Executive Assistant (m/w/d)
Zur Unterstützung unseres Executive Teams suchen wir Dich als erfahrene Executive Assistant (m/w/d) für unsere Unternehmenszentrale im Herzen von Essen mit der Option des teilweisen mobilen Arbeitens.
Du hältst insbesondere unseren zwei Vorstandsmitgliedern den Rücken frei von operativen, organisatorischen und administrativen Aufgaben und arbeitest dabei eng und vertrauensvoll mit Kolleginnen und Kollegen aller Corporate Bereiche zusammen.
DEINE AUFGABE
- Du bist für die Durchführung aller Assistenzaufgaben vom Terminmanagement über Reiseorganisation im In- und Ausland (einschließlich der Reisekostenabrechnungen) bis zur Organisation von in- und externen Meetings verantwortlich
- Du erledigst dabei in- und externer Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Du übernimmst federführend die Organisation, Umsetzung und Nachbereitung von Firmen-Events
- Du bist im Auftrag des Vorstands für die Durchführung und Überwachung von Genehmigungs- und Beschaffungsworkflows (z.B. Urlaub, Bedarfsmeldungen) inklusive der Rechnungsfreigaben unter Nutzung unserer moderenen IT-Systeme verantwortlich
- Du koordinierst und steuerst Legal Themen gemeinsam mit einer studentischen Mitarbeiterin als Schnittstelle zwischen unseren internen Bereichen und externen Beratungsdienstleistern und Kanzleien
- Du übernimmst die Koordination und Steuerung weiterer externer Dienstleister (z.B. im Bereich Fuhrparkmanagement)
DEINE QUALIFIKATION
- Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Du hast Deine Fähigkeiten in mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position erfolgreich unter Beweis gestellt
- Du bist Organisationsprofi mit einer absolut selbständigen und strukturierten Arbeitsweise
- Du zeichnest Dich durch ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und gute Fähigkeiten in Englisch aus
- Du arbeitest versiert mit allen MS Office Anwendungen
- Du verstehst diskret und vertrauenswürdig mit sensiblen Informationen umzugehen
- Du verfügst über ein hohes Maß an sozialer Kompetenz, Verbindlichkeit und ein gewinnendes Auftreten
DEINE CHANCE
Wir bieten Dir ein eigenverantwortliches und abwechslungsreiches Arbeitsfeld in einer familiären Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und der Möglichkeit, Dich stetig weiterzuentwickeln. Ein modernes Arbeitsumfeld mit sehr guter Ausstattung ist für uns selbstverständlich. Wenn Du gerne flexibel arbeitest, dann freuen wir uns auf deine aussagefähige Bewerbung auf unserer Homepage.
Kristin Köhler
People & Organisation Business Partner
bei uns genießt du diese vorteile:
Wir sind davon überzeugt, dass Arbeit Spaß machen muss. Wir wollen das Arbeiten mit Informationen leichter machen und glauben, dass jeder Mensch und jedes Unternehmen dadurch sein Potenzial erweitern kann.
Die easy ist einer der führenden Anbieter zukunftsweisender, erfolgreicher Softwareprodukte und Servicelösungen mit einem besonderen Fokus auf Digitalisierung und Automatisierung der Unternehmensprozesse. Wir entwickeln Lösungen rund um die Themen Enterprise Content Management sowie Cloud und Mobilität.