Oft vor Jahrzehnten eingeführt, entwickeln sich sogenannte „Legacy-Systeme“ mit der Zeit zum Bremsschuh des Unternehmens. Was einst als „State-of-the-Art“ für die zu bewältigende Aufgabe galt, ist es heute längst nicht mehr. Vieles hat sich seit Einführung des Altsystems in puncto der eingesetzten Technologie verändert. Rasant verändern sich auch die Marktgegebenheiten und -anforderungen an Unternehmen. Leider verwalten diese Altsysteme dabei oft unternehmenskritische Prozesse. Altsysteme ablösen oder gar flexibel an die neuen Gegebenheiten anzupassen, gestaltet sich indes zur Herausforderung der besonderen Art.

Was ist ein sogenanntes Legacy-System?

In der Informationstechnologie bezeichnet das Wort Legacy-System ein vergleichsweise altes, indes über die Jahre etabliertes System. In deutscher Übersetzung lässt sich daher auch von einem Altsystem sprechen. Oft – jedoch nicht zwingend – besteht ein Altsystem aus einer festen Kombination von Hard- und Software, wie zum Beispiel im Sonderfall der raum- und etagenfüllenden Großrechner, der Mainframes . Legacy-Systeme sind in der Regel noch immer erfolgreich in Gebrauch – getreu dem Motto „never change a running system“. Dies wird vor allen Dingen dann problematisch, wenn man die Entwicklungsgeschwindigkeit von Technologien im Informations- und Kommunikationstechnik-Bereich berücksichtigt.

Allgemeine Eigenschaften von Altsystemen

Als häufig anzutreffende Merkmale von Legacy-Systemen gelten die folgenden. Eines vorab: Einige dieser Merkmale stellen gleichzeitig enorme Hürden während des Vorhabens dar, diese Altsysteme ablösen zu wollen oder um neue Funktionen zu bereichern.

  • Als Individualentwicklung vor langen Zeiten in die Systemlandschaft eingebunden
  • Organisch gewachsen, steht es in vielen Fällen schlecht um eine gute Dokumentation der Funktionen und Schnittstellen des Legacy-Systems; das Gegenteil ist oft der Fall
  • Das ursprünglich verantwortliche Personal hat das Unternehmen längst verlassen; der externe Dienstleister existiert nicht mehr
  • Oft sind weitere externe Systeme an Funktionen des Altsystems gekoppelt
  • Altsysteme verfügen über hohe Implementierungs- und steigende Wartungskosten
  • Herstellerseitig ist der End-of-Life-Zyklus bereits überschritten
  • Legacy-Systeme verfügen häufig über nicht-standardisierte Schnittstellen
  • Der Datenaustausch (unternehmensintern/-extern) verläuft durch diese Schnittstellen oft über proprietäre Formate

Je nachdem wie die eben erwähnten Punkte im konkreten Fall ausgeprägt sind, kann ein Legacy-System zum wirklich schwierigen Vermächtnis werden – ein Erbe, das man nicht wirklich gern annimmt. Gleichermaßen erledigen diese Altsysteme ihre Arbeit in den meisten Fällen auf verlässliche Weise; ebenfalls sind die Schwierigkeiten des Legacy-Systems wohlbekannt – für die Routine-Aufgaben und Corner-Cases sind Workarounds bekannt. Allerdings können Marktanforderungen mit dem Altsystem leider nicht bedient werden.

3 Anzeichen, die auf eine Altsystem-Ablösung hinweisen

Mit den folgenden drei Anzeichen können Sie überprüfen, ob ein Legacy-/Altsystem darauf wartet, abgelöst zu werden:

  • Sinkende Produktivität: Produktivität gehört für jedes Unternehmen zu einem der KPIs (key performance indicators). Typisch für ein Legacy-System ist es, dass geringste Änderungen/Anpassungen dieses Systems einen nicht in Relation stehenden organisatorischen und administrativen Aufwand nach sich ziehen. So werden aus kleinen Änderungen meist umfangreiche Projekte; Deadlines und Projektlaufzeiten können nicht gehalten werden etc. Auch im Arbeitsalltag macht sich ein Altsystem spürbar bemerkbar. Neuere Geschäftsprozesse sind im Altsystem oft nur durch „Workarounds“ möglich. Da diese durch „Workarounds“ gelösten Fälle ggf. schon kurz nach Einführung des Systems auftraten, haben Nutzer im Laufe der Zeit ein wahres Sammelsurium an How-tos, Notizen, Dokumentationen, Prozessgrafiken etc. erstellt – nur leider an vielen Stellen im Unternehmen „verstreut“ gespeichert. Mit der Konsequenz: Keiner besitzt mehr den Überblick, was die tägliche Arbeit ausbremst.

 

  • Mangelnde Flexibilität: Viele Legacy-Systeme sind monolithisch konzeptioniert und nur an einem zentralen Standort, dem Unternehmenssitz, erreich- und nutzbar. Ein ortsunabhängiger, mobiler Zugriff ist nicht möglich. Für die Anwender gegenwärtiger Zeiten stellt dies allerdings eine Hürde da, gerade jene benötigen einen standortunabhängigen Zugriff, gleich ob die Nutzer von Zuhause aus arbeiten oder während einer Geschäftsreise auf Unternehmensdaten zugreifen wollen.

