Betriebskosten für Wirtschaftsteilnehmer, die elektronische Rechnungen grenzübergreifend in verschiedenen Mitgliedstaaten verwenden.

Und so nimmt es einen auch nicht wunder, dass der neue Standard XRechnung in Deutschland für jeden nachles- und umsetzbar ist. Mehr zu den Anforderungen dieses Rechnungsstandards findet man auf den Seiten der KoSIT.

XRechnung – Muster & Beispiel

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ZUGFeRD-2.0 – kompatibel zur EU-Norm 16931

Der ZUGFeRD-2.0-Standard verfügt über verschiedene Profile. Mit dem Profil EN 16931 – der Name deutet es schon an – ist ZUGFeRD-2.0 kompatibel zu den Anforderungen der europäischen Norm 16931. Einem Einsatz im elektronischen Rechnungsaustausch mit europäischen Behörden entsprechend EU-Richtlinie 2014/55/EU steht somit also nichts im Wege. Und auch hier gilt: Auch diesen Standard werden wir in unseren Produkten umsetzen.

Im Duett: PEPPOL & die XRechnung – Spezifikationen und Format fürs E-Procurement

Ein Blick in die nahe Zukunft zeigt am Horizont das Pan-European Public Procurement Online (PEPPOL). Hierbei handelt es sich um eine Sammlung technischer Spezifikationen rund um elektronische Beschaffungsprozesse. Ziel des ursprünglichen EU-Projektes:  Spezifikationen bereitzustellen, die in bereits vorhandene E-Procurement-Lösungen sowie andere E-Business-Austauschdienste integriert werden können – dabei besteht der Fokus des Projektes auf der EU-weiten Interoperabilität diverser Systeme. Klar ist an dieser Stelle, dass die XRechnung als Datenmodell und -format eine besondere Rolle in diesem Projekt spielt.

Das PEPPOL-Projekt führte die EU in der Zeit von 2008 bis 2012 durch. Mittlerweile hat die Organisation OpenPEPPOL das Projekt übernommen. In Deutschland wird PEPPOL vom Bund und der Freien Hansestadt Bremen pilotiert. Kernpunkte dabei sind: Transport Infrastructure (Access Points and SMP providers) und E-Invoicing.

Fazit: Was bedeutet dies für Unternehmen der Privatwirtschaft?

Im Grunde genommen resultieren aus der E-Rechnungs-Verordnung nur Vorteile für Unternehmen: Behörden werden einerseits in die Pflicht genommen, elektronische Rechnungen entgegenzunehmen; andererseits erwächst daraus auch ein rechtlich verbriefter Anspruch des Rechnungsstellers. Spätestens ab November 2020 und vorausgesetzt, die Rechnung verfügt über alle relevanten Daten in der verlangten strukturierten Form. Möglicherweise ist dies auch der Stein des Anstoßes, der die elektronische Rechnung zur flächendeckenden Verbreitung im B2B-Bereich führt.

Detailreichere Informationen zum Thema XRechnung finden Sie übrigens auf folgender Website als PDF-Datei.

Unsere Eingangsrechnungslösung wird beide Formate, ZUGFeRD wie auch XRechnung, beherrschen.

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