Worauf Unternehmen bei Einführung einer Archivierungssoftware achten sollten

Da ein Archiv von vielen Fachabteilungen genutzt wird, sollten Sie die Fachabteilungen in die Fragen einbeziehen. Um das Ganze zu vereinfachen, folgt hier ein schematischer Überblick, unterteilt in vier Schritte:

Schritt 1

Ermitteln Sie den Ist-Zustand zur Archivierung im Unternehmen

Führen Sie Gespräche mit Fachabteilungen. Fragestellungen sind z.B.: Warum, wo und wobei soll ein Archivsystem helfen? Welche Ziele sollen dadurch erreicht werden? Es ist nicht nur die revisionssichere Archivierung, die wichtig ist. Versuchen Sie die Antworten auf diese Fragen zu kategorisieren.

Im ersten Schritt könnte eine grobe Kategorisierung wie folgt lauten: 

• Welche Archivfunktionen sind zwingend notwendig und welche einfach nur nice-to-have? 
• Vergessen Sie nicht, heute schon an die Zukunft zu denken: Was könnte wichtig werden? 

Sobald Sie diese Liste vervollständigt haben, suchen Sie das Gespräch mit den Fachabteilungen und ergänzen diese Liste. 

Schritt 2

wählen Sie Kennzahlen mit Überzeugungskraft und Argumentationsstärke

Dazu ermitteln Sie Kennzahlen, die den aktuellen Stand im Unternehmen bzgl. des tagtäglichen Umgangs zur Archivierung beschreiben. Fragen dieser Art können sein: 

Wie lange benötigen Ihre Kollegen für das Erfassen, Ablegen, Archivieren und schließlich Suchen von Information pro Dokument in Minuten insgesamt? 

Erfassen Sie die Zeit in Minuten für 
a) das Erfassen eines Dokuments 
b) das Ablegen eines Dokuments 
c) das Archivieren eines Dokuments 
d) das Suchen eines Dokuments 
 
Notieren Sie diese Zeiten pro Dokument und berechnen Sie darauffolgend den Zeitaufwand für alle Dokumente pro Tag und schließlich für einen ganzen Monat. So haben Sie einen ersten Eindruck, wie viel Zeit die manuelle, papierbasierte Archivierung kostet.  

Schließlich beantworten Sie noch folgende zwei Fragen: 
g) Wie groß ist Ihr Unternehmensarchiv in m²? 
h) Wie hoch ist die monatliche Warmmiete des Unternehmensarchiv? 

Schritt 3

Skizzieren Sie gegenwärtige Ablage- bzw. Archivstrukturen und den Dokumentenfluss im Unternehmen

Versuchen Sie, die gegenwärtige Situation genau zu erfassen. Erst wenn Sie wissen, welchen Weg Dokumente im Unternehmen nehmen, haben Sie einen Ansatz für die mit der Archiv-Einführung erhofften Optimierungen. Bedenken Sie: Allein die Transformation verbessert nicht den Prozess. 

Stellen Sie folgende Fragen: 

• Welche Dokumenten- und Aktentypen existieren im Unternehmen überhaupt? 
• Wie verläuft der Dokumentenfluss im Unternehmen – vom Eintreffen über die Ablage durch welche Zwischenstationen bis zum Archiv? 
• Welche Mitarbeiter-Gruppen sind in den Dokumentenfluss involviert, wer bearbeitet welche Dokumente wann? 

Durch diesen Ansatz erkennen Sie recht bald, welche Prozesse sich als effizient bzw. ineffizient erweisen. So finden Sie die stärksten Schmerzpunkte im Unternehmen. 

Schritt 4

Nehmen Sie potenzielle Archivanbieter unter die Lupe

Sobald eine erste Ermittlung der obengenannten Kennzahlen feststeht, verfügen Sie über eine starke Grundlage für die weitere Argumentation im Unternehmen. Entscheidend an dieser Stelle wird darauffolgend eine offene Kommunikation mit dem jeweiligen Archiv-Hersteller sein, der Ihnen eine realistische Einschätzung, über die mit dem Archiv zu erreichenden Zielwerte geben kann.  

Anwenderakzeptanz – Key-User aus den Fachabteilungen 
Sobald Sie diesen Schritt abgeschlossen haben, kann man die in die engere Auswahl gekommenen Archiv-Systeme einem Anwendertest unterziehen. Nehmen Sie die späteren, repräsentativen Anwender der Fachabteilungen als Key-User an die Hand und vereinbaren Sie einen Workshop beim Anbieter. Prüfen Sie, ob die Archivierungslösung den Erwartungen entspricht. Je nach Archiv ist auch eine Testinstallation mit Probedaten möglich. Das ermöglicht ein über den Workshop hinausgehendes Testen. Bei Anbieter von SaaS- und Cloud-Lösungen vereinfachen die eben genannten Schritte, sodass ein Großteil sicherlich online stattfinden kann. 

Nutzerfreundlichkeit: auch bei GoBD-konformer Archivierung 
Nehmen Sie das Urteil der Key-User aus den Fachabteilungen ernst. Denn das zukünftige Archiv der Wahl soll die Arbeit wirklich vereinfachen. Machen Sie den Selbsttest: Würden Sie mit der Archivlösung, die Ihnen gerade vom Hersteller demonstriert wird, gerne arbeiten? Laden Sie dazu Key-User der Fachabteilungen ein. Lassen Sie von den ausgewählten Key-Usern berichten: 

• Bereitet die Arbeit mit der zukünftigen Archivierungslösung wirklich Freude? 
• Wirkt die Bedienung einfach, selbsterklärend, schlüssig und ergonomisch?