7 Best Practices für das Contract Lifecycle Management, auf die es wirklich ankommt

Verträge sind wie das Skelett eines Unternehmens. Im allgemeinen Geschäftsbetrieb sind sie nicht sichtbar, bieten aber eine unerlässliche Stütze, ohne die kein Unternehmen handlungsfähig ist. Contract Lifecyle Management bleibt für die meisten Mitarbeiter bleibt deshalb ein geräuschloser Verwaltungsakt, der hinter den Kulissen abläuft.

Wie wichtig Verträge sind, wird immer dann sichtbar, wenn etwas nicht funktioniert. Zum Beispiel, weil ein Vertrag nicht rechtzeitig zustande gekommen ist oder verlängert wurde und deshalb ein Projekt lahmgelegt wird oder die Supply Chain abbricht.

In solchen Situationen wird schlagartig greifbar, welche Bedeutung das Contract Lifecycle Management (CLM) für Geschäftsprozesse hat und wie schmerzhaft ein unstrukturiertes Vertragsmanagement für alle Beteiligten ist. Damit es gar nicht erst soweit kommt, müssen Unternehmen und andere Institutionen ihre gesamten Prozesse rund um das Vertragsmanagement so intelligent und rational wie möglich aufbauen.

Das wird letzten Endes nur durch die konsequente Digitalisierung des Contract Lifecycle Managements möglich. An dieser Stelle ist es jedoch wichtig zu verstehen, dass die Digitalisierung an sich noch keinen Mehrwert darstellt. Sie bildet vielmehr die Voraussetzung, um Prozesse schneller, effektiver und effizienter zu gestalten. Worauf es dabei in der Praxis ankommt, zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen betrifft längst auch das Vertragsmanagement. Dieser Leitfaden inklusive einer hilfreichen Checkliste unterstützt Sie bei der Auswahl einer Softwarelösung für das Contract Lifecycle Management.

1. Automatisierte Workflows

Geschwindigkeit, Flexibilität und Kundenfreundlichkeit zählen im Zeitalter der Digitalisierung zu den wichtigsten Tugenden erfolgreicher Unternehmen. Im unternehmerischen Alltag lassen sich diese Ziele nur realisieren, wenn sie in alle Geschäftsprozesse Einzug halten. Sonst werden Vorgänge immer wieder blockiert, ausgebremst und verlangsamt. Für Verwaltungsvorgänge und die Bürokommunikation bedeutet das: Routineaufgaben müssen möglichst effektiv automatisiert werden.

Soweit die Theorie. Aber, was folgt daraus für das Contract Lifecycle Management? Die Aushandlung von Verträgen ist im Kern natürlich ein Vorgang, der menschliche Expertise und Kompetenzen benötigt. Neben diesen Kompetenz-basierten Prozessen lassen sich jedoch zahlreiche Stellen identifizieren, die Kernprozesse des Vertragsmanagements betreffen und sich automatisieren lassen. So können Softwarelösungen für das Vertragsmanagement zum Beispiel Verträge nach vorgegebenen Routinen durch ihren Lebenszyklus führen.

2. Standardisierung der Dokumente

Mitarbeiter in Unternehmen und Institutionen, die das Vertragsmanagement händisch erledigen, setzten neue Verträge in der Regel per „Copy & Paste“ auf. Dazu wird ein altes Vertragsdokument geöffnet, der Text in ein neues Dokument eingesetzt und dann an den entsprechenden Stellen abgeändert. Das Problem daran: Dieses Vorgehen ist nicht nur extrem fehleranfällig, es verlangt auch tiefergehende Spezialkenntnisse.

Einfacher und zuverlässiger ist die Arbeit mit Vorlagen-Bibliotheken, in denen Textblöcke liegen, die von den jeweils zuständigen Juristen und Fachabteilungen zusammen erstellt wurden. Sie ermöglichen auch auch juristischen Laien die Erstellung von Verträgen. Dazu werden diese Textblöcke zur Initialisierung eines Vertragsprozesses systematisch in die Designvorlage des Unternehmens einfügt und bei Bedarf mit Daten aus dem internen ERP-System ergänzt.

3. Nahtlose Zusammenarbeit

Vertragsmanagement ist Teamarbeit. Besonders in der Verhandlungsphase können neben Rechtsanwälten und Unternehmensjuristen viele weitere Personen auf die Vertragsgestaltung Einfluss nehmen. Diese Notwendigkeit zur Kollaboration wird in der Unternehmenspraxis jedoch oft zu einem Stolperstein, weil sie viele Unwägbarkeiten beinhaltet. Im Kern geht es dabei darum, wie sich eine möglichst nahtlose Zusammenarbeit an den Dokumenten in den verschiedenen Prozessphasen orchestrieren lässt.

Erschwerend kommt hinzu, dass sich im Zeitalter von Homeoffice und New Work die Arbeitsweise stark flexibilisiert hat: Mitarbeiter greifen zu verschiedenen Zeiten und an verschiedenen Geräten und Orten auf die Dokumente zu. Eventuell müssen auch noch externe Berater in den Prozess einbezogen werden. Auflösen lassen sich diese Herausforderungen nur, indem der gesamte CLM-Prozess digitalisiert und über eine Plattform in der Cloud zentralisiert wird. Erst wenn diese Anforderung erfüllt ist, kann der kollaborative Arbeitsprozess an den Vertragsdokumenten aktiv geplant, gefördert und gesteuert werden.

