4 Tipps für eine erfolgreiche Digitalisierung in Unternehmen

Die Digitalisierung schreitet gefühlt jeden Tag ein Stückchen schneller voran und verhält sich manchmal anders, als es Unternehmen lieb ist. Wir haben Digitalisierungsprojekte analysiert und konnten vier grundlegende Faktoren identifizieren, aufgrund derer der digitale Wandel in Unternehmen ins Stocken geraten kann. Wir geben Ihnen Tipps, wie Unternehmen die größten vier Stolpersteine bei der Digitalisierung meistern: Der Mensch, zu hohe Komplexität, fehlende Schnittstellen und der Drang alles selber machen zu müssen.

1. Tipp: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein

„Digitalisierung bedroht Millionen von Jobs“ titelte Handelsblatt online. Aber auch die Zeit, die Welt oder Wirtschaftswoche sehen die Zukunft der Arbeit bedroht. Solche Botschaften führen nicht unbedingt dazu, dass ihre Mitarbeiter „Juhu“ rufen, wenn Sie im Unternehmen Digitalisierungsprojekte ausrufen. Die Mitarbeiter haben Angst vor dem Verlust ihres Arbeitsplatzes, Angst womöglich von der Digitalisierung abgehängt zu werden. Digitalisierung ist also keine Herausforderung der IT, sondern zuallererst eine soziale. Das bedeutet, Führungskräfte müssen ihre Mitarbeiter mitnehmen und für den digitalen Wandel begeistern. Hier reicht es nicht aus, zu sagen, wir werden schneller, besser und effizienter. Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern vielmehr neue Optionen für die Zukunft aufzeigen. Diese könnten sein, dass sie wertvollere Tätigkeiten ausführen, die Kreativität und Eigenverantwortung erfordern, statt tagtäglich administrative Aufgaben abzuarbeiten.

Kommunikation ist das A und O bei einer erfolgreichen Digitalisierung in Unternehmen.

Digitalisierung verändert die Anforderungen an Mitarbeiter

Seit Jahrhunderten ist die uns bekannte Arbeitswelt hierarchisch geprägt. Doch wenn wir in einer digitalen Welt, die sich immer schneller wandelt, realisieren, dass wir nicht wissen können, was auf uns zukommt, dann wird es schwierig nur einen Vorgesetzten zu haben, der bestimmt wo es langgeht. Wir brauchen dann vielmehr die Gruppe, bzw. die Vernetzung von Menschen mit unterschiedlichen Kompetenzen, die Unternehmen dabei helfen, neue Prozesse zu gestalten. Das Stichwort ist Agilität, welche Mitarbeiter dazu befähigt, selbstorganisiert zu arbeiten und Themen im Unternehmen voranzutreiben. Wir erreichen dadurch eine Dezentralisierung von Wissen und dadurch wiederum Geschwindigkeit. Agilität können Sie nicht befehlen, sondern sie erfordert eine Veränderung der Haltung. Es ist ein Prozess, der Zeit braucht und den Führungskräfte vorleben müssen. Wenn Unternehmen das schaffen, dann erzielen sie hervorragende Ergebnisse bei der Digitalisierung. Sie können dann sicher sein, dass alles was im Unternehmen passiert, mit dem besten Wissen aller Ihrer Mitarbeiter geschieht.

2. Tipp: Reduzieren Sie die Komplexität von Digitalisierungsprojekten

An vergangenen Großprojekten für Digitalisierung können wir immer wieder sehen, dass das Risiko Ziele nicht zu erreichen oder sogar ganz an Digitalisierungsprojekten zu scheitern steigt, je größer der Ansatz des Projektes ist. Unternehmen sind heutzutage schon mit vielen verschiedenen Vorsystemen ausgestattet, nicht nur mit einem. Die Einführung von neuen digitalen Prozesslösungen erfordert also eine ganzheitliche Betrachtung. Zusätzlich bringt die digitale Transformation eine gewisse Unsicherheit mit sich, da nicht hundertprozentig vorhersehbar ist, wie sich neue Trends und Technologien verhalten werden. Statt den großen Big Bang der Digitalisierung in Angriff zu nehmen, kann es für Unternehmen sinnvoller sein, Schritt für Schritt vorzugehen. Das führt zum ein dazu, dass man Ziele viel besser verstehen und kommunizieren kann. Es führt aber auch dazu, dass man Ziele viel schneller erproben und gegebenenfalls korrigieren kann.

3. Tipp: An Schnittstellen bei der Digitalisierung denken

Alle Unternehmensprozesse in Ihrem Unternehmen sind nun digitalisiert, doch nichts kooperiert miteinander: Sie müssen beispielsweise die Stammdaten jeden Tag aus Excel importieren oder, wenn Sie Ihre digitale Personalakte einsehen möchten, in drei verschiedene Systeme reinschauen? Sie haben nicht an die Schnittstellen zum Vorsystem gedacht. Eine wichtige Erkenntnis: Es reicht nicht nur zu digitalisieren, Unternehmen müssen die Systeme auch miteinander vernetzen, eine einheitliche IT-Architektur schaffen und Prozesse so bereitstellen, wie der Kunde sie braucht. Kurzum: Es geht darum, Plattformen aufzubauen, die eine hohe Integrationsfähigkeit vorweisen. Dazu müssen Sie die IT-Abteilung Ihres Unternehmens und auch die strategische Abteilung miteinbeziehen. Setzen Sie auf Kooperation zwischen den Abteilungen sowie einheitliche Strukturen, statt auf Insellösungen.

4. Tipp: Nicht alles selber machen

Weit verbreitet ist zuweilen der Anspruch im Unternehmen alles selber machen zu wollen. Wir wollen alles wissen und alles können. Zum einen wird es schwieriger diesen Anspruch zu erfüllen, wenn während einer fortschreitenden Digitalisierung immer neue Herausforderungen auf uns zukommen. Ein weiterer Aspekt, den Sie beachten müssen, ist der Time-to-market. Sie sollten mit neuen Lösungen und Produkten schnell auf den Markt, sonst hängt der Wettbewerb Sie ab. Wenn Sie im Unternehmen alles selber machen möchten, dauern Projekte aber viel länger.

Wenn Sie allerdings auf Standrads setzen, ermöglichen Sie digitale Vernetzung deutlich besser. Sie stellen auf diese Weise eine Einheit in Ihrem Unternehmen her, auf der Sie einfach Prozesse digitalisieren können, egal ob On-Premises oder in der Cloud. Diese Basis können Sie Unternehmensweit für unterschiedliche Bereiche nutzen und gut in die bestehenden Systeme integrieren. Nutzen Sie also vorhandene Services, kaufen Sie bereits fertige Plattformen dazu und sparen Sie Zeit und Komplexität ein.

Fazit: Kommunikation entscheided

Alles in allem ist Kommunikation der erste Garant für eine erfolgreiche Digitalisierung im Unternehmen. Kommunizieren Sie mit Ihren Projektmitarbeitern, mit den Verantwortlichen. Kommunizieren Sie nicht nur die Ziele des Unternehmens, sondern sagen Sie Ihren Mitarbeitern auch, welche konkreten Vorteile sich durch den digitalen Wandle ergeben. Kommunikation hört nicht beim Menschen auf: Lassen Sie ebenfalls die Systeme miteinander kommunizieren, indem Sie sie intelligent vernetzen und integrieren. Digitalisierung bietet natürlich immer auch Risiken. Aber sie bietet so viel mehr Chancen. Es lohnt sich den Schritt zu gehen.