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4 Tipps für eine erfolgreiche Digitalisierung in Unternehmen

Die Digitalisierung schreitet gefühlt jeden Tag ein Stückchen schneller voran und verhält sich manchmal anders, als es Unternehmen lieb ist. Wir haben Digitalisierungsprojekte analysiert und konnten vier grundlegende Faktoren identifizieren, aufgrund derer der digitale Wandel in Unternehmen ins Stocken geraten kann.

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Die Digitalisierung schreitet gefühlt jeden Tag ein Stückchen schneller voran und verhält sich manchmal anders, als es Unternehmen lieb ist. Wir haben Digitalisierungsprojekte analysiert und konnten vier grundlegende Faktoren identifizieren, aufgrund derer der digitale Wandel in Unternehmen ins Stocken geraten kann. Wir geben Ihnen Tipps, wie Unternehmen die größten vier Stolpersteine bei der Digitalisierung meistern: Der Mensch, zu hohe Komplexität, fehlende Schnittstellen und der Drang alles selber machen zu müssen.

1. Tipp: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein

Digitalisierung bedroht Millionen von Jobs“ titelte Handelsblatt online. Aber auch die Zeit, die Welt oder Wirtschaftswoche sehen die Zukunft der Arbeit bedroht. Solche Botschaften führen nicht unbedingt dazu, dass ihre Mitarbeiter „Juhu“ rufen, wenn Sie im Unternehmen Digitalisierungsprojekte ausrufen. Die Mitarbeiter haben Angst vor dem Verlust ihres Arbeitsplatzes, Angst womöglich von der Digitalisierung abgehängt zu werden. Digitalisierung ist also keine Herausforderung der IT, sondern zuallererst eine soziale. Das bedeutet, Führungskräfte müssen ihre Mitarbeiter mitnehmen und für den digitalen Wandel begeistern. Hier reicht es nicht aus, zu sagen, wir werden schneller, besser und effizienter. Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern vielmehr neue Optionen für die Zukunft aufzeigen. Diese könnten sein, dass sie wertvollere Tätigkeiten ausführen, die Kreativität und Eigenverantwortung erfordern, statt tagtäglich administrative Aufgaben abzuarbeiten.

Kommunikation ist das A und O bei einer erfolgreichen Digitalisierung in Unternehmen.

Digitalisierung verändert die Anforderungen an Mitarbeiter

Seit Jahrhunderten ist die uns bekannte Arbeitswelt hierarchisch geprägt. Doch wenn wir in einer digitalen Welt, die sich immer schneller wandelt, realisieren, dass wir nicht wissen können, was auf uns zukommt, dann wird es schwierig nur einen Vorgesetzten zu haben, der bestimmt wo es langgeht. Wir brauchen dann vielmehr die Gruppe, bzw. die Vernetzung von Menschen mit unterschiedlichen Kompetenzen, die Unternehmen dabei helfen, neue Prozesse zu gestalten. Das Stichwort ist Agilität, welche Mitarbeiter dazu befähigt, selbstorganisiert zu arbeiten und Themen im Unternehmen voranzutreiben. Wir erreichen dadurch eine Dezentralisierung von Wissen und dadurch wiederum Geschwindigkeit. Agilität können Sie nicht befehlen, sondern sie erfordert eine Veränderung der Haltung. Es ist ein Prozess, der Zeit braucht und den Führungskräfte vorleben müssen. Wenn Unternehmen das schaffen, dann erzielen sie hervorragende Ergebnisse bei der Digitalisierung. Sie können dann sicher sein, dass alles was im Unternehmen passiert, mit dem besten Wissen aller Ihrer Mitarbeiter geschieht.

Digitalisierung hat nicht nur etwas mit Software zu tun

Die Entwicklung einer unternehmensweiten Strategie zur Digitalisierung ist essenziell. Dafür müssen alte Strukturen und Muster hinterfragt und aufgelöst werden. Digitalisierung muss für alle einen Mehrwert bringen und darf nicht nur ein neues Kontrollsystem basierend auf KPIs sein.

