Diese Kontrolle der Waren bei Empfang ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die angeforderte Ware in Anzahl und Qualität der Bestellung entspricht. Eine effiziente Wareneingangskontrolle trägt in Beschaffungsprozessen maßgeblich zur reibungslosen Abwicklung nachgelagerter Prozesse bei und minimiert das Risiko von Fehlern und Verzögerungen.
Wareneingangskontrolle durch den Lieferschein?
Anhand des Lieferscheins müssen im Wareneingang folgende Aspekte geprüft werden:
- Wurde die richtige Ware geliefert?
- Ist die Ware am richtigen Lieferort eingetroffen?
- Stimmt das Lieferdatum?
- Überprüfung auf Vollständigkeit sowie Qualität der gelieferten Ware?
Leider lässt sich das Medium Papier für den Lieferschein an dieser Stelle nicht vermeiden. Sie sind papierener Bestandteil der Warenlieferung.
Probleme durch Papier-Lieferscheine?
Viele Unternehmen setzen an dieser Stelle noch auf papierbasierte Lieferscheine und haben mit den typischen Dunkelfeldern in der Wareneingangskontrolle zu kämpfen. Dies führt zu Herausforderungen, insbesondere in dezentral aufgestellten Organisationen mit mehreren Standorten:
- Bestellstatus: Fragen zum Bestellstatus lassen sich nicht schnell beantworten.
- Prozessverzögerungen: Nachgelagerte Prozesse, wie die Eingangsrechnungsverarbeitung oder die Produktion, können ins Stocken geraten.
Die Digitalisierung des Lieferscheins bietet eine effiziente Lösung, um diese Herausforderungen zu überwinden und die Wareneingangskontrolle zu optimieren.
3 Schritte der digitalen Wareneingangskontrolle
- Empfang der Ware – Scan-in der Lieferscheine: Im nunmehr digitalen Wareneingang übergeben Sie die Positionen der erhaltenen Ware verlässlich Ihrem ERP. Ein einfaches und sicheres Erfassen von Lieferscheinen per Scan-in durch einen intelligenten Belegleser ist das Gebot der Stunde. So funktioniert die digitale Wareneingangskontrolle – und auf fehlerträchtige, manuelle Eingaben verzichten Sie durch eine gute Belegerfassung. Falls Bestellbezug vorhanden, findet automatisch eine Prüfung der Positionsdaten des nun digitalen Lieferscheins (Warenbegleitschein) statt. Abweichungen zur ursprünglichen Bestellung werden deutlich hervorgehoben.
- Fehlerhafte Lieferungen erkennen durch digitale Wareneingangskontrolle: Auch im Lager verlangt das Tagesgeschäft Geschwindigkeit und Präzision. Folgende Fragen will man bei Wareneingang sofort beantwortet wissen
- Wurde die Ware am richtigen Lieferort zugestellt?
- Wurde in den erwarteten Losgrößen geliefert?
- Stimmen Menge und Qualität der bestellten Ware mit der Lieferung überein?
- Freie Fahrt für nachgelagerte Prozesse: Das automatische Zuordnen von Lieferscheinen zu Bestellvorgängen gehört in der digitalen Wareneingangskontrolle eben „nur“ zur Pflicht. Nachgelagerte Prozesse, wie z.B. das Verarbeiten und Buchen von Eingangsrechnungen, stellen die Kür dar. An dieser Stelle spielen moderne Lösungen ihre Stärken aus: Die nahtlose Erweiterung um die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen, Eingangsrechnungen und das Vertragsmanagement ist im Handumdrehen möglich.
Welche Felder liest eine digitale Wareneingangskontrolle aus?
Kopfdaten des Lieferscheins:
- Lieferant
- Empfänger der Lieferung
- Versanddatum und Lieferdatum
- Lieferscheinnummer
- Referenz zur Bestellung
Positionsdaten des Lieferscheins:
- Positionsnummer
- Menge
- Artikelnummer
- Artikel-Bezeichnung
- Mengeneinheit
Weitere Felder sollten sich mit einer modernen Belegerfassung ohne weiteres auslesen lassen. Da der Lieferschein über kein definiertes Format verfügt, gehört die Optical Charakter Recognition (OCR) ohne Zweifel zum Werkzeug der Wahl.
Vorteile der digitalen Wareneingangskontrolle
EEine Lösung zur Verarbeitung von Lieferscheinen verleiht ihrem Unternehmen und Mitarbeitern die nötige Flughöhe, um jeden Lieferschein im Blick zu behalten.
- Transparenz: Monitoring der Warenlieferungen – wann wurde wo, was, in welcher Menge und zu welchem Preis geliefert?
- Sicherheit: Durch Einhaltung von Compliance-Richtlinien und Berechtigungen.
- Schnellere Durchlaufzeiten: Durch maximalen Automatisierungsgrad im digitalen Wareneingang mit integrierter Prozesssteuerung.
- Einkaufssicherheit: Überwachung aller Lieferungen und Lieferscheine ermöglicht einen stets aktuellen Überblick.
- Umweltfreundlich: Verzicht auf Papier, Aktenordner und Aktenräume.
- Kostenersparnis durch schlanke Prozesse: Schlanke Prozesse und Fristen für Skonto- sowie Mahnfristen immer im Visier – enorme Effizienzgewinne in den nachfolgenden Prozessen, z.B. für den Rechnungseingang.
