Robotic Process Automation ist nicht einfach nur ein anderer Name für Workflows, sondern eine eigenständige Automatisierungstechnologie mit einem anderen Fokus und Anwendungsbereich. Schauen wir uns die Situation an.
Unterschied: RPa vs. workflow
Anderer Fokus der Automatisierung:
- Eine Robot Process Automation zielt vor allem auf einzelne, sich wiederholende und regelbasierte Aufgaben, wie z.B. Dateneingabe oder das Ausfüllen von Formularen. Diese Aufgaben werden von Software-Bots übernommen, die menschliche Interaktionen mit Benutzeroberflächen nachahmen.
- Workflow-Automation konzentriert sich dagegen auf Automatisierung ganzer Geschäftsprozesse, die aus mehreren Schritten bestehen und oft die Koordination zwischen verschiedenen Teams, Abteilungen oder Systemen sowie Entscheidungsfindung beinhalten. Hierbei werden Aufgaben nach vordefinierten Regeln sequenziell abgearbeitet
Was ist RPA für Dokumentenprozesse?
Robotic Process Automation ist eine Technologie zur Automatisierung wiederkehrender, regelbasierter Aufgaben in Dokumentenprozessen. Mithilfe von Software-Robotern, sogenannten lassen sich manuelle Workflows optimieren, wodurch Unternehmen Zeit sparen, Fehler deutlich minimieren und die Effizienz steigern.
Wie funktioniert RPA in der Dokumentenverarbeitung?
Durch die Integration von Robotic Process Automation in ECM-Systeme werden wiederholte Tätigkeiten in Dokumenten-Workflows automatisiert, z. B.:
- Dokumentenerfassung & Klassifizierung – Automatische Identifikation und Sortierung von Dateien.
- Datenextraktion – KI-gestützte Analyse und Übertragung von Inhalten aus Rechnungen, Verträgen oder Formularen.
- Validierung – Sicherstellung von Datenkonsistenz, z.B. im 3-way-Match bei Prüfung auf Bestellbezug einer Eingangsrechnung.
- Compliance-Prüfungen – Z.B. Automation bei Vertragsprüfungen auf Klauseln und inhaltliche Elemente.
Welche Vorteile bietet RPA für Dokumentenprozesse?
- Höhere Effizienz – Schnellere Verarbeitung von Dokumenten und Daten.
- Weniger Fehler – Minimierung manueller Eingabefehler durch automatisierte Abläufe.
- Kostenersparnis – Reduzierung des operativen Aufwands und schnellere Bearbeitung.
- Bessere Compliance – Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutz- und Archivierungsvorgaben.
- Nahtlose Integration – Verbindung mit ECM-, DMS– und ERP-Systemen für reibungslose Workflows.
RPA & ECM – Die perfekte Kombination?
In Enterprise Content Management-Systemen verbessert Robotic Process Automation die Dokumentenverwaltung, Archivierung und Workflows erheblich. Unternehmen profitieren von automatisierten Prozessen, höherer Produktivität und einer skalierbaren Lösung für digitales Dokumentenmanagement.
Mit RPA für Dokumentenprozesse lassen sich manuelle Aufgaben automatisieren, Kosten senken und die digitale Transformation beschleunigen. Die Kombination aus RPA und ECM-Technologien ermöglicht eine effiziente, sichere und intelligente Verarbeitung geschäftsrelevanter Dokumente.
FAQ zu Robotic Process Automation
Wann ist RPA sinnvoll?
Diese Art der Automatisierung kommt zum Einatz bei häufig auftretenden Arbeitsschritten, die klaren Regeln folgen. Beispiele sind das Ausfüllen von Formularen, Kopieren und Verschieben von Daten oder das Verarbeiten von strukturierten Dokumenten, z.B. bei der Belegerfassung.
Gibt es Beispiele zu RPA?
Das automatische Erfassen von Eigenschaften eines Dokuments zum Beginn eines Prozesses.
- Das Dokument erreicht das Unternehmen, danach erfasst eine KI-Routine dessen Eigenschaften.
Das wäre der erste Schritt innerhalb eines größeren Prozesses. Natürlich könnten Mitarbeitende dies auch manuell erledigen. Aber das ist fehlerträchtig, verbraucht zu viel Zeit und ist alles andere als angenehm für Mitarbeitende. Gleichwohl sind die Eigenschaften eines Dokuments überaus wichtig für dessen weitere Verarbeitung. Anhand von Eigenschaften lassen sich Dokumente klassifizieren und sortieren.
Welche Prozesse eignen sich für Robotic Process Automation?
Sobald Arbeitsschritte folgende Merkmale aufweisen, eignen sie sich für RPA:
- Manuell und wiederholbar: Prozesse, die regelmäßig und von Hand ausgeführt werden, sind ideale Kandidaten für RPA. Je häufiger ein Prozess wiederholt wird (täglich, wöchentlich), desto größer ist der Nutzen einer Automatisierung.
- Hohes Volumen: Prozesse mit vielen Transaktionen oder hohem Arbeitsaufwand lohnen sich besonders, auch wenn sie nicht täglich, sondern beispielsweise monatlich ablaufen.
- Regelbasiert: Die Abläufe sollten klaren Regeln folgen und wenig Interpretationsspielraum lassen. Komplexe, nicht-standardisierte Entscheidungsprozesse sind weniger geeignet.
- Digitale Datenverarbeitung: RPA kann nur digitale, am PC ausgeführte Aufgaben automatisieren. Papierbasierte Prozesse müssen zunächst digitalisiert werden.
- Geringe Komplexität: Prozesse, die nicht zu viele Ausnahmen oder Sonderfälle enthalten, lassen sich schneller und zuverlässiger automatisieren