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2. Tipp: Reduzieren Sie die Komplexität von Digitalisierungsprojekten

An vergangenen Großprojekten für Digitalisierung können wir immer wieder sehen, dass das Risiko Ziele nicht zu erreichen oder sogar ganz an Digitalisierungsprojekten zu scheitern steigt, je größer der Ansatz des Projektes ist. Unternehmen sind heutzutage schon mit vielen verschiedenen Vorsystemen ausgestattet, nicht nur mit einem. Die Einführung von neuen digitalen Prozesslösungen erfordert also eine ganzheitliche Betrachtung. Zusätzlich bringt die digitale Transformation eine gewisse Unsicherheit mit sich, da nicht hundertprozentig vorhersehbar ist, wie sich neue Trends und Technologien verhalten werden. Statt den großen Big Bang der Digitalisierung in Angriff zu nehmen, kann es für Unternehmen sinnvoller sein, Schritt für Schritt vorzugehen. Das führt zum ein dazu, dass man Ziele viel besser verstehen und kommunizieren kann. Es führt aber auch dazu, dass man Ziele viel schneller erproben und gegebenenfalls korrigieren kann.

3. Tipp: An Schnittstellen bei der Digitalisierung denken

Alle Unternehmensprozesse in Ihrem Unternehmen sind nun digitalisiert, doch nichts kooperiert miteinander: Sie müssen beispielsweise die Stammdaten jeden Tag aus Excel importieren oder, wenn Sie Ihre digitale Personalakte einsehen möchten, in drei verschiedene Systeme reinschauen? Sie haben nicht an die Schnittstellen zum Vorsystem gedacht. Eine wichtige Erkenntnis: Es reicht nicht nur zu digitalisieren, Unternehmen müssen die Systeme auch miteinander vernetzen, eine einheitliche IT-Architektur schaffen und Prozesse so bereitstellen, wie der Kunde sie braucht. Kurzum: Es geht darum, Plattformen aufzubauen, die eine hohe Integrationsfähigkeit vorweisen. Dazu müssen Sie die IT-Abteilung Ihres Unternehmens und auch die strategische Abteilung miteinbeziehen. Setzen Sie auf Kooperation zwischen den Abteilungen sowie einheitliche Strukturen, statt auf Insellösungen.

4. Tipp: Nicht alles selber machen

Weit verbreitet ist zuweilen der Anspruch im Unternehmen alles selber machen zu wollen. Wir wollen alles wissen und alles können. Zum einen wird es schwieriger diesen Anspruch zu erfüllen, wenn während einer fortschreitenden Digitalisierung immer neue Herausforderungen auf uns zukommen. Ein weiterer Aspekt, den Sie beachten müssen, ist der Time-to-market. Sie sollten mit neuen Lösungen und Produkten schnell auf den Markt, sonst hängt der Wettbewerb Sie ab. Wenn Sie im Unternehmen alles selber machen möchten, dauern Projekte aber viel länger.

Wenn Sie allerdings auf Standrads setzen, ermöglichen Sie digitale Vernetzung deutlich besser. Sie stellen auf diese Weise eine Einheit in Ihrem Unternehmen her, auf der Sie einfach Prozesse digitalisieren können, egal ob On-Premises oder in der Cloud. Diese Basis können Sie Unternehmensweit für unterschiedliche Bereiche nutzen und gut in die bestehenden Systeme integrieren. Nutzen Sie also vorhandene Services, kaufen Sie bereits fertige Plattformen dazu und sparen Sie Zeit und Komplexität ein.

Cloudlösungen als einfacher Einstieg in die Digitalisierung von Prozessen

Am Beispiel des KFZ-Handels erfahren Sie, wie effizient die Cloud Archivierung mit ihren geringen und skalierbaren Kosten die Ausgangsbelegarchivierung in Autohäusern übernimmt.

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Digitalisierung im Mittelstand: Beispiele und Use Cases

Die Notwendigkeit für strategische Weichenstellungen in das digitale Zeitalter ist zwingend notwendig. Gerade deutsche Unternehmen des Mittelstands haben durch innovative und technisch ausgefeilte Produkte einen weltweit guten Stand. Diese müssen aber zusehen, dass sie den Anschluss nicht verpassen und sich von neuen, innovativeren Anbietern nicht abhängen lassen. An dieser Stelle sollen daher für die Digitalisierung im Mittelstand Beispiele vorgestellt werden.

Vier von fünf kleinen und mittelständischen Unternehmen weltweit erwarten durch die Digitalisierung unmittelbare wirtschaftliche Vorteile. Neben der Erhöhung von Umsätzen und Kostensenkungen gehören der leichtere Zugang zu Informationen, die Schaffung von besserem Kundenservice und höhere Produktivität der Mitarbeiter dazu. Trotz dieser hohen Erwartungen nutzen die wenigsten Unternehmen das volle Potential der Digitalisierung aus.

