Executive Assistant (m/w/d)

Wir sind davon überzeugt, dass Arbeit Spaß machen muss. Wir wollen das Arbeiten mit Informationen leichter machen und glauben, dass jeder Mensch und jedes Unternehmen dadurch sein Potenzial erweitern kann.

Die EASY SOFTWARE AG ist einer der führenden Anbieter zukunftsweisender, erfolgreicher Softwareprodukte und Servicelösungen mit einem besonderen Fokus auf Digitalisierung und Automatisierung der Unternehmensprozesse. Wir entwickeln Lösungen rund um die Themen Enterprise Content Management sowie Cloud und Mobilität.

Für unseren Vorstandsvorsitzenden (CEO) suchen wir eine Persönlichkeit, die engagiert und fokussiert neue Wege mitgeht und vor allem unseren CEO operativ und strategisch unterstützt.

DEINE AUFGABEN

Die Aufgaben in dieser spannenden Funktion umfassen alle Aspekte einer Vorstandsassistenz mit dem Ziel, ein effizientes Arbeiten vorzubereiten, sei es mit dem Erstellen von Arbeitspapieren, Präsentationen oder Entscheidungsgrundlagen. Auch umfasst die Tätigkeit das Monitoring bereichsübergreifender Projekte, die Erstellung von Übersichten und Aufstellung von Kennziffern sowie die Teilnahme an Besprechungen und Sitzungen (inkl. Vor- und Nachbereitung) sowie an Verhandlungen und ausgewählten anderen Terminen zusammen mit dem CEO. Enge Zusammenarbeit mit dem Board Office und allen anderen Stakeholdern sowie sicherstellen des Informationsflusses sind weitere entscheidende Elemente der Aufgabe. 

Für uns ist wichtig: Du weißt, wovon Du redest und was Du tust. Du erkennst Wesentliches und kommst auf den Punkt. Du schaffst es, strukturiert und systematisch eine Vielzahl an Aufgaben sowie Informationen zu verarbeiten und bist in hohem Maß einsatzbereit und wissbegierig. 

Projektmanagement-Tools wendest Du schon seit mindestens zwei Jahren erfolgreich in Deiner aktuellen Position an und noch länger und versierter gehst Du mit den Microsoft Office Produkten um. Du kannst problemlos von der deutschen in die englische Sprache ´switchen´ und wendest diese konversationssicher in Wort und Schrift an.  

Ideal wäre, wenn Du bereits mehr als drei Jahre in einer vergleichbaren Position gearbeitet hast oder aber vergleichbare Erfahrungen in einem mindestens mittelständischen Unternehmen gesammelt hast. 

Regelmäßige Reisebereitschaft an unsere anderen Standorte (national und international) ist Voraussetzung (post-Corona).

Deine Aufgaben im Einzelnen

  • Erstellung von Arbeitspapieren, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
  • Vorbereitung und Verbreitung von Korrespondenzen des CEO sowie Bearbeitung eingehender Korrespondenz in Abstimmung mit dem Board Office
  • Informationsaustausch und Abstimmung mit den Geschäftsleitungsmitgliedern im Auftrag des CEO
  • Monitoring bereichsübergreifender Projekte
  • Erstellung von Übersichten und Aufstellungen von Kennziffern / KPIs inklusive Controlling
  • Teilnahme an Besprechungen, Sitzungen und Verhandlungen zusammen mit dem CEO


DEINE QUALIFIKATION

  • Studienabschluss in BWL- oder (Wirtschafts-) Informatik oder eine Ausbildung in einem Bereich der IT 
  • Mindestens drei Jahre Berufserfahrung im IT Umfeld, idealerweise Software
  • Cloud und Digitalisierung sowie ECM Markt Kenntnisse von Vorteil 
  • Eine hohe Leistungsbereitschaft ist Voraussetzung 
  • Praktische Erfahrungen in der Vorstands- oder Geschäftsführungsassistenz sowie im Projektmanagement (2-3 Jahre Mindestvoraussetzung) 
  • Verständnis für betriebswirtschaftliche Abläufe und ausgeprägte Kosten-Nutzen-Sensibilität 
  • Know-how in der fachlichen Führung in Projektteams sowie Beratungskompetenz auf allen Hierarchie-Ebenen 
  • Ausgeprägter Fokus auf Planungstreue und Qualität 
  • Strukturierte und systematische Arbeitsweise sowie Denken in Prozessen unter Berücksichtigung aller relevanten Schnittstellen 
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift 
  • Kommunikationsstärke, Durchsetzungsvermögen und Konfliktfähigkeit runden Dein Profil ab


DEINE CHANCE

Wir bieten Dir ein eigenverantwortliches und abwechslungsreiches Arbeitsfeld in einer familiären Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und der Möglichkeit, Dich stetig weiterzuentwickeln. Ein modernes Arbeitsumfeld mit neuester Technik ist für uns selbstverständlich. Dazu zählen auch die Möglichkeiten, Dir deine Arbeitszeit flexibel einzuteilen und mobil zu arbeiten.

Wir freuen uns auf deine aussagekräftige Bewerbung über unsere Website!

Alles auf einem Blick: die elektronische Rechnungsverarbeitung
Meese Meresa

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