Potenziale der digitale Wareneingangskontrolle entdecken
Der Wareneingang bildet eines der zentralen Elemente des Purchase-to-pay-Prozesses. Die digitale Wareneingangskontrolle von Lieferscheinen stellt nicht nur die Schnittstelle zu vor- und nachgelagerten Prozessen dar, sondern zeigt sich auch als Ankerpunkt: Hier beantwortet sich die Frage, was ist in welcher Menge und Qualität geliefert worden.
Einkaufsorganisationen sehen sich in den meisten Fällen allein schon aufgrund des Liefer-Aufkommens vor die Herausforderung gestellt, den Überblick über papierene Lieferscheine zu behalten. Wie hilft Ihnen die digitalen Wareneingangskontrolle im Tagesgeschäft?
- Manuelle Tätigkeiten minimieren: Reduzieren Sie manuelle Eingriffe während der Wareneingangskontrolle auf ein Minimum. Der intelligente Belegleser kann durch hohe Lesegenauigkeit überzeugen. Der Scan-in übernimmt alle Daten des Lieferscheins und übergibt sie in strukturierter Weise an das führende System. Damit verringern Sie durch manuelle Tätigkeiten entstehende Fehler und gewinnen an Transparenz.
- Prozesszeiten verkürzen: Natürlich verringern Sie mit der digitalen Wareneingangskontrolle auch die Zeitdauer für den Wareneingang – durch die integrierte Steuerung nachgelagerter Prozessschritte. Auftrag-Splits bei Teillieferungen und Retouren stoßen Sie ebenfalls in der Anwendung an, die natürlich auch auf mobilen Endgeräten nutzbar sein sollte.
- Maximale Prozesstransparenz: Erhöhen Sie die Prozesstransparenz im Wareneingang ebenso wie in vor- und nachgelagerten Prozessen. So behalten Sie die Übersicht und haben alle wichtigen Zahlen, Daten und Fakten immer auf einen Blick parat.
- Praktische Suche: Durch die praktische Suchfunktion in der Anwendung finden Sie Ihre Lieferscheine immer mit einem Mausklick wieder. Die Filterung und Sortierung nach Fälligkeit, Lieferant, Lieferdatum etc. sollten natürlich ebenso möglich sein.
- Keine Dubletten: Vermeiden Sie das verbreitete Problem der Mehrfacherfassung von Lieferscheinen. Eine automatische Prüfung auf doppelte Belege sollte vorhanden sein. So vermeiden Sie mögliche Doppelzahlungen und weiter daraus resultierende Schwierigkeiten.
FAQ zur Wareneingangskontrolle
Warum sollte ich Lieferscheine aufbewahren?
Lieferscheine belegen den Wareneingang und damit im Idealfall die ordnungsgemäße Erfüllung des Vertrages durch den Lieferanten. Gleichzeitig dokumentiert der Lieferschein aber auch Abweichungen hinsichtlich Liefermenge, Lieferumfang und/oder Qualität der Lieferung (z.B. Beschädigung) – ein wichtiger Punkt während der Wareneingangskontrolle. Damit bilden Lieferscheine wichtige Elemente des Gesamtvorgangs ab und unterliegen daher auch der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.
Was muss auf einem Lieferschein enthalten sein?
Die Angaben auf Lieferscheinen unterliegen keinen gesetzlichen Vorgaben.
- Aber: Lieferscheine stellen die Verbindung dar zwischen Ware, Versand und Rechnung. Durch den Warenbegleitschein, alltagssprachlich auch als Lieferschein bezeichnet, stellt der Kunde fest, um welche Bestellung es sich hier handelt. Vor allem in Unternehmen mit einem hohen Lieferaufkommen hilft der Warenbegleitschein, während der Wareneingangskontrolle den Überblick zu wahren. So ein Warenbegleitschein kann auch gleichzeitig die Packliste sein. Mitarbeiter im Versand und im Lager überprüfen die Angaben auf dem Lieferschein, indem sie alles abhaken, was im Paket ist.
- Es besteht keine gesetzliche Pflicht der Warenlieferung einen Lieferschein beizulegen. Somit bestehen auch keine Pflichtangaben für den Warenbegleitschein.
- Empfehlung: Die Angaben auf dem Lieferschein orientieren sich an dessen Funktionen. Diese unterstützten Kunden, die Bestellung der Rechnung zuzuordnen.
Wie lange müssen Lieferscheine aufbewahrt werden?
- Stellt der Lieferschein auch einen Buchungsbeleg dar, gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 8 Jahren
- Stellt der Lieferschein einen Handels-/Geschäftsbrief dar (d.h. er wird als Warenbegleitschein, Frachtbrief oder Packliste genutzt), gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren
- Die Aufbewahrungspflicht für Unterlagen aus dem laufenden Geschäftsbetrieb wie Angebote oder Lieferscheine belaufen sich auf 6 Jahre
- Lieferscheine, die nach Erhalt oder Versand der Rechnung keine weitere Bedeutung haben, dürfen entsorgt werden, sofern sie nach dem 1. Januar 2017 geschrieben wurden. Dies war der Stichtag für das Bürokratieentlastungsgesetz. Für ältere Lieferscheine gelten noch die alten Regelungen.
Um diesen gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen, bietet sich als Archivierungsoftware easy archive an.