Umso wichtiger ist es, sich bewusst zu machen, wie die digitale Transformation in der Tat bereits Unternehmen verschiedenster Größe verändert hat. Bekannte Unternehmen wie die Haufe Gruppe, welche sich vom traditionellen Fachverlag zum Anbieter digitaler Arbeitsplatz- und Unternehmenslösungen entwickelt hat oder die Schuler Group, welche über digitale Services neue Geschäftsbereiche erschließt, sind dabei nur einige Beispiele. Die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen haben einen praktischen Ansatz, wenn es um die Digitalisierung geht und gehen bei der Integration lösungsbezogen vor, was die folgenden Beispiele aus der Digitalisierung im Mittelstand, zum Teil auch aus überraschenden Geschäftsbereichen, illustrieren sollen.

Vom IT-Experte zum Fischzüchter

Durch einen Vorstandsposten in einem Anglerverein und Workshops zum Thema Aquakultur entstand das Unternehmen Fischmaster, obwohl der Gründer eigentlich IT-Experte ist. Durch anfängliche Rückschläge bei der Zucht vom besonders pflegeintensiven und stressempfindlichen Zander, entstand mit digitaler Hilfe eine effektive Aquakultur für den teuren Fisch. Sensoren überwachen den Nitrit-, Ammonium- und Sauerstoffgehalt des Wassers, steuern sogar Futtersystem, Licht und die Jahreszeiten-Simulation. Das System kann so auf Abweichungen reagieren und diese ebenso nach außen kommunizieren. Das ausgeklügelte und voll digitale System ermöglicht nicht nur eine höchst effektive Fischzucht, sondern dient auch als Blaupause für andere Firmen, an welche die Software verkauft werden soll.

Digitalisierung im Handwerk

Auch das Handwerk profitiert als Beispiel der Digitalisierung im Mittelstand von neuen Geschäftsmodellen. An traditionelle Handwerksbetriebe angeschlossene Onlineshops und -Konfiguratoren sind mittlerweile häufig. Wird der Fokus jedoch rein auf die Produktion gelegt, benötigen Tischler – wie viele andere Gewerke auch – effektive Zeichnungen und Fertigungsanlagen. Die Gründer von „dieMeisterTischler“ führten dazu eine 3D-CAD/CAM Software ein und investierten in CNC Maschinen, um neben dem klassischen Möbelbau auch komplexere Aufträge wie z.B. Yachtausbauten anzunehmen. Da sich die bestehende Software aber als nicht besonders praxistauglich erwies, setzten sich die Tischler mit erfahrenen Programmierern zusammen und passten die Software ihren persönlichen Ansprüchen an. Der nächste Schritt: Die Nutzung von Virtual Reality, damit Kunden, Planer und Handwerker gemeinsam geplante Projekte betrachten können – virtuell und bevor die eigentliche Bauphase beginnt. Auch steht eine weitere Optimierung der Bauprozesse im Fokus, da die verschiedenen Software-Produkte zur Gebäudedatenmodellierung untereinander nicht kompatibel sind. Hierzu sollen in Zukunft Schnittstelle abhelfen, deren Definition angestrebt wird.

Digitale Tourenpläne sparen Kosten

Bei der Müllabfuhr sind detaillierte Tourenpläne notwendig, damit alle Tonnen auf einer Route abgeholt und optimal angefahren werden können. Auch wenn es für die Planung bereits digitale Lösungen gibt, benötigten Müllwerker in der Vergangenheit dennoch lange Einarbeitungszeiten, um die Routen auswendig zu kennen. Ist ein Fahrer dann ausgefallen oder hat das Unternehmen verlassen, waren Ersatzfahrer schwierig aufzutreiben. Bei der Passauer Müllabfuhr wurde daher eine branchenspezifische digitale Plattform eingeführt, mit der sich Touren schneller planen lassen und gleichzeitig eine Navigation für Fahrer bereitstellt. Diese digitalen Tourenpläne zeigen nun detailliert auf, wo die nächsten Wegpunkte sind und sorgen für Einsparungen im bis zu 6-stelligen Bereich pro Jahr.

Fazit: Kommunikation entscheided

Alles in allem ist Kommunikation der erste Garant für eine erfolgreiche Digitalisierung im Unternehmen. Kommunizieren Sie mit Ihren Projektmitarbeitern, mit den Verantwortlichen. Kommunizieren Sie nicht nur die Ziele des Unternehmens, sondern sagen Sie Ihren Mitarbeitern auch, welche konkreten Vorteile sich durch den digitalen Wandle ergeben. Kommunikation hört nicht beim Menschen auf: Lassen Sie ebenfalls die Systeme miteinander kommunizieren, indem Sie sie intelligent vernetzen und integrieren. Digitalisierung bietet natürlich immer auch Risiken. Aber sie bietet so viel mehr Chancen. Es lohnt sich den Schritt zu gehen.

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