Definition zu Metadaten
Reden wir über Metadaten, dann meinen wir Informationen, die über die zur Funktion einer Datei notwendigen Eigenschaften hinausgehen. Diese Information spielen für den eigentlichen Anwendungszweck keine primäre Rolle. Anschauliche Beispiele aus der gegenständlichen Welt sind:
- die Bestellnummer für ein Produkt im Katalog oder
- die bibliographischen Informationen in einem Buch.
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Bei einer E-Mail gehören sogenannte Kopfdaten wie Absender- und Empfängeradresse, Betreff, Versanddatum etc. zu diesen Metadaten. Kleiner Tipp am Rande: Verfassen Sie E-Mails an viele einander unbekannte Adressaten stets an sich selbst und setzen die Empfänger in Bcc. So entfernt der E-Mail-Server die Bcc-Kopfzeile samt E-Mail-Adressen. Die Mail findet trotzdem ihre Ziele.
Nur tauchen die Bcc-gesetzten Adressen nicht beim Empfänger auf. So nützlich Metadaten in vielen Anwendungen auch sein mögen, gleichzeitig hinterlassen sie Datenspuren. Der primäre Anwendungszweck (Versand, Empfang, Lesen) wurde datensparsam erfüllt. Metainformationen können entweder in der Datei selbst – hier: in den Kopfdaten der Mail – oder extern in einer Datenbank liegen. Vielleicht ein weiteres augenscheinliches Beispiel dazu.
Was sind Metadaten?
Metainformationen zeichnen sich dadurch aus, dass diese offensichtlich nicht zum Kern der eigentlichen Bilddaten gehören. So liegen z.B. die bildhaft darzustellenden Informationen in einem Dateiformat (JPEG, PNG etc.) vor. Die zugehörigen Metadaten befinden auch in dieser Fotodatei. Sie reichern das Bild mit Informationen an, sind aber nicht Teil des angezeigten Bildes. Diese Metainformationen sind maschinenlesbar und verhelfen Anwendern zur besseren User-Experience.
Die Frage, wo die Fotos entstanden sind, beantwortet sich Meta-Cat mit einem Blick auf die Karte. Hier werden anhand der Metadaten die Standorte eingetragen und abgebildet. Soviel zur verbesserten Nutzererfahrung.
Wie funktioniert das?
Das PNG- wie auch das JPEG-Bildformat sieht bestimmte Bereiche der Datei vor, in denen Metadaten gespeichert werden können. Sobald das Foto geschossen wird, reichert die Anwendung das Bild mit Metainformationen an. Auch dazu gibt es Standards, wie z.B. EXIF (Exchangeable Image File Format) oder XMP (Extensible Metadata Platform), Dublin Core uvm. Die Daten selbst bezieht die Fotoanwendung z.B. direkt aus dem Smartphone, wie beispielsweise:
- Quelle
- Ersteller oder Autor
- Ortsangaben wie Längen- und Breitengrad
- Zeitpunkt der Erstellung etc.
Wie helfen Metadaten in ECM-Anwendungen?
Gerade im Enterprise Content Management gehören Metainformationen zum wichtigen Bestandteil. Diese Daten zählen hier zu den Eigenschaften (Properties) eines Dokuments. Die Informationen liegen zumeist getrennt vom Dokument in einer Datenbank vor.
Dadurch profitieren Fachanwendungen wie Dokumentenmanagement, Rechnungsverarbeitung oder das Contract Lifecyle Management. Metadaten verleihen dem Dokument mehr Kontext. Jedes Set von Metainformation eröffnet eine weitere Perspektive aufs Dokument. Zudem lassen sich diese Eigenschaften verknüpfen. Für neue Einblicke, für erweiterte Funktionen und für ein leichteren Umgang in dokumentenintensiven Prozessen.
Metadaten verbessern die Suche
Auch wenn die gesuchten Informationen nicht im Volltext des Dokuments vorliegen, kann es auch über Metadaten (Eigenschaften) gefunden werden. Elaborierte Suchen mit verbesserten Suchergebnisse sind das Ergebnis.
Gezielte Filterung über Metadaten nach Informationen
Als Beispiele für Filter dieser Art lassen sich die Folgenden nennen – Dokumente können nach
- Bearbeiter,
- Art der Information,
- Fristen und
- Löschvermerke
gefiltert werden. Selbst wenn diese Informationen nicht im Dokument vorliegen, greift die ECM-Anwendung auf die Metadaten zu und sortiert entsprechend.
Metadaten erleichtern die Dateiorganisation
Ebenfalls lassen sich Dokumente und Daten clustern. Je nach Art der Information, kann ein DMS Dokumente automatisiert einordnen z.B.:
- in Lieferscheine,
- Rechnungen,
- Bewerbungen etc.
Zuordnung zu anderen Metainformationen
Zudem ist es möglich, die Rechnung durch diese Informationen
- zu einem Kreditor,
- einem Buchungskreis,
- zum Sachkonto
- oder einer Kostenstelle
zuzuordnen. So stellen Metadaten eine elegante Methode dar, die zu einem deutlich verbesserten Überblick im täglichen Umgang mit Dokumenten im ECM-Umfeld führt.
Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen
Sicherlich lassen die sich Metainformationen auch zu Verbesserung der Interoperabilität nutzen. Ebenso, dass verschiedene Systeme Zugriff auf Metadaten besitzen. Voraussetzung dafür ist ein gewisser Grad an Standardisierung der Daten, was den Ablageort und den Zugriff darauf angeht.
