Leistungsbeschreibung

easy Employee File Cloud for SAP^® Solutions

1. Was macht das Produkt? Nutzen

Arbeitsverträge, Zeugnisse, Personalstammdaten: die SAP^®-basierte digitale Personalakte von easy liefert Informationen zu allen Mitarbeitenden – nun auch als cloud-natives Produkt, binnen kürzester Zeit beim Kunden einsatzbereit. easy Employee File Cloud for SAP^® Solutions bündelt alle relevanten Daten und Dokumente und ist vollständig in SAP SuccessFactors integriert. Ein umfangreiches Sicherheitskonzept auf Basis der Berechtigungen in SAP BTP und SAP SuccessFactors sorgt dafür, dass sensible Personaldaten und -dokumente nicht in falsche Hände geraten. Prozesse und Genehmigungsverfahren lassen sich direkt aus der digitalen Personalakte heraus starten – bei Bedarf auch per Smartphone oder Tablet.

Die neue cloud-native Variante erspart die lokale Installation vor Ort und ermöglicht somit schnellste Implementierung, Konfiguration und Einsatzbereitschaft. Damit ist die Lösung bei der Ersteinführung bedeutend komfortabler und effizienter als klassische On-Premises-Alternativen. Die intuitive SAP Fiori Benutzeroberfläche nach modernsten SAP-Standards erspart zudem Schulungsaufwände und verschlankt den Einführungsprozess so noch weiter.

easy Employee File Cloud for SAP^® Solutions benötigt keine zusätzliche Hardware und ist rund um die Uhr ortsunabhängig und anwenderspezifisch verfügbar. Es läuft kundenindividuell auf verfügbaren Hyperscalern innerhalb der SAP BTP Cloud Foundry.

easy Employee File Cloud for SAP^® Solutions entlastet die Organisation von essenziellen täglichen Aufgaben und schafft somit einen planbaren Rentabilitätsvorteil. Die Kapazitäten und Ressourcen, die durch die Entlastung frei werden, ermöglichen fokussierte strategische Arbeit. Durch die cloud-native Variante des Produkts werden diese Vorteile nun noch unkomplizierter und für noch mehr Kunden verschiedenster Unternehmensgrößen erfahrbar. 

Die Vorteile einer integrierten Lösung

2. Welche Module/Funktionen gibt es?

Die wichtigsten Funktionen

• easy Employee File Cloud for SAP Solutions für reine Cloud-Szenarien, basierend auf der neuesten SAP Fiori Technologie
• Auslieferung in den Sprachen deutsch und englisch (weitere Sprachen können im Rahmen eines kundenindividuellen Projektes mit Hilfe des SAP Translation Hub problemlos implementiert werden)
• SAP Fiori Launchpad Startoberfläche mit allen wesentlichen Anwendungen für die unterschiedlichen Rollen im Personalwesen:
  • Mitarbeitende
    • Lesender Zugriff auf eigene Akte
  • Sachbearbeitung
    • Lesender Zugriff auf eigene Akte
    • Wiedervorlagen
    • Personalaktensuche
    • Aktenausleihen
    • Dokumentsuchen
    • Prozess Journal – Übersicht aller offenen Prozesse
    • Prozess Inbox – Übersicht eigener offener Prozesse
  • Vorgesetzte
    • Lesender Zugriff auf eigene Akte
    • Personalaktensuche
    • Akteneinsicht der direkt berichtenden Mitarbeitenden (eingeschränktes Aktenmodell)
  • Administrator
    • Lesender Zugriff auf eigene Akte
    • Genehmigungen
    • Admin Center

Personalakte

• Vollständig integrierte Akte auf Basis der SAP Fiori Technologie
• Flexible Gestaltung des ausgelieferten Aktenmodells via SAP Fiori Anwendung, inkl. Drag & Drop bestehender Ordner
• Aktenaufruf via SAP Fiori Kachel oder aus SuccessFactors heraus
• Verschiedene Anzeigeformen, wie Listen- oder Baumansicht, inklusive Bread Crumbs und optionalem Ausblenden von Aktenordnern ohne Inhalt
• Flexibel erweiterbare Aktenfunktionen (Projekt-individuell)
• Nachverfolgung Änderungen zu einer Akte innerhalb des integrierten Aktenprotokolls
• Anlegen von Aktennotizen
• Anlegen von Wiedervorlagen inkl. E-Mail-Erinnerungen
• Anlegen von temporären Aktenausleihen aus der Akte heraus
• Anzeige aller Ausleihen, Notizen, Terminen (Wiedervorlagen) und Prozesse zu einer geöffneten Akte

Dokumente

• Abdeckung verschiedenster Eingangswege von Dokumenten
  • Hochladen digitaler Dokumente innerhalb der Akte
  • Scan Ablage mit Workflow
  • Scan Ablage (Massenupload)
• Dokumenten-Suche (Volltext, Dokument-Attribute, Akten Attribute) innerhalb einer eigenen Anwendung
• Inplace-Anzeige von PDF-Dokumenten und Download
• Manuelles Löschen und Verschieben von Dokumenten (mit 4-Augen-Prinzip beim Verschieben in eine andere Akte)
• Protokollierung von Änderungen zu einem Dokument innerhalb der Akte inklusive Anzeige
• PDF-Konvertierung von Dokumenten innerhalb der Akte (PDF/A-1 bis 3)
• Pflege und Anzeige von Wiedervorlagen zu einem Dokument
• E-Mail-Erinnerungen für Wiedervorlagen
• Pflege und Anzeige von Notizen zu einem Dokument
• Flexibel erweiterbare Dokumentfunktionen (Projekt-individuell)

Prozesse

• Filterbare Übersicht aller Prozesse zu einer Akte innerhalb der Akte selbst
• Prozess-Pflege via SAP Fiori Anwendung
  • Anlegen neuer Prozesse (Prozess-Inhalte werden Projekt-individuell umgesetzt)
  • Pflege der Prozess-Metadaten (Bezeichnung, Icons etc.)
  • Löschen von Prozessen
  • Pflege der Prozessbeteiligten

Auswertung und Berichtswesen

• Verschiedene Übersichten via SAP Fiori Anwendungen
  • Aktenausleihen
  • Wiedervorlagen
  • Prozesse
  • Protokolle

Sicherheit und Berechtigungen

• Nachverfolgung der Änderungen zu einer Akte oder einem Dokument innerhalb der jeweiligen Historie
• Steuerung der Berechtigungen für den Aktenzugriff auf Grundlage der SuccessFactors-Berechtigungen
• Steuerung der Berechtigungen für Dokumente und Aktionen innerhalb der SAP BTP

Die Architektur – ein Überblick

3. Systemanforderung

• SAP BTP Coud Foundry
  • Cloud Foundry Runtime
  • Sub-Account inkl. Space
  • SAP HANA Datenbank (als Service zum Space oder als Mapping zu bestehender SAP HANA Datenbank)
  • Entitlements
    • SAP HANA Schemas & HDI Containers
    • SAP HANA Cloud
    • HTML5 Application Repository Service
    • Launchpad Service oder SAP Build Workzone, standard edition
    • SAP SuccessFactors Extensibiltiy
    • Destination Service
    • Connectivity Service
    • Authorization and Trust Management Service
• SuccessFactors
• Ergänzende Voraussetzungen des Installation Guides