4. Transparenz in allen Prozessschritten

Die kollaborative Bearbeitung von Verträgen ist jedoch nicht nur ein organisatorisches Problem. In die Vertragsgestaltung sind innerhalb des Unternehmens zumeist mindestens zwei Abteilungen involviert: die Rechts- und eine Fachabteilung. Besonders in der Phase der Vertragsgestaltung kann es zwischen diesen Abteilungen schnell zu Zielkonflikten kommen. Denn während die Juristen auf Vertragssicherheit ausgerichtet sind, arbeiten die Fachabteilungen oft unter Wettbewerbsdruck und müssen schnell Ergebnisse generieren.

Um die daraus resultierenden Konflikte frühzeitig zu lösen oder am besten erst gar nicht entstehen zu lassen, muss der gesamte Vertragsprozess sehr transparent aufgebaut sein. So muss bei der Vertragsgestaltung zum Beispiel klar ersichtlich sein, welches die aktuelle Version eines Vertragsentwurfs ist oder welche begleitenden Dokumente zu einem Vertrag gehören.

Daneben gibt es noch ein weiteres Argument, das dafür spricht, beim Contract Lifecycle Management ein möglichst großes Maß an Transparenz zu erzeugen: Ein zentral aufgebautes, klar strukturiertes Vertragsmanagement mit einheitlichen Arbeitsabläufen macht die Prozesse unabhängig von personellen Fluktuationen. Auf diese Weise können Prozesse viel einfacher fortgeführt werden, wenn wichtige Mitarbeiter im Urlaub oder krank sind oder das Unternehmen verlassen haben.

5. Funktionsbasiertes Rollen- und Rechtemanagement

Die Flexibilisierung der kollektiven Vertragsgestaltung berührt schließlich nicht nur die Effektivität der Prozesse, sondern auch das Thema Sicherheit. Sicherheit spielt beim Contract Lifecycle Management bei verschiedenen Prozessschritten eine herausgehobene Rolle:

• In Verträgen und begleitenden Vertragsdokumenten finden sich zahlreiche Angaben, die nur einem kleinen Kreis von Entscheidungsträgern und Beratern zugänglich sein dürfen.
• Nicht alle Personen, die Zugriff auf Dokumente haben, sind auch berechtigt, diese zu bearbeiten.
• Nicht alle Personen, die auf ein Dokument zugreifen oder es bearbeiten können, dürfen es zum Vertragsschluss auch unterzeichnen.

Um diesen Anforderungsprofilen gerecht zu werden, muss in das Vertragsmanagement ein fein austariertes Rollen- und Rechtemanagement integriert sein. Es muss sich genau auf die Funktionen der einzelnen Beteiligten abstimmen lassen und so den Compliance-Regelungen eines Unternehmens zur Durchsetzung verhelfen. Unerlässlich ist für diese Prozesse auch eine intelligente digitale Lösung zur rechtssicheren elektronische Signatur von Dokumenten, die Sie damit letztlich digital unterschreiben können.

6. Nachsorge der Vertragsbeziehungen

Verträge ermöglichen nicht nur Geschäftsprozesse, sie können selbst auch zu unwägbaren Risiken werden. Denn sie schreiben zahlreiche Pflichten fest, an die sich die unterzeichnenden Parteien zwingend halten müssen. Verträge, die unbeobachtet in der Ablage schlummern, können deshalb für Unternehmen und deren Kunden zu tickenden Zeitbomben werden – zum Beispiel, weil versäumt wurde, auf vertraglich festgeschriebene Laufzeiten oder Fristen zu reagieren.

Damit es gar nicht erst soweit kommt, betreibt ein gutes Vertragsmanagement wie easy contract eine aktive Nachsorge aller Verträge. Dabei wird geprüft, wann zum Beispiel ein Vertrag oder eine Vertragsklausel ausläuft oder erneuert werden muss und in welchen Fristen darauf aufbauend bestimmte Schritte eingeleitet werden müssen.

7. Rechtssicherheit bei der Archivierung

Die Archivierung von Verträgen ist ein Punkt, dem viele Unternehmen lange Zeit keine allzu große Bedeutung zugemessen haben. Altverträge wurden früher nach einem mehr oder weniger individuell ausgetüftelten System in Aktenordnern verwahrt und nach Jahren entsorgt. Um die mittlerweile sehr zahlreichen Vorgaben zum Handels- und Steuerrecht und zum Datenschutz zu erfüllen, ist diese Methode heutzutage jedoch zum Scheitern verurteilt.

Um Rechtssicherheit bei der Archivierung herzustellen, müssen jetzt für fast alle wichtigen Dokumente Arbeitsschritte protokolliert und Zugriffsberechtigungen erteilt werden können. Erschwerend kommt hinzu, dass gesetzliche Anforderungen dazu führen können, dass einzelne Dokumente unterschiedlichen Regelungen gerecht werden müssen. Unternehmen können in diesem Kontext Rechtssicherheit zuverlässig nur herstellen, wenn sie bei ihrem Vertragsmanagement auf eine intelligente digitale Archivlösung bauen.