Weitere Einsatzgebiete für Metadaten
Auch Suchmaschinen und deren Nutzer profitieren durch den Einsatz von Metadaten. Hier sprechen wir dann vom semantischen Web. Jedes Objekt darin besitzt Eigenschaften. Zumeist handelt es sich HTML-Dokumente. Kein Wunder, dass ein solches über Metainformationen verfügt, in sogenannten Meta-Tags. In welchem Umfang dies der Fall ist, hängt vom Ersteller der Website ab. Schauen wir uns in der gegebenen Kürze die wichtigsten Meta-Elemente an. Dazu hier eine abgespeckte DTD (Document Type Definition) und das Grundgerüst eines HTML-Dokuments:
<!doctype HTML>
<html>
<head>
<meta charset="utf-8">
<meta name="viewport" content="width=device-width, initial-scale=1.0">
<title>Titel der Seite</title>
<meta name=“description“>Ein Satz, der den Inhalt dieser Website beschreibt>
</head>
<body>
<!-- Erst hier kommen die für den Betrachter sichtbaren Inhalte.-->
</body>
</html>
Wie helfen genau diese Metainformationen nun weiter? Immer dann, wenn sich jemand auf z.B. auf einer Google-Suche befindet. Hier sieht man die Verwendung des Title-Tags und der Meta-Description in Aktion. Suchmaschinen, wie z.B. der Google Bot, nutzen diese Metadaten zur optimierten Darstellung der Suchergebnisse. Hier in Blau das ausgelesene Title-Tag und darunter die Meta-Description. Natürlich alles zur besseren Search-Experience für den Nutzer.
Natürlich lassen sich Suchmaschinen wie Google etc. nicht zwingen, diese Metadaten zu übernehmen und darzustellen. Jedoch lassen sich sowohl Title-Tag als Meta-Description zur Suchmaschinenoptimierung nutzen. Was sich im Bild der SERPs abzeichnet, ist allerdings „Weitere Fragen“. Diese Daten zählen auch zu den Metadaten. Genauer: zu den strukturierten Daten. Darauf kommen wir später zurück.
Darüber hinaus existieren in diesem Kontext noch weitere Metadaten. Z.B. das Open Graph Protocoll. Zum Einsatz kommt es häufig in sozialen Netzwerken, um Website-Inhalte zu teilen. Diese Daten dienen zur optimierten Darstellung der eigenen Website-Inhalte auf den Webseiten Dritter, z.B. auf X, Facebook etc. Im Grunde stellen Open Graph Tags, auch als og-Tags bekannt, eine Ergänzung der Metadaten im HEAD des HTML-Dokuments dar. Auszeichnen lassen sich damit viele Inhaltstypen: Bilder, Videos, Musik etc. Gleichzeitig stellen die og-Tag auch eine Ergänzung zu bereits vorhandenen Metainformationen aus dem Kopf des HTML-Dokuments dar. Hier ein Beispiel:
<!doctype HTML>
<html>
<head>
<meta charset="utf-8">
<meta name="viewport" content="width=device-width, initial-scale=1.0">
<title>Titel der Seite</title>
<meta name=“description“>Ein Satz, der den Inhalt der Website beschreibt.">
<meta property="og:title" content="Title der Website für Facebook.>
<meta property="og:description" content="Ein beschreibender Satz für Facebook.">
</head>
<body>
<!-- Erst hier kommen die für den Betrachter sichtbaren Inhalte -->
</body>
</html>
Strukturierte Daten als Metadaten
Aber selbst bei dieser Art von Metadaten des HTML-Dokuments ist es nicht geblieben. Zur Abbildung von Metainformationen existieren seit geraumer Zeit strukturierte Daten. Abbilden lassen sich damit Rezepte, Veranstaltungen, Seminarlisten, FAQs, Stellenausschreibungen und vieles weitere mehr. Hier ein Überblick. Als Format der Wahl hat sich JSON-LD etabliert. Diese Metadaten liegen auch im HTML-Dokument, spielen aber während der Anzeige im Browser keine Rolle. Im Quelltext sieht’s dann so aus:
<head>
<title>A look at metadata</title>
<script type="application/ld+json">
{
"@context": "https://schema.org/",
"@id": "https://www.example.com/meta",
"@type": "Course",
"name": "Learn everything",
"description": "Metadata in three simple steps",
"publisher": {
"@type": "Organization",
"name": "CourseWebsite",
"url": "www.examplecoursewebsite.com"
}
</script>
</head>Drei Ziele werden mit diesen strukturierten Metainformationen verfolgt: Der Webseiten-Betreiber erhält zum einen eine verbesserte Option, seine Inhalte in den Suchmaschinenergebnis-Listen (SERPs) darzustellen. Zum anderen hat der Suchmaschinen-Betreiber eine einfache Option, seine SERPs mit noch mehr Daten zu veredeln. Aber auch der Nutzer hat etwas davon: So sorgen Metainformationen als strukturierte Daten hier für eine gute User-Experience.
Basis für Semantik im Web und browserbasierte Anwendungen
Das semantische Web hat sich in den letzten 15 Jahren erst entwickelt. Metainformationen bilden dazu die Basis, ob nun als strukturierte Daten oder eben unstrukturiert. Hilfreich sind sie für alle Beteiligten. Gleiches gilt für den Einsatz in ECM-Anwendungen, die ja sehr oft im Browser leben. Hier besitzen Metadaten eine strukturierende, ordnende Funktion.