Vor der Covid-Krise arbeiteten nur 5,3 % aller befragten Europäer im Homeoffice. In Deutschland lag der Anteil 2019 bei 5,2 %. Dies fand eine Eurostat-Umfrage heraus. Diese Situation hat sich während der letzten 16 Monate glücklicher- und notwendigerweise geändert. Im Januar 2021 lag der Anteil der remote arbeitenden Personen in Deutschland bei 24 %, berichtet Statista. Was aber passierte in den letzten Monaten mit wichtigen, oft noch papierbasierten Geschäftsdokumenten?

Das Problem im Homeoffice

Dank Cloud-Anwendungen und Fernzugriff auf E-Mails sind die meisten von uns natürlich in der Lage, sicher im Homeoffice zu arbeiten. Aber während sich ein Lockdown hinter den nächsten gereiht hat, stellen wir fest, dass immer mehr Dinge, auf die wir uns selbst in unserem “papierlosen” Zeitalter verlassen – physische Dokumente – aus dem Homeoffice heraus nicht mehr so leicht zugänglich sind.

Und das wird mehr und mehr zu einem Problem. Dies gilt insbesondere für kleinere Unternehmen, in denen die Wahrscheinlichkeit geringer ist, dass die Dokumente in einem Format digitalisiert sind, auf das aus der Ferne, aus dem Homeoffice heraus zugegriffen werden kann. Xerox berichtet, dass 46 Prozent der KMUs immer noch auf papierbasierte Prozesse angewiesen sind, die automatisiert oder durch digitales Content- und Dokumentenmanagement ersetzt werden könnten. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage ergab, dass CIOs Schwierigkeiten haben, „akzeptable” Erfahrungen für Remote-Mitarbeiter zu erhalten. Neben den erwarteten Problemen mit vergessenen Passwörtern und Netzwerkausfällen konnten 55 % der Mitarbeiter nicht auf wichtige Informationen zugreifen, die in Anwendungen vor Ort gespeichert waren.

Arbeiten im Homeoffice – Digitale Prozesse als Grundlage

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Viele kleine, unabhängige Buchhaltungsfirmen verlassen sich auf papierbasierte Dokumente

Für diese Unternehmen stellt sich die Frage, was man tun kann, wenn man einen Vertrag nicht physisch abzeichnen kann oder wichtige Kundendaten in einem Aktenschrank im Büro eingeschlossen sind, an den man nicht sicher herankommt. Unzureichender Zugang zu Informationen wird zu einem immer wichtigeren Problem für Mitarbeiter, die sich zurzeit im Homeoffice befinden.

Wenn Mitarbeiter aus dem Homeoffice heraus nicht auf die benötigten Informationen zugreifen können, gibt es zwei wahrscheinliche Folgen. Erstens könnten die Mitarbeiter meinen, sie müssten ins Büro kommen, um auf Dokumente zuzugreifen, was ein Risiko für ihr und das Wohlbefinden aller Mitarbeiter darstellt. Oder sie nehmen die Unterlagen mit nach Hause, was Risiken in Bezug auf Datensicherheit, Datenschutz und geistiges Eigentum mit sich bringt. In der oben erwähnten Studie gaben 26 % der Arbeitnehmer an, dass sie während einer Schließung eine Kopie wichtiger Arbeitsunterlagen mit nach Hause genommen haben, „nur für den Fall“.

Eine Branche, in der diese Entscheidungen immer mehr zur Realität werden, ist die Buchhaltung. Viele kleine, unabhängige Buchhaltungsfirmen verlassen sich auf papierbasierte Dokumente und bieten Dienstleistungen für kleine Unternehmen und Gewerbetreibende an, die ausschließlich mit Rechnungen, Quittungen und Verträgen im Papierformat arbeiten. Seit Jahresanfang und bis zum Fristende zur Selbstveranlagung, haben Tausende von Buchhaltern Schwierigkeiten, die Papierdokumente ihrer Kunden zu bearbeiten, da auch die Buchhalter oft im Homeoffice arbeiten und es keine sichere Möglichkeit gibt, auf diese Informationen aus der Ferne zuzugreifen.

Das ist nicht nur ein Problem, das Buchhalter betrifft (was natürlich auch Auswirkungen auf all die Millionen von Selbstveranlagern, Einzelunternehmern, Beratern und anderen Kleinstunternehmern hat). Ähnliche Probleme gibt es in Bereichen wie Immobilien, Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen und Unternehmen, in denen Unterschriften oder Erklärungen physisch unterschrieben oder beglaubigt werden müssen. Selbst dort, wo Dokumente online verfügbar sind, können Mitarbeiter, die keinen Scanner oder Drucker haben, Schwierigkeiten haben, Papiere zu unterschreiben oder einen wichtigen Vorgang abzuschließen. Dies gehört zu den Schattenseiten des Homeoffice.

Homeoffice-Situation erfordert Identitäts- und Zugriffsmanagementsysteme

Um diesen Risiken zu begegnen, müssen IT-Verantwortliche sicherstellen, dass die Mitarbeiter über einen sicheren Fernzugriff auf digitale Versionen wichtiger Dokumente verfügen. Dies bedeutet, dass mehr in Online-Zusammenarbeit, Dokumentenzugriff und Plattformen zur gemeinsamen Nutzung investiert werden muss. Es wird erwartet, dass sich der globale Markt für Dokumentenmanagement-Systeme zwischen 2019 und 2025 mehr als verdoppelt und bis dahin mehr als 10 Milliarden US-Dollar wert sein wird.

Aber es ist vielleicht nicht nur das Content Management, das hier greifen muss. Zwei Drittel der von Hitachi ID Systems befragten CIOs gaben an, dass sie, wenn sie die Möglichkeit gehabt hätten, sich auf die aktuelle Situation vorzubereiten, mehr auf Collaboration-Tools geachtet hätten. Ein Drittel hätte in Identity- und Access-Management-Systeme investiert, um den Zugriff auf sensible Unternehmensanwendungen und -dokumente zu unterstützen.

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