 

  • Konflikt mit Nutzer-Anforderungen und -gewohnheiten: Was zu Zeiten der Einführung der Legacy-Software als Stand der Dinge in Sachen User Interfaces und User Experience galt, unterliegt einem stetigen Wandel. Hinzukommt, dass bei einem Altsystem möglicherweise neue Funktionen auf suboptimale Art integriert worden sind. In der Gegenwart angekommen, kann dies dazu führen, dass Anwender das Altsystem nicht in Gänze verstehen – mit der Folge, dass jene eben enorm Zeit verlieren, während sie bestimmte Funktionen suchen. Sollte dies der Fall sein, wird es dringend Zeit, sich ernsthaft Gedanken über die Altsystem-Ablösung zu machen. Denken Sie dabei auch an die Mitarbeiter-Motivation, die durch überkommende Legacy-Software beeinträchtigt wird.

 

Zusammengedacht mit den allgemeinen Eigenschaften von Altsystemen (s.o.) zeichnet sich Legacy-Software also dadurch aus, dass diese komplex, unflexibel und schwer zu warten ist. Leider stellen Altsysteme in vielen Fällen einen hohen Business-Nutzen bereit. Wären Legacy-Systeme einfach anpassbar und um neue Funktionen erweiterbar, bestünde kein Anlass, sich über eine Altsystem-Ablösung Gedanken zu machen. Das Gegenteil ist der Fall. Es besteht also Handlungsbedarf.

 

Migrationsstrategien – weg vom Altsystem

Als allgemeines, generisches Modell einer Altsystemablösung gilt natürlich noch immer der fünfphasige Ansatz nach Bisbal, Lawless, Richardson et al.

  • Phase 1: Begründung
  • Phase 2: Verständnis des Legacy Systems
  • Phase 3: Entwicklung des Zielsystems
  • Phase 4: Testen
  • Phase 5: Migration

Es liegt auf der Hand, dass Phase 1 und 2 die grundlegende Voraussetzung für alles Weitere darstellen. Erst wenn das „Warum“ klar beschrieben ist und ein vollständiges Verständnis über das Legacy-System vorliegt, können die nächsten Schritte folgen. Und erst jetzt schließen sich konkrete Pläne zur Migrationsstrategie, zur Ablösung des Altsystems, an. Die Migrationsstrategie muss immer auf den konkreten Fall des Altsystems hin geplant sein. Eine allgemeine Strategie existiert schlichtweg nicht bei aller Unterschiedlichkeit der Systemarchitekturen.

Altsystem ablösen – die passende Migrationsstrategie, flexibel mit EASY ApiOmat

Natürlich starten wir mit dem EASY ApiOmat ebenfalls bei den eben erwähnten Phasen 1 und 2 im Zuge des Vorhabens, Altsysteme abzulösen. In der Regel konzentrieren wir uns daran anschließend auf ein bis zwei priorisierte Geschäftsprozesse und treten somit in Phase 3 ein.  Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass zusammen mit dem Kunden nochmals Geschäftsprozesse betrachtet werden können – stets unter der Fragestellung, welche Prozesse noch unbedingt nötig, welche Prozesse nicht mehr benötigt oder verändert werden sollten. Zusammen mit dem jeweiligen Kunden beginnen wir dann diese Geschäftsprozesse vom Frontend her zu implementieren. Dank der EASY ApiOmat-Platform können wir das Frontend schon parallel zur Backend-Entwicklung starten. Nicht gegen Daten aus realen Prozessen, sondern gegen daran angelehnte Daten. Der Vorteil: So kommen wir zum schnellen User-Feedback: Daraus resultierende Änderungen, Bugfixes und Wünsche spielen wir iterativ wieder ein. So entstehen Frontends mit “UX-Appeal”, eben Frontends, wie sie sich Anwender wünschen.

Noch befinden wir uns zwischen den Phasen 3 und 4 der Altsystem-Ablösung. Währenddessen werden die Backendanbindung sowie die restlichen Prozesse iterativ umgesetzt. Dies ermöglicht uns, während der Altsystem-Ablösung und parallel zum Bestandssystem die neue Lösung zu implementieren. So können wir bereits während der Entwicklung das Feedback der Anwender einfließen lassen. Eine Auswahl an Nutzern kann – für die sukzessiven bereits implementierten Prozesse – die neue Plattform verwenden, um dauerhaft Feedback & Rückkopplung zu erhalten. Während der Phase 5 erfolgt die komplette Umstellung vom Legacy- auf das neue System – nach Abschluss der Entwicklungsarbeiten, ausführlichen Tests und final erfolgreichem UX-/UI-Approval.

Produktbroschüre:
EASY ApiOmat für beschleunigte und mobile Geschäftsprozesse

Die enorme Geschwindigkeit der Digitalisierung stellt die traditionelle Unternehmens-IT vor die Herausforderung, neue digitale Produkte und Dienstleistungen anzubieten, die auf den bestehenden Unternehmenssystemen aufbauen. Mit EASY ApiOmat können neu entwickelte digitale Anwendungen schnell und adaptiv in Ihre Bestands-IT integriert werden. Über Backend-Module können Entwickler Konnektoren für bestehende Legacy-IT, Datenbanken, Cloud-APIs und sogar IoT-Geräte erstellen und diese über den Marketplace für weitere Projekte freigeben.

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